Integration mit Paychex Flex

Integrieren Sie mühelos Paychex Flex, um Ihre Awardco-Plattform zu befüllen und mit Awardcos HRIS Sync stets aktuell zu halten. Diese Integration ermöglicht eine nahtlose Verwaltung von Mitarbeiterdaten, wodurch Anerkennungsprogramme, Genehmigungen und Berechtigungen stets genau und zeitnah sind.

Warnung: Wenn Sie bereits Mitarbeiterdaten in Ihrer Plattform haben, bestätigen Sie bitte, dass die Mitarbeiter-IDs, die Sie in Ihrem neuen Datenfeed verwenden, mit Ihren aktuellen Benutzerdaten übereinstimmen. Andernfalls kann es zu Duplikaten von Benutzern, Anerkennungsfehlern und Verlust der Datenintegrität kommen. 
 

1. Wert
2. Implementierung
3. Allgemeine Einstellungen
   • Erweiterte Einstellungen
4. Mapping-Einstellungen
   • Unterstützte Felder
   • Hinzufügen von Metadatenfeldern
5. Wichtige Hinweise

Wert

Die Integration von Paychex Flex mit Awardco bringt mehrere wichtige Vorteile:

• Nahtlose Datensynchronisation: Automatische Synchronisierung von Mitarbeiterdaten wie Einstellungen, Kündigungen und Rollenänderungen zwischen Paychex Flex und Awardco, um Anerkennungsprogramme genau und aktuell zu halten.
• Automatisierte Mitarbeiter-Meilensteine: Automatische Anerkennung von Mitarbeiterjubiläen und anderen Meilensteinen basierend auf den Beschäftigungsdaten aus Paychex Flex.
• Reduzierter manueller Aufwand: Zeitersparnis durch Wegfall manueller Dateneingaben, Verringerung potenzieller Fehler und Gewährleistung der Datengenauigkeit.
• Zentrale Datenverwaltung: Verwendung der aktualisierten Mitarbeiterdaten für Anerkennungsprogramme, Genehmigungen, Benutzerrollen und Berechtigungen zur Optimierung von Arbeitsabläufen.
• Genaue Budgetzuweisung: Sicherstellung einer korrekten Verteilung von Belohnungen und Anreizen basierend auf aktuellen Abteilungs-, Standort- und Rolleninformationen.

Implementierung

Hinweis: Dies ist eine kostenpflichtige Funktion. Kontaktieren Sie einen Awardco-Vertreter, um die Paychex Flex-Integration vor der Umsetzung zu aktivieren.

Folgen Sie diesen Schritten, um die Integration mit Paychex Flex einzurichten:

1. Melden Sie sich mit Administrator-Anmeldedaten bei Awardco an.
2. Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
3. Navigieren Sie zur Integrationsbibliothek im Admin-Portal.
4. Suchen Sie Paychex Flex und wählen Sie es aus.
5. Klicken Sie auf „Paychex Flex einrichten“.
   
   
    
6. Klicken Sie auf „Weiter“, um den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie zuzustimmen.
7. Überprüfen Sie die von Awardco angeforderten Berechtigungen und klicken Sie erneut auf „Weiter“.
8. Verbinden Sie Ihr Paychex Flex-Konto, indem Sie Ihre E-Mail und Ihr Passwort eingeben. Klicken Sie auf „Verbinden“.
   
   
    
9. Folgen Sie den verlinkten Anweisungen, um ein API-Token für Awardco zu erstellen.
10. Nachdem das API-Token erstellt wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Ich habe diese Anweisungen abgeschlossen.“
11. Eine Erfolgsmeldung bestätigt die Verbindung. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Einstellungen abzuschließen.
    • Möchten Sie in Paychex Flex inaktive Mitarbeiter archivieren?
      • Mitarbeiter nicht archivieren
      • Mitarbeiter archivieren (empfohlen)
    • Soll die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters aus HRIS Sync die in den Profileinstellungen eingegebene E-Mail-Adresse überschreiben?
      • Awardco-E-Mails nicht überschreiben
      • Awardco-E-Mails überschreiben
    • Wie häufig möchten Sie Mitarbeiterinformationen importieren?
      • Täglich
      • Wöchentlich
      • Monatlich
    • Möchten Sie jetzt einen manuellen Import durchführen?
      • Ein manueller Import ist erforderlich, bevor automatische Importe aktiviert werden können. Die Durchführung kann mehrere Minuten dauern.
      • Wenn Sie „Jetzt überspringen“ wählen, wird der Import nicht ausgeführt; ein manueller Import muss später über den Reiter „Allgemeine Einstellungen“ durchgeführt werden.
      • Wenn der manuelle Import erfolgreich ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung mit einer Übersicht der Dateiänderungen wie neue Benutzer, aktualisierte Benutzer, archivierte Benutzer und wiederhergestellte Benutzer. Klicken Sie auf „Import speichern“.
    • Alles ist eingerichtet! Möchten Sie jetzt automatische Importe starten?
      • Automatische Importe pausieren (Importe können später im Reiter „Allgemeine Einstellungen“ aktiviert werden.)
      • Automatische Importe starten

Allgemeine Einstellungen

Nach der Einrichtung können Anpassungen im Reiter „Allgemeine Einstellungen“ der Paychex Flex-Integrationsseite vorgenommen werden:

• Manueller Import: Führen Sie einen manuellen Import durch, um Mitarbeiterdaten zu aktualisieren. Dies ist erforderlich, bevor automatische Importe aktiviert werden.
• Häufigkeit automatischer Importe: Wählen Sie, wie oft Mitarbeiterdaten importiert werden sollen – täglich, wöchentlich oder monatlich.
• Automatische Importe pausieren/fortsetzen: Verwenden Sie diese Schaltfläche, um Importe bei Bedarf vorübergehend zu pausieren, z. B. zur Fehlerbehebung, oder um sie nach Behebung wieder fortzusetzen.
• Vorschau der Benutzerdaten: Laden Sie eine CSV-Datei der Benutzerdaten herunter, um diese auf Genauigkeit zu überprüfen.

Erweiterte Einstellungen

Erweiterte Einstellungen bieten mehr Kontrolle darüber, wie Daten aus Paychex Flex importiert werden:

• Mitarbeiter archivieren: Automatisches Entfernen von Mitarbeitern, die nicht mehr in den Datenimporten enthalten sind (empfohlen).
• Priorität des Einstellungsdatums: Legt fest, welches Einstellungsdatum für Auszeichnungen wie Dienstjubiläen oder Onboarding-Auszeichnungen verwendet wird. Wählen Sie „Originales Einstellungsdatum“, um das erste Einstellungsdatum beizubehalten, oder „Neuestes Einstellungsdatum“, um das Einstellungsdatum bei jedem Import zu aktualisieren.
• E-Mails überschreiben: Überschreiben Sie die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter bei jedem Import mit aktualisierten Daten aus Paychex Flex.
• Pluszeichen zu Telefonnummern hinzufügen: Fügen Sie automatisch ein „+“-Präfix zu Telefonnummern hinzu, falls es in den importierten Daten nicht vorhanden ist.
• Einstellungsdatum überschreiben: Ersetzen Sie das bestehende Einstellungsdatum in Awardco durch das Einstellungsdatum aus Paychex Flex.
• Mitarbeiter-IDs: Wählen Sie, ob Mitarbeiter-IDs aus Paychex Flex importiert oder innerhalb von Awardco generiert werden sollen.
• Benutzer nicht importieren: Legen Sie Regeln fest, um bestimmte Benutzer vom Import auszuschließen. Kontaktieren Sie den Awardco-Support für Unterstützung.
• Felder vom Import ausschließen: Geben Sie Datenfelder (Spaltenüberschriften) an, die vom Datenimport ausgeschlossen werden sollen.
• Integration löschen: Trennen Sie die Paychex Flex-Integration und entfernen Sie alle Einstellungen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Mapping-Einstellungen

Konfigurieren Sie, wie Benutzerdaten zwischen Paychex Flex und Awardco zugeordnet werden. Beim Auswählen der Felder in den Dropdown-Menüs sehen Sie sowohl den Feldnamen als auch einen Beispielwert aus Ihren Paychex Flex-Daten (den zuerst gefüllten Wert in diesem Feld), um die korrekte Zuordnung leichter zu erkennen.

Unterstützte Felder

Nachfolgend sind die Kern- und Metadatenfelder aufgeführt, die von der Integration akzeptiert werden.

Kernfelder

Metadatenfelder

*Sehen Sie das benötigte Feld nicht? Klicken Sie hier, um Feedback zu geben und zukünftige Unterstützung für weitere Felder anzufordern.

Hinzufügen von Metadatenfeldern

Benutzerdefinierte Metadaten ermöglichen das Importieren zusätzlicher Benutzerdaten, die auf der Plattform angezeigt oder zur Konfiguration erweiterter Einstellungen wie Programmteilnahmen verwendet werden können. Um weitere Metadatenfelder hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Metadatenfeld hinzufügen unten auf der Seite.
2. Wählen Sie das Paychex Flex-Feld aus dem Dropdown-Menü aus und geben Sie ein, wie der Feldname in Awardco angezeigt werden soll.
3. Klicken Sie nach den Änderungen auf Speichern.

Nachdem ein Metadatenfeld hinzugefügt wurde, klicken Sie auf die drei übereinanderliegenden Punkte neben dem Feld, um:

• Typ ändern: Legen Sie das Feld als „Standard“, „Assoziiert“ (wird verwendet, um Benutzer mit zusätzlichen Vorgesetzten-IDs für komplexe Anerkennungs-Genehmigungsworkflows zu verknüpfen) oder „Versteckt“ (wird von Awardco für Corporate Gifting verwendet; diese Daten werden nicht auf der Plattform angezeigt) fest.
• Das Feld löschen.

Wichtige Hinweise

• Bei Verwendung der Authentifizierung mit Zugangsdaten wird in Paychex Flex ein Drittbenutzer mit der Rolle „Accountant“ hinzugefügt.
• Bei Verwendung der API-Authentifizierung müssen Sie ein API-Token für Awardco erstellen (Anleitung wird während der Konfiguration von HRIS Sync bereitgestellt).
• Kunden müssen möglicherweise Paychex Flex kontaktieren, um zusätzliche Berechtigungen für die Verbindung mit HRIS Sync zu erhalten.
• Die E-Mail ist standardmäßig die Arbeits-E-Mail des Benutzers. Wenn diese nicht vorhanden ist, wird die private E-Mail verwendet. Wenn eine Arbeits-E-Mail vorhanden ist, wird eine private E-Mail als sekundäre E-Mail verwendet.
• Telefonnummern müssen eine Landesvorwahl enthalten und mit einem „+“-Symbol beginnen, damit die SMS-Funktion von Awardco funktioniert. Ein „+“-Symbol kann bei Bedarf automatisch für Benutzer hinzugefügt werden (HRIS Sync Erweiterte Einstellungen).