Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, das Onboarding Ihrer Organisation über eine CSV-Datei zu automatisieren. Bitte erwägen Sie zunächst, Onboarding-Auszeichnungen über unseren Onboarding Automation Builder zu konfigurieren, bevor Sie diese Option verfolgen. Ein Beispiel für eine Onboarding-.csv-Vorlage finden Sie hier.
Formatierung Ihrer Benutzerdatei
Damit die Automatisierung Auszeichnungen verarbeiten kann, muss die Plattform-Benutzerdatei, die an die Awardco-Server gesendet wird, für jeden Benutzer im System ein Einstellungsdatum enthalten. Das Einstellungsdatum wird in einem der folgenden Formate akzeptiert:
Wenn Sie diese Informationen senden möchten, wenden Sie sich bitte vor Änderungen an Ihrer Benutzerdatei an Ihren Awardco-Ansprechpartner. Je mehr unser Team über die von Ihnen gesendeten Informationen weiß, desto besser können wir Sie unterstützen.
Wir empfehlen dringend, die Hinzufügung dieser Funktion zu Ihrer Plattform mit Ihrem Client Success Manager zu besprechen. Da das System Auszeichnungen anhand einer festgelegten Anzahl von Tagen oder Monaten nach dem Eintrittsdatum neuer Mitarbeiter plant, kann die Häufigkeit, mit der die Plattform-Benutzerdatei aktualisiert wird, einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie die Datei die Anerkennungen verarbeitet. Um sicherzustellen, dass Ihre Datei in einer mit dieser Automatisierung kompatiblen Frequenz aktualisiert wird, besprechen Sie diese Funktion unbedingt mit Ihrem Client Success Manager.
Erstellung der Automatisierung
Auffinden des Onboarding-Programms in den Einstellungen
Sobald Sie für jeden Benutzer im System ein Einstellungsdatum geladen haben, besteht der nächste Schritt darin, der Plattform mitzuteilen, was mit diesem Datum geschehen soll. Die Regeln für diese Automatisierung werden durch Hochladen einer .CSV-Datei im Untertab "On-boarding Beta" im Einstellungsbereich Ihres Admin-Abschnitts eingegeben. Laden Sie zunächst die Vorlage herunter, indem Sie auf die Schaltfläche "Upload CSV" und dann unter dem Vorlagenabschnitt im Pop-up-Fenster auf "onboard.csv" klicken. Öffnen Sie die .CSV-Datei und folgen Sie den unten stehenden Anweisungen.
Erklärung der .CSV-Dateifelder
Um Sie bei der Erstellung dieser Datei besser zu unterstützen, beachten Sie bitte die am Ende dieser Seite angehängte Beispieldatei.
Ländercode - Onboarding-Programme sind nach Ländern organisiert, daher füllt jedes Land, das ein Onboarding-Programm durchführt, seine eigene Zeile aus. Beginnen Sie mit der Eingabe des zweistelligen Ländercodes für jedes teilnehmende Land. Zum Beispiel ist Kanada CA, das Vereinigte Königreich GB, die Vereinigten Staaten US, Mexiko MX, Deutschland DE usw. Zwei Buchstaben Ländercodes finden Sie auf World Atlas oder einer ähnlichen Seite. Einige Länder haben zweistellige Codes, die auf verschiedene Weise dargestellt werden können. Wenn Sie sich unsicher sind, welchen Code Sie hier verwenden sollten, kontaktieren Sie uns bitte.
Eine Anmerkung: Es ist möglich, dass ein Ländercode in mehreren Zeilen verwendet wird, sofern sich der Tag oder Monat von der anderen Verwendung unterscheidet. Dies ermöglicht es Ihnen, mehrere E-Mails an Ihre neuen Mitarbeiter zu senden. Eine häufige Anwendung ist, wenn neue Mitarbeiter Standard-Trainingsprogramme durchlaufen. Zum Beispiel wird am Tag 5 die E-Mail "General Welcome" gesendet. Am Tag 15 die E-Mail "Two Weeks in the Bag". Am Tag 40 werden die E-Mail "Innovation Training Completion" und die Auszeichnung gesendet. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um kreativ zu sein, wie Sie Ihre Mitarbeiter willkommen heißen!
Monat - Die Anzahl der Monate nach dem Einstellungsdatum, an dem die Anerkennung und alle zugehörigen E-Mails gesendet werden. Wenn Sie zum Beispiel '3' eingeben und das Einstellungsdatum des Benutzers der 15. Januar ist, wird die Anerkennung am 15. April verarbeitet.
Tag - Die Anzahl der Tage nach dem Einstellungsdatum des Mitarbeiters, an dem die Anerkennung und alle zugehörigen E-Mails gesendet werden. Wenn Sie z. B. 8 eingeben, wird die Anerkennung 8 Tage nach dem Einstellungsdatum des Mitarbeiters gesendet. Stellen Sie sicher, dass Sie die Tagesanzahl auf eine Zahl größer als 2 einstellen. Stellen Sie sicher, dass die Benutzerdatei vor 20:00 Uhr MST am Tag vor der Auszeichnung hochgeladen wird.
Vom Vorgesetzten - Die Spalte "Vom Vorgesetzten" muss mit "True" oder "False" gefüllt werden. Wenn Sie "True" eingeben, greift das System auf die in Ihrer Benutzerdatei festgelegte Hierarchie zu und verwendet den direkten Vorgesetzten des Empfängers als "Von"-Wert bei der Anerkennung. Die Anerkennung in der Plattform und jede Bezugnahme auf einen "Von"-Benutzer in der E-Mail beziehen sich auf den direkten Vorgesetzten des Benutzers. Wenn Sie "False" eingeben, müssen Sie einen Wert in der Spalte "Von Benutzer" eingeben.
Von Benutzer - Wenn Sie in der Spalte "Vom Vorgesetzten" "True" eingeben, lassen Sie diese Zelle leer. Wenn Sie in der Spalte "Vom Vorgesetzten" "False" eingeben, geben Sie die Mitarbeiter-ID des Benutzers ein, von dem die Anerkennung gesendet werden soll.
Hinweis - Dies ist der Text, der an die Anerkennung im Plattform-Feed angehängt wird. Obwohl Sie hier eingeben können, was Sie möchten, empfehlen wir, diese Nachricht eher kurz zu halten. Wenn Sie eine Willkommensnachricht vom CEO, Nutzungsbedingungen der Plattform oder eine andere lange Nachricht kommunizieren möchten, empfehlen wir, diese in der E-Mail an den Benutzer einzufügen.
Betrag - Dieser Wert ist der Betrag, der an die Anerkennung angehängt wird. Wenn Sie keinen Geldbetrag an diese Anerkennungen anhängen, geben Sie in dieser Zelle Null ein.
Budget - Wenn Sie einen Betrag größer als Null vergeben, müssen Sie das Budget angeben, aus dem die Mittel entnommen werden. Damit die Automatisierung korrekt funktioniert, muss der hier eingegebene Budgetname genau mit dem Namen des Budgets in der Plattform übereinstimmen. Wenn Sie zum Beispiel aus dem Budget "New Employee" entnehmen möchten und hier "Welcome New Employees" eingeben, kann die Plattform die Mittel nicht aus dem richtigen Budget ziehen.
Öffentlich - Dieses Feld ist eine "True" oder "False"-Angabe. Wenn Sie "True" eingeben, wird die Anerkennung öffentlich im Feed der Plattform angezeigt. Wenn Sie "False" eingeben, wird die Anerkennung privat verarbeitet und nicht im öffentlichen Feed angezeigt.
Benutzer-E-Mail-Vorlage - Geben Sie in diesem Feld den Namen der Vorlage ein, die an den neuen Mitarbeiter gesendet werden soll. Der eingegebene Wert muss genau mit dem Namen der Vorlage übereinstimmen. Obwohl dieses Feld nicht zwingend erforderlich ist, empfehlen wir die Zusammenarbeit mit dem Awardco-Team, um eine E-Mail zu erstellen und zu verwenden, die Ihren Mitarbeiter feiert.
Vorgesetzten-E-Mail-Vorlage - Geben Sie in diesem Feld den Namen der Vorlage ein, die an den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters gesendet werden soll. Der eingegebene Wert muss genau mit dem Namen der Vorlage übereinstimmen. Wie bei der Benutzer-E-Mail-Vorlage ist dieses Feld nicht zwingend erforderlich, wird aber empfohlen. Die Vorgesetzten-E-Mail kann nur gleichzeitig mit der Benutzer-E-Mail gesendet werden. Es ist derzeit nicht möglich, die Manager-E-Mail vor der Benutzer-E-Mail zu senden.
Stunde - Die Stunde muss im 24-Stunden-Format eingegeben werden. Wenn Sie zum Beispiel möchten, dass die Anerkennung um 15:00 Uhr verarbeitet wird, geben Sie "15" ein. Da das System Anerkennungen nur zur vollen Stunde verarbeitet, sollte kein Minutenwert angegeben werden.
Zeitzone - Geben Sie die Zeitzone vollständig ausgeschrieben ein. Zum Beispiel wird die Ostküstenzeit in den USA als "eastern standard time" eingegeben. Eine Anpassung für die Sommerzeit ist nicht erforderlich, da das System die Anpassung basierend auf der Jahreszeit automatisch vornimmt. Sie können diesen Wikipedia-Artikel zur Orientierung für Ihre lokale Zeitzone verwenden.
Metadaten - Mit der Spalte für Metadatenregeln ist es möglich, Ihre Onboarding-Automatisierung auf bestimmte Untergruppen Ihrer Organisation zuzuschneiden. Um diese Option zu nutzen, müssen Sie Metadaten in Ihrer Benutzerdatei einschließen. Geben Sie Daten in den Zellen unter dieser Spalte im folgenden Format ein: {"#Metadata Header":["Metadata Value"]}. Zum Beispiel {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Achten Sie darauf, das "#" vor "Department" und "Clearance" im Metadaten-Header wegzulassen, da die Daten sonst hochgeladen, aber die Automatisierung nicht ausgefüllt wird, wenn "#" im Header verbleibt. Wenn Sie diese Option verwenden, denken Sie daran, eine Zeile für Benutzer in der aufgeführten Metadatengruppe und eine weitere für Benutzer, die nicht Teil der Metadatengruppe sind, zu konfigurieren. Wenn Sie zum Beispiel eine Zeile für Mitarbeiter in den USA erstellen, die im Vertrieb sind, erhalten keine anderen Mitarbeiter eine Onboarding-Auszeichnung, es sei denn, Sie fügen eine zweite Zeile für US-Mitarbeiter hinzu, die nicht im Vertrieb sind.
Hochladen der .CSV-Datei und abschließende Konfiguration der Einstellungen
Nachdem Sie die Datei erstellt haben, kehren Sie zur Plattform zurück und laden Sie im selben Pop-up-Fenster die neue Datei hoch, indem Sie auf "Datei auswählen" klicken. Klicken Sie auf "OK", um die Datei in die Plattform zu laden. Wenn Probleme mit der Datei auftreten, befolgen Sie die Anweisungen in der Fehlermeldung, um die Datei zu korrigieren, und laden Sie sie erneut hoch. Wenn Sie das Problem nicht lösen können, wenden Sie sich bitte an Ihren Awardco-Ansprechpartner. Sobald die Datei erfolgreich im System geladen wurde, sehen Sie Ihre Datei in der Tabelle unter den Überschriften auf der Onboarding-Seite.
Bitte beachten Sie, dass diese Automatisierung nicht rückwirkend Auszeichnungen vergibt. Das System verwendet die geladenen Regeln, um die Plattform einmal täglich zu durchsuchen und bevorstehende Auszeichnungen in der Funktion "Bulk Recognize" zu planen. Sie können diese ausstehenden Auszeichnungen anzeigen und löschen, indem Sie im Admin-Bereich auf den Tab "Queues" gehen und dann "Bulk Recognition" anklicken.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.