Dieser Artikel soll Systemadministratoren durch den Prozess der Erstellung einer Datei für Massenanerkennungen führen, um Anerkennungen massenhaft auf ihre Plattform hochzuladen und zukünftige Anerkennungen zu planen. Er ist umfassend und gründlich. Die in der Dateivorlage enthaltenen Spalten, die Sie in diesem Artikel finden, werden einzeln mit Beispielen erläutert. Hier finden Sie eine leere Vorlage für Massenanerkennungen und hier finden Sie eine Datei mit Beispieldaten.
Bitte ziehen Sie in Betracht, eine Massenanerkennung über den Bulk Recognition Builder hochzuladen, bevor Sie diese Option verfolgen.
Erste Schritte
Wie im Hilfebereich auf support.awardco.com beschrieben, navigieren Sie im Administrationsbereich Ihres Kontos zum Tab „Queues“. Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie sich auf der Seite für Massenanerkennungen befinden, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „CSV hochladen“. Sie gelangen zur Seite für den Upload von Massenanerkennungen. Klicken Sie auf dieser Seite auf den Hyperlink „Vorlage herunterladen“, um eine Vorlage von der Plattform zu exportieren. Dadurch wird ein .CSV-Dokument mit mehreren vorausgefüllten Spaltenüberschriften generiert. Öffnen Sie die Vorlagendatei.
Nachdem Sie die Vorlage auf Ihrem Computer geöffnet haben, beginnen Sie damit, die erforderlichen Anerkennungsdetails in die Datei zu übertragen. Stellen Sie sicher, dass Sie während dieses Prozesses Zugriff auf Ihre Anerkennungsplattform haben, falls Sie Informationen aus der Plattform benötigen. Denken Sie daran, dass die von Ihnen erstellte Datei in die Anerkennungsplattform geladen wird und sich auf die darin enthaltenen Daten bezieht. Jegliche Abweichungen zwischen der Datei und den Plattformdaten führen zu Fehlern.
Zum Beispiel: Wenn Sie Alexis Henderson auszeichnen und ihre Mitarbeiter-E-Mail in Ihrem HRIS „a.henderson@company.com“ lautet, sie diese aber in der Awardco-Plattform in „alexis.henderson@gmail.com“ geändert hat, kann das System „a.henderson@company.com“ nicht mit ihrem Konto verknüpfen.
Nicht nur müssen die Benutzerdaten in der Datei für Massenanerkennungen mit den Benutzerkontoinformationen in der Plattform übereinstimmen, auch die in der Datei referenzierten Budgets und E-Mail-Vorlagen müssen exakt mit den Informationen in der Plattform übereinstimmen.
Zum Beispiel: Wenn ein Budget „Service Awards Budget“ heißt und Sie in der Budgetspalte der Datei „Service Award“ eingeben, erkennt das System den Budgetnamen nicht und es wird ein Fehler generiert. Es ist wichtig, beim Erstellen dieser Datei genau zu sein und sicherzustellen, dass Sie Zugriff auf die Informationen haben, die Sie in die Datei übertragen.
Beachten Sie, dass die heruntergeladene Dateivorlage im .CSV-Format vorliegt und auch im gleichen .CSV-Format hochgeladen werden muss. Das bedeutet, dass jegliche Formatierungen oder erstellte Formeln (z. B. Zellhintergrundfarbe, Schriftfarbe, Formeln usw.) beim Schließen der Datei nicht erhalten bleiben, selbst wenn die Datei gespeichert wird. .CSV-Dateien speichern nur die grundlegenden Daten in einer Zelle beim Schließen der Datei.
Durchgang durch die Spalten der Vorlage
Spalte A - Anerkennungsdatum (ISO 8601) – Pflichtfeld
Das Anerkennungsdatum ist der wichtigste Abschnitt der Vorlage. Sobald Sie diese Spalte beherrschen, haben Sie den Upload der Datei für Massenanerkennungen gemeistert.
Das Zeitformat in Spalte A ist als Datum, Zeit und Zeitzonenoffset formatiert. Das bedeutet, dass zuerst das Datum im Format JJJJ-MM-TT kommt. Danach folgt die Tageszeit mit Stunden, Minuten und Sekunden, 00:00:00. Obwohl Minuten und Sekunden in diesem Format angezeigt werden, werden diese Anerkennungen nur zur vollen Stunde versendet. Schließlich geben Sie vier Zahlen ein, +/-00:00, die angeben, wie viele Zeitzonen zwischen Ihnen und der koordinierten Weltzeit (UTC) liegen.
UTC ist der Zeitstandard, nach dem die Welt ihre Uhren und Zeiten reguliert. Einige Zeitzonen liegen vor UTC und verwenden daher ein „+“-Zeichen vor den vier Zahlen. Andere liegen hinter UTC und verwenden „-“, um dies anzuzeigen. Hier ist eine kurze Liste der Zeitzonenoffsets, die Sie in den USA und Kanada verwenden werden. Außerdem können Sie folgenden Artikel besuchen, der alle weltweit verwendeten UTC-Zeitoffsets auflistet: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_UTC_time_offsets
US-Zeitzonen:
-04:00 EDT
-05:00 CDT, EST*
-06:00 MDT, CST*
-07:00 PDT, MST, Arizona* -08:00 PST*
*Die Sommerzeit in den USA gilt typischerweise von März bis November
Im folgenden Beispiel sehen Sie ein „T“ zwischen dem Datums- und dem Zeitabschnitt. Dies signalisiert dem System, das die Datei liest, dass Sie nun keine Datumsangabe mehr eingeben, sondern die Zeit. Denken Sie immer daran, das „T“ hier einzufügen. Das vollständige Format des Anerkennungsdatums sieht wie folgt aus:
2019-07-04T09:00:00-04:00
Datum, T, Zeit, +/- Zeitzonenoffset von UTC JJJJ-MM-TTTXX:XX:XX +/-XX:00
Wir zerlegen dieses Beispiel: 2019-07-04T09:00:00-04:00 bedeutet, dass die Anerkennung am 4. Juli 2019 um 9 Uhr UTC-04:00, also Eastern Daylight Time, geplant ist.
Zum Schluss noch eine Anmerkung zu Daten: Alle Anerkennungen mit einem Anerkennungsdatum in der Vergangenheit werden zur nächsten vollen Stunde nach dem Upload versendet. Wenn beispielsweise 2018-01-01T09:00:00-05:00 eingegeben wird, wird die Anerkennung innerhalb einer Stunde versendet, da dieses Datum und diese Uhrzeit bereits vergangen sind.
Spalte B - Von Benutzer (Mitarbeiter-ID/E-Mail) – Pflichtfeld
Die Spalte „Von Benutzer“ gibt an, von wem die Auszeichnung stammt. Dies ist der Name, der in der E-Mail an den Empfänger und im Anerkennungsfeed Ihrer Plattform an die Anerkennung angehängt wird. Üblicherweise werden Service Awards und Geburtstagsanerkennungen vom Unternehmenskonto versendet. Dieses Konto heißt oft „Company Recognition“. Für Sicherheits-, Leistungs- oder andere Anreizpreise ist es üblich, dass der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters als Benutzer in dieser Spalte angegeben wird. Wen Sie hier eintragen, liegt ganz bei Ihnen!
Geben Sie die Mitarbeiter-ID oder E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein, um festzulegen, wer in der Datei als Absender in den Mitteilungen an den Mitarbeiter identifiziert wird. Wir empfehlen die Verwendung der Mitarbeiter-ID.
Spalte C - An Benutzer (Mitarbeiter-ID/E-Mail) – Pflichtfeld
Der „An Benutzer“ ist der Empfänger der Anerkennung. Obwohl es möglich ist, hier die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters als Kennung zu verwenden, empfehlen wir die Mitarbeiter-ID.
Spalte D - Notiz – Pflichtfeld
Die „Notiz“ ist die Nachricht, die mit der Anerkennung im Anerkennungsfeed angezeigt wird und je nach Ihrer E-Mail-Vorlagen-Konfiguration auch per E-Mail an den Mitarbeiter gesendet werden kann. Diese Notizen sind in der Regel kurz gehalten, es ist jedoch möglich, eine längere Nachricht in dieser Zelle einzufügen.
Wenn Sie eine längere Nachricht an den Mitarbeiter schreiben möchten, empfehlen wir, dies mit Ihrem Client Success Manager zu besprechen. Wenn Sie eine lange Nachricht an einen einzelnen Mitarbeiter schreiben, ist es möglicherweise besser, die Anerkennung über Anerkennungsprogramme anstatt über den Datei-Upload zu senden. Wenn Sie dieselbe lange Nachricht für viele Mitarbeiter verwenden, ist es besser, eine neue E-Mail-Vorlage zu erstellen, die speziell für diese Nachricht ausgelegt ist. So wird sichergestellt, dass das Format der E-Mail-Vorlage korrekt an die Länge der Nachricht angepasst ist.
Spalte E - Tags - Optionales Feld
Die Spalte „Tags“ dient zum Taggen Ihrer Anerkennungen. Fügen Sie mehrere Tags hinzu, indem Sie sie mit einem Semikolon trennen. Diese Tags erscheinen als Hashtags, wenn sie in der Plattform hochgeladen werden. Üblicherweise werden diese Tags verwendet, um Unternehmenswerte zu referenzieren, die bestimmte Verhaltensweisen fördern können.
Spalte F – Betrag (Währung) – Pflichtfeld
In dieser Spalte geben Sie den Geldwert der Auszeichnung ein, die Sie an Mitarbeiter senden möchten. Dieser Wert muss in der Basiswährung Ihrer Plattform (z. B. USD) eingegeben werden, unabhängig vom Standort des Mitarbeiters. Es ist wichtig zu beachten, dass dieser Wert den Auszeichnungsbetrag vor etwaigen PPP-Anpassungen darstellt. Selbst wenn Sie beispielsweise Mitarbeitern in verschiedenen Ländern den Gegenwert von 100 USD auszeichnen, kann ihre endgültige Kaufkraft aufgrund lokaler PPP-Verhältnisse variieren.
- Für monetäre Auszeichnungen geben Sie den vollen Geldwert (in der Basiswährung) ein.
- Für nicht-monetäre Anerkennungen geben Sie 0 ein.
- Negative Werte sind nicht erlaubt.
Hinweis: Die Plattform wendet die PPP-Anpassungen automatisch zum Zeitpunkt der Einlösung an, sodass Mitarbeiter unabhängig vom Standort eine gleichwertige Kaufkraft für ihre Auszeichnungen erhalten.
Spalte G - Budgetname – Pflichtfeld (wenn Betrag größer als 0 ist)
In der Spalte „Budgetname“ geben Sie an, aus welchem Budget der Wert der Auszeichnung entnommen werden soll. Wenn die Anerkennung nicht monetär ist, können Sie diese Zelle leer lassen. Das in dieser Zelle eingegebene Budget muss exakt mit dem Budgetnamen in der Plattform übereinstimmen. „Service Award“ und „Service Awards“ werden von der Plattform als unterschiedlich erkannt.
Spalte H - Öffentlich/Privat – Pflichtfeld
Indem Sie in dieser Spalte „Public“ oder „Private“ schreiben, legen Sie fest, ob die Anerkennung öffentlich im Anerkennungsfeed Ihres Unternehmens geteilt werden soll. Wenn die Anerkennung als „Private“ markiert ist, ist sie dennoch im Systembericht sichtbar.
Spalte I - E-Mail-Vorlage – Optionales Feld
In der Spalte „E-Mail-Vorlage“ legen Sie fest, welche E-Mail-Vorlage verwendet wird, um den Empfänger über die Anerkennung zu informieren. Obwohl dies kein Pflichtfeld ist, empfehlen wir dringend, diese Funktion zu nutzen, damit Ihr Mitarbeiter sofort über seine neue Anerkennung informiert wird.
Die E-Mail wird zum Zeitpunkt der Verarbeitung der Anerkennung versendet, wie in Spalte A durch Datum und Uhrzeit angegeben.
Seien Sie genau beim Abgleich des hier eingegebenen Namens der E-Mail-Vorlage mit dem Namen der E-Mail-Vorlage im System. Wenn Sie beispielsweise „Service Awards“ eingeben, die von Ihnen verwendete Vorlage aber „Employee Service Awards“ heißt, erhalten Sie beim Hochladen der Datei einen Fehler. Jegliche Abweichung führt zu einem Fehler, daher ist Präzision wichtig.
Spalte J – Programmname – Optionales Feld
In der Spalte „Programmname“ geben Sie an, unter welchem Programm die Auszeichnung eingereicht wird. Dies ermöglicht konsistente Berichte und schränkt die Auszeichnung auf bestimmte Auszeichnungsnetzwerke ein. Wenn beispielsweise Ihr Sicherheitsbeauftragter die Sicherheitsauszeichnungen für das erste Quartal einreicht, aber einen Empfänger vergisst, können Sie über diese Funktion eine Sicherheitsauszeichnung vergeben, die an Ihr Sicherheitsprogramm gebunden ist.
Um diese Spalte zu nutzen, müssen in Ihren Einstellungen für Anerkennungsprogramme Programme erstellt worden sein. Der Wert in dieser Zelle muss exakt mit dem Namen des Programms übereinstimmen, an das Sie die Anerkennung binden. Wenn das Programm ein anderes Auszeichnungsnetzwerk als das Standardnetzwerk verwendet, werden die für diese Anerkennung geladenen Punkte auf das im Programm definierte Auszeichnungsnetzwerk beschränkt. Für weitere Informationen zu eingeschränkten Auszeichnungsnetzwerken suchen Sie bitte nach unserem Artikel zum Smart Awards Network oder sprechen Sie mit Ihrem Client Success Manager.
Spalte K - Manager benachrichtigen (Mitarbeiter-ID/E-Mail) – Optionales Feld
In dieser Spalte wählen Sie eine Person (typischerweise einen Vorgesetzten oder Manager), die per E-Mail über diese Anerkennung informiert wird. Um diese Person zu benennen, müssen Sie deren E-Mail-Adresse oder Mitarbeiter-ID eingeben, nicht deren Namen. Wie oben kurz erwähnt, ist es Best Practice, die Mitarbeiter-ID in dieses Feld einzutragen. Denken Sie daran, dass dieser Benutzer im Awardco-System existieren muss, damit das System eine Benachrichtigungs-E-Mail versenden kann.
Hinweis: Wenn in einer der Spalten K, L oder M Informationen eingegeben werden, müssen alle drei Spalten ausgefüllt sein. Das System akzeptiert keine Eingaben nur in einer oder zwei dieser Spalten. Wenn eine der Spalten Daten enthält, müssen alle drei ausgefüllt sein.
Spalte L - Benachrichtigungsdatum (ISO 8601) – Optionales Feld
Hier geben Sie das Datum und die Uhrzeit an, zu der die Manager-Benachrichtigung gesendet werden soll. Details zum Datumsformat finden Sie oben unter „Spalte A - Anerkennungsdatum (ISO 8601)“.
Diese Benachrichtigungs-E-Mail kann unabhängig von der Anerkennung gesendet werden. Da es sich um eine separate E-Mail mit eigenem Datums- und Zeitfeld handelt, können Sie die E-Mail für diese Benachrichtigung jederzeit senden. Beachten Sie jedoch, dass dieselben Regeln wie für Spalte A gelten. Wenn Sie ein Datum oder eine Uhrzeit eingeben, die bereits vergangen ist, wird die E-Mail zur nächsten vollen Stunde nach der Eingabe ins System gesendet.
Spalte M - Benachrichtigungs-E-Mail-Vorlage – Optionales Feld
In Spalte M wählen Sie die Vorlage aus, die an den in Spalte K genannten Benutzer gesendet wird. Wählen Sie eine Vorlage für die Manager-Benachrichtigung. Denken Sie daran, dass der hier eingegebene Text exakt mit dem Namen der E-Mail-Vorlage in der Plattform übereinstimmen muss. Jegliche Abweichung führt zu einem Fehler.
Spalte N - Jahr – Optionales Feld
Die Spalte „Jahr“ ist ausschließlich für Service- bzw. Betriebszugehörigkeitsauszeichnungen vorgesehen, wenn die versendete E-Mail-Vorlage einen Jahreswert im E-Mail-Text benötigt. In bestimmten E-Mail-Vorlagen gibt es ein variables Feld, das diesen Wert erfordert. Besprechen Sie mit Ihrem Client Success Manager, ob Ihre Service-Award-E-Mail-Vorlagen dieses Feld benötigen.
Speichern und Hochladen der Datei
Nachdem Sie Ihre Datei erstellt haben, speichern Sie diese unbedingt über „Speichern unter“. So haben Sie volle Kontrolle darüber, wo die Datei gespeichert wird und in welchem Format. Da die Datei im .CSV-Format heruntergeladen wurde, müssen Sie das Format beim Speichern nicht ändern. Wählen Sie beim Speichern unbedingt „CSV UTF-8“ als Dateityp aus, um Sonderzeichen in Ihren Daten zu erhalten. Denken Sie daran, dass das System nur .CSV-Dateien beim Upload akzeptiert.
Speichern Sie die Datei an einem Ort, an dem Sie sie leicht wiederfinden. Wenn Sie bereit sind, kehren Sie zur Plattform zurück und klicken auf der Upload-Seite für Massenanerkennungen auf „Datei auswählen“. Wählen Sie die CSV-Datei aus und klicken Sie auf „Öffnen“. Sobald die Datei an das Auswahlfeld angehängt ist, klicken Sie auf „Speichern“.
Wenn Ihre Datei erfolgreich geladen wurde, erscheint ein Dialogfenster mit der Meldung „Der Import wurde erfolgreich abgeschlossen.“ Wenn Fehler in der Datei vorhanden sind, wird die Datei nicht geladen, bis diese Fehler behoben sind. Fehler werden einzeln unterhalb des Speichern-Buttons aufgelistet.
Fehlerbehebung
Fehler können einschüchternd wirken, sind aber meist leicht zu beheben. Alle nötigen Daten finden Sie direkt in der Plattform. Wir empfehlen, beim Beheben von Fehlern einen neuen Tab in Ihrer Plattform zu öffnen. Ein einfacher Weg ist, mit der rechten Maustaste auf den Benutzer-Tab zu klicken und „In neuem Tab öffnen“ zu wählen. So können Sie Informationen in der Plattform nachschlagen und gleichzeitig das Fehlerprotokoll auf der Upload-Seite für Massenanerkennungen einsehen. Wenn Sie Hilfe bei der Fehlerbehebung benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Awardco Client Success Manager.
Hinweis: Wenn Sie sich beim Erstellen dieses Dokuments ohne praktische Anleitung unsicher fühlen, vereinbaren Sie bitte einen Termin, um den Erstellungs- und Uploadprozess mit Ihrem zuständigen Client Success Manager zu besprechen.
Internationale Besonderheiten
Ein häufiger Fehler bei internationalen Excel-Nutzern betrifft die Trennung der Überschriften. Beim Öffnen einer .csv-Datei für Massenanerkennungen generiert eine automatische Einstellung in Excel häufig getrennte Überschriften und erstellt eine Datei, die von Awardco nicht akzeptiert wird. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Excel-Einstellungen nicht so konfiguriert sind, dass .csv-Dateien automatisch in durch Semikolons oder Striche getrennte Dateien umgewandelt werden.
Wenn in der Anerkennungsnachricht Akzentbuchstaben enthalten sind, speichern Sie die Datei im UTF-8-Format. So werden die Akzentbuchstaben im Massen-Upload erhalten.
Wichtige Hinweise:
Alle Anerkennungsdaten, die in der Vergangenheit liegen, werden zur nächsten vollen Stunde versendet. Dies gilt für die geplanten Anerkennungen, deren zugehörige E-Mails und alle vorgesehenen Manager-Benachrichtigungen.
Jede Datei für Massenanerkennungen mit einem Gesamtwert von über 5.000 $ erfordert die Einbindung Ihres Awardco-Ansprechpartners.
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