Ein wesentlicher Bestandteil der Pflege Ihrer Awardco-Plattform besteht darin, sicherzustellen, dass die Benutzerdatei auf dem neuesten Stand ist. Dies ist aus zwei Hauptgründen entscheidend:
- Anerkennung: Stellt sicher, dass alle für aktive Mitarbeiter geplanten Auszeichnungen rechtzeitig erfolgen und dass Punkte und Budgets genau verwaltet werden.
- Engage (Umfragen): Stellt sicher, dass alle berechtigten Benutzer an Umfragen teilnehmen können und dass Engagement-Daten korrekt aktiven Mitarbeitern für die Analyse zugeordnet werden.
Organisatorische Veränderungen treten auf, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder gekündigt werden, und diese Veränderungen müssen in Ihrer Awardco-Plattform abgebildet werden, damit Auszeichnungen nicht fälschlicherweise vergeben werden und Umfragedaten sauber bleiben. Dieser Artikel erläutert, wie Sie Mitarbeiterabgänge und Kündigungen auf Ihrer Plattform verwalten.
- Benutzerdatei-Uploads (gilt für Anerkennung und Engage)
- Reaktivierung von Mitarbeitern (gilt für Anerkennung und Engage)
- Überwachung der Warteschlange (spezifisch für Anerkennung)
- Wohin gehen die Punkte archivierter Mitarbeiter? (spezifisch für Anerkennung)
Benutzerdatei-Uploads
Beim Hochladen von Benutzerdateien und der Sicherstellung, dass nur aktive Mitarbeiter auf der Plattform aufgeführt sind, ist der Prozess für alle Awardco-Kunden gleich:
- Automatisieren Sie Ihre Benutzerdatei-Übertragungen: Awardco bietet sichere, automatisierte Optionen (SFTP, API, HRIS-Integrationen) für den regelmäßigen Transfer Ihrer Benutzerdatei aus Ihrem HRIS, um manuelle Arbeit und Fehler zu reduzieren. Wir empfehlen einen häufigen Übertragungsplan (täglich, wöchentlich oder zweiwöchentlich).
- Aktivieren Sie die Einstellung „Archivieren“: „Archivieren“ muss in den Einstellungen für den Benutzerimport aktiviert sein. Durch Aktivieren dieser Einstellung werden automatisch alle Mitarbeiter archiviert, die nicht in der Benutzerdatei enthalten sind; diese Einstellung funktioniert mit jeder Methode der Benutzerübertragung. Bitte besprechen Sie dies mit Ihrem Awardco-Ansprechpartner, um die Einrichtung vorzunehmen.
Um sicherzustellen, dass ehemalige Mitarbeiter archiviert werden, aktualisieren Sie die Benutzerdatei regelmäßig mit aktuellen Mitarbeiterinformationen und aktivieren Sie „Archivieren“ in den Einstellungen für den Benutzerimport. Manuelles Archivieren ist für kleinere Teams möglich, wird jedoch nicht empfohlen, da automatisierte Prozesse die Verwaltungsaufwände reduzieren. Beachten Sie, dass Benutzerdatei-Uploads alle manuellen Änderungen auf der Plattform überschreiben.
Reaktivierung von Mitarbeitern
Sobald ein Mitarbeiter archiviert wurde, entweder durch einen Benutzerdatei-Upload oder manuell, sind seine Informationen weiterhin im Tab „Benutzer“ in den Admin-Einstellungen zugänglich.
Sie können den Mitarbeiter manuell reaktivieren, indem Sie das Ellipsen-Symbol rechts neben seinem Namen auswählen und „Benutzer wiederherstellen“ wählen, aber dieser Ansatz wird nicht empfohlen, da manuelle Prozesse ein höheres Fehlerrisiko bergen.
Für die Automatisierung ist es am besten, die Informationen des Mitarbeiters, den Sie reaktivieren möchten, in Ihrem nächsten Benutzerdatei-Upload aufzunehmen. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter-ID dieselbe wie zuvor ist, andernfalls wird für diesen Benutzer ein neues Konto erstellt. In Ausnahmefällen wenden Sie sich bitte an Ihren Client Success Manager, um Unterstützung bei Problemen mit archivierten Konten zu erhalten.
Überwachung der Warteschlange (spezifisch für Anerkennung)
Automatisierte Mitarbeiterauszeichnungen (Dienstjubiläum, MemoryBooks, Geburtstag, Onboarding) und Massenanerkennungen erscheinen im Tab „Warteschlangen“ der Admin-Einstellungen. Auszeichnungen sind 35 Tage im Voraus geplant und werden im Tab „Ausstehend“ angezeigt, bis sie am Anerkennungsdatum versendet werden. Nach dem Versand wechseln sie in den Tab „Abgeschlossen“. Probleme wie archivierte Mitarbeiter oder niedriges Budget führen dazu, dass Auszeichnungen im Tab „Fehler“ erscheinen.
Wenn Mitarbeiter archiviert sind und eine ausstehende Auszeichnung haben, können Sie das Kontrollkästchen links neben der Anerkennung auswählen und auf „Löschen“ klicken. Wenn dieser Schritt nicht durchgeführt wird, ist das kein Grund zur Sorge. Die Auszeichnungen erscheinen im Tab „Fehler“ mit dem Fehler „Benutzer ist archiviert“.
Wohin gehen die Punkte archivierter Mitarbeiter? (spezifisch für Anerkennung)
Wenn archivierte Mitarbeiter noch ein Guthaben in ihrem Wallet haben und die Funktion „Benutzerpunkte archivieren“ aktiviert ist, werden die verbleibenden Punkte auf das Unternehmenskonto zurückgebucht; dieser Betrag wird in der Punkteübersicht im Tab „Budgets“ angezeigt.
- Punktbeibehaltung: Sprechen Sie mit Ihrem Awardco-Ansprechpartner, wenn Sie die Funktion „Benutzerpunkte archivieren“ aktivieren möchten, die es ermöglicht, dass Mitarbeiterpunkte für eine bestimmte Anzahl von Tagen nach der Archivierung im Wallet des Mitarbeiters verbleiben.
- Punkte-Einlösung: Informieren Sie sich über unsere Automatische Punkte-Einlösung-Funktion, um archivierten Mitarbeitern ihr verbleibendes Guthaben als virtuelle Prepaid-Karte zur Verfügung zu stellen.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.