Integration mit UKG Pro

Integrieren Sie mühelos UKG Pro, um Ihre Awardco-Plattform mit Awardcos HRIS Sync stets auf dem neuesten Stand zu halten. Diese Integration ermöglicht eine nahtlose Verwaltung der Mitarbeiterdaten und stellt sicher, dass Ihre Anerkennungs- und Belohnungsprogramme immer genau und mit den aktuellsten Daten aus UKG Pro abgestimmt sind.

Warnung: Wenn Sie bereits Mitarbeiterdaten in Ihrer Plattform haben, stellen Sie bitte sicher, dass die Mitarbeiter-IDs, die Sie in Ihrem neuen Datenfeed verwenden, mit Ihren aktuellen Benutzerdaten übereinstimmen. Wenn dies nicht beachtet wird, kann dies zu Duplikaten von Benutzern, Fehlern bei der Anerkennung und einem Verlust der Datenintegrität führen. 
 

1. Wert
2. Implementierung
3. Allgemeine Einstellungen
   • Erweiterte Einstellungen
4. Mapping-Einstellungen
   • Unterstützte Felder
   • Hinzufügen von Metadatenfeldern
5. Wichtige Hinweise

Wert

Die Integration von UKG Pro mit Awardco bietet mehrere wichtige Vorteile:

• Automatische Datensynchronisierung: Mitarbeiterdaten wie Einstellungen, Kündigungen und Rollenänderungen werden automatisch zwischen UKG Pro und Awardco synchronisiert, um sicherzustellen, dass Anerkennungsprogramme genau und aktuell sind.
• Anerkennung von Mitarbeitermeilensteinen: Mitarbeiter werden automatisch für Meilensteine wie Jubiläen und Erfolge basierend auf ihren Beschäftigungsdaten aus UKG Pro anerkannt.
• Reduzierter manueller Aufwand: Automatisieren Sie Datenaktualisierungen, um Zeit zu sparen und manuelle Dateneingaben zu vermeiden, wodurch Fehler minimiert werden.
• Zentrale Datennutzung: Nutzen Sie synchronisierte Mitarbeiterdaten für Anerkennungsprogramme, Genehmigungen, Rollen und Berechtigungen und vereinfachen Sie so Ihre internen Prozesse.
• Genaue Budgetzuweisung: Stellen Sie sicher, dass Belohnungen und Anreize mithilfe der aktuellsten Abteilungs-, Standort- und Rollendaten aus UKG Pro korrekt verteilt werden.

Implementierung

Hinweis: Dies ist eine kostenpflichtige Funktion. Bitte kontaktieren Sie einen Awardco-Vertreter, um die UKG Pro-Integration vor der Einrichtung zu aktivieren.

Folgen Sie diesen Schritten, um die Integration mit UKG Pro einzurichten:

1. Melden Sie sich mit Administratoranmeldedaten bei Awardco an.
2. Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
3. Wählen Sie im linken Navigationsmenü „Plattform“ und dann „Integrationen“ aus.
4. Wählen Sie die „Integrationsbibliothek.“
5. Suchen Sie in der Integrationsbibliothek nach UKG Pro.
6. Klicken Sie auf „UKG Pro einrichten“.
7. Klicken Sie auf „Weiter“, um den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie zuzustimmen.
8. Überprüfen Sie die angeforderten Berechtigungen und klicken Sie auf „Weiter“.
9. Folgen Sie diesen Schritten, um einen Service-Benutzer in UKG Pro zu erstellen.
10. Nachdem die Einrichtung des Service-Benutzers abgeschlossen ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ich habe diese Anweisungen abgeschlossen.“
11. Geben Sie die URL des Webdienstes, den Benutzernamen, das Passwort, den API-Schlüssel und den Firmennamen ein und klicken Sie auf „Verbinden“.
12. Eine Erfolgsmeldung bestätigt die Verbindung. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Einstellungen abzuschließen. Nach erfolgreicher Verbindung mit UKG Pro stehen folgende Optionen zur Verfügung:
    • Möchten Sie Mitarbeiter archivieren, die in UKG Pro inaktiv sind?
      • Mitarbeiter nicht archivieren
      • Mitarbeiter archivieren (empfohlen)
    • Soll die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters im HRIS Sync die in den Profileinstellungen eingegebene E-Mail-Adresse überschreiben?
      • Awardco-E-Mails nicht überschreiben
      • Awardco-E-Mails überschreiben
    • Wie häufig möchten Sie Mitarbeiterinformationen importieren?
      • Täglich
      • Wöchentlich
      • Monatlich
    • Möchten Sie jetzt einen manuellen Import durchführen?
      • Ein manueller Import ist erforderlich, bevor automatische Importe aktiviert werden können. Der Vorgang kann einige Minuten dauern.
      • Die Auswahl von „Jetzt überspringen“ verzögert den Import; ein manueller Import muss später im Tab „Allgemeine Einstellungen“ durchgeführt werden.
      • Nach einem erfolgreichen manuellen Import wird eine Benachrichtigung mit einer Zusammenfassung der Dateiänderungen angezeigt, z. B. neue Benutzer, aktualisierte Benutzer, archivierte Benutzer und wiederhergestellte Benutzer. Klicken Sie auf „Import speichern“.
    • Automatische Importe jetzt starten?
      • Automatische Importe pausieren (Importe können später im Tab „Allgemeine Einstellungen“ aktiviert werden.)
      • Automatische Importe starten

Allgemeine Einstellungen

Nach der Einrichtung können Anpassungen der Integration im Tab „Allgemeine Einstellungen“ vorgenommen werden:

• Manueller Import: Führen Sie jederzeit einen manuellen Import durch, um Mitarbeiterdaten zu aktualisieren. Dies ist erforderlich, bevor automatische Importe aktiviert werden.
• Frequenz des automatischen Imports: Legen Sie fest, wie oft Mitarbeiterdaten importiert werden – täglich, wöchentlich oder monatlich.
• Automatische Importe pausieren/fortsetzen: Verwenden Sie diese Schaltfläche, um automatische Importe bei Bedarf zu stoppen oder nach Behebung von Problemen fortzusetzen.
• Vorschau der Benutzerdaten: Laden Sie eine CSV-Datei der Benutzerdaten herunter, um die Genauigkeit zu überprüfen.

Erweiterte Einstellungen

Erweiterte Einstellungen bieten mehr Kontrolle darüber, wie Daten aus UKG Pro importiert werden:

• Mitarbeiter archivieren: Automatisches Entfernen von Mitarbeitern, die nicht mehr in den Datenimporten enthalten sind (empfohlen).
• Priorität des Einstellungsdatums: Legt fest, welches Einstellungsdatum für Service Awards, Onboarding Awards und andere Anerkennungen verwendet wird. Wählen Sie „Ursprüngliches Einstellungsdatum“, um das erste importierte Datum beizubehalten, oder „Neuestes Einstellungsdatum“, um das Datum bei jedem Import zu aktualisieren.
• E-Mails überschreiben: Aktivieren Sie diese Option, um Mitarbeiter-E-Mail-Adressen bei jedem Import mit neuen Daten aus UKG Pro zu überschreiben.
• Pluszeichen zu Telefonnummern hinzufügen: Fügt automatisch ein „+“-Präfix zu Telefonnummern hinzu, falls im importierten Datensatz nicht bereits vorhanden.
• Einstellungsdatum überschreiben: Verwenden Sie das Einstellungsdatum aus UKG Pro, um ein vorhandenes Einstellungsdatum in Awardco zu ersetzen.
• Mitarbeiter-IDs: Importieren Sie Mitarbeiter-IDs aus UKG Pro oder generieren Sie diese in Awardco.
• Benutzer nicht importieren: Legen Sie Regeln fest, um bestimmte Benutzer vom Import auszuschließen. Kontaktieren Sie einen Awardco-Vertreter für Unterstützung.
• Felder vom Import ausschließen: Geben Sie Felder (Spaltenüberschriften) an, die vom Datenimport ausgeschlossen werden sollen.
• Integration löschen: Trennen Sie die UKG Pro-Integration und entfernen Sie alle zugehörigen Einstellungen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Mapping-Einstellungen

Konfigurieren Sie, wie Benutzerdaten zwischen UKG Pro und Awardco zugeordnet werden. Beim Auswählen von Feldern in den Dropdown-Menüs sehen Sie sowohl den Feldnamen als auch einen Beispielwert aus Ihren UKG Pro-Daten (den ersten ausgefüllten Wert in diesem Feld), um die richtige Zuordnung leichter zu erkennen.

Unterstützte Felder

Nachfolgend sind die Kern- und Metadatenfelder aufgeführt, die von der Integration akzeptiert werden.

Kernfelder

Metadatenfelder

*Fehlt ein Feld? Klicken Sie hier, um es anzufordern.

Hinzufügen von Metadatenfeldern

Benutzerdefinierte Metadaten ermöglichen es Ihnen, zusätzliche Benutzerdaten zu importieren, die in der Plattform angezeigt oder zur Konfiguration erweiterter Einstellungen wie Programmteilnahmen verwendet werden können. Um zusätzliche Metadatenfelder einzuschließen:

1. Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „+ Metadatenfeld hinzufügen“.
2. Wählen Sie das UKG-Feld aus dem Dropdown-Menü aus und geben Sie ein, wie der Feldname in Awardco angezeigt werden soll.
3. Klicken Sie nach den Änderungen auf „Speichern“.

Nachdem ein Metadatenfeld hinzugefügt wurde, klicken Sie auf die drei übereinanderliegenden Punkte neben dem Feld, um:

• Typ ändern: Setzen Sie das Feld auf „Standard“, „Assoziiert“ (wird verwendet, um Benutzer mit zusätzlichen Vorgesetzten-IDs für komplexe Anerkennungsfreigabe-Workflows zu verknüpfen) oder „Versteckt“ (wird von Awardco für Firmenpräsente verwendet; diese Daten werden nicht auf der Plattform angezeigt).
• Das Feld löschen.

Wichtige Hinweise

• Sie müssen ein Servicekonto für Awardco konfigurieren oder ein bestehendes nutzen.
• Die E-Mail-Adresse ist standardmäßig die geschäftliche E-Mail des Benutzers. Wenn diese nicht vorhanden ist, wird die private E-Mail verwendet. Wenn eine geschäftliche E-Mail vorhanden ist, wird eine private E-Mail als sekundäre E-Mail verwendet.
• Telefonnummern müssen eine Landesvorwahl enthalten und mit einem + Zeichen beginnen, damit die SMS-Funktion von Awardco funktioniert. Ein + Zeichen kann bei Bedarf automatisch für Benutzer hinzugefügt werden (HRIS Sync Erweiterte Einstellungen).

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.