Das neue Rollen- und Berechtigungsframework ermöglicht die Erstellung einzigartiger Rollen mit festgelegter Datenansicht und Funktionszugriff innerhalb der Awardco-Plattform. Beim Festlegen der Berechtigungen für eine Rolle können Administratoren angeben, wer für die Rolle qualifiziert ist, wessen Daten sie sehen können und welche Funktionen sie nutzen dürfen. Im folgenden Artikel finden Sie Anweisungen zum Hinzufügen einer Rolle, zur Änderung des Zugriffs und der Fähigkeiten der Rolle sowie zum Testen, um sicherzustellen, dass die Einstellungen korrekt sind. Außerdem erklären wir die spezifischen Bereiche der Plattform, in denen neu erstellte Rollen angewendet werden können.
Navigation zu Berechtigungen
So navigieren Sie zu der Funktion, mit der neue Rollen und Berechtigungen festgelegt werden:
- Klicken Sie auf der Startseite auf die Schaltfläche Admin.
- Wählen Sie den Tab Einstellungen.
- Wählen Sie unter Unternehmenseinstellungen die Option Berechtigungen.
Es gibt drei „Standardrollen“, die sichtbar sind, wenn ein Konto erstmals erstellt wird – „Super Admin“, „Alle Berichte“ und „Manager“.
Hinzufügen/Bearbeiten einer Rolle
Wählen Sie das „...“-Symbol rechts neben einer Rolle, um die Einstellungen, Sichtbarkeit und Berechtigungen der Rolle zu bearbeiten. Um eine neue Rolle zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Rolle hinzufügen.
Rollen-Einstellungen
Geben Sie den gewünschten Rollennamen ein.
Wählen Sie anschließend aus dem Dropdown-Menü die Metadaten aus, die unter diese Rolle fallen. Mehrere Werte innerhalb desselben Metadatenfelds werden mit einer „oder“-Logik behandelt (z. B. haben Benutzer mit den Werten „Client Success“ oder „Produkt“ oder „Vertrieb“ unter #Abteilung Berechtigungen unter dieser Rolle), und mehrere ausgewählte Metadaten werden mit einer „und“-Logik behandelt (z. B. haben Benutzer mit dem Wert „Client Success“ unter #Abteilung und „Vollzeit“ unter #Jobgruppe Berechtigungen unter dieser Rolle).
Falls erforderlich, können auch einzelne Benutzer hinzugefügt werden, indem Sie im Dropdown-Menü Benutzer auswählen, nach den Benutzer(n) suchen, die Sie hinzufügen möchten, und diese dann auswählen. Einzelne Benutzer, die der Rolle hinzugefügt werden, überschreiben diese Einstellung und erhalten Berechtigungen. Es ist empfehlenswert, Metadaten im Feld Mitglieder zu verwenden.
Schalten Sie „Ja“ oder „Nein“ um, um die Rolleneinstellungen nur auf Vorgesetzte (Benutzer mit direkten Untergebenen) innerhalb der ausgewählten Metadaten zu beschränken. Wenn keine Metadaten ausgewählt sind, müssen die Rolleneinstellungen auf alle Vorgesetzten oder Benutzer mit direkten Untergebenen gesetzt werden.
Klicken Sie auf Weiter.
Datenansicht
Wählen Sie im Dropdown-Menü aus, wessen Daten die Rolle sehen kann. Die hier ausgewählten Daten werden im Admin-Dashboard, im Tab Benutzer, Berichte und in der MemoryBook-Warteschlange angezeigt.
Optionen für die Datenansicht umfassen: Niemand (niemand in ihrer Hierarchie), Alle (alle Benutzer in der Organisation), Alle Untergebenen (alle Untergebenen unter dem Betrachter in der Hierarchie), Direkte Untergebene (nur die direkten Untergebenen des Betrachters) und Kollegen (Personen mit demselben Manager wie der Benutzer).
Zusätzlich zur oben festgelegten Hierarchie-Sichtbarkeit können Sie Benutzernamen oder Metadaten verwenden, um die Datenansicht für die Mitglieder der Rolle zu erweitern. Wenn eine andere Sichtbarkeitsoption als „Alle“ ausgewählt ist, können Sie die Sichtbarkeit der Daten für Rollenmitglieder durch Metadaten/Benutzer erweitern. Ähnlich wie bei den Rolleneinstellungen wird bei mehreren Werten innerhalb desselben Metadatenfelds eine „oder“-Logik angenommen (z. B. haben Benutzer mit den Werten „Client Success“ oder „Produkt“ oder „Vertrieb“ unter #Abteilung ihre Daten für diese Rolle sichtbar), und bei mehreren ausgewählten Metadaten wird eine „und“-Logik angenommen (z. B. haben Benutzer mit dem Wert „Client Success“ unter #Abteilung und „Vollzeit“ unter #Jobgruppe ihre Daten für diese Rolle sichtbar).
Wählen Sie Weiter.
Berechtigungen
Wählen Sie mit den Kontrollkästchen die Tools aus, auf die Mitglieder der erstellten Rolle Zugriff haben sollen:
- Budgetverwaltung: Gewährt vollen Zugriff zum Anzeigen und Bearbeiten aller Budgets im Tab Budgets innerhalb des Admin-Portals.
-
Benutzer: Ermöglicht das Anzeigen, Bearbeiten, Nachahmen und Anpassen von Punkteständen im Tab Benutzer des Admin-Portals. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol, um alle verfügbaren Benutzerberechtigungsoptionen anzuzeigen:
- Kann Andere ansehen
- Kann Andere bearbeiten
- Kann sich selbst bearbeiten
- Massenbenutzer-Upload
- Kann Nachahmen
- Kontostand anpassen
-
Alle ausstehenden Genehmigungen: Ermöglicht das Anzeigen aller ausstehenden Genehmigungen in der gesamten Organisation.
- Super Genehmigen: Rolle kann Nominierungen unabhängig von der Genehmigungskette direkt genehmigen.
- Genehmiger bearbeiten: Rolle kann Genehmiger zu ausstehenden Genehmigungen hinzufügen oder entfernen.
- Massenanerkennungen: Bietet Zugriff auf den Tab Warteschlangen im Admin-Portal und die Möglichkeit, Massenanerkennungen zu versenden.
-
MemoryBook
- MemoryBook Warteschlangenverwaltung: Ermöglicht das Anzeigen der MemoryBook-Warteschlange im Tab Warteschlangen, einschließlich Teilnahmedetails und erneutes Versenden von MemoryBook-Einladungsemails.
- Einmalige MemoryBook-Erstellung: Gewährt die Möglichkeit, einmalige MemoryBooks zu erstellen.
-
Berichte: Ermöglicht das Anzeigen aller oder ausgewählter Berichte im Tab Berichte innerhalb des Admin-Portals. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol, um alle verfügbaren Berichtsgruppen zu sehen:
- Geldberichte
- Geldkonto-Bericht
- Bericht über ausgegebenes Geld
- Bericht über eingezahltes Geld
- Finanzierungsabstimmungsbericht
- Anerkennungsberichte
- Detailsbericht zur Anerkennung
- Statusbericht zur Anerkennung
- Programmbericht zur Anerkennung
- Punkteberichte
- Bericht über eingelöste Punkte
- Bericht über Punktetransaktionen
- Bericht über Punktebudgets
- Benutzerpunktestandbericht
- Bericht über Einlösungs-Punktestand (FIFO)
- Benutzer & Engagement
- Benutzerbericht
- Login- und Engagementbericht
- Engagement-Score-Bericht (siehe den Artikel zum Team Engagement Widget für weitere Informationen)
- Erfüllungsberichte
- Kunden-Erfüllungsbericht
- Legacy-Berichte
- Geldberichte
- Admin-Einstellungen: Bietet vollen Zugriff zum Anzeigen und Bearbeiten aller Optionen im Tab Einstellungen im Admin-Portal, einschließlich aller Konfigurationen.
- Erweiterte Einstellungen: Ermöglicht die Änderung von Einstellungen im Tab Erweiterte Einstellungen im Admin-Portal. Hinweis: Die Berechtigung Admin-Einstellungen muss ebenfalls ausgewählt sein.
- Admin-Markierte Inhalte: Sendet E-Mail-Benachrichtigungen an den Posteingang des Benutzers über markierte Inhalte im Social Feed.
-
Admin-Integrationen
- API-Einstellungen: Benutzer können API-Schlüssel konfigurieren, die möglicherweise Zugriff auf andere Bereiche der Plattform über die API gewähren.
- Integrationen: Gewährt Zugriff auf die Integrationsbibliothek und die Möglichkeit, alle von Awardco angebotenen Integrationen zu starten.
- Benutzerverlaufsimport: Ermöglicht das Anzeigen und Herunterladen von Benutzerimport-Verlaufsdaten. Mindestens eine „Benutzer“-Berechtigung ist erforderlich, damit diese Option sichtbar ist.
- Produkt-Roadmap: Bietet Zugriff auf den Roadmap-Tab im Admin-Portal, der Updates/Veröffentlichungen zeigt, die in Betracht gezogen, in Arbeit, in Beta-Testphase oder veröffentlicht sind.
- Abrechnung: Ermöglicht den Zugriff auf die Abrechnungsseite im Admin-Portal und die Möglichkeit, Einzahlungen auf das Einlösekonto vorzunehmen.
- Finanzierungsübersicht anzeigen: Gewährt die Möglichkeit, alle Details der Finanzierungsübersicht im Tab Budgets im Admin-Portal einzusehen.
- Punkteverwaltung: Ermöglicht das Hinzufügen von Punkten zum Unternehmenskonto über die Seite Punkteverwaltung.
- Punkteübersicht anzeigen: Ermöglicht das Anzeigen aller Details innerhalb der Punkteübersicht im Tab Budgets im Admin-Portal.
-
Feed-Verwaltung
- Feed-Filter umgehen, Empfänger entfernen, Anerkennungen bearbeiten und löschen
- Anerkennungen drucken
- Feed nach allen Programmen filtern: Ermöglicht das Filtern des Feeds nach jedem Programm auf der Plattform, nicht nur nach denen, an denen die Rolle beteiligt ist.
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Kann private Benachrichtigung erhalten für: Ermöglicht den Empfang privater Anerkennungsbenachrichtigungen für die folgenden Benutzer:
- Direkte Untergebene: Benutzer innerhalb des Teams der Rolle gemäß der vom Benutzerdatei festgelegten Hierarchie.
- Metadaten: Benutzer mit bestimmten Metadaten-Tags.
- Alle
- Externe Anerkennungsprüfungen: Die Rolle kann den Tab „Externe Anerkennungen“ in der Genehmigungswarteschlange sehen und externe Anerkennungen genehmigen.
-
Umfragen
- Umfrage bearbeiten: Ermöglicht das Erstellen und Bearbeiten aller Umfragen.
- Umfrageergebnisse: Ermöglicht das Anzeigen aller Umfrageergebnisse.
Hinweis: Alle Berechtigungen sind für die Rolle Super Admin erforderlich und können nicht geändert werden.
Nachdem alle Berechtigungen festgelegt wurden, klicken Sie auf „Speichern & Anwenden“. Eine Rolle kann nach der Erstellung nicht gelöscht oder ohne zugewiesene Benutzer/Gruppen belassen werden.
Mit diesem Tool erstellte Rollen werden automatisch beim nächsten Benutzerimport aktualisiert, oder Änderungen können manuell angewendet werden. Klicken Sie auf „Download“, um eine CSV-Datei der Benutzer mit Rollen herunterzuladen und zu sehen, welche spezifischen Rollen ihnen zugewiesen wurden.
Rollenverwendung
Mit diesem Tool erstellte Rollen können in den folgenden Bereichen der Plattform verwendet werden:
- Zuweisung des Budgetzugriffs
- Festlegung von Nominierungslimits in den Einstellungen des Anerkennungsprogramms
- Benachrichtigungen zu Metadaten in Mein Konto
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.