Der folgende Artikel erklärt, wie Budgetgruppen mithilfe von Mitarbeiter-Metadaten in der Benutzerdatei eingerichtet werden können. Die Struktur einer Budgetgruppe ähnelt einem Stammbaum: Die Budgetgruppe (übergeordnetes Budget) ist der Stamm, und die Unterbudgets (untergeordnete Budgets) sind die Äste. Unterbudgets können weiter in Untergruppen unterteilt werden, wodurch zusätzliche Ebenen entstehen, ähnlich wie kleinere Zweige, die von einem Ast ausgehen. Diese Funktion hilft Managern und Personen mit Budgetzugang, Flexibilität bei organisatorischen Veränderungen zu bewahren. Siehe den untenstehenden Artikel und das Video, um zu erfahren, wie man eine Budgetgruppe hinzufügt, Unterbudgets verwaltet, Untergruppen erstellt und Budgetgruppen in Anerkennungsprogrammen nutzt. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Awardco-Ansprechpartner, um diese Funktion zu aktivieren.
- Hinzufügen einer Budgetgruppe
- Verwaltung von Budgetgruppen
- Nutzung von Budgetgruppen in Anerkennungsprogrammen
Hinzufügen einer Budgetgruppe
So navigieren Sie als Awardco-Administrator zu Budgets:
- Melden Sie sich an.
- Klicken Sie auf „Admin“, um auf die Admin-Einstellungen zuzugreifen.
- Wählen Sie „Budgets“ aus.
Diese Seite zeigt alle vorhandenen Budgets, deren Salden und wer Zugriff auf die Budgets hat. Wählen Sie „Gruppe erstellen“, um mit der Erstellung einer Budgetgruppe zu beginnen. Benennen Sie die Gruppe, wählen Sie das Kostenstelle des Budgets aus (falls Ihre Organisation Kostenstellen in der Budgetierung verwendet) und legen Sie fest, ob das Budget steuerpflichtig oder steuerfrei ist (diese Angabe dient nur zu Berichtszwecken und hat keinen Einfluss auf die Funktionsweise des Budgets). Der festgelegte Steuerstatus gilt für alle Unterbudgets unter dieser Budgetgruppe.
Bestimmen Sie als Nächstes den Typ der Budgetgruppe. Die folgenden Abschnitte erklären jeden Budgetgruppentyp ausführlich und deren spezifische Anwendungsfälle.
Metadaten
Der Budgetgruppentyp „Metadaten“ erstellt Budgets basierend auf Metadaten, die in Benutzerdatei-Uploads angegeben sind. Wenn dieser Typ ausgewählt wird, wird automatisch für jeden eindeutigen Wert im gewählten Metadatenfeld ein Budget erstellt. Zum Beispiel erhält bei Auswahl von „#Department“ als Metadatenfeld jede aufgeführte Abteilung ein Budget, und Benutzer in diesen Abteilungen haben Zugriff darauf. Benutzer ohne entsprechenden Metadatenwert werden in jeder Gruppe und Untergruppe in eine Kategorie „Nicht definiertes Budget“ eingeordnet.
Geben Sie das Metadatenfeld an, das die Gruppen und den Budgetzugang bestimmt, indem Sie das Dropdown-Menü für das Metadatenfeld verwenden.
Hierarchie
Hinweis: Diese Budgetstruktur steht nur Kunden zur Verfügung, die sie bereits vor dem 26.02.25 verwendet haben, und kann nicht neu implementiert werden.
Der Budgetgruppentyp „Hierarchie“ erstellt eine Budgetstruktur basierend auf den in der Benutzerdatei angegebenen Vorgesetzten-IDs. Dieser Budgetgruppentyp ist nützlich, um Budgets entsprechend organisatorischer Hierarchien zu organisieren.
Nachdem Sie den Typ auf „Hierarchie“ umgeschaltet haben, legen Sie den Top-Level-Benutzer fest, also den Benutzer, der die Hierarchie-Budgetstruktur beginnen wird, im Freitextfeld „Top Level“.
Manager
Der Budgettyp „Manager“ weist jedem Einzelnen mit mindestens einem direkten Bericht, bestimmt durch die „Supervisor ID“ in der Benutzerdatei, ein Budget zu. Diese Option vereinfacht den Prozess, indem sie automatisch allen Managern in Ihrer Organisation Budgets zuweist, ohne dass für jeden einzeln manuell Budgets erstellt werden müssen.
Sie können auch einschränken, welche Manager Budgets erhalten, indem Sie bestimmte Metadaten in der Benutzerdatei auswählen. Beispiel: Ich möchte nur Managern ein Budget zuweisen, bei denen Level = Executive, VP oder Director ist.
Erteilung des Budgetzugangs: Geber oder Empfänger
Der „Basierend auf“-Schalter bestimmt, wie der Budgetzugang den Benutzern gewährt wird. Die Optionen sind Empfänger oder Geber. Die Auswahl „Geber“ gewährt Zugriff basierend auf dem Benutzer, der die Mittel gibt, während „Empfänger“ den Budgetzugang basierend auf der Person gewährt, die Punkte erhält. Nachfolgend die Kompatibilität der Budgetzugangseinstellungen mit den verfügbaren Budgetgruppentypen:
- Metadaten: Geber und Empfänger
- Hierarchie: Geber und Empfänger
- Manager: Geber
Automatisches Nachladen des Budgets
Wenn Sie möchten, dass Punkte automatisch in regelmäßigen Abständen nachgeladen werden, schalten Sie diese Option auf „Ein“. Wählen Sie dann eine Regel für das automatische Nachladen aus dem Dropdown-Menü aus. Falls Sie noch keine Regel für das automatische Nachladen erstellt haben, folgen Sie den untenstehenden Schritten:
- Klicken Sie auf der Seite „Budgets“ auf den Tab „Auto-Reload Rules“ oberhalb des Umschaltfelds „Active-Archive“.
- Klicken Sie auf „Regel hinzufügen“, um den Einrichtungsprozess zu starten.
- Bestimmen Sie die Nachladefrequenz, die Menge der nachzuladenden Punkte und die Budgets, auf die die Regel angewendet wird. Überprüfen Sie die Zusammenfassung der Regel-Einstellungen und wählen Sie „Regel hinzufügen“.
Siehe den Support-Artikel zum automatischen Nachladen des Budgets für weitere Informationen zu den einzelnen Einstellungen im Einrichtungsprozess und zu den Feinheiten des automatischen Nachladens.
Nach dem Klicken auf „Speichern“ wird die neu erstellte Budgetgruppe auf dem Tab „Budgets“ angezeigt.
Verwaltung von Budgetgruppen
Um den Namen der Budgetgruppe zu bearbeiten, die steuerlichen Informationen zu ändern, Punkte zu einem Budget hinzuzufügen oder Punkte zu übertragen, wählen Sie die Auslassungspunkte rechts neben dem Budget. Kostenstelle und Metadatenfelder können nicht bearbeitet werden. Wenn Sie die Auslassungspunkte bei einem übergeordneten Budget auswählen, erhalten Sie auch die Option, die Budgetgruppe zu archivieren. Budgetgruppen können nur auf diese Weise archiviert werden, nicht über einen CSV-Upload.
Für Manager-Budgetgruppen wird gesteuert, wohin die Punkte nach dem Archivieren des Budgets gehen, durch den Schalter „Archivierte Manager-Budgets behalten Mittel“ in den Plattform-Erweiterten Einstellungen.
- Wenn dieser Schalter ausgeschaltet ist (Standard), werden beim Archivieren eines Manager-Budgets verbleibende Punkte auf das Unternehmenskonto zurückgebucht und das Budget wird auf der Seite „Budgets“ ausgeblendet.
- Wenn dieser Schalter eingeschaltet ist, werden archivierte Manager-Budgets auf den Tab „Archiviert“ verschoben, behalten ihren Restbetrag und können weiterhin als Quelle für die Übertragung von Punkten auf andere Budgets verwendet werden. Administratoren und Budgetbesitzer mit Zugriff auf das archivierte Manager-Budget können bei Bedarf Punkte von diesem archivierten Budget auf andere Budgets übertragen.
Bearbeitung von Metadaten-Budgetgruppen
Das Schloss-Symbol bei jedem Metadatenwert in den einzelnen Zugriffsbereichen der untergeordneten Budgets einer Metadaten-Budgetgruppe zeigt an, dass die Metadatenwerte der untergeordneten Budgets nicht angepasst werden können. Standardmäßig haben alle Rollentypen im Metadatenwert Zugriff auf das Budget. Wenn der Zugriff auf Metadaten auf bestimmte Rollen beschränkt werden soll, klicken Sie in das Suchfeld des Budgets und fügen Sie den Rollennamen zu den Zugriffsparametern hinzu. Suchen und fügen Sie weitere Personen oder Manager-Gruppen hinzu, denen Sie Zugriff zuweisen möchten. Metadaten können dem Budgetzugang der Unterbudgets hinzugefügt werden, solange es sich nicht um die Metadaten handelt, die vom übergeordneten Budget verwendet werden.
Klicken Sie auf das Auslassungspunkte-Symbol rechts neben dem untergeordneten Budget, um den Budgetnamen, die Kostenstelle und die Budgetbesitzer zu bearbeiten. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Punkte hinzuzufügen/zu entfernen und Punkte auf andere Budgets oder Unterbudgets zu übertragen. Das Menü bietet auch die Option „Neue Untergruppe erstellen“, mit der Sie den Budgetzugang weiter definieren können, indem Sie einen anderen Metadatenwert basierend auf dem festgelegten Metadatenfeld der Budgetgruppe verwenden.
Erstellung von Untergruppen
Nachdem Sie die Option zum Erstellen von Untergruppen-Budgets ausgewählt haben, gelangen Sie zu einer Seite, auf der Sie die Untergruppe benennen, eine Kostenstelle auswählen (falls zutreffend) und ein neues Metadatenfeld auswählen können, das den Budgetzugang definiert. Nach der Erstellung von Untergruppen-Budgets werden alle Punkte, die im untergeordneten Budget vorhanden sind, auf das Unternehmenskonto zurückgebucht und müssen neu auf die untergeordneten Budgets und Untergruppen-Budgets verteilt werden.
In diesem Beispiel erstelle ich Untergruppen-Budgets innerhalb des untergeordneten Budgets „Client Success“. Ich weise diese Untergruppe der Kostenstelle 1 zu und verwende das Metadatenfeld „#Job Level“. Klicken Sie auf „Speichern“.
Drei neue Untergruppen-Budgets wurden für Job Level 1, 2 und 3 der Client Success-Mitarbeiter erstellt. Die Punkte, die sich im Client Success-Budget befanden, wurden auf das Unternehmenskonto zurückgebucht, und es müssen nun Punkte zu diesen drei Untergruppen-Budgets hinzugefügt werden.
Bearbeitung von Hierarchie- und Manager-Budgetgruppen
Klicken Sie auf das Auslassungspunkte-Symbol rechts neben einem übergeordneten Budget in einer Budgetgruppe, um den Namen der Budgetgruppe, die steuerlichen Informationen zu bearbeiten oder automatische Nachladeregeln hinzuzufügen. Außerdem können Sie die Gruppe archivieren, die Liste der Benutzer durchsuchen, die Zugriff auf die Budgetgruppe haben, oder untergeordnete Budgets hinzufügen.
Klicken Sie bei einem übergeordneten Budget auf das Auslassungspunkte-Symbol, um Folgendes zu bearbeiten:
Hierarchie übergeordnetes Budget
- Name
- Steuerinformationen
- Regel für automatisches Nachladen
Manager übergeordnetes Budget
- Name
- Steuerinformationen
- Welche Manager sollen einbezogen werden? (Alle, Einschränken)
- Begrenzen Sie, welche Manager einbezogen werden sollen, indem Sie Metadaten aus dem Dropdown-Menü auswählen.
- Regel für automatisches Nachladen
Klicken Sie bei einem untergeordneten Budget auf das Auslassungspunkte-Symbol, um Folgendes zu bearbeiten:
Hierarchie untergeordnete Budgets
- Kostenstelle (falls zutreffend)
- Budgetbesitzer
- Regel für automatisches Nachladen
Manager untergeordnete Budgets
- Name
- Kostenstelle (falls zutreffend)
- Steuerinformationen
- Welche Manager sollen einbezogen werden? (Alle, Einschränken)
- Beziehen Sie alle Manager ein, wenn sie 1+ direkte Berichte haben, oder beschränken Sie Manager über Metadaten.
- Budgetbesitzer
- Regel für automatisches Nachladen
Nutzung von Budgetgruppen in Anerkennungsprogrammen
Budgetgruppen können in den Budgeteinstellungen von Anerkennungsprogrammen verwendet werden (Admin > Einstellungen > Anerkennungsprogramme > Programmname auswählen > Regeln). Im Budgetbereich der Anerkennungsprogrammeinstellungen schalten Sie die Budgetzugangseinstellungen auf „Erlaubter Zugangs-Budgets“ oder „Empfängerbasierte Budgetgruppe“ (empfängerbasierte Programme müssen mit empfängerbasierten Budgetgruppen übereinstimmen). Zentraler Budgetzugang ermöglicht jedem, der für das Programm berechtigt ist, Zugriff auf das ausgewählte Programm, auch wenn kein Zugriff auf dem Tab „Budgets“ eingerichtet wurde. Geben Sie den Namen des übergeordneten Budgets in die Suchleiste ein.
Hinweis: Bevor Sie die Einstellungen des Anerkennungsprogramms verlassen, stellen Sie sicher, dass „Erlaube Nominierenden, Betrag vorzuschlagen“ unter dem Abschnitt „Finanzierung“ auf „Ein“ geschaltet ist.
Nun sieht jeder mit Budgetzugang in der Abteilungs-Budgetgruppe, der für dieses Programm berechtigt ist, die Option, sein zugewiesenes Budget im Anerkennungsformular auszuwählen. Außerdem kann jeder mit Budgetzugang in der Abteilungs-Budgetgruppe, der genehmigt, die Anerkennung aus seinem Budget finanzieren, die seine Genehmigung erfordert.
Oben zeigt ein Vollzeitmitarbeiter der Abteilung Client Success eine Anerkennung aus dem Vollzeit-Untergruppen-Budget.
In der Genehmigungsschlange kann dieser Genehmigende Punkte aus dem Sales-Unterbudget vergeben.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.