Integration mit Justworks

Integrieren Sie mühelos Justworks, um Ihre Awardco-Plattform zu befüllen und mit Awardcos HRIS-Sync aktuell zu halten. Diese Integration vereinfacht die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und stellt Genauigkeit sowie Leichtigkeit bei der Verwaltung von Anerkennungsprogrammen, Genehmigungen und Benutzerrollen sicher.

Warnung: Wenn Sie bereits Mitarbeiterdaten in Ihrer Plattform haben, stellen Sie bitte sicher, dass die Mitarbeiter-IDs, die Sie in Ihrem neuen Datenfeed verwenden, mit Ihren aktuellen Benutzerdaten übereinstimmen. Andernfalls kann es zu Duplikationen von Benutzern, Anerkennungsfehlern und Verlust der Datenintegrität kommen.
 

1. Wert
2. Implementierung
3. Allgemeine Einstellungen
   • Erweiterte Einstellungen
4. Mapping-Einstellungen
   • Unterstützte Felder
   • Hinzufügen von Metadatenfeldern
5. Wichtige Hinweise

Wert

Die Integration von Justworks mit Awardco bietet folgende Vorteile:

• Nahtlose Datensynchronisierung: Halten Sie Mitarbeiterinformationen – wie Neueinstellungen, Kündigungen und Rollenänderungen – automatisch zwischen Justworks und Awardco synchron, um die Genauigkeit der Anerkennungsprogramme sicherzustellen.
• Automatisierte Mitarbeiter-Meilensteine: Feiern Sie Jubiläen und andere Meilensteine automatisch basierend auf den Mitarbeiterdaten von Justworks.
• Reduzierung manueller Arbeit: Minimieren Sie den Bedarf an manueller Dateneingabe und verringern Sie das Risiko von Eingabefehlern durch Automatisierung des Aktualisierungsprozesses.
• Zentrale Datennutzung: Nutzen Sie synchronisierte Mitarbeiterdaten für Anerkennungsprogramme, Genehmigungen, Benutzerrollen und Berechtigungen innerhalb eines zentralen Systems.
• Bessere Budgetzuweisung: Stellen Sie sicher, dass Belohnungen und Anreize genau zugewiesen werden, indem Sie aktuelle Mitarbeiterinformationen wie Abteilung, Standort und Rolle verwenden.

Implementierung

Hinweis: Dies ist eine kostenpflichtige Funktion. Kontaktieren Sie einen Awardco-Vertreter, um die Justworks-Integration zu aktivieren, bevor Sie fortfahren.

So richten Sie die Integration mit Justworks ein:

1. Melden Sie sich mit Administrator-Zugangsdaten bei Awardco an.
2. Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü.
3. Navigieren Sie zur Integrationsbibliothek im Admin-Portal.
4. Suchen Sie Justworks und wählen Sie es aus.
5. Klicken Sie auf „Justworks einrichten“.
   
   
6. Klicken Sie auf „Weiter“, um den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie zuzustimmen.
7. Überprüfen Sie die von Awardco angeforderten Berechtigungen und klicken Sie erneut auf „Weiter“.
8. Verbinden Sie Ihr Justworks-Konto, indem Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben. Klicken Sie auf „Verbinden“.
   
   
9. Eine Erfolgsmeldung bestätigt die Verbindung. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Einstellungen abzuschließen.
   • Möchten Sie inaktiven Mitarbeitern in Justworks archivieren?
     • Mitarbeiter nicht archivieren
     • Mitarbeiter archivieren (empfohlen)
   • Soll die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters im HRIS Sync die in den Profileinstellungen eingegebene E-Mail-Adresse überschreiben?
     • Awardco-E-Mails nicht überschreiben
     • Awardco-E-Mails überschreiben
   • Wie häufig möchten Sie Mitarbeiterinformationen importieren?
     • Täglich
     • Wöchentlich
     • Monatlich
   • Möchten Sie jetzt einen manuellen Import ausführen?
     • Ein manueller Import ist erforderlich, bevor automatische Importe aktiviert werden. Die Ausführung kann einige Minuten dauern.
     • Wenn Sie „Jetzt überspringen“ wählen, wird der Import nicht ausgeführt; ein manueller Import muss später im Tab „Allgemeine Einstellungen“ durchgeführt werden.
     • Wenn der manuelle Import erfolgreich ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung über den Import sowie eine Aufschlüsselung der Dateiänderungen wie neue Benutzer, aktualisierte Benutzer, archivierte Benutzer und wiederhergestellte Benutzer. Klicken Sie auf „Import speichern“.
   • Sie sind fertig eingerichtet! Möchten Sie jetzt automatische Importe starten?
     • Automatische Importe pausieren (Importe können später im Tab „Allgemeine Einstellungen“ aktiviert werden.)
     • Automatische Importe starten

Allgemeine Einstellungen

Nach der Einrichtung können Anpassungen im Tab „Allgemeine Einstellungen“ der Justworks-Integrationsseite vorgenommen werden:

• Manueller Import: Führen Sie einen manuellen Import durch, um Mitarbeiterdaten zu aktualisieren. Dies ist erforderlich, bevor automatische Importe aktiviert werden.
• Häufigkeit der automatischen Importe: Wählen Sie, wie oft Mitarbeiterdaten importiert werden sollen – täglich, wöchentlich oder monatlich.
• Automatische Importe pausieren/fortsetzen: Verwenden Sie diese Schaltfläche, um Importe vorübergehend zu pausieren, falls Datenprobleme behoben werden müssen, oder um Importe nach der Behebung fortzusetzen.
• Benutzerdaten-Vorschau: Laden Sie eine CSV-Datei mit Benutzerdaten herunter, um die Genauigkeit zu überprüfen.

Erweiterte Einstellungen

Erweiterte Einstellungen bieten mehr Kontrolle darüber, wie Daten von Justworks importiert werden:

• Mitarbeiter archivieren: Entfernen Sie automatisch Mitarbeiter, die nicht mehr in den Datenimporten enthalten sind (empfohlen).
• Priorität des Einstellungsdatums: Legt fest, welches Einstellungsdatum für Auszeichnungen wie Dienstjubiläen oder Onboarding-Auszeichnungen verwendet wird. Wählen Sie „Ursprüngliches Einstellungsdatum“, um das erste Einstellungsdatum beizubehalten, oder „Aktuellstes Einstellungsdatum“, um das Einstellungsdatum bei jedem Import zu aktualisieren.
• E-Mails überschreiben: Überschreiben Sie die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter bei jedem Import mit den aktualisierten Daten aus Justworks.
• Pluszeichen zu Telefonnummern hinzufügen: Fügen Sie automatisch ein „+“-Präfix zu Telefonnummern hinzu, falls dieses in den importierten Daten fehlt.
• Einstellungsdatum überschreiben: Ersetzen Sie das bestehende Einstellungsdatum in Awardco durch das Einstellungsdatum aus Justworks.
• Mitarbeiter-IDs: Wählen Sie, ob Mitarbeiter-IDs von Justworks importiert oder in Awardco generiert werden sollen.
• Benutzer nicht importieren: Legen Sie Regeln fest, um bestimmte Benutzer vom Import auszuschließen. Wenden Sie sich für Unterstützung an den Awardco-Support.
• Felder vom Import ausschließen: Geben Sie Datenfelder (Spaltenüberschriften) an, die vom Datenimport ausgeschlossen werden sollen.
• Integration löschen: Trennen Sie die Justworks-Integration und entfernen Sie alle Einstellungen. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Mapping-Einstellungen

Konfigurieren Sie, wie Benutzerdaten zwischen Justworks und Awardco zugeordnet werden. Beim Auswählen von Feldern in den Dropdown-Menüs sehen Sie sowohl den Feldnamen als auch einen Beispielwert aus Ihren Justworks-Daten (den ersten ausgefüllten Wert in diesem Feld), um die korrekte Zuordnung leichter zu erkennen.

Unterstützte Felder

Nachfolgend sind die Kern- und Metadatenfelder aufgeführt, die von der Integration akzeptiert werden.

Kernfelder

Metadatenfelder

*Sie finden das benötigte Feld nicht? Klicken Sie hier, um Feedback zu geben und die Unterstützung weiterer Felder anzufordern.

Hinzufügen von Metadatenfeldern

Benutzerdefinierte Metadaten ermöglichen den Import zusätzlicher Benutzerdaten, die auf der Plattform angezeigt oder zur Konfiguration erweiterter Einstellungen wie Programmteilnahmeberechtigungen verwendet werden können. Um weitere Metadatenfelder hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Metadatenfeld hinzufügen am unteren Seitenrand.
2. Wählen Sie das Justworks-Feld aus dem Dropdown-Menü und geben Sie ein, wie der Feldname in Awardco angezeigt werden soll.
3. Klicken Sie nach den Änderungen auf Speichern.

Nachdem ein Metadatenfeld hinzugefügt wurde, klicken Sie auf die drei übereinanderliegenden Punkte neben dem Feld, um:

• Typ ändern: Legen Sie fest, ob das Feld „Standard“, „Assoziiert“ (wird verwendet, um Benutzer mit zusätzlichen Vorgesetzten-IDs für komplexe Anerkennungs-Genehmigungsabläufe zu verknüpfen) oder „Versteckt“ (wird von Awardco für Firmenpräsente verwendet; diese Daten werden auf der Plattform nicht angezeigt) sein soll.
• Das Feld löschen.

Wichtige Hinweise

• Bei der Konfiguration von HRIS Sync wird ein externer Administrator/Buchhalter in Justworks hinzugefügt.
• E-Mail ist standardmäßig immer die geschäftliche E-Mail des Benutzers. Falls diese nicht vorhanden ist, wird die private E-Mail verwendet. Wenn eine geschäftliche E-Mail vorhanden ist, wird eine private E-Mail als sekundäre E-Mail verwendet.
• Telefonnummern müssen eine Landesvorwahl enthalten und mit einem +-Symbol beginnen, damit die SMS-Funktion von Awardco funktioniert. Ein +-Symbol-Präfix kann bei Bedarf automatisch für Benutzer hinzugefügt werden (HRIS Sync Erweiterte Einstellungen).

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.