Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt und in Ihrer Awardco-Plattform archiviert wird, verliert er die Möglichkeit, seine Punkte auszugeben. Für Organisationen, die Mitarbeiter auf vergebene Punkte besteuern, oder auch für diejenigen, die dies nicht tun, besteht oft die Verpflichtung, den Wert der verbleibenden Punkte an den Mitarbeiter auszuzahlen. Die Funktion der automatischen Punkte-Einlösung für archivierte Benutzer kann dabei helfen, diesen Wert zu übermitteln. Dieser Artikel erläutert, was diese Funktion ist, wie sie funktioniert, wie man sie einrichtet und enthält am Ende einen allgemeinen FAQ-Bereich.
Automatische Punkte-Einlösung
Wenn ein Mitarbeiter für die vorab festgelegte Zeit archiviert ist, werden seine verbleibenden berechtigten Punkte automatisch für eine virtuelle Prepaid-Karte eingelöst und an die sekundäre E-Mail-Adresse gesendet, die mit seinem Konto verbunden ist. Punkte können nur dann automatisch eingelöst werden, wenn:
- eine sekundäre E-Mail-Adresse angegeben wurde
- Punkte für eine Prepaid-Karte ausgegeben werden können
- die Mindest- und Höchstwerte der Karte eingehalten werden
Wenn eine der oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllt ist, können die Punkte entweder im Benutzerkonto verbleiben oder auf das Unternehmenskonto zurückgebucht werden.
Erfassung sekundärer E-Mail-Adressen
Sekundäre E-Mail-Adressen müssen eine persönliche E-Mail-Adresse enthalten, da der Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf seine Arbeits-E-Mail hat. Awardco empfiehlt dringend, sekundäre E-Mail-Adressen über die Benutzerdatei in einer Spalte „Secondary Email“ zu übermitteln. Wenn nicht für alle Mitarbeiter sekundäre E-Mails bekannt sind, empfehlen wir, alle bekannten Adressen zu übermitteln. Mitarbeiter, für die keine sekundäre E-Mail-Adresse in der Benutzerdatei enthalten ist, werden bei ihrer ersten Anmeldung nach Aktivierung der Funktion aufgefordert, eine anzugeben.
Berechtigung zur Einlösung für eine Prepaid-Karte
Derzeit ist die einzige Einlösemöglichkeit, für die verbleibende Punkte eines archivierten Benutzers eingelöst werden können, eine Prepaid-Karte. Wenn Ihre Organisation keine Prepaid-Karten als Einlösemöglichkeit anbietet, können Benutzer keine Punkte archivierter Benutzer einlösen. Die Funktion der automatischen Punkte-Einlösung gilt nur für Punkte, die für Prepaid-Karten ausgegeben werden können, und für Punkte, die die Mindest- und Höchst-Einlösebedingungen für Prepaid-Karten erfüllen. Wenn der archivierte Benutzer ein Punktekonto unterhalb der Mindestanforderung oder oberhalb des Höchstlimits für das in seinem Konto angegebene Land hat, wird die automatische Punkte-Einlösung nicht ausgelöst, da die gesamte Punktzahl nicht eingelöst werden kann, und die Punkte verbleiben im Konto des archivierten Benutzers. Nachfolgend sind die täglichen Prepaid-Karten-Limits für jedes Land entsprechend dem in den Kontoinformationen des archivierten Benutzers angegebenen Land aufgeführt. Wenn ein Benutzer mehr Punkte hat, als an einem Tag eingelöst werden können, erfolgen zusätzliche Einlösungen bis zum Tagesmaximum an den folgenden Tagen, bis entweder alle Punkte eingelöst sind oder die verbleibenden Punkte unter der Schwelle liegen.
- USA (1-1.000 USD)
- Japan (500-100.000 JPY)
- Indien (500-10.000 INR)
- ALLE anderen Länder (5-1.000 USD)
Wenn ein Benutzer zuvor archiviert wurde und alle Voraussetzungen erfüllt, das Auslöse-Datum jedoch bereits vergangen ist, werden seine Punkte automatisch am nächsten Abend eingelöst, sobald die Funktion aktiviert wird, sofern die Benutzer innerhalb von 30 Tagen archiviert wurden. Wenn die Benutzer mehr als 30 Tage vor dem Auslöse-Datum archiviert wurden und die Funktion aktiviert wird, verbleiben ihre Punkte im Konto des archivierten Benutzers.
Wenn die Punkte automatisch für eine Prepaid-Karte eingelöst werden, erhält der archivierte Benutzer eine E-Mail im Posteingang seiner sekundären E-Mail-Adresse. Die E-Mail ist eine transaktionale E-Mail-Vorlage, die genau der E-Mail entspricht, die Benutzer erhalten, wenn sie Punkte manuell für eine Prepaid-Karte einlösen.
Einrichtungsprozess
Um diese Funktion einzurichten, müssen wir wissen, nach wie vielen Tagen nach der Archivierung eines Benutzers die automatische Punkte-Einlösung ausgelöst werden soll. Wir empfehlen dringend, einige Tage zur Häufigkeit hinzuzufügen, mit der Sie Ihre Benutzerdatei bereitstellen (z. B. wenn Sie Ihre Benutzerdatei wöchentlich bereitstellen, sollte diese Funktion acht oder mehr Tage nach der Archivierung des Mitarbeiters ausgelöst werden. So kann ein neuer Datei-Upload einen versehentlich archivierten Mitarbeiter korrigieren, bevor seine Punkte automatisch eingelöst werden. Die Punkte werden am Auslöse-Datum eingelöst und eine Prepaid-Karte versendet, unabhängig davon, ob dieser Tag auf einen Feiertag oder ein Wochenende fällt.
FAQ
1. Kann eine sekundäre E-Mail-Adresse, sobald sie erfasst wurde, geändert werden?
Mitarbeiter können ihre persönliche E-Mail-Adresse jederzeit in ihrem Profil im Bereich „Mein Konto“ ändern.
2. Wo kann ich sekundäre E-Mail-Adressen einsehen?
Sekundäre E-Mail-Adressen können eingesehen werden, indem Sie auf der Admin-Seite auf die Schaltfläche „Admin“ klicken, dann den Tab „Berichte“ auswählen und den Bericht „Benutzer“ öffnen. Dieser Bericht zeigt sowohl primäre als auch sekundäre E-Mail-Adressen an, die in der Plattform aufgeführt sind. Wenn für einen Benutzer keine sekundäre E-Mail-Adresse angezeigt wird, ist keine sekundäre E-Mail-Adresse mit seinem Konto verknüpft, und seine Punkte werden bei Beendigung nicht automatisch eingelöst.
3. Werden alle Mitarbeiter aufgefordert, eine persönliche sekundäre E-Mail-Adresse einzugeben?
Mitarbeiter werden nur dann aufgefordert, eine sekundäre E-Mail-Adresse anzugeben, wenn ihre Organisation die Funktion der automatischen Punkte-Einlösung verwendet und sie zuvor keine eigene oder keine über die Benutzerdatei übermittelte Adresse angegeben haben.
4. Müssen Mitarbeiter eine sekundäre E-Mail-Adresse angeben?
Wenn die Funktion der automatischen Punkte-Einlösung aktiviert ist, müssen alle Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse mit einem „@“-Symbol und einer Endung wie „.com“, „.gov“ usw. eingeben, falls für sie noch keine Adresse in der Benutzerdatei hinterlegt wurde.
5. Können primäre und sekundäre E-Mail-Adresse übereinstimmen?
Primäre und sekundäre E-Mail-Adressen können übereinstimmen. Nicht alle Mitarbeiter in einer Organisation erhalten eine Arbeits-E-Mail-Adresse. Das bedeutet, dass sowohl ihre primäre als auch ihre sekundäre E-Mail-Adresse oft dieselbe sein wird. Die sekundäre E-Mail darf jedoch KEINE Arbeits-E-Mail sein. Wenn dies der Fall ist, werden die Punkte automatisch für eine Prepaid-Karte eingelöst und an die angegebene E-Mail gesendet, unabhängig davon, ob sie aktiv ist und ob der Benutzer Zugriff auf den Posteingang hat.
6. Wann erhalten Mitarbeiter ihre virtuelle Prepaid-Karte?
Die Funktion der automatischen Punkte-Einlösung kann so eingestellt werden, dass Punkte für archivierte Benutzer bereits zwei Tage nach der Archivierung eingelöst werden. Sobald die Punkte eingelöst sind, sollte die virtuelle Prepaid-Karte am selben Tag im E-Mail-Posteingang des Benutzers eintreffen.
7. Wie erscheinen automatisch eingelöste Bestellungen in der Plattform?
Virtuelle Prepaid-Karten, die automatisch über die Funktion der automatischen Punkte-Einlösung eingelöst werden, erscheinen in Berichten und in der Bestellhistorie der einzelnen Benutzer genauso, als hätten sie die Karte selbst gekauft.
8. Wenn ein Mitarbeiter eine falsche E-Mail-Adresse eingibt oder seine Arbeitsadresse als sekundäre E-Mail-Adresse dupliziert, bleiben die Punkte dann im Konto?
Punkte werden automatisch eingelöst, und eine virtuelle Prepaid-Karte wird an die sekundäre E-Mail-Adresse gesendet, die mit dem Konto des archivierten Benutzers verknüpft ist. Es liegt in der Verantwortung des Mitarbeiters, eine korrekte E-Mail-Adresse anzugeben oder die angegebene Adresse bei Bedarf zu aktualisieren.
9. Wie viele Tage nach der Archivierung eines Benutzers sind für die automatische Punkte-Einlösung Best Practice bzw. empfohlen?
Die Best Practice besteht darin, die Anzahl der Tage, nach denen Punkte automatisch eingelöst werden, auf einen Tag länger als die Häufigkeit festzulegen, mit der Ihre Organisation die Benutzerdatei übermittelt. Wenn Ihre Benutzerdatei beispielsweise alle zwei Wochen übermittelt wird, sollte die automatische Punkte-Einlösung alle 15 Tage ausgelöst werden. Die Mindestanzahl an Tagen, nach denen Punkte nach der Archivierung automatisch eingelöst werden können, beträgt 2 Tage.
10. Wie viele Tage nach der Archivierung eines Benutzers sind Best Practice bzw. empfohlen, um Punkte zu archivieren (auf das Unternehmenskonto zurückzuführen), wenn sie nicht für eine automatische Einlösung qualifizieren?
Best Practice ist es, die Anzahl der Tage, nach denen Punkte archiviert (oder auf das Unternehmenskonto zurückgebucht) werden, mindestens zwei Tage nach dem Auslösetag der Funktion der automatischen Punkte-Einlösung festzulegen. Wenn beispielsweise die Punkte archivierter Benutzer 15 Tage nach der Archivierung automatisch eingelöst werden, sollte die Funktion zum Archivieren von Benutzerpunkten so eingestellt werden, dass Punkte, die nicht für eine automatische Einlösung qualifizieren, mindestens 17 Tage nach der Archivierung auf das Unternehmenskonto zurückgebucht werden. Die Mindestanzahl an Tagen, nach denen Punkte nach der Archivierung archiviert (oder auf das Unternehmenskonto zurückgebucht) werden können, beträgt 7 Tage.
11. Länder ohne automatische Punkte-Einlösung: Was passiert, wenn die automatische Punkte-Einlösung aktiviert ist, aber das Land des Mitarbeiters keine Prepaid-Karten-Einlösemöglichkeit bietet?
Die Punkte werden nicht automatisch eingelöst und verbleiben entweder im Konto oder werden auf das Unternehmenskonto zurückgebucht, wenn die Funktion zum Archivieren von Benutzerpunkten aktiviert ist.
12. Was passiert bei keiner sekundären E-Mail-Adresse mit der automatischen Punkte-Einlösung?
Nichts. Die Punkte bleiben im Guthaben und es wird keine virtuelle Prepaid-Karte geliefert, da das Feld für die sekundäre E-Mail leer ist. Punkte verbleiben im Mitarbeiter-Wallet, wenn keine sekundäre E-Mail-Adresse hinterlegt ist, in der Regel bis zur nächsten üblichen Automatisierung (Archivierung/Aufhebung) ausgelöst wird.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.