Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, die Service Awards Ihrer Organisation über eine CSV-Datei zu automatisieren. Bitte ziehen Sie in Betracht, Service Awards zunächst über unseren Service Awards Automation Builder zu konfigurieren, bevor Sie diese Option verfolgen. Hier finden Sie eine Beispiel-Datei für die Service Award Automation zu Ihrer Orientierung. Sobald Sie diese Service Award Automation eingerichtet haben, empfehlen wir dringend, den MemoryBooks: Digitale Service Awards-Artikel zu lesen, um mehr Informationen zum nächsten Schritt bei der Modernisierung Ihrer Jubiläumsfeierlichkeiten zu erhalten.
- Formatierung Ihrer Benutzerdatei
- Erstellung der Automation
- Hochladen der .CSV-Datei
- Konfiguration der finalen Einstellungen
Formatierung Ihrer Benutzerdatei
Damit die Automation Auszeichnungen verarbeiten kann, muss die Benutzerdatei der Plattform, die an die Awardco-Server gesendet wird, für jeden Nutzer im System ein Einstellungsdatum enthalten. Das Einstellungsdatum wird in einem der folgenden Formate akzeptiert:
Bitte kontaktieren Sie Ihren Awardco-Ansprechpartner, bevor Sie Änderungen an Ihrer Benutzerdatei vornehmen. Je mehr unser Team über die von Ihnen übermittelten Informationen weiß, desto besser können wir Sie unterstützen.
Erstellung der Automation
Auffinden des Service Award Programms in den Einstellungen
Sobald Sie für jeden Nutzer im System ein Einstellungsdatum hinterlegt haben, besteht der nächste Schritt darin, der Plattform mitzuteilen, was mit diesem Datum geschehen soll. Die Regeln für diese Automation werden in der Plattform eingegeben, indem eine .CSV-Datei im Unter-Tab „Service Awards“ im Einstellungs-Tab Ihres Admin-Bereichs hochgeladen wird. Laden Sie zunächst die Vorlage herunter, indem Sie auf die Schaltfläche „Upload CSV“ klicken und im Pop-up-Fenster unter dem Abschnitt Vorlagen die Datei „service-awards.csv“ auswählen. Öffnen Sie die .CSV-Datei und folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.
Gruppierung der Service Awards
In der Awardco Service Award Automation gibt es 3 Möglichkeiten, wie die Auszeichnungen gruppiert und Einstellungen festgelegt werden können:
- Land
- Jahresebene
- Metadaten-Regeln
Diese Gruppierungen werden in dieser Reihenfolge festgelegt. Das bedeutet, dass jedes Land viele Jahresebenen enthalten kann und eine Jahresebene viele Metadaten-Regelkonfigurationen enthalten kann. Zur Veranschaulichung betrachten Sie bitte folgendes Beispiel.
Ein Unternehmen, das in den USA, Großbritannien und Frankreich tätig ist, konfiguriert sein automatisiertes Service Awards Programm. Dieses Unternehmen vergibt Punkte auf den Jahresebenen 5, 10, 15 und 20, gewährt jedoch unterschiedliche Beträge an seine Mitarbeiter, abhängig von deren Standort. Mitarbeiter, die sich in den Hauptstädten der Länder befinden, erhalten pro Service-Level 15 $ mehr als Mitarbeiter außerhalb der Hauptstadt. In diesem Fall würde ihre automatisierte Datei zwei Zeilen pro Service-Level oder 8 Zeilen pro Land benötigen. Ihre automatisierte Datei würde insgesamt 24 Zeilen in der .CSV-Datei enthalten, um ihr Programm zu konfigurieren.
Erklärung der Felder in der Service Award Regeldatei
Zur besseren Unterstützung bei der Erstellung dieser Datei beziehen Sie sich bitte auf die dieser Anleitung beigefügte Beispieldatei.
Ländercode – Serviceprogramme werden nach Ländern organisiert. Jedes Land, das ein Serviceprogramm durchführt, füllt seine eigene Zeile aus. Beginnen Sie mit der Eingabe des zweibuchstabigen Ländercodes für jedes teilnehmende Land. Beispielsweise ist Kanada CA, das Vereinigte Königreich GB, die Vereinigten Staaten US, Mexiko MX, Deutschland DE usw. Sie finden zweibuchstabige Ländercodes auf World Atlas oder einer ähnlichen Website. Es gibt einige Länder mit zweibuchstabigen Codes, die unterschiedlich dargestellt werden können. Wenn Sie sich unsicher sind, welchen Code Sie hier verwenden sollten, kontaktieren Sie uns bitte.
Jahr – Hier geben Sie die Jahresebene ein. Es ist nicht notwendig, jedes einzelne Jahr (1-70) aufzulisten. Listen Sie nur die Jahre auf, für die der Mitarbeiter eine Auszeichnung erhalten soll.
Von Manager – Die Spalte „Von Manager“ muss mit „True“ oder „False“ ausgefüllt werden. Wenn Sie „True“ eingeben, greift das System auf die Hierarchie in Ihrer Benutzerdatei zu und verwendet den direkten Vorgesetzten des Auszeichnungsempfängers als „Von“-Wert bei der Anerkennung. Die Anerkennung in der Plattform und jede Erwähnung eines „Von“-Nutzers in der E-Mail beziehen sich auf den direkten Vorgesetzten des Nutzers. Wenn Sie „False“ eingeben, müssen Sie einen Wert in der Spalte „Von Nutzer“ eingeben.
Von Nutzer – Wenn Sie in der Spalte „Von Manager“ „True“ eingeben, lassen Sie dieses Feld leer. Wenn Sie „False“ eingeben, geben Sie die Mitarbeiter-ID des Nutzers ein, von dem die Anerkennung gesendet werden soll.
Hinweis – Dies ist der Text, der an die Anerkennung im Plattform-Feed angehängt wird. Während Sie frei wählen können, was Sie eingeben, empfehlen wir, diese Nachricht eher kurz zu halten. Möchten Sie Nachrichten vom CEO, Kommentare zur Hingabe der Mitarbeiter an die Organisation oder andere längere Nachrichten kommunizieren, empfehlen wir, diese in der E-Mail an den Nutzer zu integrieren – oder noch besser, nutzen Sie unser MemoryBooks-Feature, um Ihre digitalen Service Awards zu verbessern.
Betrag – Dies ist der Geldbetrag, den Sie für jede Jubiläumsebene vergeben. Denken Sie daran, diese Auszeichnung kann monetär oder nicht-monetär sein. Wenn Sie beispielsweise nur Mitarbeiter auszeichnen möchten, die Jubiläen in Fünfjahresschritten feiern, würden Sie in jeder „Jahr“-Zeile 5, 10, 15, 20 usw. eingeben. Dies weist das System an, nur Mitarbeiter zu erkennen, die Jubiläen auf den Jahresebenen 5, 10, 15, 20 usw. feiern. Dieser Betrag muss eine ganze Zahl ohne Dezimalstellen, Kommas oder andere Symbole sein.
Ein weiteres Beispiel wäre, auf jeder Jahresebene zu erkennen, aber nur Mitarbeiter bei Fünfjahresschritten zu belohnen. In diesem Fall erhält jeder Mitarbeiter, der ein Jubiläum feiert, eine E-Mail und eine Anerkennung in der Plattform, während die Geldbeträge nur denjenigen vorbehalten sind, die Jubiläen in Fünfjahresschritten feiern.
Zur schnellen Zusammenfassung: Wenn das Jahr in der Datei ausgelassen wird, erhält der Nutzer keine Auszeichnung oder E-Mail. Wenn ein Betrag von null eingetragen wird, erhält der Nutzer eine nicht-monetäre Auszeichnung. Wenn ein Betrag größer als null eingetragen wird, erhält der Nutzer eine monetäre Auszeichnung.
Budget – Wenn Sie mit dieser Service Award Automation einen Betrag größer als null vergeben, müssen Sie das Budget angeben, aus dem die Mittel entnommen werden. Damit die Automation korrekt funktioniert, muss der hier eingegebene Budgetname exakt mit dem Namen des Budgets in der Plattform übereinstimmen. Wenn Sie beispielsweise aus dem Budget „Service“ schöpfen möchten, aber in diesem Feld „Service Awards“ eingeben, kann die Plattform die Mittel nicht aus dem richtigen Budget entnehmen.
Öffentlich – Dieses Feld ist eine „True“ oder „False“-Angabe. Wenn Sie „True“ eingeben, wird die Anerkennung öffentlich im Plattform-Feed angezeigt. Wenn Sie „False“ eingeben, wird die Anerkennung privat verarbeitet und nicht im öffentlichen Feed angezeigt.
E-Mail-Vorlage für Nutzer – In diesem Feld geben Sie den Namen der Vorlage ein, die an den Mitarbeiter gesendet werden soll, der das Jubiläum feiert. Der hier eingegebene Wert muss genau mit dem Namen der Vorlage übereinstimmen. Dieses Feld ist nicht verpflichtend, aber wir empfehlen, mit dem Awardco-Team zusammenzuarbeiten, um eine E-Mail zu erstellen und zu nutzen, die Ihren Mitarbeiter feiert. Wie im Abschnitt „Betrag“ besprochen, empfehlen wir, an jeden Nutzer eine E-Mail zu senden, auch an diejenigen, die keinen Geldbetrag erhalten. Wir sind fest davon überzeugt, dass es nie einen schlechten Zeitpunkt gibt, die Beiträge eines Mitarbeiters zu Ihrer Organisation zu feiern, besonders wenn dieser ein weiteres Jahr bei Ihnen feiert.
Manager Association Types – Um den Vorgesetzten des Empfängers (identifiziert durch die Supervisor Id in der Benutzerdatei) über einen bevorstehenden Service Award zu informieren, geben Sie in dieser Spalte „Supervisor Id“ ein. Wenn Sie einen anderen Nutzer oder mehrere Nutzer benachrichtigen müssen, verwenden Sie die Spaltenüberschrift „Associated Metadata“. Für weitere Details siehe den Abschnitt zur Beschreibung der Spalte „Associated Metadata“ in diesem Artikel.
E-Mail-Vorlage für Manager – In diesem Feld geben Sie den Namen der Vorlage ein, die an den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters gesendet werden soll. Der hier eingegebene Wert muss genau mit dem Namen der Vorlage übereinstimmen. Wie bei der E-Mail-Vorlage für Nutzer ist dieses Feld nicht verpflichtend, aber empfohlen. Wir empfehlen, spezifische Richtlinien für Manager bereitzustellen, wenn diese über die Jubiläen ihrer Mitarbeiter informiert werden, da einige Mitarbeiter keine öffentliche Anerkennung am Arbeitsplatz schätzen. Richtlinien für Manager helfen sicherzustellen, dass diese achtsam sind, wie sie ihre Mitarbeiter bei der Feier unterstützen.
Benutzer-Tageversatz – Dieses Feld gibt die Anzahl der Tage vor dem Jubiläumsdatum an, an denen die in der E-Mail-Vorlage für Nutzer angegebene E-Mail an den Mitarbeiter gesendet werden soll. Wir empfehlen generell, dieses Feld leer zu lassen. Wenn es leer bleibt, wird die E-Mail am Tag des Jubiläums an den Auszeichnungsempfänger gesendet. Der Wert für den Benutzer-Tageversatz muss zwischen -20 und 0 liegen.
Benutzer-Wochentag – Dieses Feld gibt den Wochentag an, an dem die gratulierende Jubiläums-E-Mail gesendet wird. Wir empfehlen generell, dieses Feld leer zu lassen. Wenn Sie einen bestimmten Tag festlegen möchten, geben Sie die Nummer des Wochentags von 1 bis 7 ein.
Benutzer-Monatstag – Dieses Feld gibt den Tag des Monats an, an dem die gratulierende Jubiläums-E-Mail an den Mitarbeiter gesendet wird. Dieses Feld wird in der Regel leer gelassen, kann aber verwendet werden, wenn Ihr Programm allen Nutzern jeden Monat an einem bestimmten Tag Auszeichnungen vergibt. Der einzige akzeptierte Wert für dieses Feld ist 1, was bedeutet, dass der Service Award am ersten Tag des Monats gesendet wird.
Manager-Tageversatz – Dieses Feld gibt die Anzahl der Tage vor dem Jubiläumsdatum an, an denen die in der E-Mail-Vorlage für Manager angegebene E-Mail an den Vorgesetzten des Mitarbeiters gesendet werden soll. Wir empfehlen, diesen Versatz zu nutzen, um dem Manager ausreichend Zeit zur Vorbereitung auf das bevorstehende Jubiläum zu geben. Der Wert für den Manager-Tageversatz muss zwischen -21 und 0 liegen.
Manager-Wochentag – Dieses Feld gibt den Wochentag an, an dem die Manager-E-Mail gesendet wird. Wir empfehlen, dieses Feld leer zu lassen. Wenn Sie einen bestimmten Tag festlegen möchten, geben Sie die Nummer des Wochentags von 1 bis 7 ein.
Manager-Monatstag – Dieses Feld gibt den Tag des Monats an, an dem die Manager-E-Mail gesendet wird. Wir empfehlen, dieses Feld leer zu lassen. Wenn Sie einen bestimmten Tag festlegen möchten, geben Sie die Nummer des Tages im Monat von 1 bis 31 ein.
Stunde – Die Stunde muss im 24-Stunden-Format eingegeben werden. Wenn die Anerkennung beispielsweise um 15:00 Uhr verarbeitet werden soll, geben Sie „15“ ein. Da das System Anerkennungen nur stündlich verarbeitet, sollte keine Minutenangabe gemacht werden.
Zeitzone – Geben Sie die Zeitzone vollständig ausgeschrieben ein. Zum Beispiel wird die US-Ostküstenzeit als Eastern Standard Time eingetragen. Eine Anpassung an die Sommerzeit ist nicht erforderlich, da das System die Umstellung automatisch basierend auf der Jahreszeit vornimmt. Sie können diesen Wikipedia-Artikel zur Ermittlung Ihrer lokalen Zeitzone nutzen.
Metadaten – Mit der Spalte Metadaten-Regeln ist es möglich, Ihre Service Awards auf bestimmte Untergruppen Ihrer Organisation zuzuschneiden. Um diese Option zu nutzen, müssen Sie Metadaten in Ihrer Benutzerdatei enthalten. Geben Sie Daten in den Zellen unter dieser Spalte im folgenden Format ein: {"Metadaten-Überschrift":["Metadaten-Wert"]}. Zum Beispiel: {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Achten Sie darauf, das „#“-Zeichen vor „Department“ und „Clearance“ in der Metadaten-Überschrift wegzulassen, da es zum Hochladen der Daten in der Benutzerdatei benötigt wird, aber in dieser Datei nicht erforderlich ist. Wenn Sie diese Option nutzen, denken Sie daran, eine Service Award-Zeile für Nutzer in der angegebenen Metadaten-Gruppe sowie für Nutzer, die nicht Teil dieser Gruppe sind, zu konfigurieren. Wenn Sie beispielsweise eine Zeile für Mitarbeiter in den USA auf der 5-Jahresebene erstellen, die im Vertrieb sind, müssen Sie eine zweite Zeile für US-Mitarbeiter auf der 5-Jahresebene, die nicht im Vertrieb sind, hinzufügen, da sonst keine weiteren Mitarbeiter ein Jubiläum erhalten. Bitte sehen Sie sich die beigefügte Beispiel-.CSV-Datei an, um dieses Prinzip in der Praxis zu sehen.
Programmname – Das Feld Programmname wird nur verwendet, wenn Sie die Smart Award Networks-Funktion in der Plattform nutzen. In Zusammenarbeit mit Ihrem Awardco-Ansprechpartner können Sie ein Einlösenetzwerk einrichten, das nur für Service Award-Empfänger in Ihrer Plattform verfügbar ist. Dies ist nützlich, wenn Sie aus steuerlichen Gründen den Zugriff von Service Award-Empfängern auf ein ausschließlich Amazon-basiertes Einlösenetzwerk beschränken oder spezielle Kataloge nur für diese Empfänger sichtbar machen möchten. Für weitere Informationen zur Einrichtung dieser Funktion sprechen Sie bitte mit Ihrem Awardco Client Success Manager.
Associated Metadata – Associated Metadata kann verwendet werden, um einen Nutzer mit anderen Nutzern als seinem Manager zu verknüpfen. Viele Funktionen in Awardco werden einem Vorgesetzten zugewiesen, basierend auf der Supervisor ID in der Benutzerdatei. Oft ist es jedoch nicht so einfach – manchmal übernimmt ein Vizepräsident, ein Trainer oder ein HR-Mitarbeiter für bestimmte Personen unterschiedliche Aufgaben. Anstatt einen Nutzer nur mit einer anderen Person (seinem Vorgesetzten) zu verbinden, kann ein Unternehmen mehrere Nutzerverknüpfungen für jeden Nutzer in der Benutzerdatei angeben. Um eine Verknüpfung hinzuzufügen, fügen Sie der Importdatei eine neue Spalte hinzu. Anstatt die Spalte wie bei normalen Metadaten mit einem # zu kennzeichnen, markieren Sie sie als Associated Metadata (AMD)-Spalte, indem Sie das „@“-Symbol voranstellen (z. B. @HR Rep). Dies importiert die Verknüpfung in Awardco, um sie in verschiedenen Szenarien zu nutzen.
Hochladen der .CSV-Datei
Nachdem Sie die Datei erstellt haben, kehren Sie zur Plattform zurück und laden Sie im selben Pop-up-Fenster die neue Datei hoch, indem Sie auf „Datei auswählen“ klicken. Klicken Sie auf „OK“, um die Datei in die Plattform zu laden. Wenn es Probleme mit der Datei gibt, folgen Sie den Anweisungen in der Fehlermeldung, um die Datei zu korrigieren und erneut hochzuladen. Wenn Sie das Problem nicht beheben können, wenden Sie sich bitte an Ihren Awardco-Ansprechpartner. Sobald die Datei erfolgreich im System geladen wurde, sehen Sie Ihre Datei in der Tabelle unter den Überschriften auf der Service Awards-Seite.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.