Service-Auszeichnungen sind das Highlight der Mitarbeiteranerkennungsprogramme Ihres Unternehmens. Jedes Jubiläum eines Mitarbeiters ist eine Gelegenheit, seine Erfolge zu feiern und weitere Leistungen zu fördern. Mit MemoryBooks können Teamkollegen, Freunde und Vorgesetzte Glückwunschnotizen, Bilder, Kommentare und Erinnerungen hinterlassen, um die Dienstjubiläen jedes Mitarbeiters am Arbeitsplatz zu feiern.
Um MemoryBooks zu verwenden, stellen Sie sicher, dass die Automatisierung für Service-Auszeichnungen auf Ihrer Plattform aktiviert ist. MemoryBooks kann zunächst in den Einstellungen als „deaktiviert“ erscheinen, was darauf hinweist, dass es noch nicht vollständig aktiviert ist, aber dennoch angepasst werden kann.
Hinweis: Sie können mit der Anpassung von MemoryBooks beginnen, während es in den Einstellungen auf „deaktiviert“ steht. Sie können die MemoryBooks-Funktion unabhängig innerhalb der erweiterten Einstellungen aktivieren und bearbeiten. Für detaillierte Konfigurationshilfe wenden Sie sich jedoch an das Technical Client Success Manager (TCSM) Team.
MemoryBooks
Übersicht
MemoryBooks ist ein digitales Erlebnis, das die Glückwunschkommentare zeigt, die Vorgesetzte, Kollegen und Arbeitsfreunde über die Funktion „Teammate Participation“ zum Jubiläum eines Mitarbeiters einreichen. Diese Funktion bietet eine elegant gestaltete, moderne Erfahrung, durch die Ihre Mitarbeiter die guten Wünsche und schönen Erinnerungen ihrer Kollegen einsehen können. Als Administrator können Sie über den Reiter Admin Queues zu Ihren Einstellungen navigieren.
Benutzererfahrung
Am Tag des Jubiläums sieht der Benutzer, der sein Jubiläum feiert, nach dem Einloggen in sein Konto einen Beitrag in seinem Feed, der ihm zum Dienstjubiläum gratuliert und die von seinen Kollegen eingereichten Kommentare anzeigt. Der Benutzer kann den Inhalt ansehen, indem er auf „MemoryBook ansehen“ klickt.
MemoryBooks zieht die Kommentare der Teamkollegen in ein individuelles digitales Erlebnis ein, das das Jubiläum des Ausgezeichneten feiert. Im Rahmen von MemoryBooks können Sie Standardseiten gestalten, die in jedem individuellen MemoryBook eines Nutzers enthalten sind. Diese Standardseiten können Nachrichten der Unternehmensleitung, Unternehmenswerte, die Geschichte Ihrer Organisation usw. enthalten. Die unten gezeigten Screenshots zeigen eine Beispiel-Titelseite, eine Beispiel-Glückwunschbotschaft des CEO und einen Beispielkommentar eines Teamkollegen. Jede der unten gezeigten Seiten ist anpassbar und kann so gestaltet werden, dass sie zum Branding Ihrer Organisation passt, die Unternehmenswerte hervorhebt und Ihre Programmziele unterstützt. Benutzer können ihr MemoryBook als PDF exportieren.
Design und Einrichtung
Bitte aktivieren Sie die Automatisierung für Service-Auszeichnungen, bevor Sie fortfahren. Melden Sie sich dazu in Ihrem Awardco-Konto an und navigieren Sie nach dem Aufrufen des Admin-Bereichs zu „Einstellungen“. Wählen Sie anschließend „Erweiterte Einstellungen“ und schalten Sie MemoryBooks ein. Klicken Sie dann auf der linken Seite der Seite auf „MemoryBooks“.
Die Einrichtung von MemoryBooks gliedert sich in drei Schritte. Schritt eins ist die Konfiguration der allgemeinen Einstellungen wie Branding und welche Vorlagen Sie für die Anzeige von Teamkollegen-Kommentaren verwenden. In Schritt zwei konfigurieren wir die Bücher. In Schritt drei passen wir die Planung der Benachrichtigungen an.
Um mit Schritt eins zu beginnen, klicken Sie auf „Einstellungen“, um zur Konfigurationsseite zu gelangen. Das System übernimmt automatisch Ihr allgemeines Plattform-Branding und erstellt einen benutzerdefinierten Hintergrund basierend auf den in Ihrem Branding-Tab definierten Farben. Sie können jedoch andere Branding-Farben wählen, ein Logo hochladen, das nur im MemoryBook angezeigt wird, und ein benutzerdefiniertes Hintergrundbild hochladen.
Als nächstes folgt auf dieser Seite der Abschnitt „Memory Templates“, in dem Sie die Vorlagentypen einzeln auswählen können, die in der MemoryBook-Erfahrung angezeigt werden. Diese Vorlagen werden vom System verwendet, um die von den Teamkollegen des Empfängers hochgeladenen Kommentare und Bilder in das digitale Erlebnis einzubauen. Einige Vorlagentypen sind nur für Nachrichten geeignet, andere unterstützen auch Bilder. Auf dieser Seite können Sie auch benutzerdefinierte Hintergrundbilder für die Vorlagen hochladen. Dies hilft Ihnen, ein konsistentes Thema über Ihre MemoryBooks hinweg zu schaffen und das Aussehen der Erfahrung individuell an Ihre Organisation anzupassen.
Klicken Sie auf den Reiter „Medien“, um zu entscheiden, ob Benutzer Medien wie Bilder und Videos zu MemoryBook-Kommentaren hochladen dürfen.
Nun sind Sie bereit, mit Schritt zwei zu beginnen und die individuellen Bucherfahrungen anzupassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Buch hinzufügen“. Geben Sie einen Namen für den MemoryBook-Titel ein und klicken Sie auf „Speichern“. Überprüfen Sie anschließend den Reiter „Einstellungen“. Der Vorlagenname wird in den Einstellungen angezeigt; er kann beschreibend sein, um verschiedene Arten von MemoryBooks zu unterscheiden. Der Anzeigename wird auf der gesamten Plattform für Mitarbeiter sichtbar sein. Er erscheint im Widget „Bevorstehende Meilensteine“, auf der Kommentarseite und im Feed. Legen Sie fest, ob dieses MemoryBook auch mit einer Geldprämie verbunden ist. Wählen Sie den Prämienbetrag, das Budget und das Prämiennetzwerk. Alle Empfänger, die ein MemoryBook mit dieser Vorlage erhalten, bekommen den gleichen Prämienbetrag.
Schalten Sie in der Sektion „Benutzerkommentare“ die Option „Vergangene Anerkennungen hinzufügen“ ein, damit Benutzer, die Kommentare zu einem MemoryBook abgeben, auch frühere Anerkennungen einbeziehen können.
Im Reiter „Benachrichtigungen“ können Sie steuern, wann Vorgesetzte, Kollegen und direkte Untergebene benachrichtigt werden und welche E-Mail-Vorlage sie bezüglich der MemoryBook-Beiträge erhalten.
Sie haben folgende Optionen für Benachrichtigungen an Kollegen:
- Kollegen: Aktivieren Sie dieses Kästchen, um Einladungsemails an Mitarbeiter zu senden, die denselben Vorgesetzten wie der Ausgezeichnete haben.
- Direkte Untergebene: Aktivieren Sie dieses Kästchen, um Einladungsemails an Mitarbeiter zu senden, die direkt an den Ausgezeichneten berichten.
Sie können eine, beide oder keine dieser Optionen auswählen, um zu bestimmen, welche Kollegen des Empfängers zur Teilnahme eingeladen werden.
Sie können auch eine Erinnerungsbenachrichtigung konfigurieren, die an diejenigen gesendet wird, die noch keine Kommentare abgegeben haben. Zusätzlich können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an den Ausgezeichneten aktivieren, um ihn über sein MemoryBook zu informieren.
Hinweis: Wenn Benachrichtigungen an Kollegen (sowohl Kollegen als auch direkte Untergebene) deaktiviert sind, werden Einmalige MemoryBooks keine automatischen Einladungsemails an Kollegen zum Kommentieren senden. Mindestens eine dieser Optionen muss aktiviert sein, wenn Sie automatische Kollegen-Einladungen für Einmalige MemoryBooks wünschen.
Schließlich können Sie entscheiden, ob diejenigen, die zur Kommentierung eingeladen wurden, weitere Personen zur Teilnahme am MemoryBook einladen dürfen.
Planung
Übersicht
Diese Funktion ermöglicht es Vorgesetzten, Kollegen und Arbeitsfreunden, Kommentare zum Jubiläum eines Mitarbeiters einzureichen. In den meisten Service-Auszeichnungsprogrammen ist das Zertifikat oder Schreiben, das dem ausgezeichneten Mitarbeiter zugesandt wird, für alle Mitarbeiter im Unternehmen in der Regel gleich. Wenn die Funktion „Teammate Participation“ aktiviert ist, nutzt das System die in Ihrer Plattform über Ihre Benutzerdatei geladene Organisationshierarchie und lädt automatisch Teammitglieder ein, Kommentare für den Ausgezeichneten einzureichen. Während die MemoryBooks-Erfahrung weiterhin standardisierte Nachrichten der Führungsebene Ihrer Organisation zulässt, bietet die Teammate Participation ein individuelles und persönliches Erlebnis für die Auszeichnung Ihres engagierten Mitarbeiters.
Mitarbeitererfahrung
Wenn diese Funktion aktiviert ist, lädt sie automatisch das Team des Ausgezeichneten ein, Kommentare und Bilder für dessen Jubiläum einzureichen. Das System definiert ein Team als den Vorgesetzten des Empfängers, Mitarbeiter, die direkt an denselben Vorgesetzten wie der Empfänger berichten, Mitarbeiter, die direkt an den Ausgezeichneten berichten, sowie alle, die den Empfänger in ihrem My Circle haben oder Teil des My Circle des Empfängers sind. Einige Tage vor dem Jubiläumsdatum des Mitarbeiters erhalten diese Nutzer eine E-Mail mit der Einladung, einen Kommentar für die Auszeichnung dieses Mitarbeiters einzureichen. Sie können in den Plattform-Einstellungen festlegen, wie früh diese E-Mail versendet wird.
Nach dem Klick auf die Schaltfläche „Anerkennen“ in der E-Mail wird der Nutzer zur Anmeldeseite Ihrer Plattform weitergeleitet. Nach dem Einloggen sieht er ein Formular mit drei Schritten.
- Im ersten Schritt wird der Nutzer gebeten, einen Kommentar in das Textfeld einzutragen. Der Kommentar ist auf 600 Zeichen begrenzt und ein Pflichtfeld.
- Der zweite Schritt ist der optionale Upload eines Erinnerungsbildes. Wenn der Nutzer ein Erinnerungsbild hinzufügen möchte, prüft das System, ob das Bild die Größenanforderungen (800px mal 800px) erfüllt. Nach der Auswahl eines Fotos wird der Nutzer aufgefordert, das Bild im Interface quadratisch zuzuschneiden.
- Nachdem das Formular ausgefüllt wurde, klickt der Nutzer auf „Absenden“. Das System plant die Veröffentlichung des Kommentars und der bereitgestellten Bilder am Jubiläumstag des Empfängers im Feed ein.
Nach dem Absenden des Kommentars wird der Nutzer zu einer Bestätigungsseite weitergeleitet. Auf dieser Seite kann er den Kommentar vorab ansehen, zum Formular zurückkehren, um Änderungen vorzunehmen, und andere zur Teilnahme an der Jubiläumsfeier einladen. Diese Funktion „Andere einladen“ kann in den Einstellungen deaktiviert werden, wir empfehlen jedoch, sie zu aktivieren, damit auch Arbeitsfreunde, die nicht zum Team des Empfängers gehören, kommentieren und am Jubiläum teilnehmen können. Von dieser Seite aus kann der kommentierende Teamkollege durch Klicken auf „Zurück zum Feed“ oder durch Nutzung der Registerkarten oben auf der Seite wieder zum Feed zurückkehren.
MemoryBooks und Slack
Wir haben diese Funktion entwickelt, um die Sichtbarkeit der Feierlichkeiten für Ihre Teammitglieder zu erhöhen. Wenn Ihre Service-Auszeichnungen öffentlich sind und Ihre Slack-Integration abgeschlossen ist, erscheinen MemoryBooks automatisch im vorgesehenen Kanal. Wenn Ihre Service-Auszeichnungen nicht öffentlich sind, erscheinen sie NICHT im Slack-Kanal.
Obwohl dieser Artikel viele Themen abdeckt, ist die Konfiguration von Benachrichtigungen und MemoryBooks recht einfach und wird durch die Einbindung Ihres Awardco-Teams in das Projekt zusätzlich erleichtert. Kontaktieren Sie das Team, um noch heute zu starten.
Einmalige MemoryBooks
Super-Admins und Personen mit der Berechtigung zur einmaligen Erstellung von MemoryBooks können einmalige MemoryBooks erstellen. Die Schaltfläche zum Starten des Prozesses befindet sich auf der MemoryBook-Warteschlangenseite.
Wählen Sie den Empfänger des MemoryBooks, die Vorlage, den Zeitpunkt, zu dem das Buch dem Empfänger übergeben werden soll, und die Sichtbarkeit aus. Wenn die Vorlaufzeit für die Einladung der Teamkollegen bereits vergangen ist, werden die Einladungsemails zur vollen Stunde versendet.
Nach dem Klick auf „Weiter“ wird eine Zusammenfassung mit den Details zum MemoryBook angezeigt.
Nachdem das MemoryBook erstellt wurde, kann der Ersteller den Link zum Kommentieren kopieren und teilen oder selbst kommentieren. Hinweis: Wenn MemoryBook-Benachrichtigungen deaktiviert sind, werden einmalige MemoryBooks nicht automatisch Teammitglieder zum Kommentieren einladen. Diese Benachrichtigungen müssen im Reiter „Benachrichtigungen“ in den MemoryBook-Einstellungen aktiviert werden, wenn Sie automatische Einladungen für einmalige MemoryBooks wünschen.
Das einmalige MemoryBook verhält sich nun wie jedes andere MemoryBook. Es wird in den Warteschlangen und im Widget „Bevorstehende Meilensteine“ angezeigt.
Zusätzliche Anhänge
MemoryBooks sind so einfach wie 1-2-3
MemoryBook-Durchgang
Wichtige Funktionen von MemoryBook
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.