Die Verwaltung großer Geldprämien, wie z. B. Weihnachts- oder Mitarbeiteranerkennungsprämien, erfordert die Sicherstellung, dass das Einlösekonto ausreichend finanziert ist, um Unterbrechungen zu vermeiden. Die Vorausfinanzierung ermöglicht es Administratoren, im Voraus Mittel für ein bestimmtes Programm, Budget oder Metadaten-Gruppe hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass alle Auszeichnungen reibungslos verteilt werden, auch während Zeiten mit hohem Verkehrsaufkommen. Außerdem wird garantiert, dass Sie nicht doppelt für diese Punkte belastet werden. Dieser Artikel führt Sie durch die Schritte zur Anforderung einer Rechnung und zur effizienten Verwaltung des Vorausfinanzierungsprozesses.
Hinweis: Dieser Artikel gilt für alle Kunden, die nicht die Rechnungsstellungsmethode „Kunde verwaltet“ verwenden.
Warum vorausfinanzieren?
Die Vorausfinanzierung bietet einige wichtige Vorteile:
- Vermeidung von Programmunterbrechungen: Stellt sicher, dass das Einlösekonto ausreichend finanziert ist, um die erhöhte Ausgabentätigkeit der Nutzer für ihre Punkte abzudecken.
- Reibungsloser Auszeichnungsprozess: Durch das Hinzufügen von Mitteln im Voraus können Administratoren garantieren, dass alle Auszeichnungen zügig ausgegeben werden, ohne auf zusätzliche Zahlungen warten zu müssen.
- Flexible Finanzierungsoptionen: Mittel können direkt über die Plattform per ACH oder Kreditkarte hinzugefügt werden. Sie können auch außerhalb der Plattform per ACH/Überweisung und Scheck gesendet werden.
- Verbesserte Berichterstattung und Budgetierung: Die Vorausfinanzierung bestimmter Programme hilft, klarere Finanzaufzeichnungen zu führen. Separate Budgets für große Programme wie Weihnachts- oder Mitarbeiteranerkennungsprämien erleichtern die finanzielle Nachverfolgung und Berichterstattung.
Wie man eine große Auszeichnung vorausfinanziert
Navigation zur Abrechnungsseite
Folgen Sie diesen Schritten, um zur Abrechnungsseite zu gelangen:
- Klicken Sie auf die Admin-Schaltfläche oben rechts auf dem Bildschirm.
- Wählen Sie den Tab Abrechnung, um die Abrechnungsseite zu öffnen.
Anforderung einer Rechnung für die Vorausfinanzierung
Der wichtigste Schritt im Vorausfinanzierungsprozess ist die Anforderung einer Rechnung. Befolgen Sie diese Schritte:
- Navigieren Sie zum Tab Rechnungen und klicken Sie auf Rechnung anfordern.
- Geben Sie den gewünschten Rechnungsbetrag ein. Dieser Betrag sollte den erwarteten Gesamtwert des vorausfinanzierten Auszeichnungsprogramms widerspiegeln.
- Geben Sie an, ob die Rechnung für eine Vorausfinanzierung ist:
- Falls ja, wählen Sie das Programm, Budget oder die Metadaten-Gruppe aus, die vorausfinanziert wird bzw. aus der die vergebenen Punkte stammen.
- Füllen Sie die erforderlichen Details aus:
- E-Mail-Adresse: Die Bestätigung der Rechnung wird hierhin gesendet.
- Bestellnummer (PO-Nummer): Fügen Sie ggf. eine interne Referenz oder Kennung für organisatorische Zwecke hinzu.
- Notizen: Fügen Sie relevante Details oder Gründe für die Rechnung hinzu.
- Überprüfen Sie die Zahlungsaufstellung und klicken Sie auf Anfrage absenden.
Nach dem Absenden erhalten Sie eine Bestätigung, und die Rechnung wird innerhalb von 24-48 Werktagen bearbeitet und versendet.
Überwachung der Mittelverfügbarkeit
Nachdem die Rechnung bearbeitet wurde, erscheinen die Mittel in der Zeile Einzahlungen im Abschnitt Finanzierungsübersicht auf der Abrechnungsseite.
- Mittel, die per Kreditkarte hinzugefügt werden, sind sofort verfügbar, es fällt jedoch eine Bearbeitungsgebühr an.
- ACH-Zahlungen sind gebührenfrei, benötigen jedoch 3-5 Werktage zur Bearbeitung. Dies ist bei der Vorausfinanzierung großer Programme wichtig, um Verzögerungen zu vermeiden.
- Das Tracking der Vorausfinanzierung beginnt im Monat des Zahlungseingangs. Wenn beispielsweise ein Weihnachtsprogramm am 15. Dezember vorausfinanziert wird, umfasst das Tracking alle Vorausfinanzierungen im Weihnachtsbudget seit dem 1. Dezember.
Hinzufügen von Punkten zum Unternehmenskonto
Nun müssen Punkte in gleicher Höhe wie die eingezahlten Mittel zum Unternehmenskonto hinzugefügt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Klicken Sie auf der Abrechnungsseite auf Punkte hinzufügen.
- Geben Sie die gewünschte Punktzahl ein (entsprechend den eingezahlten Mitteln).
- Geben Sie eine Notiz ein und klicken Sie auf Punkte hinzufügen.
- Wählen Sie Bestätigen.
Die eingezahlten Punkte erscheinen in der Zeile Unternehmenskonto im Abschnitt Punkteübersicht. Diese Punkte können dann nach Bedarf auf Budgets verteilt werden. Der Support-Artikel Budgets verwalten enthält detaillierte Anweisungen zur Budgeterstellung und Punktezuweisung.
Zusätzliche Tipps
- Erstellen Sie separate Budgets und/oder Programme: Für große Programme wie Weihnachtsboni oder Mitarbeiteranerkennungsprämien sollten Sie ein eigenes Budget und/oder Programm anlegen. Dies ermöglicht klarere Berichte und einfachere Nachverfolgung der Mittel.
- Planen Sie im Voraus: Für Zeiten mit hohem Auszeichnungsvolumen, wie die Weihnachtszeit, finanzieren Sie das Konto frühzeitig voraus, um mögliche Verzögerungen bei der Auszeichnungsverteilung zu vermeiden.
- Überwachen Sie die Kontostände des Einlösekontos: Prüfen Sie regelmäßig den Kontostand des Einlösekontos auf der Abrechnungsseite, um einen unterbrechungsfreien Betrieb der Anerkennungsprogramme sicherzustellen.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.