Das Folgende stellt keine formelle rechtliche oder steuerliche Stellungnahme dar, sondern spiegelt Awardcos Interpretation der aktuellen Steuergesetzgebung in Bezug auf Awardcos Programme zur Mitarbeiteranerkennung und Dienstzeit wider. Das in diesem Dokument enthaltene Material ist für den IRS nicht bindend und sollte nicht als Zusicherung, Garantie oder Gewährleistung betrachtet werden, dass der IRS oder die Gerichte unseren Ansichten oder Schlussfolgerungen zustimmen werden. Bitte lesen Sie den vollständigen Haftungsausschluss auf der letzten Seite.
HINWEIS: Ein PDF mit den in diesem Artikel dargestellten Positionen steht zum Download hier zur Verfügung.
Das Grundprinzip
Wie zu erwarten ist, da Auszeichnungen an einen Mitarbeiter oder Mitarbeiterin für arbeitsbezogene Leistungen oder die Beziehung zum Unternehmen vergeben werden, sind diese in der Regel als Bruttoeinkommen steuerpflichtig. Bitte prüfen Sie, ob Sie bereits Auszeichnungen an Mitarbeiter besteuert haben, deren Status im Unternehmen dazu geführt hat, dass sie in Ihrem Prämienprogramm archiviert wurden. Diese Mitarbeiter können diese Auszeichnungen nicht mehr einlösen. Um die Vergabe des Werts ihrer verbleibenden Punkte an diese Mitarbeiter zu automatisieren, sehen Sie sich unsere Funktion zur automatischen Punkteeinlösung an.
Es gibt jedoch drei Ausnahmen von diesem Grundprinzip, die nicht-bargeldliche Auszeichnungen von der Steuer ausnehmen.
Ausgenommene Auszeichnungen
Es gibt drei Arten von nicht-bargeldlichen Auszeichnungen, die (unter Vorbehalt von Dollarbegrenzungen, die weiter unten erläutert werden) von der Steuer ausgenommen werden können. Die drei ausgenommenen nicht-bargeldlichen Auszeichnungen sind:
- Bestimmte Mitarbeiteranerkennungsprämien (Dienstzeit- und Sicherheitsauszeichnungen).
- Bestimmte Preise oder Auszeichnungen, die an Wohltätigkeitsorganisationen übertragen werden.
- Geringfügige Auszeichnungen und Preise.
Jede Art von ausgenommener Auszeichnung hat spezifische Anforderungen, die erfüllt sein müssen, um von der Steuer ausgenommen zu werden. Dieses Dokument behandelt nur Mitarbeiteranerkennungsprämien.
Mitarbeiteranerkennungsprämien
Eine Mitarbeiteranerkennungsprämie ist ein Gegenstand von materiellen persönlichen Sachen (kein Bargeld) für Dienstzeit oder Sicherheit. Awardcos Programm für Mitarbeiteranerkennungsprämien kann unter Einhaltung der folgenden Anforderungen angeboten werden, sodass die Auszeichnungen von der Steuer ausgenommen sind: I.R.C. § 274(j)(3)(A)(i))
- Um ausgenommen zu sein, muss die Auszeichnung:
(a) für Dienstzeit oder Sicherheit vergeben werden;
(b) im Rahmen einer bedeutungsvollen Präsentation verliehen werden; und
(c) darf keine versteckten Löhne sein oder unter Bedingungen und Umständen vergeben werden, die eine erhebliche Wahrscheinlichkeit schaffen, dass es sich um versteckte Löhne handelt.
- Um qualifiziert zu sein: R.C. § 274(j)(3)(B)
(a) muss die Auszeichnung im Rahmen eines etablierten schriftlichen Plans erfolgen;
(b) darf der Plan keine Diskriminierung zugunsten hochbezahlter Mitarbeiter vorsehen (für 2020 generell diejenigen mit einem Einkommen von über 130.000 $); und
(c) darf der durchschnittliche Wert aller Mitarbeiteranerkennungsprämien (sowohl qualifizierte als auch nicht qualifizierte Auszeichnungen für Dienstzeit und Sicherheit), die der Arbeitgeber in einem Jahr vergibt, 1.600 $ nicht überschreiten (einschließlich bis zu 400 $ für Auszeichnungen, die keine qualifizierten Plan-Auszeichnungen sind).
Wenn ein Arbeitgeber keine Möglichkeit hat, den Marktwert (FMV) der eingelösten Artikel zu verfolgen, wird empfohlen, eine Richtlinie zu haben, keine Auszeichnungen über 400 $ pro Mitarbeiter und Jahr zu vergeben. Awardco bietet eine Möglichkeit zur Verfolgung des FMV der eingelösten Artikel, was Arbeitgebern mehr Sicherheit bei der Ausnutzung der Ausnahmeregelung bis zu 1.600 $ geben kann.
Das Tax Cuts and Jobs Act von 2017 stellte klar, dass „materielle persönliche Sachen“ nicht einschließen:
„…Bargeld, Bargeldäquivalente, Geschenkkarten, Gutscheine oder Geschenkgutscheine (außer Vereinbarungen, die nur das Recht einräumen, materielle persönliche Sachen aus einer begrenzten Auswahl solcher vorab vom Arbeitgeber ausgewählten und genehmigten Artikel auszuwählen und zu erhalten), oder Urlaube, Mahlzeiten, Unterkunft, Eintrittskarten für Theater- oder Sportveranstaltungen, Aktien, Anleihen, andere Wertpapiere und ähnliche Gegenstände.“
Der Begriff „begrenzte Auswahl“ ist definiert als etwas, das einschränkt oder begrenzt (also nicht unbegrenzt). Außerdem kann die Organisation „Vereinbarungen treffen, die nur das Recht einräumen, materielle persönliche Sachen auszuwählen und zu erhalten“ (z. B. Punktsystem) aus einer begrenzten Auswahl (Produkte von Amazon) treffen, die vom Arbeitgeber vorab genehmigt wurden.
Awardcos Programm ist sowohl durch die Vorauswahl der verfügbaren Auszeichnungen durch den Arbeitgeber als auch durch das zugelassene Budget begrenzt.
Dienstzeitprogramm mit der Awardco/Amazon Business Integration
Das Folgende ist eine Anleitung zur Einführung eines qualifizierten Dienstzeitprogramms, das mit Awardco von der Steuer ausgenommen werden kann:
Anweisungen vor dem Start
- Das Unternehmen erstellt und dokumentiert einen schriftlichen Dienstzeitplan, um sicherzustellen, dass die Organisation einen „qualifizierten Plan für Auszeichnungen“ einhält.
- Das Unternehmen wählt eine begrenzte Auswahl an Artikeln vor, die die Mitarbeiter bei Amazon einlösen können.
(a) Das Unternehmen aktiviert die Awardco/Amazon-Integration
(b) Das Unternehmen verwendet das Keyword-Selektor-Tool, um Artikel zu entfernen, die die Mitarbeiter nicht einlösen sollen.
Anweisungen zum Start (Beispiel)
- Der Mitarbeiter erreicht am 1. Juni 2020 sein 5-jähriges Arbeitsjubiläum im Unternehmen. Der Mitarbeiter hat in den vorherigen 4 Jahren keine weitere steuerfreie Dienstzeitauszeichnung erhalten.
- 30 Tage vor dem Arbeitsjubiläum schreibt der Kollege des Mitarbeiters eine bedeutungsvolle Dankesnachricht über eine Softwareanwendung (Awardco). Die Kommentare werden in einer Warteschlange gehalten und am Arbeitsjubiläum an den Mitarbeiter gesendet.
- Am 1. Juni 2020 erhält der Mitarbeiter alle Nachrichten und zusätzlich eine digitale Präsentation aller Nachrichten per E-Mail.
- Am 1. Juni 2020 erhält der Mitarbeiter vom Unternehmen außerdem ein Budget von 200 USD zur Einlösung von materiellen Geschenken, die vom Unternehmen vorab genehmigt wurden.
- Der Mitarbeiter löst einen Alexa im Wert von 50 $ und Kopfhörer im Wert von 150 $ ein = 200 USD.
- Awardco berechnet dem Unternehmen 200 USD für die eingelösten Sachwerte.
FAQ:
Warum werden die Geschenke an den Mitarbeiter nicht als Einkommen berücksichtigt?
- Der Arbeitgeber hat eine schriftliche Richtlinie für Dienstzeitauszeichnungen.
- Der Arbeitgeber hat nicht zugunsten hochbezahlter Mitarbeiter diskriminiert.
- Der Arbeitgeber hat weniger als 1.600 $ für ein qualifiziertes Dienstzeitprämienprogramm vergeben.
- Die Auszeichnung wurde im Rahmen einer Dienstzeitauszeichnung vergeben und die Auszeichnung galt für eine Dienstzeit von mehr als fünf Jahren.
- Der Mitarbeiter hat in den vorherigen vier Jahren keine steuerfreie Anerkennungsprämie erhalten.
- Der Arbeitgeber hat eine Softwareanwendung (Awardco) verwendet, um eine begrenzte Auswahl an materiellen persönlichen Sachen für die Anerkennungsprämie zu erstellen. Der Arbeitgeber hat den Anbieter Amazon ausgewählt und vorab genehmigt.
- Die vergebenen Artikel waren materielle persönliche Sachen und kein Bargeld oder Geschenkkarten.
- Die Auszeichnung wurde im Rahmen einer bedeutungsvollen Präsentation vergeben, die elektronisch übermittelt wurde.
Kann ich bei einem Punktesystem ein Dienstzeitprogramm mit einem leistungsbasierten Programm kombinieren und trotzdem die steuerlichen Vorteile erhalten?
Oft betreibt eine Organisation mehrere Anerkennungsprogramme. Ein Beispiel wäre, dass ein Mitarbeiter 150 $ in einem leistungsbasierten Programm an Punkten erhält und zusätzlich 200 $ in einem Dienstzeitauszeichnungsprogramm. Die Gesamtpunktzahl, die der Mitarbeiter einlösen kann, beträgt 350 $. Daraus ergibt sich die Frage, ob der Mitarbeiter die Punkte kombinieren kann, um etwas von höherem Wert bei Amazon zu erhalten, und der Artikel nicht als Einkommen für den Mitarbeiter zählt.
| Programm | Vergebene Punkte | Einlösung | Betrag | Dienstzeitabzug | Als Einkommen berücksichtigt |
| Dienstzeit | 200 | Vitamix-Mixer | 329 $ | 200 $ | 129 $ |
| Leistungsprogramm | 150 |
Im obigen Beispiel wurde ein Vitamix-Mixer eingelöst. Der Artikel wurde aus dem vorab genehmigten Amazon-Katalog ausgewählt und ist kein Bargeld, sondern materielle persönliche Sachen. Daher wird der eingelöste Artikel im Wert von 329 $ genommen, die 200 $-Begrenzung abgezogen und der Mitarbeiter muss 129 $ als steuerpflichtiges Einkommen angeben.
Der IRS spezifiziert diese Art von Situation nicht ausdrücklich, aber in den 2020 Guidelines zu Fringe Benefits auf Seite 47 bietet der IRS mehrere Beispiele, in denen man die Dienstzeit-Dollarbegrenzung abziehen kann, um innerhalb der IRS-Richtlinien zu bleiben. Awardco bietet Organisationen eine Möglichkeit, die Daten zu exportieren, um die vom IRS bereitgestellten Richtlinien für qualifizierte Auszeichnungsprogramme einzuhalten.
Wie immer ist Awardco bestrebt, erstklassige Lösungen anzubieten, um die Mitarbeiteranerkennung lohnender zu gestalten. Wir setzen uns dafür ein, unnötige Kosten zu eliminieren und den Anerkennungsprozess zu vereinfachen.
HAFTUNGSAUSSCHLUSS & QUELLEN:
Die hierin enthaltenen Informationen stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar und sind nicht dazu bestimmt und können nicht verwendet werden, um Steuerstrafen oder Steuern zu vermeiden. Die hierin enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und enthalten nur die Meinungen und Schlussfolgerungen von Awardco. Awardco übernimmt keine Verpflichtung oder Verantwortung, den Leser über Änderungen der Steuergesetze oder andere Faktoren zu informieren, die die hierin enthaltenen Informationen beeinflussen könnten. Bevor Sie eine Entscheidung auf Grundlage dieser Informationen treffen, sollten Sie einen entsprechenden rechtlichen oder steuerlichen Berater konsultieren.
Folgende Abschnitte des US-Steuergesetzbuchs wurden verwendet, um die hierin enthaltenen Schlussfolgerungen zu ermitteln.
I.R.C. Abschnitt 274(j) allgemein.
I.R.C. § 274(j)(3)(A) Mitarbeiteranerkennungsprämien
I.R.C. § 274(j)(3)(A)(i) Allgemein — Der Begriff „Mitarbeiteranerkennungsprämie“ bezeichnet einen Gegenstand von materiellen persönlichen Sachen, der—
I.R.C. § 274(j)(3)(A)(i)(I) — vom Arbeitgeber an einen Mitarbeiter für Dienstzeit- oder Sicherheitsleistungen übertragen wird,
I.R.C. § 274(j)(3)(A)(i)(II) — im Rahmen einer bedeutungsvollen Präsentation verliehen wird, und
I.R.C. § 274(j)(3)(A)(i)(III) — unter Bedingungen vergeben wird, die keine erhebliche Wahrscheinlichkeit der Zahlung von versteckter Vergütung schaffen.
I.R.C. § 274(j)(3)(A)(ii) Materielle persönliche Sachen — Für die Zwecke von Absatz (i) schließt der Begriff „materielle persönliche Sachen“ nicht ein—
I.R.C. § 274(j)(3)(A)(ii)(I) — Bargeld, Bargeldäquivalente, Geschenkkarten, Gutscheine oder Geschenkgutscheine (außer Vereinbarungen, die nur das Recht einräumen, materielle persönliche Sachen aus einer begrenzten Auswahl solcher vorab vom Arbeitgeber ausgewählten oder genehmigten Artikel auszuwählen und zu erhalten), oder
I.R.C. § 274(j)(3)(A)(ii)(II) — Urlaube, Mahlzeiten, Unterkunft, Eintrittskarten für Theater- oder Sportveranstaltungen, Aktien, Anleihen, andere Wertpapiere und ähnliche Gegenstände.
IRS Publikation 5137
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