Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, die Geburtstagsauszeichnungen Ihrer Organisation über eine CSV-Datei zu automatisieren. Bitte ziehen Sie in Betracht, die Serviceauszeichnungen zunächst über unseren Birthday Awards Automation Builder zu konfigurieren, bevor Sie diese Option verfolgen.
Formatierung Ihrer Benutzerdatei
Damit die Automatisierung Auszeichnungen verarbeiten kann, muss Ihre Plattform-Benutzerdatei, die an die Awardco-Server gesendet wird, für jeden Benutzer auf der Plattform ein Geburtsdatum enthalten. Das Geburtsdatum wird in einem der folgenden Formate akzeptiert:
Wenn Sie diese Informationen senden möchten, wenden Sie sich bitte vor Änderungen an Ihrer Benutzerdatei an Ihren Awardco-Ansprechpartner. Je mehr unser Team über die von Ihnen übermittelten Informationen weiß, desto besser können wir Sie unterstützen.
Erstellung der Automatisierung
Auffinden des Geburtstagsprogramms in den Einstellungen
Sobald Sie für jeden Benutzer auf der Plattform ein Geburtsdatum hinterlegt haben, besteht der nächste Schritt darin, der Plattform mitzuteilen, was mit diesem Datum geschehen soll. Die Regeln für diese Automatisierung werden durch Hochladen einer .CSV-Datei im Untertab "Birthdays" im Tab "Settings" Ihres Admin-Bereichs eingegeben. Laden Sie zunächst die Vorlage herunter, indem Sie auf die Schaltfläche "Upload CSV" klicken und im Pop-up-Fenster unter dem Vorlagenabschnitt "birthdays.csv" auswählen. Öffnen Sie die .CSV-Datei und folgen Sie den untenstehenden Anweisungen.
Erklärung der Felder der Geburtstagsregel-Datei
Zur Unterstützung bei der Erstellung dieser Datei beachten Sie bitte diese Beispiel-.CSV.
Ländercode - Geburtstagsprogramme sind nach Ländern organisiert, daher füllt jedes Land, das ein Geburtstagsprogramm durchführt, seine eigene Zeile aus. Beginnen Sie mit der Eingabe des zweistelligen Ländercodes für jedes teilnehmende Land. Zum Beispiel ist Kanada CA, das Vereinigte Königreich GB, die Vereinigten Staaten US, Mexiko MX, Deutschland DE usw. Sie können zweistellige Ländercodes bei World Atlas oder einer ähnlichen Seite finden. Es gibt einige Länder mit zweistelligen Codes, die auf verschiedene Weise dargestellt werden können, daher, wenn Sie sich unsicher sind, welchen Code Sie hier verwenden sollen, wenden Sie sich bitte an Ihren Hauptansprechpartner bei Awardco.
Von Vorgesetztem - Die Spalte "Von Vorgesetztem" muss mit dem Wert "True" oder "False" ausgefüllt werden. Wenn Sie "True" eingeben, greift das System auf die in Ihrer Benutzerdatei festgelegte Hierarchie zu und verwendet den direkten Manager des Geburtstagskinds als "von"-Wert bei der Anerkennung. Die Anerkennung in der Plattform und jede Erwähnung eines "von"-Benutzers in der E-Mail beziehen sich auf den direkten Manager des Benutzers. Wenn Sie "False" eingeben, müssen Sie einen Wert in der Spalte "Von Benutzer" eingeben.
Von Benutzer - Wenn Sie in der Spalte "Von Vorgesetztem" "True" eingeben, lassen Sie dieses Feld leer. Wenn Sie in der Spalte "Von Vorgesetztem" "False" eingeben, geben Sie die Mitarbeiter-ID des Benutzers ein, von dem die Anerkennung gesendet werden soll.
Hinweis - Hier geben Sie den Text ein, der mit der Anerkennung in der Plattform angezeigt wird. Die beste Vorgehensweise ist, diese Nachricht recht kurz zu halten. Eine längere Geburtstagsnachricht kann in die in Spalte H ausgewählte E-Mail-Vorlage eingebaut werden.
Betrag - Der hier angegebene Betrag ist der Betrag, den Sie dem Geburtstagsauszeichnungsempfänger vergeben. Wenn Sie eine nicht-monetäre Auszeichnung verarbeiten möchten, geben Sie "0" ein. Es ist wichtig zu beachten, dass der Betrag in der Währung vergeben wird, in der die Plattform erstellt wurde. Wenn Ihre Plattform USD verwendet, bedeutet die Eingabe von 15, dass $15 USD vergeben werden.
Budget - Wenn Sie mit dieser Geburtstagsauszeichnung einen Betrag größer als null vergeben, müssen Sie das Budget angeben, aus dem die Mittel bezogen werden. Damit die Automatisierung korrekt funktioniert, muss der hier eingegebene Budgetname genau mit dem Namen des Budgets in der Plattform übereinstimmen. Wenn Sie beispielsweise aus dem Budget "Birthday" schöpfen möchten und in dieses Feld "Birthdays" eingeben, kann die Plattform keine Mittel aus dem richtigen Budget entnehmen.
Öffentlich - Dieses Feld ist eine "True" oder "False"-Angabe. Wenn Sie "True" eingeben, wird die Anerkennung öffentlich im Feed der Plattform angezeigt. Wenn Sie "False" eingeben, wird die Anerkennung privat verarbeitet und nicht im öffentlichen Feed angezeigt.
Benutzer-E-Mail-Vorlage - Geben Sie in dieses Feld den Namen der Vorlage ein, die Sie an den Mitarbeiter senden möchten, der Geburtstag hat. Der hier eingegebene Wert muss genau mit dem Namen der Vorlage übereinstimmen. Obwohl dieses Feld nicht zwingend erforderlich ist, empfehlen wir, mit dem Awardco-Team zusammenzuarbeiten, um eine E-Mail zu erstellen und zu verwenden, die Ihren Mitarbeiter feiert.
Vorgesetzten-E-Mail-Vorlage - Geben Sie in dieses Feld den Namen der Vorlage ein, die an den direkten Manager des Mitarbeiters gesendet werden soll. Der hier eingegebene Wert muss genau mit dem Namen der Vorlage übereinstimmen. Wie bei der Benutzer-E-Mail-Vorlage ist dieses Feld nicht erforderlich, wird aber empfohlen. Wir empfehlen, spezifische Richtlinien für Manager bereitzustellen, wenn sie über die Geburtstage ihrer Mitarbeiter informiert werden, da einige Mitarbeiter öffentliche Anerkennung am Arbeitsplatz möglicherweise nicht schätzen. Die Bereitstellung von Manager-Richtlinien hilft sicherzustellen, dass Manager achtsam sind, wie sie ihre Mitarbeiter feiern.
Stunde - Die Stunde muss im 24-Stunden-Format eingegeben werden. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass die Anerkennung um 15:00 Uhr verarbeitet wird, geben Sie "15" ein. Da das System Anerkennungen nur zur vollen Stunde verarbeitet, sollte kein Minutenwert angegeben werden.
Zeitzone - Geben Sie die Zeitzone vollständig ausgeschrieben ein. Zum Beispiel wird die Ostküstenzeit in den USA als Eastern Standard Time eingegeben. Eine Anpassung an die Sommerzeit ist nicht erforderlich, da das System die Anpassung automatisch je nach Jahreszeit vornimmt. Sie können diesen Wikipedia-Artikel zur Orientierung Ihrer lokalen Zeitzone nutzen.
Vorgesetzten-Versatz - Das Feld "Vorgesetzten-Versatz" ermöglicht es Ihnen, die E-Mail-Benachrichtigung an den Manager in den Tagen vor dem Geburtstag des Mitarbeiters zu planen. Der hier eingegebene Wert muss zwischen -21 und 0 liegen. Wenn Sie '-3' eingeben, wird die Manager-Benachrichtigungs-E-Mail drei Tage vor dem Geburtstag des Mitarbeiters gesendet. Wenn die Benachrichtigung an den Manager gleichzeitig mit der E-Mail an den Mitarbeiter gesendet werden soll, geben Sie '0' ein.
Metadaten - Um diese Option zu nutzen, müssen Sie Metadaten in Ihrer Benutzerdatei enthalten. Geben Sie Daten in Zellen unter dieser Spalte im folgenden Format ein: {"#Metadata Header":["Metadata Value"]}. Zum Beispiel {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Achten Sie darauf, das "#" vor "Department" und "Clearance" im Metadaten-Header wegzulassen, da die Daten sonst hochgeladen, aber nicht in der Automatisierung ausgefüllt werden. Wenn Sie diese Option verwenden, denken Sie daran, eine "birthday"-Zeile in der Benutzerdatei zu konfigurieren, um Nutzer, die in der Metadatengruppe aufgeführt sind, von denen zu unterscheiden, die nicht Teil der Metadatengruppe sind. Wenn Sie beispielsweise Mitarbeiter unterschiedlich belohnen möchten, die Vollzeit arbeiten, im Vergleich zu Teilzeitbeschäftigten, würden Sie eine neue Zeile erstellen, in der im Feld "FT" für Vollzeitmitarbeiter steht, und Sie könnten entweder "PT" eingeben.
Hochladen der .CSV-Datei
Nachdem Sie die Datei erstellt haben, kehren Sie zur Plattform zurück und laden im selben Pop-up-Fenster die neue Datei hoch, indem Sie auf "Datei auswählen" klicken. Klicken Sie auf "OK", um die Datei in die Plattform zu laden. Wenn Probleme mit der Datei auftreten, folgen Sie den Anweisungen in der Fehlermeldung, um die Datei zu korrigieren und laden Sie die Datei erneut hoch. Wenn Sie das Problem nicht beheben können, wenden Sie sich bitte an Ihren Awardco-Ansprechpartner. Sobald die Datei erfolgreich in das System geladen wurde, sehen Sie Ihre Datei in der Tabelle unter den Überschriften auf der Seite "Birthdays".
Verknüpfung des Geburtstagsprogramms mit Smart Award Networks
Über das Feld "Recognition Program" haben Sie die Möglichkeit, die Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung mit einem Smart Award Network zu verknüpfen, das andere Einlösemöglichkeiten bietet als das Standard-Auszeichnungsnetzwerk.
Beispielsweise möchten Sie vielleicht nur Geschenkkarten als verfügbare Option für Nutzer anbieten, die diese Geburtstags-Punkte ausgeben, oder vielleicht sind Geschenkkarten in Ihren anderen Programmen für Nutzer nicht verfügbar, aber Sie möchten sie nur für Nutzer verfügbar machen, die Geburtstags-Punkte erhalten. Dafür würden Sie diese Funktion nutzen, um diese Einschränkungen der Punkteeinlösung zu erstellen.
Wenn Sie die verfügbaren Optionen für Geburtstagsauszeichnungsempfänger nicht ändern möchten und die Geburtstagskinder dasselbe Standard-Auszeichnungsnetzwerk sehen sollen, können Sie das Feld "Recognition Program" leer lassen. Wenn Sie daran interessiert sind, ein Smart Award Network für Geburtstagsauszeichnungen einzurichten, sprechen Sie bitte mit Ihrem Awardco Client Success Manager. Weitere Informationen zu den Möglichkeiten dieser Funktion finden Sie auch im Artikel Smart Award Networks.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.