Integration mit Namely

Integrieren Sie Namely mühelos, um Ihre Awardco-Plattform zu befüllen und mit Awardcos HRIS Sync stets aktuell zu halten. Diese Integration vereinfacht das Management von Mitarbeiterdaten und stellt sicher, dass Anerkennungsprogramme, Genehmigungen und Benutzerrollen genau und zeitgerecht bleiben.

Warnung: Wenn Sie bereits Mitarbeiterdaten in Ihrer Plattform haben, bestätigen Sie bitte, dass die Mitarbeiter-IDs, die Sie in Ihrem neuen Datenfeed verwenden werden, mit Ihren aktuellen Benutzerdaten übereinstimmen. Andernfalls kann es zu Duplikaten von Benutzern, Anerkennungsfehlern und einem Verlust der Datenintegrität kommen.
 

1. Wert
2. Implementierung
3. Allgemeine Einstellungen
   • Erweiterte Einstellungen
4. Mapping-Einstellungen
   • Unterstützte Felder
   • Hinzufügen von Metadatenfeldern
5. Wichtige Hinweise

Wert

Die Integration von Namely mit Awardco bietet folgende Vorteile:

• Nahtlose Datensynchronisation: Halten Sie Mitarbeiterinformationen – wie Neueinstellungen, Kündigungen und Rollenänderungen – automatisch zwischen Namely und Awardco synchron, sodass Anerkennungsprogramme stets korrekt bleiben.
• Automatisierte Mitarbeiter-Meilensteine: Feiern Sie Jubiläen und andere Meilensteine automatisch basierend auf Mitarbeiterdaten aus Namely.
• Reduzierung manueller Arbeit: Minimieren Sie den Bedarf an manueller Dateneingabe und verringern Sie das Risiko von Eingabefehlern durch Automatisierung des Aktualisierungsprozesses.
• Zentrale Datennutzung: Nutzen Sie synchronisierte Mitarbeiterdaten für Anerkennungsprogramme, Genehmigungen, Benutzerrollen und Berechtigungen – alles in einem zentralen System.
• Bessere Budgetzuweisung: Stellen Sie sicher, dass Belohnungen und Anreize korrekt zugewiesen werden, indem Sie aktuelle Mitarbeiterinformationen wie Abteilung, Standort und Rolle verwenden.

Implementierung

Hinweis: Dies ist eine kostenpflichtige Funktion. Kontaktieren Sie einen Awardco-Vertreter, um die Namely-Integration zu aktivieren, bevor Sie fortfahren.

So richten Sie die Integration mit Namely ein:

1. Melden Sie sich mit Administratoranmeldedaten bei Awardco an.
2. Wählen Sie unten im linken Navigationsmenü die Schaltfläche „Admin“ aus.
3. Navigieren Sie zur Integrationsbibliothek im Admin-Portal.
4. Suchen und wählen Sie Namely aus.
5. Klicken Sie auf „Namely einrichten“.
   
   
    
6. Klicken Sie auf „Weiter“, um den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie zuzustimmen.
7. Überprüfen Sie die von Awardco angeforderten Berechtigungen und klicken Sie erneut auf „Weiter“.
8. Verbinden Sie Ihr Namely-Konto, indem Sie den Subdomain-Namen Ihres Kontos, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort eingeben. Klicken Sie auf „Verbinden“.
   
   
    
9. Eine Erfolgsmeldung bestätigt die Verbindung. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Einstellungen abzuschließen.
   • Möchten Sie inaktive Mitarbeiter in Namely archivieren?
     • Mitarbeiter nicht archivieren
     • Mitarbeiter archivieren (empfohlen)
   • Soll die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters im HRIS Sync die in den Profileinstellungen eingegebene E-Mail-Adresse überschreiben?
     • Awardco-E-Mails nicht überschreiben
     • Awardco-E-Mails überschreiben
   • Wie häufig möchten Sie Mitarbeiterinformationen importieren?
     • Täglich
     • Wöchentlich
     • Monatlich
   • Möchten Sie jetzt einen manuellen Import durchführen?
     • Ein manueller Import ist vor der Aktivierung automatischer Importe erforderlich. Die Durchführung kann mehrere Minuten dauern.
     • Wenn Sie „Jetzt überspringen“ wählen, wird der Import nicht ausgeführt; ein manueller Import muss später über die Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“ erfolgen.
     • Wenn der manuelle Import erfolgreich ist, bestätigt eine Benachrichtigung den Import und zeigt eine Aufschlüsselung der Dateiänderungen wie neue Benutzer, aktualisierte Benutzer, archivierte Benutzer und wiederhergestellte Benutzer an. Drücken Sie „Import speichern“.
   • Sie sind fertig eingerichtet! Möchten Sie jetzt automatische Importe starten?
     • Automatische Importe pausieren (Importe können später über die Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“ aktiviert werden.)
     • Automatische Importe starten

Allgemeine Einstellungen

Nach der Einrichtung können Anpassungen in der Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“ der Namely-Integrationsseite vorgenommen werden:

• Manueller Import: Führen Sie einen manuellen Import durch, um Mitarbeiterdaten zu aktualisieren. Dies ist vor der Aktivierung automatischer Importe erforderlich.
• Häufigkeit automatischer Importe: Wählen Sie, wie oft Mitarbeiterdaten importiert werden sollen – täglich, wöchentlich oder monatlich.
• Automatische Importe pausieren/fortsetzen: Verwenden Sie diese Schaltfläche, um Importe vorübergehend zu pausieren, falls Datenprobleme behoben werden müssen, oder um Importe nach der Problemlösung fortzusetzen.
• Benutzerdaten-Vorschau: Laden Sie eine CSV-Datei mit Benutzerdaten herunter, um diese auf Genauigkeit zu überprüfen.

Erweiterte Einstellungen

Erweiterte Einstellungen bieten mehr Kontrolle darüber, wie Daten von Namely importiert werden:

• Mitarbeiter archivieren: Entfernen Sie automatisch Mitarbeiter, die nicht mehr in den Datenimporten enthalten sind (empfohlen).
• E-Mails überschreiben: Überschreiben Sie bei jedem Import die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter mit aktualisierten Daten aus Namely.
• Pluszeichen zu Telefonnummern hinzufügen: Fügen Sie automatisch ein „+“-Präfix zu Telefonnummern hinzu, falls es in den importierten Daten nicht vorhanden ist.
• Einstellungsdatum überschreiben: Ersetzen Sie das vorhandene Einstellungsdatum in Awardco durch das Einstellungsdatum aus Namely.
• Mitarbeiter-IDs: Wählen Sie, ob Mitarbeiter-IDs aus Namely importiert oder innerhalb von Awardco generiert werden sollen.
• Benutzer nicht importieren: Legen Sie Regeln fest, um bestimmte Benutzer vom Import auszuschließen. Kontaktieren Sie den Awardco-Support für Unterstützung.
• Felder vom Import ausschließen: Geben Sie Datenfelder (Spaltenüberschriften) an, die vom Datenimport ausgeschlossen werden sollen.
• Integration löschen: Trennen Sie die Namely-Integration und entfernen Sie alle Einstellungen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Mapping-Einstellungen

Konfigurieren Sie, wie Benutzerdaten zwischen Namely und Awardco zugeordnet werden. Beim Auswählen von Feldern in den Dropdown-Menüs sehen Sie sowohl den Feldnamen als auch einen Beispielwert aus Ihren Namely-Daten (den ersten ausgefüllten Wert in diesem Feld), um die korrekte Zuordnung leichter zu identifizieren.

Unterstützte Felder

Nachfolgend sind die Kern- und Metadatenfelder aufgeführt, die von der Integration akzeptiert werden.

Kernfelder

Metadatenfelder

*Sehen Sie das benötigte Feld nicht? Klicken Sie hier, um Feedback zu geben und die zukünftige Unterstützung zusätzlicher Felder anzufragen.

Hinzufügen von Metadatenfeldern

Benutzerdefinierte Metadaten ermöglichen es Ihnen, zusätzliche Benutzerdaten zu importieren, die auf der Plattform angezeigt oder zur Konfiguration erweiterter Einstellungen wie Programmteilnahmeberechtigung verwendet werden können. Um zusätzliche Metadatenfelder einzuschließen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Metadatenfeld hinzufügen am unteren Seitenrand.
2. Wählen Sie das Namely-Feld aus dem Dropdown-Menü aus und geben Sie ein, wie der Feldname in Awardco angezeigt werden soll.
3. Klicken Sie nach den Änderungen auf Speichern.

Nachdem ein Metadatenfeld hinzugefügt wurde, klicken Sie auf die drei übereinander gestapelten Punkte neben dem Feld, um:

• Typ ändern: Legen Sie fest, ob das Feld „Standard“, „Assoziiert“ (wird verwendet, um Benutzer mit zusätzlichen Vorgesetzten-IDs für komplexe Anerkennungs-Genehmigungsabläufe zu verknüpfen) oder „Versteckt“ (wird von Awardco für Firmengeschenke verwendet; diese Daten werden auf der Plattform nicht angezeigt) sein soll.
• Das Feld löschen.

Wichtige Hinweise

• Wenn Sie API-Authentifizierung verwenden, müssen Sie ein API-Token für Awardco erstellen (Anweisungen werden während der Konfiguration von HRIS Sync bereitgestellt).
• E-Mail wird standardmäßig immer als die geschäftliche E-Mail des Benutzers festgelegt. Ist diese nicht vorhanden, wird die private E-Mail verwendet. Wenn eine geschäftliche E-Mail vorhanden ist, wird eine private E-Mail als sekundäre E-Mail verwendet.
• Telefonnummern müssen eine Landesvorwahl enthalten und mit einem + Symbol beginnen, damit die SMS-Funktion von Awardco funktioniert. Ein + Symbol kann bei Bedarf automatisch für Benutzer hinzugefügt werden (HRIS Sync Erweiterte Einstellungen).

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.