Automatisierung von Dienstjubiläums-Auszeichnungen

Dieser Artikel hilft Ihnen, Dienstjubiläums-Auszeichnungen zu automatisieren, eine wertvolle Funktion auf der Awardco-Plattform. Die Automatisierung von Dienstjubiläums-Auszeichnungen erspart Ihnen die Pflege komplexer Listen mit Mitarbeiterjubiläen oder die Verwaltung von Erinnerungen für bevorstehende Auszeichnungen. Durch die Konfiguration der Automatisierung in Ihrer Awardco-Plattform können Sie Ihre Feierlichkeiten effizienter verwalten.
 

1. Erstellung eines Anerkennungsprogramms für Dienstjubiläen
2. Zugriff auf die Automatisierung von Dienstjubiläums-Auszeichnungen
3. Standardeinstellungen
4. Hinzufügen/Bearbeiten von Regeln
5. Starten der Automatisierung von Dienstjubiläums-Auszeichnungen
6. CSV hochladen

Erstellung eines Anerkennungsprogramms für Dienstjubiläen

Bevor Sie beginnen, erstellen Sie ein „Platzhalter“-Anerkennungsprogramm. Dies stellt eine genaue Berichterstattung sicher, die Anerkennungen widerspiegelt, die über die Automatisierung von Dienstjubiläums-Auszeichnungen gesendet werden. Um ein Anerkennungsprogramm für Dienstjubiläen einzurichten:

1. Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü „Anerkennung“, „Programme“ und dann „Anerkennungsprogramme“ aus.
3. Wählen Sie auf der Seite der Einstellungen für Anerkennungsprogramme „Automatisiertes Programm erstellen“ aus.
4. Geben Sie den Programmnamen ein (z. B. „Dienstjubiläen“), den Programmtyp („Dienstjubiläen“) und das Award-Netzwerk (das Netzwerk der Einlösemöglichkeiten für Punkte, die durch Dienstjubiläums-Auszeichnungen verdient wurden).
5. Klicken Sie auf „Programm erstellen“.

Sie sind nun bereit, die Automatisierung für Dienstjubiläums-Auszeichnungen einzurichten.

Zugriff auf die Automatisierung von Dienstjubiläums-Auszeichnungen

Um auf die Einstellungen für die Automatisierung von Dienstjubiläums-Auszeichnungen zuzugreifen:

1. Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü „Anerkennung“, „Programme“ und dann „Dienstjubiläen“ aus.

Standardeinstellungen

Bevor Sie neue Regeln hinzufügen, passen Sie die Standardeinstellungen an. Um die Standardeinstellungen zu konfigurieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Standardeinstellungen“. Diese Einstellungen gelten für alle Regeln der Dienstjubiläums-Auszeichnungen, sofern sie nicht durch die CSV-Upload-Funktion überschrieben werden.

Allgemein

• Von: Wählen Sie den Benutzer aus, von dem die Anerkennung ausgeht (normalerweise ein allgemeines Anerkennungskonto), oder aktivieren Sie die Option „Vom Vorgesetzten“, damit die Anerkennung vom direkten Vorgesetzten des Auszeichnungsempfängers kommt.
• Hinweis: Geben Sie eine Nachricht ein, die mit der Anerkennung im Anerkennungsfeed angezeigt wird. Je nach Konfiguration Ihrer E-Mail-Vorlage kann diese Notiz direkt an den Posteingang des Mitarbeiters gesendet werden. Während Notizen normalerweise kurz sind, können Sie auch eine längere Nachricht (bis zu 1000 Zeichen) hinzufügen. Fügen Sie „{Year}“ ein, um dynamisch die Anzahl der Jubiläumsjahre einzufügen (z. B. „Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem {Year}. Jubiläum!“).
• Sichtbarkeit: Wählen Sie mit diesem Dropdown-Menü, ob die Anerkennung im sozialen Feed sichtbar oder privat sein soll. Wir empfehlen, Anerkennungen öffentlich zu machen, damit alle Jubiläen gewürdigt werden können.
• Programmname: Bestimmen Sie mit diesem Dropdown-Menü, unter welchem Programm die Auszeichnung eingereicht wird. Die Auswahl eines Programms ist optional, bietet jedoch eine konsistente Berichterstattung und kann Auszeichnungen auf bestimmte Award-Netzwerke beschränken. Um ein automatisiertes Anerkennungsprogramm zu erstellen:
  1. Gehen Sie zu den Einstellungen für Anerkennungsprogramme.
  2. Klicken Sie auf „Automatisiertes Programm hinzufügen“.
  3. Benennen Sie das Programm, wählen Sie den Programmtyp und das Award-Netzwerk aus und klicken Sie auf „Absenden“.
• Budget: Wählen Sie mit dem Dropdown-Menü das Budget aus, aus dem die Punkte entnommen werden.
   

Klicken Sie auf „Speichern“.

Benachrichtigungen

• Zeitpunkt für Benachrichtigung senden: Wählen Sie die Uhrzeit, zu der die Benachrichtigung für die Dienstjubiläums-Auszeichnung an den Empfänger gesendet wird. Die Zeitzone für jeden Mitarbeiter basiert auf dem zugehörigen Ländercode in der Benutzerdatei. Siehe die Ländercode-Tabelle, um die passende Zeitzone zu bestimmen. Aktivieren Sie das Kästchen, wenn Benachrichtigungen auch samstags und sonntags gesendet werden sollen. Wenn ausgewählt und das Jubiläum auf ein Wochenende fällt, wird die Benachrichtigung am vorhergehenden Freitag gesendet.
• Mitarbeiterbenachrichtigung senden: Aktivieren Sie diese Option, um dem Empfänger der Dienstjubiläums-Auszeichnung eine Benachrichtigung zu senden. Wählen Sie dann die E-Mail-Vorlage aus dem Dropdown-Menü aus, die zur Benachrichtigung des Empfängers verwendet wird. Überprüfen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage, indem Sie die Option „E-Mail-Vorlagen verwalten“ auswählen.
• Manager-Benachrichtigung senden: Aktivieren Sie diese Option, um dem Vorgesetzten des Empfängers eine Benachrichtigung zu senden. Wählen Sie dann die E-Mail-Vorlage aus dem Dropdown-Menü aus, die zur Benachrichtigung des Managers verwendet wird. Überprüfen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage, indem Sie die Option „E-Mail-Vorlagen verwalten“ auswählen. Legen Sie anschließend den Zeitpunkt der Benachrichtigung für den Manager im Feld „Benachrichtigungszeitpunkt“ fest. Die Eingabe von „0“ sendet die Manager-Benachrichtigungs-E-Mail am Jubiläumstag des Empfängers.

Klicken Sie auf „Speichern“.

Ausnahmen

Aktivieren Sie die Einstellung „Ausnahmen“, um bestimmte Gruppen oder Einzelpersonen von der Berechtigung für Dienstjubiläums-Auszeichnungen auszuschließen. Geben Sie dann die Personen oder Metadatenwerte ein, die ausgeschlossen werden sollen.

Klicken Sie auf „Speichern“.
 

Regeln hinzufügen

Um eine Regel für ein Dienstjahr hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Regel hinzufügen“. Geben Sie das Dienstjahr und den entsprechenden Auszeichnungsbetrag ein. Falls zutreffend, geben Sie im Feld „Berechtigte Metadaten“ einen Metadatenwert ein, um festzulegen, wer für die Dienstjubiläums-Auszeichnung berechtigt ist. Klicken Sie auf „Speichern“.
 

Die gespeicherte Regel erscheint auf der Seite zur Automatisierung der Dienstjubiläums-Auszeichnungen. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Regel zu bearbeiten. Klicken Sie auf das Seitensymbol, um die Regel zu kopieren; alle damit verbundenen Einstellungsausnahmen werden auch auf die neue Regel angewendet. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um die Regel zu löschen. Das Löschen einer Regel entfernt bestehende, übereinstimmende Regeln in der Warteschlange (sofern sie nicht mit einem MemoryBook verknüpft sind); das Deaktivieren eines Programms ermöglicht es, dass Auszeichnungen in der Warteschlange verbleiben.

Starten der Automatisierung von Dienstjubiläums-Auszeichnungen

Um die Automatisierung von Dienstjubiläums-Auszeichnungen zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt starten“. Um den Start für ein zukünftiges Datum zu planen, klicken Sie auf den Link „Start planen“ und wählen Sie ein Startdatum aus.

Um die Automatisierung von Dienstjubiläums-Auszeichnungen zu deaktivieren, klicken Sie auf der Seite zur Automatisierung von Dienstjubiläums-Auszeichnungen auf „Erweiterte Einstellungen anzeigen“ und wählen Sie „Dienstjubiläums-Auszeichnungen deaktivieren“ aus.

Hinweis: Wenn eine Dienstjubiläums-Auszeichnung mit einem MemoryBook verknüpft ist, kann sie nur manuell aus der Warteschlange entfernt werden (Admin > Anerkennung > Programme > MemoryBook-Einstellungen).

CSV hochladen

Die Automatisierung von Dienstjubiläums-Auszeichnungen kann mit einer CSV-Datei konfiguriert werden. Klicken Sie dazu auf „CSV hochladen“ und laden Sie die bereitgestellte Vorlage herunter. Hinweise zum Ausfüllen der Datei finden Sie in diesem Support-Artikel.

Die Konfiguration der Automatisierung von Dienstjubiläums-Auszeichnungen mit einer CSV-Datei ist hilfreich, wenn Sie Standardeinstellungen je nach Anerkennungsjahr variieren lassen möchten. Beispielsweise können Sie für bestimmte Jahre unterschiedliche Absender zuweisen, Nachrichten anpassen, die Sichtbarkeit ändern und individuelle Budgets festlegen.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.