Übertragung von Benutzerdaten mit Awardco SFTP (Legacy)

Das effiziente und sichere Hochladen von Benutzerdaten ist ein entscheidender Aspekt bei der Verwaltung der Awardco-Plattform. Wir bieten eine robuste Lösung über Awardco SFTP (Secure File Transfer Protocol). Dieser Artikel ist ein umfassender Leitfaden zur Nutzung von Awardco SFTP und befähigt Sie als Administrator, Benutzerdaten nahtlos aus einem HRIS-System zu importieren. Von der Einrichtung bis zur Wartung führen wir Sie durch jeden Schritt, um einen reibungslosen und zuverlässigen Datenübertragungsprozess zu gewährleisten.
 

Binden Sie Ihre Kontaktperson, die Berichte aus Ihrem HRIS verwaltet, oder Ihren IT-Spezialisten ein, um bei der Einrichtung von Awardco SFTP zu unterstützen.

Warnung: Wenn Sie bereits Mitarbeiterdaten auf Ihrer Plattform haben, bestätigen Sie bitte, dass die Mitarbeiter-IDs, die Sie in Ihrem neuen Datenfeed verwenden, mit Ihren aktuellen Benutzerdaten übereinstimmen. Andernfalls kann dies zu doppelten Benutzern, Fehlern bei der Anerkennung und Verlust der Datenintegrität führen.
 

1. Wert
2. Einrichtung von Awardco SFTP
3. Awardco SFTP Einstellungen
   1. Status & Anmeldung
   2. Allgemein
   3. Erweitert
4. Testen der Datei-Daten
5. Abschluss der Verbindung
6. Tägliche Wartung und Fehlerbehebung

Wert

SFTP ist unsere bevorzugte Übertragungsmethode aufgrund seiner Einfachheit und Automatisierungsmöglichkeiten. Mit Awardco SFTP ermöglichen Sie eine nahtlose Datenübermittlung und -annahme im korrekten Format, was die betriebliche Effizienz sicherstellt. Awardco SFTP bietet einen Self-Service-Ansatz, der umfangreiche Programmierung oder Konfiguration von Webhooks überflüssig macht.

Es ist wichtig zu beachten, dass Awardco SFTP kein manueller Ablageort für Benutzerdateien ist; vielmehr wird es über den Massen-Benutzer-Upload realisiert, wenn auch auf manuelle Weise.

Einrichtung von Awardco SFTP

Um eine SFTP-Verbindung herzustellen:

1. Navigieren Sie zum Button „Admin“ oben rechts auf der Startseite.
2. Klicken Sie auf den Tab „Einstellungen“ und wählen Sie dann den Tab „Awardco SFTP“ auf der linken Seite unter dem Abschnitt „Integrationen“.
3. Klicken Sie auf „Setup starten“.
4. Benennen Sie die Verbindung nach Wunsch (z. B. UserData_Connection, ServiceAwards usw.). Klicken Sie auf „Weiter“. 

5. Wenn Sie eine neue Verbindung erstellen, klicken Sie auf Benutzername & Passwort generieren und speichern Sie diese Informationen sicher.

6. Überprüfen Sie die Verbindungseinstellungen. Notieren Sie sich weitere Verbindungsdetails, die Ihr HRIS für die Einrichtung der SFTP-Verbindung benötigt. Klicken Sie auf „Fertig“.

• Hinweis: Alle hier dargestellten Informationen sind im Tab „Status & Anmeldung“ der Awardco SFTP-Einstellungen zugänglich, mit Ausnahme des Passworts.

Wenn Sie Benutzerdaten aus mehreren HRIS-Systemen importieren möchten, wiederholen Sie diese Schritte für jedes System bzw. jede Datei, um eine Verbindung herzustellen.

Awardco SFTP Einstellungen

Nach der Erstellung der Verbindung passen Sie die SFTP-Einstellungen an, indem Sie auf das neu erstellte SFTP-Verbindungskachel klicken. Diese Einstellungen können jederzeit für Änderungen erneut aufgerufen werden.

Status & Anmeldung

Passen Sie in diesem Tab Einstellungen wie Verbindungsstatus und Anmeldeinformationen an:

• Dateikonfigurationseinstellungen
  • Status: Lassen Sie die Verbindung auf „Inaktiv“, bis die Konfiguration abgeschlossen ist. Folgen Sie den Schritten in den Abschnitten „Testen der Datei-Daten“ und „Abschluss der Verbindung“ dieses Artikels, bevor Sie sie aktivieren. Die Bedeutung der einzelnen Status ist wie folgt:
    • Inaktiv: Der SFTP-Ordner steht für Uploads und Downloads zur Verfügung, der Importer ist jedoch deaktiviert. Verwenden Sie diesen Status hauptsächlich zum Testen.
    • Aktiv: Der SFTP-Ordner steht für Uploads und Downloads zur Verfügung und der Importer ist aktiv. Verwenden Sie diesen Status für aktive Uploads von Benutzerdateien auf die Plattform.
    • Archiviert: Der SFTP-Ordner ist nicht verfügbar und kann nicht erreicht werden. Verwenden Sie diesen Status, um einen SFTP-Ordner zu deaktivieren und zu entfernen.
• Anmeldeinformationen
  • Anzeigename des Containers: Ändern oder behalten Sie den Anzeigenamen der Verbindung bei.
  • Geben Sie die folgenden Informationen an der entsprechenden Stelle im SFTP-Verbindungssetup Ihres Human Resource Information Systems (HRIS) ein. Klicken Sie auf das Quadrat-Symbol, um die Werte zu kopieren.
    • Verzeichnis
    • Protokoll
    • Port
    • Host
    • Benutzername
    • Passwort
      • Wenn Sie das während der Einrichtung vergebene Passwort vergessen haben:
        1. Wählen Sie den Link „Probleme beim Anmelden?“.
        2. Klicken Sie auf „Passwort zurücksetzen“. Stellen Sie sicher, dass Sie die Anmeldeinformationen in Ihrem HRIS-System mit diesem neuen Passwort aktualisieren.
• Dateien in Teilen hochladen: Dies ist selten erforderlich und wird möglicherweise nicht von allen SFTP-Clients unterstützt. Aktivieren Sie dies nur, wenn Ihre Tools Multipart-Uploads unterstützen. Wenn Ihr Workflow Multipart-Uploads nicht unterstützt, können Datei-Uploads fehlschlagen, bis diese Option deaktiviert wird. Unsicher? Klicken Sie auf das Hilfe-Symbol unten rechts auf Ihrem Bildschirm, um mit unserem technischen Support-Team zu chatten.

Nach Änderungen an den Einstellungen klicken Sie auf „Änderungen speichern“. 

Allgemein

Die folgenden Einstellungen gewährleisten Datenintegrität und Sicherheit:

• Archivieren: Aktivieren Sie diese Einstellung, um Awardco-Konten von Benutzern, die in zukünftigen Uploads nicht enthalten sind, zu archivieren. Es wird empfohlen, diese Option aktiviert zu lassen, um sicherzustellen, dass alle Benutzerinformationen aktuell sind.

• PGP-Verschlüsselung: Aktivieren Sie „Ja“, um hochgeladene Benutzerinformationen zu verschlüsseln. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel. Wenden Sie sich an Ihren Awardco-Ansprechpartner, um den PGP-Schlüssel zu erhalten.
• Trennzeichen: Wählen Sie das passende Trennzeichen aus dem Dropdown-Menü für Ihre Benutzerdatei. Typischerweise akzeptieren wir CSV-Dateien mit durch Kommas getrennten Werten. Übliche Kombinationen von Trennzeichen und Dateitypen sind:
  • CSV: durch Kommas getrennte Werte
  • PSV: durch Pipes (|) getrennte Werte
  • TSV: durch Tabs getrennte Werte
• Vorhandene Daten überschreiben: Wenn die Option „Vorhandene Daten überschreiben“ aktiviert ist, werden bei nachfolgenden Datei-Uploads aktualisierte Mitarbeiterinformationen die bestehenden Daten ersetzen. Um festzulegen, welche Datenpunkte überschrieben werden sollen, müssen Sie das Kontrollkästchen neben jedem entsprechenden Datenpunkt aktivieren. (Passwortüberschreibungen können entweder für alle Benutzer oder nur für diejenigen angewendet werden, die sich noch nie in ihrem Awardco-Konto angemeldet haben.) Die überschreibbaren Benutzerdaten umfassen:
  • Sprache
  • E-Mail
  • Einstellungsdatum
  • Passwort

In den meisten Fällen empfehlen wir, die Optionen zum Überschreiben von E-Mail, Einstellungsdatum und Passwort auszuwählen. Für Passwortüberschreibungen ist es ratsam, diese nur auf Benutzer anzuwenden, die sich noch nie angemeldet haben.

Nach Änderungen an den Einstellungen klicken Sie auf „Änderungen speichern“. 

Erweitert

Nutzen Sie die erweiterten Einstellungen, um Datenformatierung, Kopfzeilenzuordnungen, Wertzuordnungen und Metadatenverarbeitung zu steuern. Gehen Sie vorsichtig vor und beziehen Sie Ihren Awardco-Ansprechpartner für komplexe Konfigurationen mit ein.

Klicken Sie nach Aktualisierungen in einem der Felder der erweiterten Einstellungen auf „Änderungen speichern“. 

Testen der Datei-Daten

Stellen Sie vor dem Fortfahren sicher, dass die Benutzerinformationen dem akzeptierten Format entsprechen; siehe dazu den Support-Artikel zur Formatierung von Benutzerdateien. Um die Datei-Daten für diese Konfiguration zu testen:‌

1. Laden Sie Ihre Datei im CSV-Format herunter.
2. Laden Sie die Datei manuell über den Massen-Benutzer-Upload hoch
   • Klicken Sie auf der Startseite auf „Admin“.
   • Klicken Sie auf den Tab „Benutzer“.
   • Wählen Sie „Benutzer verwalten“ und dann „Massen-Benutzer-Upload“.
   • Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop hinein und klicken Sie auf „Vorschau & Hochladen“.

Korrigieren Sie alle beim Vorschau- und Upload-Prozess identifizierten Fehler, bevor Sie abschließen. Hilfe zur Fehlerkorrektur finden Sie im Artikel zu Fehlern beim Import von Benutzerdateien. Laden Sie die Datei erneut hoch, sobald die Fehler behoben sind. Für automatische SFTP-Importe müssen diese Fehler in Ihrem HRIS korrigiert werden. Nehmen Sie notwendige Anpassungen, wie Archivierung und Überschreiben vorhandener Daten, im Tab „Allgemein“ der Awardco SFTP-Einstellungen vor.

Abschluss der Verbindung

Nachdem Sie die Verbindung erstellt, die SFTP-Einstellungen in der Awardco-Plattform konfiguriert und die Datei-Daten getestet haben, folgen Sie den untenstehenden Schritten, um die Verbindung abzuschließen:

1. Geben Sie die folgenden Informationen im SFTP-Verbindungssetup Ihres HRIS ein:
   • Benutzername
   • Passwort
   • Host
   • Verzeichnis
   • Protokoll
   • Port

Hinweis: Alle diese Informationen finden Sie im Abschnitt „Status & Anmeldung“ der Awardco SFTP-Einstellungen. Binden Sie bei Bedarf interne IT-/HRIS-Experten mit ein.

2. Falls verfügbar, aktualisieren Sie die Planungsinformationen für den Benutzerdatei-Import, wie Häufigkeit und Zeit, im SFTP-Verbindungssetup Ihres HRIS.
3. Ändern Sie den Importstatus im Abschnitt „Status & Anmeldung“ der Awardco SFTP-Einstellungen auf „Aktiv“.

Tägliche Wartung und Fehlerbehebung

Obwohl SFTP die manuelle Verwaltung und Übertragung von Benutzerinformationen erleichtert, gibt es einige Punkte, die regelmäßig beachtet werden sollten, um einen reibungslosen Betrieb der SFTP-Verbindung sicherzustellen:

• Stellen Sie sicher, dass die HRIS-Benutzerdaten aktuell und korrekt sind.
• Überwachen Sie regelmäßig die Benutzer-Import-Historie.
  • Diese Ansicht im Tab „Benutzer“ der Admin-Einstellungen zeigt alle vergangenen Datei-Uploads.
  • Machen Sie die Benutzer-Import-Historie über das Rollen- und Berechtigungstool für die entsprechenden Rollen zugänglich.

• Stellen Sie sicher, dass die korrekten E-Mail-Adressen hinterlegt sind, um jegliche Benachrichtigungen über Fehler beim Benutzerdatei-Import zu erhalten.
  • Kontaktieren Sie Ihren Awardco-Ansprechpartner, um dies zu überprüfen.
• Versenden Sie niemals SFTP-Anmeldeinformationen (Benutzername, Passwort etc.) per E-Mail.
  • Wenn das zugewiesene Passwort vergessen wurde:
    1. Wählen Sie den Link „Probleme beim Anmelden?“ im Tab „Setup & Anmeldung“ der Awardco SFTP-Einstellungen.
    2. Klicken Sie auf „Passwort zurücksetzen“. Stellen Sie sicher, dass Sie die Anmeldeinformationen in Ihrem HRIS-System mit diesem neuen Passwort aktualisieren.
• Wenn Sie mehrere SFTP-Verbindungen konfiguriert haben, beziehen Sie bitte Ihren Awardco-Ansprechpartner mit ein.

  • Die Einstellungen müssen speziell erstellt werden, damit sich mehrere Dateien nicht gegenseitig überschreiben.

     

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.