Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Budgets in Ihrer Awardco-Plattform erstellen, verwalten und archivieren können. Bitte sehen Sie sich das untenstehende Video für eine umfassende Erklärung an.
Schritt für Schritt + Visuell
Melden Sie sich als Administrator an und klicken Sie auf die Registerkarte Budgets. Hier sehen Sie eine Liste aller aktuellen Budgets Ihres Unternehmens und wem diese zugewiesen sind.
Erstellen eines Budgets
Sie können ein neues Budget erstellen, indem Sie auf Budgets bearbeiten und dann auf + Budget hinzufügen klicken.
In diesem Fenster können Sie die Details für das neue Budget eingeben. Der Name dient zur Identifikation des Budgets im Reiter Budgets für Administratoren und wird den Nutzern des Budgets auf der Plattform angezeigt. Das ausgewählte Kostenstelle muss erstellt sein, bevor das Budget dieser Kostenstelle zugewiesen werden kann. Kostenstellen werden selten verwendet, hauptsächlich von großen Organisationen, die Hunderte von Budgets über mehrere Geschäftsbereiche hinweg verfolgen. Um Kostenstellen für Ihre Organisation einzurichten, wenden Sie sich bitte an Ihren Client Success Manager.
Als nächstes müssen Sie das Budget als steuerpflichtig oder steuerfrei kennzeichnen. Dies hat keine Auswirkungen auf die Funktionsweise des Budgets und dient ausschließlich zu Berichtszwecken. Schließlich weisen Sie Budgetverantwortliche zu. Die Zuweisung eines Nutzers als Verantwortlicher des Budgets gewährt diesem nicht automatisch Zugriff auf das Budget zur Nutzung. Die Zuweisung eines Verantwortlichen ist eher selten. Um die Zuweisung eines Verantwortlichen und deren Auswirkungen besser zu verstehen, lesen Sie bitte den Artikel zu Budgetverantwortlichen. Diese müssen nach Erstellung des Budgets direkt hinzugefügt werden. Weitere Anweisungen zur Zuweisung von Nutzern zum Budget finden Sie unten. Sowohl Budgetverantwortliche als auch Kostenstelle sind keine Pflichtfelder. Wenn Sie möchten, dass Kostenstelle ein Pflichtfeld ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Awardco-Ansprechpartner.
Geben Sie den Budgetnamen ein, weisen Sie die Kostenstelle zu (falls zutreffend), wählen Sie aus, ob das Budget steuerpflichtig sein soll, und klicken Sie auf OK, um das neue Budget zu erstellen.
Ihr neues Budget erscheint in Ihrer Liste der aktuellen Budgets.
Nachdem ein Budget erstellt wurde, müssen Sie den Kontostand festlegen sowie bestimmen, wer Zugriff hat, dieses Budget für monetäre Anerkennungen zu verwenden.
Anpassen von Budgetwerten
Um Mittel zu einem Budget hinzuzufügen oder daraus zu entfernen, suchen Sie das Budget in der Liste Ihrer Plattformbudgets, klicken Sie auf das Kreis-Symbol ganz rechts neben dem Budget und wählen Sie „Punkte hinzufügen/entfernen“. Alternativ können Sie auch auf den Kontostand des Budgets klicken, um schnell das Pop-up „Punkte hinzufügen/entfernen“ zu öffnen.
Dies öffnet das Fenster „Punkte hinzufügen/entfernen“, in dem Sie den Kontostand des Budgets anpassen können. Um Punkte hinzuzufügen, geben Sie eine Zahl in die Felder Punkte oder Mittel ein. Wenn Ihre Plattform ein 1:1-Verhältnis von Punkten zu Euro verwendet, stimmen die Felder Punkte und Mittel überein. Das Verhältnis Ihrer Plattform wird direkt unter den Feldern Punkte und Mittel angezeigt. Um Punkte vom Budget zu entfernen, geben Sie eine negative Zahl ein. Zum Beispiel, um 200 Punkte zu entfernen, geben Sie -200 ein. Klicken Sie auf „Kontostand aktualisieren“, nachdem Sie den Wert eingegeben haben.
Wenn Sie die Fehlermeldung „Ungültiger Betrag“ erhalten, bedeutet dies, dass nicht genügend Punkte im Unternehmenskonto vorhanden sind. Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie Punkte zu Ihrer Plattform hinzufügen können.
Sie haben auch die Möglichkeit, Mittel direkt von einem Budget auf ein anderes zu übertragen. Dies erfolgt ebenfalls durch Klicken auf das Kreis-Symbol ganz rechts neben dem Budget und Auswahl von „Punkte übertragen“.
Dies öffnet das Fenster „Punkte von [Budgetname] übertragen“. Geben Sie das Budget ein, auf das Sie die Mittel übertragen möchten, und den Betrag, den Sie übertragen wollen. Klicken Sie auf „Übertragen“, wenn Sie bereit sind, die Mittel zu verschieben. Wenn eine Fehlermeldung wegen unzureichender Mittel erscheint, bedeutet dies, dass im Budget nicht genügend Punkte zum Übertragen vorhanden sind.
HINWEIS: Änderungen an Budgetkontoständen sind sofort wirksam. Es gibt keine Verzögerung bei der Übertragung von Mitteln, weder vom Unternehmenskonto noch von einem Budget auf ein anderes.
Zugriffszuweisung
Der Zugriff auf Budgets wird vergeben, indem ein Nutzer, eine Gruppe, Metadaten oder eine Rolle in das Feld Budgetzugriff eingegeben wird. Standardmäßig haben alle Rollentypen (Administrator, Executive Manager, Gruppenleiter und Mitarbeiter) Zugriff auf ein Budget, wenn eine Gruppe oder ein Metadatenwert diesem Budget zugewiesen ist. Wenn der Zugriff auf Metadaten/Gruppen auf bestimmte Rollen beschränkt werden soll, fügen Sie den Rollennamen zu den Budgetzugriffsparametern hinzu. Klicken Sie in das Suchfeld des Budgets, um nach der Person, Gruppe, Metadaten und/oder Rolle zu suchen, die Sie zuweisen möchten.
Betrachten wir das Geburtstagsbudget im obigen Screenshot. Der Nutzer „Dan Anderson“, die Gruppe „Margaret Johnson“ und die Metadatengruppe „Vertrieb“ wurden alle dem Budget zugewiesen. Das bedeutet, dass Dan Anderson, alle Nutzer in Margaret Johnsons Gruppe und alle Nutzer der Vertriebsabteilung Zugriff auf das Geburtstagsbudget haben. Weisen wir die Rolle „Administrator“ und die Metadatengruppe „Job Level: 1“ dem Cyber Security Budget zu. Dazu klicken wir neben dem Cyber Security Budget und geben „Administratoren“ in die Suche ein. Sobald wir „Administratoren“ aus dem Dropdown-Menü auswählen, werden sie dem Budget hinzugefügt.
Das Gleiche machen wir für Job Level:1. Um Metadaten zu suchen, geben Sie den Datenwert „1“ ein.
Jetzt haben alle Administratoren in der Jobgruppe Level 1 Zugriff auf das Cyber Security Budget.
Das Hinzufügen mehrerer Metadatenfelder zu einem Budgetfeld wirkt wie eine UND-Verknüpfung. Zum Beispiel, wenn die Metadatenwerte „Abteilung: Vertrieb“ und „Rolle: Gruppenleiter“ hinzugefügt werden, müssten die Personen mit Budgetzugriff sowohl im Vertrieb UND Gruppenleiter sein. Werden mehrere Metadatenwerte innerhalb desselben Feldes hinzugefügt, gilt die Budgetzugriffsregel als ODER-Verknüpfung. Wenn also die Metadatenwerte „Abteilung: Vertrieb“ und „Abteilung: Marketing“ hinzugefügt werden, haben Personen aus entweder der Vertriebs- oder der Marketingabteilung Zugriff auf das Budget.
Budgetgruppen
Eine weitere Möglichkeit, Budgetzugriffe mit Metadaten zu definieren, ist die Erstellung von Budgetgruppen. Budgetgruppen sind Budgets, die basierend auf einem Metadatenfeld erstellt werden; sie gewährleisten, dass jeder Nutzer innerhalb der Metadatengruppe Zugriff auf ein Budget hat, unabhängig von organisatorischen Änderungen innerhalb der Plattform. Weitere Informationen zur Einrichtung von Budgetgruppen finden Sie in diesem Artikel.
Anpassen der Budgeteinstellungen
Um den Namen, die Kostenstelle, die Steuerpflichtigkeit oder den Verantwortlichen zu ändern, klicken Sie auf die „...“ rechts neben dem Budget und wählen Sie „Budget bearbeiten“. Dies öffnet das Fenster „Budget bearbeiten“, das dieselben Felder wie das Fenster „Budget erstellen“ enthält. Geben Sie Ihre gewünschten Änderungen ein und klicken Sie auf Speichern. Sie können ein Budget auch von diesem Fenster aus archivieren. Das Archivieren eines Budgets entfernt das Budget aus dem System. Alternativ können Sie das Budget archivieren, indem Sie auf das Kreis-Symbol klicken und „Budget archivieren“ wählen. Daraufhin erscheint eine Bestätigungsseite, auf der Sie Ihre Archivierungsanfrage bestätigen müssen.
Wenn Sie ein Budget archivieren und es wieder aktivieren möchten, rufen Sie die Registerkarte „Inaktiv“ oben auf der Budgetseite auf, klicken Sie auf die „...“ rechts neben dem Budget und wählen Sie „Budget aktivieren“.
Suche nach Budget/Gruppe/Nutzer/Metadaten
Wenn Sie Informationen zu einem bestimmten Budget suchen, sehen möchten, welche Gruppen oder Nutzer Zugriff auf welche Budgets haben, oder herausfinden wollen, welche Metadaten zur Spezifizierung des Budgetzugriffs verwendet werden, nutzen Sie einfach die Suchleiste oberhalb der Liste der aktiven Budgets. Geben Sie die Suchkriterien ein und drücken Sie Enter, um die Suche zu starten.
Die Suche nach einem Nutzernamen zeigt Ihnen alle Budgets, denen dieser Nutzer zugewiesen ist. Die Suche nach einer Gruppe zeigt alle Budgets, denen diese Gruppe zugewiesen ist. Die Suche nach einem Budgetnamen zeigt, welche Gruppen und Nutzer diesem Budget zugewiesen sind. Die Suche nach Metadaten zeigt alle Budgets, die diesen Metadatenwert als Zugriffsparameter verwenden.
Aktualisierung von Budgets per CSV-Datei
Für eine schnelle Übersicht über alle Budgets oder um Massenänderungen vorzunehmen, können Sie jetzt die Liste der Budgets als .csv-Datei herunterladen, beliebige Änderungen vornehmen und dann die .csv-Datei mit allen Änderungen hochladen (siehe unseren Artikel zur Verwaltung von Budgets via CSV-Datei für weitere Informationen). Um die .csv-Datei herunterzuladen, klicken Sie oben rechts auf der Budgetseite auf CSV hochladen. Klicken Sie dann auf budgets.csv. Die Budgets-.csv wird auf Ihren Computer heruntergeladen.
Beim Öffnen der Datei speichern Sie diese am besten mit dem Datum des Downloads. Die Datei zeigt Ihnen Informationen wie eine Liste Ihrer Budgets, den jeweiligen Geldbetrag und wer Zugriff auf das Budget hat. Alle Änderungen, die Sie an dieser Datei vornehmen, können angewendet werden, wenn Sie die Datei hochladen.
Hinweis: Ändern Sie NICHT die ID oder Eltern-Budget-IDs. Dies sind automatisch generierte Nummern, die unser System verwendet, um verschiedene Budgets mit demselben Namen in unterschiedlichen Unternehmen zu unterscheiden (z. B. Serviceauszeichnungen, ein sehr beliebter Budgetname bei vielen Unternehmen).
Sie können den Namen jedes Budgets einfach ändern, indem Sie den neuen Namen in der Spalte Name eingeben.
Die Spalte Kontostand ermöglicht es Ihnen, den Geldbetrag in jedem Budget zu ändern. Beim Hochladen der Datei wird jeder Budgetkontostand auf den Wert zurückgesetzt, den Sie in der Kontostand-Spalte eingetragen haben. Um zum bestehenden Kontostand hinzuzufügen oder davon abzuziehen, geben Sie ein „+“ oder „-“ vor der Zahl in der Kontostand-Spalte ein.
Hinweis: Sie müssen die Kontostand-Spalte als Textzellen formatieren, damit die „+“- und „-“ Zeichen in den Zellen erhalten bleiben.
Die Spalte Gruppen ermöglicht es Ihnen, die verschiedenen Gruppen zu ändern, die Zugriff auf jedes Budget haben. Die Spalte Nutzer zeigt, welche Nutzer Zugriff auf ein bestimmtes Budget haben.
Sie können Ihrer Datei ein neues Budget hinzufügen, das beim Hochladen der Datei ein neues Budget im System erstellt. Lassen Sie die ID-Zelle leer; unser System weist beim Erstellen des Budgets eine neue ID zu. Wenn Sie sicher sind, dass Ihre Daten korrekt sind, klicken Sie auf CSV hochladen, wählen Sie Ihre Datei aus und klicken Sie auf OK. Wenn Sie Budgets, die in der CSV-Datei fehlen, archivieren möchten, aktivieren Sie vor dem Hochladen die Option Archivieren.
Ihre Liste der aktiven Budgets wird dann alle Informationen widerspiegeln, die Sie in die .csv-Datei eingegeben haben.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.