Integrieren Sie mühelos Paylocity, um Ihre Awardco-Plattform zu befüllen und mit Awardcos HRIS Sync stets aktuell zu halten. Diese Integration vereinfacht die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und stellt sicher, dass Anerkennungsprogramme, Genehmigungen und Benutzerrollen korrekt und zeitgerecht sind.
Warnung: Wenn Sie bereits Mitarbeiterdaten in Ihrer Plattform haben, bestätigen Sie bitte, dass die Mitarbeiter-IDs, die Sie in Ihrem neuen Datenfeed verwenden, mit Ihren aktuellen Benutzerdaten übereinstimmen. Andernfalls kann es zu doppelten Benutzern, Anerkennungsfehlern und Dateninkonsistenzen kommen.
Nutzen
Die Integration von Paylocity mit Awardco bietet mehrere wesentliche Vorteile:
- Nahtlose Datensynchronisation: Halten Sie Mitarbeiterdaten wie Einstellungen, Kündigungen und Rollenänderungen automatisch zwischen Paylocity und Awardco synchron, um die Genauigkeit der Anerkennungsprogramme sicherzustellen.
- Automatisierte Mitarbeiter-Meilensteine: Erkennen Sie Mitarbeiter für Meilensteine wie Jubiläen oder andere Erfolge an, basierend auf Beschäftigungsdaten von Paylocity.
- Reduzierter manueller Aufwand: Automatisieren Sie Datenaktualisierungen, minimieren Sie manuelle Dateneingaben und verringern Sie Fehler.
- Zentralisierte Datenverwaltung: Nutzen Sie synchronisierte Mitarbeiterdaten für Anerkennungsprogramme, Genehmigungen, Rollen, Berechtigungen und mehr, um ein zentrales System zu schaffen.
- Verbesserte Budgetzuweisung: Stellen Sie sicher, dass Belohnungen anhand aktueller Informationen zu Abteilungen, Standorten und Rollen der Mitarbeiter korrekt zugewiesen werden.
Implementierung
Hinweis: Dies ist eine kostenpflichtige Funktion. Kontaktieren Sie einen Awardco-Vertreter, um die Paylocity-Integration zu aktivieren, bevor Sie fortfahren.
So richten Sie die Integration mit Paylocity ein:
- Melden Sie sich bei Awardco mit Administrator-Zugangsdaten an.
- Wählen Sie unten im linken Navigationsmenü die Schaltfläche „Admin“ aus.
- Wählen Sie „Plattform“, dann „Integrationen“ und klicken Sie im Admin-Portal auf die Integrationsbibliothek.
- Suchen und wählen Sie Paylocity aus.
- Klicken Sie auf Paylocity einrichten.
- Klicken Sie auf Weiter, um den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie zuzustimmen.
- Überprüfen Sie die von Awardco angeforderten Berechtigungen und klicken Sie erneut auf Weiter.
- Geben Sie die Firmen-ID, den Benutzernamen und das Passwort ein. Klicken Sie dann auf Verbinden.
- Eine Erfolgsmeldung bestätigt die Verbindung. Klicken Sie auf Weiter, um die Einstellungen abzuschließen.
- Möchten Sie in Paylocity inaktive Mitarbeiter archivieren?
- Mitarbeiter nicht archivieren
- Mitarbeiter archivieren (empfohlen)
- Soll die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters im HRIS Sync die in den Profileinstellungen eingegebene E-Mail-Adresse überschreiben?
- Awardco-E-Mails nicht überschreiben
- Awardco-E-Mails überschreiben
- Wie häufig möchten Sie Mitarbeiterinformationen importieren?
- Täglich
- Wöchentlich
- Monatlich
- Möchten Sie jetzt einen manuellen Import durchführen?
- Ein manueller Import ist erforderlich, bevor automatische Importe aktiviert werden können. Die Durchführung kann mehrere Minuten dauern.
- Mit „Jetzt überspringen“ wird kein Import ausgeführt; ein manueller Import muss später über die Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“ durchgeführt werden.
- Wenn der manuelle Import erfolgreich ist, wird eine Benachrichtigung mit einer Aufschlüsselung der Dateiänderungen angezeigt, z. B. neue Benutzer, aktualisierte Benutzer, archivierte Benutzer und wiederhergestellte Benutzer. Drücken Sie „Import speichern“.
- Sie sind fertig eingerichtet! Möchten Sie jetzt automatische Importe starten?
- Automatische Importe pausieren (Importe können später über die Registerkarte Allgemeine Einstellungen aktiviert werden.)
- Automatische Importe starten
Allgemeine Einstellungen
Nach der Einrichtung können Anpassungen auf der Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“ der Paylocity-Integrationsseite vorgenommen werden:
- Manueller Import: Führen Sie einen manuellen Import durch, um Mitarbeiterdaten zu aktualisieren. Dies ist erforderlich, bevor automatische Importe aktiviert werden.
- Häufigkeit automatischer Importe: Wählen Sie aus, wie oft Mitarbeiterdaten importiert werden sollen – täglich, wöchentlich oder monatlich.
- Automatische Importe pausieren/fortsetzen: Verwenden Sie diese Schaltfläche, um Importe vorübergehend zu pausieren, falls Datenprobleme behoben werden müssen, oder um Importe nach der Fehlerbehebung fortzusetzen.
- Vorschau der Benutzerdaten: Laden Sie eine CSV-Datei mit Benutzerdaten herunter, um die Genauigkeit zu überprüfen.
Erweiterte Einstellungen
Erweiterte Einstellungen bieten mehr Kontrolle darüber, wie Daten von Paylocity importiert werden:
- Mitarbeiter archivieren: Entfernen Sie automatisch Mitarbeiter, die nicht mehr in den Datenimporten enthalten sind (empfohlen).
- Priorität Einstellungsdatum: Legt fest, welches Einstellungsdatum für Auszeichnungen wie Dienstjubiläen oder Onboarding-Auszeichnungen verwendet wird. Wählen Sie „Original Einstellungsdatum“, um das erste Einstellungsdatum beizubehalten, oder „Neuestes Einstellungsdatum“, um das Datum bei jedem Import zu aktualisieren.
- E-Mails überschreiben: Überschreiben Sie während jedes Imports die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter mit den aktualisierten Daten von Paylocity.
- Pluszeichen zu Telefonnummern hinzufügen: Fügen Sie automatisch ein „+“-Präfix zu Telefonnummern hinzu, falls dieses im importierten Datensatz nicht vorhanden ist.
- Einstellungsdatum überschreiben: Ersetzen Sie das vorhandene Einstellungsdatum in Awardco durch das Einstellungsdatum aus Paylocity.
- Mitarbeiter-IDs: Wählen Sie, ob Mitarbeiter-IDs von Paylocity importiert oder innerhalb von Awardco generiert werden sollen.
- Benutzer nicht importieren: Legen Sie Regeln fest, um bestimmte Benutzer vom Import auszuschließen. Kontaktieren Sie den Awardco-Support für Unterstützung.
- Felder vom Import ausschließen: Geben Sie Datenfelder (Spaltenüberschriften) an, die vom Datenimport ausgeschlossen werden sollen.
- Integration löschen: Trennen Sie die Paylocity-Integration und entfernen Sie alle Einstellungen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Zuordnungseinstellungen
Konfigurieren Sie, wie Benutzerdaten zwischen Paylocity und Awardco zugeordnet werden. Beim Auswählen der Felder in den Dropdown-Menüs sehen Sie sowohl den Feldnamen als auch einen Beispielwert aus Ihren Paylocity-Daten (der erste ausgefüllte Wert in diesem Feld), um die korrekte Zuordnung leichter zu erkennen.
Unterstützte Felder
Nachfolgend sind die Kern- und Metadatenfelder aufgeführt, die von der Integration akzeptiert werden.
Kernfelder
Feld |
Anmeldeinformationen Authentifizierung |
API-Authentifizierung |
HRIS Sync Mitarbeiter-ID |
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Paylocity Mitarbeiter-ID |
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Vorgesetzten-ID |
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Paylocity Vorgesetzten-ID |
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Vorname |
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Bevorzugter Vorname |
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Nachname |
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Sekundäre E-Mail |
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Telefonnummer |
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Geburtsdatum |
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Einstellungsdatum |
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Neuestes Wiedereinstellungsdatum |
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Ländercode |
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Metadatenfelder
Feld |
Anmeldeinformationen Authentifizierung |
API-Authentifizierung |
Berufsbezeichnung |
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Abteilung |
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Beschäftigungsart |
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Beschäftigungsunterart |
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Ist Manager |
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Klassifizierungscode |
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Wohnsitz Bundesland |
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Wohnsitz Stadt |
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Wohnsitz Land |
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Beschäftigungs-Bundesland |
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Beschäftigungs-Stadt |
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Beschäftigungs-Land |
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Benutzerdefinierte Felder |
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*Fehlt ein Feld? Klicken Sie hier, um neue Felder anzufordern.
Hinzufügen von Metadatenfeldern
Benutzerdefinierte Metadaten ermöglichen den Import zusätzlicher Benutzerdaten, die in der Plattform angezeigt oder zur Konfiguration erweiterter Einstellungen wie Programmberechtigungen verwendet werden können. Um zusätzliche Metadatenfelder einzuschließen:
- Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche + Metadatenfeld hinzufügen.
- Wählen Sie das Paylocity-Feld aus dem Dropdown-Menü aus und geben Sie ein, wie der Feldname in Awardco angezeigt werden soll.
- Klicken Sie nach den Änderungen auf Speichern.
Nach dem Hinzufügen eines Metadatenfelds klicken Sie auf die drei übereinander gestapelten Punkte neben dem Feld, um:
- Typ ändern: Legen Sie fest, ob das Feld „Standard“, „Verknüpft“ (wird verwendet, um Benutzer mit zusätzlichen Vorgesetzten-IDs für komplexe Anerkennungs-Genehmigungs-Workflows zu verknüpfen) oder „Versteckt“ (wird von Awardco für Corporate Gifting verwendet; diese Daten werden nicht auf der Plattform angezeigt) sein soll.
- Das Feld löschen.
Wichtige Hinweise
- Für die API-Authentifizierung erstellen Sie ein API-Token für Awardco.
Für die Authentifizierung mit Anmeldeinformationen verwenden Sie Paylocity-Zugangsdaten eines Benutzers mit Administratorrechten für das Unternehmen. Siehe Paylocity – Erforderliche Berechtigungen zur Bestätigung des Zugriffs oder Paylocity – Administrator hinzufügen, falls Sie einen neuen Admin-Benutzer erstellen müssen.
- E-Mail wird standardmäßig immer als Arbeits-E-Mail des Benutzers verwendet. Wenn diese nicht vorhanden ist, wird die private E-Mail verwendet. Wenn eine Arbeits-E-Mail vorhanden ist, wird eine private E-Mail als sekundäre E-Mail verwendet.
- Telefonnummern müssen eine Landesvorwahl enthalten und mit einem + Zeichen beginnen, damit die SMS-Funktion von Awardco funktioniert. Das + Zeichen kann bei Bedarf automatisch für Benutzer hinzugefügt werden (HRIS Sync Erweiterte Einstellungen).
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.