Metadaten sind zusätzliche Daten über Ihre Mitarbeiter, die Informationen über das hinaus liefern, was Awardco in Ihrer Plattform gespeichert hat. Die Produktangebote von Awardco bieten die Möglichkeit, Ihre Anerkennungsprogramme genau auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zuzuschneiden; hier sind Metadaten äußerst nützlich. Während wir bestimmte Mitarbeiterdaten benötigen, die in der Benutzerdatei Ihrer Organisation hochgeladen werden müssen, können Metadaten zur Datei hinzugefügt werden, um Programmparameter und Budgetzugänge weiter zu definieren. Wenn Ihr HRIS nicht alle Mitarbeiter-Metadaten enthält, die Sie benötigen, um Ihre Plattform effektiv zu betreiben, haben wir eine Lösung. Der Metadaten-Ersteller ist ein Werkzeug in den Admin-Einstellungen, das Ihnen hilft, Metadaten basierend auf Metadaten zu erstellen. Dieses Konzept mag abstrakt erscheinen, aber dieser Artikel wird es für Sie aufschlüsseln. Wir erklären den Wert dieses Werkzeugs, die grundlegenden Mechanismen zur Erstellung von Metadaten durch den Metadaten-Ersteller und Beispiele, wo dieses Werkzeug am nützlichsten war.
- Wert des Metadaten-Erstellers
- Allgemeine Werkzeugeinstellungen
- Metadaten-Regeln
- Regelkonfiguration
- Regeln bestätigen & ausführen
- Beispiele
Wert des Metadaten-Erstellers
Das Hochladen von Mitarbeiterdaten ist der Schlüssel zum Betrieb Ihrer Awardco-Plattform. Daten, die in der Benutzerdatei hochgeladen werden, ermöglichen es Mitarbeitern, Punkte für ihr Dienstjubiläum oder für eine gut gemachte Arbeit zu geben und zu erhalten. Während wir erforderliche und empfohlene Felder zum Ausfüllen in der Benutzerdatei haben, können Metadaten oder zusätzliche Informationen hinzugefügt werden, um beispielsweise die Programm- oder Budgetberechtigung weiter zu definieren.
Bei der Erstellung eines Anerkennungsprogramms können Sie auf Einschränkungen stoßen, wenn es darum geht, den Zugriff auf bestimmte Rollen und Berechtigungen festzulegen. Dies kann daran liegen, dass die vom HRIS bereitgestellten Daten in der Benutzerdatei nicht die ausreichenden Metadaten enthalten, um die gewünschten Parameter zu setzen. Der Metadaten-Ersteller ermöglicht es Ihnen, die benötigten Metadaten zu erstellen, die nicht verfügbar sind. Durch das Erstellen von Regeln und Bedingungen basierend auf der Mitarbeiter-ID, dem Ländercode und anderen vorhandenen Metadaten können Sie Ihre Plattform genau nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren. Dadurch laufen Ihre Programme genau nach Ihren Vorstellungen, als Administrator wird Ihnen Arbeit abgenommen und Sie können effektiv eine Anerkennungskultur in Ihrer Organisation fördern.
Allgemeine Werkzeugeinstellungen
So finden Sie den Metadaten-Ersteller:
- Klicken Sie auf der Startseite auf die Schaltfläche „Admin“
- Wählen Sie oben auf der Seite den Tab „Einstellungen“
- Suchen und klicken Sie auf der linken Seite der Seite auf „Metadaten-Ersteller“
Die erste Ansicht des Metadaten-Ersteller-Werkzeugs zeigt Ihnen eine Liste aller erstellten Metadatenfelder, die Werte, die in der Spalte mit den erstellten Metadaten erscheinen, und den Status des Metadatenfelds. Wenn es aktiv ist, stehen die Metadaten zur Nutzung in der Plattform zur Verfügung (Budgets, Programmberechtigungen usw.). Sobald das Metadatenfeld erstellt ist, können Sie jederzeit auf dessen Einstellungen zugreifen und diese bearbeiten, indem Sie auf den Metadatennamen, die Werte oder den Status klicken. Wenn Sie auf das „...“-Symbol rechts neben dem Metadatenwert klicken, haben Sie die Möglichkeit, den Metadatenwert zu entfernen oder zu duplizieren. Nach dem Löschen können der Metadaten-Regelsatz und alle mit diesem Regelsatz erstellten Metadaten nicht wiederhergestellt werden. Das Duplizieren einer Regel kann nützlich sein, wenn Sie mehrere Metadaten mit ähnlichen Regelsatzeinstellungen erstellen möchten.
Wenn Sie „Feld hinzufügen“ auswählen, gelangen Sie zur Seite, auf der Sie mit der Erstellung von Metadatenwerten beginnen. Gehen wir jede Einstellung durch:
- Feldname: Dies ist der Name, der als Metadatenüberschrift in Ihrer Benutzerdatei registriert wird. Genau wie Mitarbeiter-ID, Vorname und Nachname ist dieser Name eine Spaltenüberschrift mit einem „#“ davor. Sie müssen das „#“ nicht selbst eingeben; wenn Sie Tests durchführen, sehen Sie, dass die Plattform automatisch ein „#“ vor die Überschrift setzt.
- Status: Mit diesem Schalter können Sie die Regel aktivieren. Sie sollten die Regel zunächst auf „Inaktiv“ belassen, bis Sie die Regeln erstellt und die Ausführungstests durchgeführt haben. Wenn alles zu Ihrer Zufriedenheit funktioniert, schalten Sie auf „Aktiv“ um.
- Regelausführung: Nachdem Sie Regeln für Metadaten erstellt haben, können Sie einen Test durchführen, um zu sehen, ob die Regel wie beabsichtigt funktioniert. Beim Klicken auf „Test ausführen“ wird eine .csv-Datei mit dem Namen „test.csv“ heruntergeladen. Ihre Testmetadaten haben zwei Sternchen auf beiden Seiten des Feldnamens (z. B. **Eligible**). Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, so viele Tests wie nötig durchzuführen, um die gewünschten Regelkonfigurationen zu erreichen.
- Manuelle Ausführung: Wenn Sie feststellen, dass Ihre Regelsätze genau wie gewünscht funktionieren, den Metadatenstatus auf aktiv gesetzt haben und die Metadaten sofort verfügbar machen möchten, wählen Sie „Regel manuell ausführen“. Dies ist nützlich, wenn Sie Ihre erstellten Metadaten sofort aktivieren möchten, ohne auf den nächsten Benutzerdatei-Upload warten zu müssen. Diese Einstellung funktioniert nur, wenn Sie Regelsatzänderungen beim Erstellen von Regeln bestätigt haben; dies wird im Abschnitt Metadaten-Regeln dieses Artikels erläutert.
Metadaten-Regeln
Um Metadatenwerte zuzuweisen, die vom Metadaten-Ersteller erzeugt wurden, müssen wir Regeln und Logik basierend auf vorhandenen Informationen in der Benutzerdatei festlegen. Wenn Sie mit Excel-Formeln vertraut sind, sind diese Regeln im Wesentlichen Wenn-Dann-Anweisungen. Sie können Regeln basierend auf Mitarbeiter-ID, Ländercode und anderen Metadaten in der Benutzerdatei erstellen. Hinweis: Sie können keine Regeln basierend auf Metadaten erstellen, die im Metadaten-Ersteller erzeugt wurden.
Jeder einzelne Wert und die dazugehörigen Regelbedingungen sind in Kacheln wie der oben abgebildeten getrennt. Wenn es mehrere Werte gibt, priorisiert der Metadaten-Ersteller Werte und Regelbedingungen in absteigender Reihenfolge. Die folgende Liste erklärt, was jedes Symbol auf der Regelkachel oben bedeutet.
- Dieses Symbol ermöglicht das Ziehen der Kachel nach oben oder unten, wenn mehrere Regelkacheln vorhanden sind. Der Metadaten-Ersteller priorisiert die Regeln in absteigender Reihenfolge, daher hilft dieses Werkzeug bei der Reihenfolge der Regeln.
- Die Auslassungspunkte oben rechts auf der Kachel bieten die Option, den Wert und die Regelbedingungen zu entfernen oder zu duplizieren.
- Der Pfeil links neben „1 Bedingung“ klappt alle zugehörigen Regeln und Regelgruppen ein und zeigt nur den neuen Wertnamen an.
- Die Auslassungspunkte rechts neben der ersten Regelbedingung bieten die Option, die Regel zu entfernen oder zu duplizieren. Außerdem können Sie die Regel in eine „Regelgruppe“ umwandeln, ein Konzept, das wir später im Artikel erläutern.
- Mit „Regel hinzufügen“ können Sie eine neue Regel oder Regelgruppe hinzufügen.
Regelkonfiguration
Wenn Sie „Regel hinzufügen“ auswählen, gelangen Sie zu einem Formular, in dem Sie die Regeln konfigurieren. Der Wert, der im Feld rechts neben „Wenn Übereinstimmung gefunden:“ eingegeben wird, ist der Wert, der in der neu erstellten Metadatenspalte in der Datenzeile eines Mitarbeiters erscheint. Zum Beispiel, wenn Sie die Empfängerberechtigung für ein Anerkennungsprogramm bestimmen möchten, könnte dieser Wert „Eligible“ (Berechtigt) lauten.
Unsere erste Regelbedingung hat zwei Dropdown-Menüs: Eines erlaubt die Auswahl von Mitarbeiter-ID, Ländercode und anderen vorhandenen Metadatenwerten in Ihrer Benutzerdatei. Hinweis: Metadaten, die in einem anderen Regelsatz erstellt wurden, können nicht in einem anderen Regelsatz verwendet werden. Das zweite Dropdown-Menü bietet folgende Optionen:
- Ist
- Ist nicht
- Ist leer
- Ist nicht leer
- Enthält
- Enthält nicht
Das Feld rechts neben diesen beiden Dropdown-Menüs dient zur Eingabe Ihrer vorhandenen Informationen (Mitarbeiter-ID, Ländercode oder Metadaten). Wenn Sie wissen, was diese Regelkomponenten bedeuten, können Sie eine Regelbedingung erstellen. Wir gehen ein Beispiel für jede Bedingungsoption durch, um anwendbare Anwendungsfälle zu veranschaulichen.
Ist & Ist nicht
Wenn wir die Berechtigung für ein Anerkennungsprogramm für französische Mitarbeiter bestimmen wollten, würden wir eine Bedingung erstellen, die die Berechtigung für das Anerkennungsprogramm für Mitarbeiter in Frankreich festlegt. Diese Bedingung könnte lauten: „Wo Ländercode ist FR.“
Um sicherzustellen, dass die Berechtigung nur auf französische Mitarbeiter beschränkt ist, können wir eine Regel erstellen, die für alle anderen Länder in unserer Benutzerdatei die Nichtberechtigung festlegt. In diesem Fall würde der neue Wert „Ineligible“ (Nicht berechtigt) lauten und die Bedingung wäre „Wo Ländercode nicht FR ist.“
Hinweis: Die Optionen „Ist“ und „Ist nicht“ sind beide groß-/klein-schreibungssensitiv. Wenn Sie diese verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie den Datenwert genau so eingeben, wie er in der Benutzerdatei erscheint. Außerdem ist es nicht notwendig, diese Bedingungen zusammen zu verwenden.
Ist leer & Ist nicht leer
Oft haben Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern oder Saisonarbeitern nicht für jeden Benutzer Metadaten. Um ein Metadaten-Tag zu erstellen, das Saisonarbeiter identifiziert, können wir einen neuen Wertnamen „Saisonarbeiter“ erstellen und die Bedingung „Wo Abteilung leer ist“ festlegen. Für diese Bedingung ist keine Angabe vorhandener Daten erforderlich.
Die Identifikation von Vollzeitbeschäftigten funktioniert ähnlich. Ein neuer Wertname könnte „Vollzeit“ sein und die Bedingung „Wo Abteilung nicht leer ist“. Diese Bedingung erfordert keine Angabe vorhandener Daten wie bei den anderen verfügbaren Regeln.
Enthält & Enthält nicht
Die Erstellung eines Manager-zu-Peer-Programms ist eine großartige Anwendung von Awardco. Die Festlegung der Programmberechtigung könnte schwierig sein, aber wir könnten Metadaten basierend auf einer vorhandenen #Titel-Metadatenspalte erstellen. In diesem Beispiel erstellen wir einen neuen Wert mit dem Namen „Eligible“ (Berechtigt) und eine Regelbedingung „Wo Titel ‚Manager‘ enthält“. Dies würde jeden Titel erfassen, der „Manager“ enthält, und den Wert „Eligible“ in deren Datenzeile in der Benutzerdatei setzen.
Umgekehrt können Sie die Nichtberechtigung für das Manager-zu-Peer-Programm festlegen, indem Sie den neuen Wert als „Ineligible“ (Nicht berechtigt) und die Regelbedingung als „Wo Titel ‚Manager‘ nicht enthält“ setzen. Jeder andere Titel, der „Manager“ nicht enthält, erhält den Wert „Ineligible“ in seiner Datenzeile.
Die Auswahl dieser Option in der Regelbedingung ist eine „Catch-all“-Lösung, da sie nicht groß-/klein-schreibungssensitiv ist. Dies ist praktisch, falls es in Ihren HRIS-Daten verschiedene Titel mit unterschiedlicher Groß- und Kleinschreibung gibt.
Regelgruppierung
Die Erstellung einer Regelgruppe ermöglicht das Hinzufügen mehrerer Bedingungen zu einem Regelsatz. Dies ist hilfreich, wenn ein Metadatenwert mehrere Kriterien erfüllen soll. Um die Regelgruppierung zu veranschaulichen, sehen Sie unten ein Beispiel für die Erstellung von Metadaten für Mitarbeiter, die direkte Untergebene haben.
Oben haben wir zwei Regelgruppen: eine, die erfordert, dass die Jobtitel der Mitarbeiter „manager“ enthalten und das Joblevel nicht „1“ ist, und eine, die erfordert, dass der Jobtitel entweder „supervisor“ oder „team lead“ enthält. Das bedeutet, der Wert „True“ wird in der Datenzeile des Mitarbeiters eingetragen, wenn er Manager ist und kein Joblevel 1 hat oder wenn er Supervisor oder Teamleiter ist.
Wenn mehrere Regeln und Regelgruppen erstellt werden, erscheinen links Dropdown-Menüs mit den Optionen „und“ und „oder“. „Und“ bedeutet, dass mehrere Bedingungen erfüllt sein müssen, während „oder“ bedeutet, dass mindestens eine der Bedingungen zutreffen muss, damit der Metadatenwert in der Benutzerdatei registriert wird. Dies berücksichtigt mögliche Komplexitäten in den Mitarbeiterdaten oder Anerkennungsprogrammen Ihrer Organisation. Dieses leistungsstarke Werkzeug kann Ihre Bedürfnisse erfüllen, aber als Best Practice empfehlen wir nicht mehr als 4 Bedingungen pro Wert.
Regeln bestätigen & ausführen
Wenn Sie mit der Konfiguration Ihrer Regeln fertig sind, wählen Sie „Alle Änderungen bestätigen“. Wie oben angegeben, können Sie Tests mit unbestätigten Änderungen durchführen. Durch Klicken auf „Alle Änderungen verwerfen“ werden alle erstellten Regeln gelöscht.
Sie können Ihre neu erstellten Metadaten testen, bevor Sie sie in Ihrer Benutzerdatei aktivieren, indem Sie auf „Test ausführen“ klicken. Diese Option lädt eine Beispiel-.csv-Datei herunter, die zeigt, wie die erstellten Regeln bei einem Live-Benutzerdatei-Import aussehen würden. Sehen Sie sich die .csv-Datei an und prüfen Sie, ob alle Regeln korrekt konfiguriert sind. Die Beispiel-Metadatenspaltenüberschrift ist auf beiden Seiten mit zwei Sternchen umgeben. Wenn Sie Fehler finden, nehmen Sie Anpassungen an den Regeln vor, bestätigen Sie die Änderungen und führen Sie den Test erneut aus. Wenn die Regeln zu Ihrer Zufriedenheit funktionieren, schalten Sie den Status auf „Aktiv“.
Jetzt, wo Ihre Metadaten aktiv sind, können sie in der gesamten Plattform in Anerkennungs-, Verdienst- und automatisierten Programmen verwendet werden. Bitte seien Sie vorsichtig, wenn Sie Regeln nach der Implementierung erstellter Metadaten ändern oder löschen. Das Löschen eines Regelsatzes löscht sofort die mit diesem Regelsatz verknüpften Metadaten. Das Setzen eines Regelsatzes auf „Inaktiv“ löscht die mit diesem Regelsatz verknüpften Metadaten beim nächsten Import oder bei der nächsten Ausführung des Regelsatzes. Beide Szenarien können potenzielle Störungen in Ihrer Plattform verursachen. Bitte konsultieren Sie vor Änderungen Ihren Client Success Manager.
Beispiele
Nun gehen wir einige anwendbare Beispiele für mit dem Metadaten-Ersteller erstellte Metadaten durch. Jedes Beispiel umfasst die Felderstellung, die Einrichtung von Bedingungen, die Regelausführung und wie die erstellten Metadaten in einem Programm implementiert werden können.
Berechtigung für Geldprogramme
Ein Unternehmen entwickelt ein monetäres Anerkennungsprogramm für Vollzeit-US-Mitarbeiter. Sie möchten ihre vorhandenen Mitarbeiterdaten (Ländercode und #Jobgruppe) verwenden, um die Programmberechtigung in den Einstellungen des Anerkennungsprogramms festzulegen. Nach Auswahl von „Feld hinzufügen“ auf der Seite des Metadaten-Erstellers setzen sie den Feldnamen bzw. den Metadatenüberschriftsnamen auf „Berechtigung für Geldprogramme“.
Dann fügten sie die 2 Werte „False“ und „True“ hinzu. Für den Regelsatz „False“ wurde eine Regelgruppe erstellt mit der Bedingung „Wo Jobgruppe Teilzeit ist oder Jobgruppe Praktikant ist“ und eine separate Regelbedingung „oder Ländercode ist nicht US“. Für den Wert „True“ hat der Regelsatz zwei Bedingungen, die lauten: „Wo Jobgruppe Vollzeit ist und Ländercode US ist.“
„Alle Änderungen bestätigen“ wird ausgewählt und ein Test durchgeführt. Die Regeln spiegeln sich korrekt in der Test-.csv-Datei wider.
Der Status wird auf Aktiv umgeschaltet und dann wird „Regel manuell ausführen“ ausgewählt. Die Regel wurde manuell auf der Benutzerdatei ausgeführt und wird bei jedem Benutzerdatei-Upload weiter ausgeführt. Nun kann die Programmberechtigung für Nominator und Empfänger mithilfe der neu erstellten Metadaten festgelegt werden, und Vollzeitmitarbeiter in den USA können das Programm voll nutzen.
Opt-out bei Geburtstagsautomatisierung
Eine kleine Gruppe von Mitarbeitern in einem Unternehmen möchte nicht zum Geburtstag anerkannt werden. Um sie von der Geburtstagsautomatisierung auszuschließen, können sie die Felder Mitarbeiter-ID und Ländercode in der Benutzerdatei verwenden, um anzugeben, wer eine Geburtstagsanerkennung erhalten soll und wer nicht. Nach Auswahl von „Feld hinzufügen“ auf der Seite des Metadaten-Erstellers setzen sie den Feldnamen bzw. Metadatenüberschriftsnamen auf „Geburtstags-Empfänger“.
Dann fügten sie die 2 Werte „Opt In“ und „Opt Out“ hinzu. Für den Regelsatz „Opt Out“ wurde eine Regelbedingung erstellt mit „Wo Mitarbeiter-ID 54890 ist.“ Einige weitere ähnliche Bedingungen mit unterschiedlichen Mitarbeiter-IDs von Mitarbeitern, die keine Geburtstagsanerkennung wünschen, wurden mit der Bedingung „oder“ hinzugefügt. Für den Wert „Opt In“ hat der Regelsatz sieben Bedingungen, die lauten: „Wo Ländercode CA ist“, „Wo Ländercode CN ist“, „Wo Ländercode DE ist“, „Wo Ländercode FR ist“, „Wo Ländercode GB ist“, „Wo Ländercode JP ist“ und „Wo Ländercode US ist.“
„Alle Änderungen bestätigen“ wird ausgewählt und ein Test durchgeführt. Die Regeln spiegeln sich korrekt in der Test-.csv-Datei wider.
Der Status wird auf Aktiv umgeschaltet und dann wird „Regel manuell ausführen“ ausgewählt. Die Regel wurde manuell auf der Benutzerdatei ausgeführt und wird bei jedem Benutzerdatei-Upload weiter ausgeführt. Nun können die neu erstellten Metadaten in der Geburtstagsautomatisierung verwendet werden, und die kleine Gruppe von Mitarbeitern, die nicht zum Geburtstag anerkannt werden möchten, wird ausgeschlossen.
Hinweis: Damit diese Metadaten erfolgreich sind, muss der Regelsatz „Opt Out“ jedes Mal bearbeitet werden, wenn ein neuer Mitarbeiter keine Geburtstagsanerkennung erhalten möchte. Fügen Sie die Bedingung hinzu, bestätigen Sie die Änderungen, führen Sie einen Test durch, um sicherzustellen, dass die Metadaten des Mitarbeiters aktualisiert werden, und führen Sie optional die Regel aus.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.