Als Plattformadministrator ist die Einrichtung der Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung eine der einfachsten Möglichkeiten, eine wiederkehrende Aufgabe von Ihrer Liste zu streichen. Egal, ob Sie eine Geldprämie für Geburtstage vergeben oder einfach eine Glückwunsche-Mail senden – die Automatisierung übernimmt das für Sie. Im Rahmen der Automatisierung können Sie eine Benachrichtigung für den Vorgesetzten planen, die am oder vor dem Geburtstag des Mitarbeiters gesendet wird, um sicherzustellen, dass der Vorgesetzte über das bevorstehende Ereignis informiert ist.
Hinweis: Wenn Mitarbeiter nicht für ihren Geburtstag anerkannt werden möchten, müssen sie den Anweisungen im Artikel zum Abmelden von Geburtstagsanerkennungen folgen. Sobald ein Mitarbeiter sich von Geburtstagsanerkennungen abmeldet, können Administratoren und Vorgesetzte das Geburtsdatum des Mitarbeiters nicht mehr in ihrem Konto sehen. Diese Aktion ist umkehrbar, falls der Mitarbeiter dies wünscht.
- Erstellen eines Geburtstagsauszeichnungs-Erkennungsprogramms
- Zugriff auf die Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung
- Standardeinstellungen
- Regeln hinzufügen/bearbeiten
- Starten der Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung
- CSV hochladen
Erstellen eines Geburtstagsauszeichnungs-Erkennungsprogramms
Bevor Sie beginnen, erstellen Sie ein „Platzhalter“-Erkennungsprogramm. Dies stellt sicher, dass die Berichterstattung sauber ist und die über die Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung gesendeten Anerkennungen genau widerspiegelt. Um ein Geburtstags-Erkennungsprogramm einzurichten:
- Klicken Sie auf die Admin-Schaltfläche oben rechts auf der Startseite.
- Gehen Sie zum Tab Einstellungen.
- Wählen Sie auf der Seite der Einstellungen für Erkennungsprogramme Automatisiertes Programm erstellen aus.
- Geben Sie den Programmnamen (z. B. Geburtstage), den Programmtyp (Geburtstag) und das Award-Netzwerk (das Netzwerk der Einlösemöglichkeiten für Punkte, die durch Geburtstage verdient wurden) ein.
- Klicken Sie auf Programm erstellen.
Das war’s! Sie sind jetzt bereit, die Geburtstagsautomatisierung einzurichten.
Zugriff auf die Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung
So greifen Sie auf die Einstellungen der Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung zu:
- Wählen Sie die Admin-Schaltfläche oben rechts auf der Startseite
- Klicken Sie auf den Tab Einstellungen
- Klicken Sie auf Geburtstagsauszeichnungen auf der linken Seite der Seite
Standardeinstellungen
Bevor Sie neue Regeln hinzufügen, müssen Sie die Standardeinstellungen anpassen. Beginnen Sie mit der Konfiguration der Standardeinstellungen, indem Sie auf die Schaltfläche Standardeinstellungen klicken. Befolgen Sie die untenstehenden Schritte, um die Konfiguration abzuschließen. Beachten Sie, dass diese Einstellungen für alle Geburtstagsauszeichnungsregeln gelten, sofern sie nicht durch die CSV-Upload-Funktion überschrieben werden.
Allgemein
- Von – Wählen Sie den Benutzer aus, von dem die Anerkennung ausgeht (dieser Benutzer ist normalerweise ein allgemeines Erkennungskonto), oder aktivieren Sie die Option „Von Vorgesetztem“, damit die Anerkennung vom direkten Vorgesetzten des Auszeichnungsempfängers stammt.
- Notiz – Geben Sie eine Nachricht ein, die zusammen mit der Anerkennung in der Anerkennungsgebühr angezeigt wird. Je nach Konfiguration Ihrer angehängten E-Mail-Vorlage kann diese Notiz direkt an den Posteingang des Mitarbeiters gesendet werden. Diese Notizen sind in der Regel kurz gehalten, es ist jedoch möglich, eine längere Nachricht in dieses Feld einzufügen. Die Nachricht ist auf 1000 Zeichen begrenzt.
- Sichtbarkeit – Legen Sie mit diesem Dropdown-Menü fest, ob diese Anerkennung im sozialen Feed sichtbar oder privat sein soll. Wir empfehlen, Anerkennungen öffentlich zu halten, damit alle Geburtstage von anderen im sozialen Feed gewürdigt werden können.
- Programmname – Wählen Sie mit diesem Dropdown-Menü das Programm aus, unter dem die Auszeichnung eingereicht wird. Die Auswahl eines Programms ist optional, ermöglicht jedoch eine konsistente Berichterstattung und kann helfen, die Auszeichnungen auf bestimmte Award-Netzwerke zu beschränken. Um ein automatisiertes Erkennungsprogramm zu erstellen:
- Gehen Sie zu den Einstellungen für Erkennungsprogramme
- Klicken Sie auf Automatisiertes Programm hinzufügen
- Benennen Sie das Programm, wählen Sie den Programmtyp und das Award-Netzwerk aus und klicken Sie auf Absenden.
- Budget – Wählen Sie im Dropdown-Menü ein Budget aus, aus dem die Punkte stammen.
Klicken Sie auf Speichern.
Benachrichtigungen
- Sendezeit der Benachrichtigung – Wählen Sie die Zeit aus, zu der die Geburtstagsbenachrichtigung an den Empfänger gesendet wird. Die Zeitzone für jeden Mitarbeiter basiert auf dem zugehörigen Ländercode in der Benutzerdatei; siehe diese Tabelle, um die mit jedem Ländercode verknüpfte Zeitzone zu kennen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Benachrichtigungen auch an Samstagen und Sonntagen gesendet werden sollen. Wenn dies aktiviert ist und das Geburtsdatum auf ein Wochenende fällt, wird die Benachrichtigung am Werktag vor dem Ereignis gesendet.
- Senden basierend auf – Senden Sie die Auszeichnung am Geburtstag des Nutzers, am Montag vor dem Geburtstag oder am ersten Tag des Geburtstagsmonats.
- Sende Mitarbeiterbenachrichtigung – Aktivieren Sie diese Option, wenn eine Benachrichtigung an den Empfänger der Geburtstagsauszeichnung gesendet werden soll. Wählen Sie dann im Dropdown-Menü eine E-Mail-Vorlage aus, die verwendet wird, um den Empfänger über die Anerkennung zu informieren. Überprüfen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage im Tab E-Mail-Vorlagen in den Admin-Einstellungen.
- Sende Vorgesetztenbenachrichtigung – Aktivieren Sie diese Option, wenn eine Benachrichtigung an den Vorgesetzten des Empfängers der Geburtstagsauszeichnung gesendet werden soll. Wählen Sie dann im Dropdown-Menü eine E-Mail-Vorlage aus, die verwendet wird, um den Vorgesetzten über die Anerkennung zu informieren. Überprüfen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage im Tab E-Mail-Vorlagen in den Admin-Einstellungen. Legen Sie anschließend mit dem Feld Benachrichtigungszeitpunkt fest, an welchem Tag der Vorgesetzte über den bevorstehenden Geburtstag seines direkten Mitarbeiters informiert wird. Die Eingabe von „0“ sendet die Benachrichtigung am Tag des Geburtstags des Empfängers.
Klicken Sie auf Speichern.
Ausnahmen
Aktivieren Sie die Einstellung für Ausnahmen, um bestimmte Gruppen oder Personen von der Berechtigung zum Erhalt von Geburtstagsauszeichnungen auszuschließen. Geben Sie dann Einzelpersonen oder Metadatenwerte ein, die für Geburtstagsauszeichnungen nicht berechtigt sind.
Klicken Sie auf Speichern.
Regeln hinzufügen/bearbeiten
Um eine Regel für Geburtstagsauszeichnungen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Regel hinzufügen. Geben Sie den auszuzahlenden Betrag ein. Falls zutreffend, geben Sie im Feld Berechtigte Metadaten einen Metadatenwert ein, um zu bestimmen, wer für die Geburtstagsauszeichnung berechtigt ist. Klicken Sie auf Speichern.
Ihre gespeicherte Regel wird auf der Seite der Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung angezeigt. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Regel zu bearbeiten. Wählen Sie das Seiten-Symbol, um die Regel zu kopieren. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um die Regel zu löschen.
Starten der Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung
Um die Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt starten. Wenn Sie den Start für die Zukunft planen möchten, klicken Sie auf den Link Start planen und wählen Sie ein Startdatum aus.
Wenn Sie die Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung deaktivieren möchten, klicken Sie auf der Seite der Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung auf Erweiterte Einstellungen anzeigen und wählen Sie dann Geburtstagsauszeichnungen deaktivieren.
CSV hochladen
Die Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung kann mit einer CSV-Datei konfiguriert werden. Klicken Sie dazu auf CSV hochladen und laden Sie die bereitgestellte Vorlage herunter. Nutzen Sie diesen Support-Artikel als Hilfe beim Ausfüllen und Hochladen der Datei.
Die Konfiguration der Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung mit einer CSV-Datei ist besonders nützlich, wenn Sie möchten, dass die Einstellungen in den Standardeinstellungen für jede Geburtstagsanerkennung variieren. Beispielsweise können Sie für verschiedene Metagruppen unterschiedliche Absender zuweisen, Nachrichten anpassen, Sichtbarkeit einstellen, individuelle Budgets festlegen und mehr.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.