Die Konfiguration von Metadaten in Ihrer Benutzerdatei ermöglicht es Ihnen, die Automatisierungen und Optimierungen von Awardco für Anerkennungsprogramme und Engagement-Umfragen optimal zu nutzen. Dieser Artikel erklärt, was Metadaten sind, welche Arten es gibt und wie Sie sie verwenden können, um Anerkennung, Umfragen, Berichte und mehr zu verbessern. Korrekte Metadaten gewährleisten genaue Mitarbeiterdaten und schalten leistungsstarke Plattformfunktionen frei.
- Was sind Metadaten?
- Welche verschiedenen Arten von Metadaten gibt es?
- Wie können Metadaten in der Plattform verwendet werden?
- Wann sollte der Metadaten-Generator verwendet werden?
Was sind Metadaten?
Metadaten sind eine Datenmenge, die Informationen über andere Daten bereitstellt. Im Kontext von Awardco bedeutet dies, dass Sie zusätzliche Informationen über Ihre Mitarbeiter in Ihrer Benutzerdatei hinzufügen können. Wenn Sie beispielsweise wissen möchten, zu welcher Abteilung ein Mitarbeiter gehört, können Sie ein Metadatenfeld für #Department in Ihrer Benutzerdatei erstellen. Dies ermöglicht der Plattform, Mitarbeiterdaten mit spezifischen Unternehmensdetails zu verknüpfen, was für verschiedene Plattformfunktionen entscheidend ist, wie z. B. die gezielte Ansprache bestimmter Benutzergruppen für eine Umfrage oder die Segmentierung von Anerkennungsberichten.
Sehen wir uns die unten gezeigte Beispiel-Microsoft-Excel-Datei an. In dieser Datei sehen Sie die erforderlichen und optionalen Felder in den Spalten A-M. Die Spalten N, O und P haben alle Überschriften mit dem Präfix eines Pfund- oder Rautezeichens (#). Hier sehen wir #Cost Center, #Department und #City. Dies sind Metadatenfelder.
In Zeile 20 finden wir die Kontoinformationen für Cui Lei. Sie können die Standard-Kontoinformationen wie E-Mail, Einstellungsdatum und Ländercode sehen. Die Administratoren dieses Kontos haben entschieden, dass Kostenstelle, Abteilung und Stadt wichtige Datenpunkte sind, die in der Plattform vorhanden sein müssen. Diese Datenpunkte werden neben Cuis Daten in Plattformberichten aufgeführt und können auch verwendet werden, um den Zugriff auf Anerkennungsprogramme und Budgets zuzuweisen oder Umfrageergebnisse für tiefere Einblicke zu filtern.
Welche verschiedenen Arten von Metadaten gibt es?
Beim Hochladen von Benutzerdaten können Sie benutzerdefinierte Metadatenfelder hinzufügen, um weitere Informationen über Ihre Mitarbeiter bereitzustellen. Diese Felder können für verschiedene Zwecke verwendet werden, wie z. B. Berichterstattung, Genehmigungen, Umfrageanalysen oder Anzeige innerhalb der Plattform. Awardco unterstützt vier verschiedene Arten von Metadaten, die jeweils durch ein spezifisches Präfix in der Kopfzeile Ihrer CSV-Datei gekennzeichnet sind.
Standard-Metadaten (#)
Jedes benutzerdefinierte Feld mit einer Kopfzeile, die mit einem # beginnt, wird als Standard-Metadaten importiert. Diese Daten sind in Plattformberichten für Benutzer mit Berichtszugriff sichtbar und werden hauptsächlich für Filterung und Berichterstattung verwendet.
Beispielsweise könnten Sie ein #Location-Feld verwenden, um Benutzer nach ihrem Bürostandort zu filtern, ein #Department-Feld, um Berichte über Anerkennungsaktivitäten nach Abteilung zu erstellen, oder ein #Tenure-Feld, um Umfrageantworten zu segmentieren. Die Werte in diesen Feldern sind auf 200 Zeichen begrenzt.
Sensibler Metadaten (~)
Sensibler Metadaten sollten für sensible Mitarbeiterdaten verwendet werden, die nicht breit in der Plattform angezeigt werden sollen. Um sensible Metadaten in einer Benutzerdatei zu konfigurieren, fügen Sie der Importdatei eine neue Spalte hinzu, deren Spaltenüberschrift mit einem ~-Symbol beginnt. Beispiele sind ~Gender, ~Ethnicity, ~Salary Band und ~Age Group.
Sensible Metadaten sind von Standard-Plattformberichten ausgeschlossen. Sie werden derzeit nur für aggregierte Umfrageanalysen innerhalb von Engage Surveys angezeigt und erfordern die Berechtigung View Sensitive Metadata. Dies verhindert, dass Manager oder Administratoren Berichtsdaten so filtern, dass einzelne Mitarbeiter identifiziert werden können, und schützt individuelle Mitarbeiterantworten.
Sensible Metadaten erfordern keine standardisierten Spaltennamen oder Werte, genau wie reguläre Metadaten. Allerdings darf eine Spalte mit sensiblen Metadaten nicht denselben Namen wie eine reguläre Metadatenspalte haben, selbst wenn das reguläre Metadatenfeld archiviert wurde. Wenn Sie zuvor ein sensibles Feld als reguläre Metadaten importiert haben, aktualisieren Sie das Präfix der Kopfzeile von # auf ~ und benennen Sie die Spalte um.
Assoziierte Metadaten (@)
Felder mit einem @-Präfix werden für assoziierte Metadaten verwendet. Diese Daten verknüpfen einen Mitarbeiter mit anderen Benutzern im System, abgesehen von seinem direkten Vorgesetzten. Dies ist besonders nützlich für die Einrichtung fortgeschrittener Genehmigungs-Workflows für Anerkennungsprogramme, die es ermöglichen, Genehmigungen an bestimmte Personen wie einen Abteilungs-Vizepräsidenten oder einen regionalen Manager weiterzuleiten.
Jeder Wert in einem assoziierten Metadatenfeld muss einer gültigen Mitarbeiter-ID in Ihrer Benutzerdatei entsprechen.
Versteckte Metadaten (^)
Wenn eine Kopfzeile mit einem ^ beginnt, werden die Daten als versteckte Metadaten importiert. Diese Informationen werden auf die Plattform hochgeladen, sind jedoch weder für Administratoren noch für Benutzer sichtbar. Dies wird typischerweise für sensible oder hinter den Kulissen liegende Daten verwendet, wie z. B. Versandadressen für Unternehmensgeschenke. Das System verwendet diese Daten für logistische Zwecke, sie bleiben jedoch verborgen, um die Privatsphäre zu schützen.
Wie können Metadaten in der Plattform verwendet werden?
Sobald Ihre Metadaten konfiguriert und importiert sind, ermöglichen sie eine Vielzahl von Funktionen und Automatisierungen innerhalb der Awardco-Plattform. Sie können Metadaten verwenden, um:
Programmteilnahme konfigurieren: Stellen Sie sicher, dass nur Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung oder eines bestimmten Standorts auf bestimmte Anerkennungsprogramme zugreifen können.
Budgets zuweisen: Weisen Sie spezifische Anerkennungsbudgets verschiedenen Abteilungen oder Teams basierend auf einem Metadatenfeld zu.
Umfrageverteilung gezielt steuern: Senden Sie Engagement-Umfragen nur an bestimmte Gruppen von Mitarbeitern, wie z. B. diejenigen in einer bestimmten
#Regionoder mit einem bestimmten#Job Title.Detaillierte Berichte erstellen: Verwenden Sie Standard-Metadaten, um Berichte zu filtern und Einblicke in die Anerkennungsaktivität in verschiedenen Segmenten Ihrer Organisation zu erhalten, z. B. nach Stadt, Abteilung oder Kostenstelle.
Sensible Umfragedaten analysieren: Verwenden Sie sensible Metadaten in Engage Surveys, um aggregierte Umfrageergebnisse nach demografischen oder anderen sensiblen Faktoren zu analysieren, ohne individuelle Mitarbeiterantworten offenzulegen oder Berichte so zu filtern, dass einzelne Mitarbeiter identifiziert werden können. Der Zugriff erfordert die Berechtigung View Sensitive Metadata.
Genehmigungen vereinfachen: Verwenden Sie assoziierte Metadaten, um Anerkennungs- und Ausgabengenehmigungen an bestimmte Personen oder Gruppen außerhalb der Standard-Berichtsstruktur weiterzuleiten.
Wann sollte der Metadaten-Generator verwendet werden?
Ihre Benutzerdatei ist die einzige zuverlässige Datenquelle für alle Mitarbeiterdaten in Awardco. Idealerweise kann Ihr HRIS alle notwendigen Informationen bereitstellen, einschließlich aller benutzerdefinierten Metadatenfelder, die Sie benötigen. Es gibt jedoch Zeiten, in denen dies nicht möglich ist und Ihr HRIS einige der für die effektive Verwaltung Ihrer Plattform erforderlichen Mitarbeiter-Metadaten fehlen könnten.
Der Metadaten-Generator vereinfacht die Erstellung neuer Metadatenfelder aus bestehenden Daten. Anstatt Benutzerdateien manuell zu aktualisieren oder benutzerdefinierte HRIS-Berichte zu verwenden, können Sie Felder wie #Country und #Job Group kombinieren, um #Program Eligibility zu erstellen, oder #Location und #Business Unit für eine #Survey Group zusammenführen. So können Sie präzise Regeln und Automatisierungen erstellen, ohne Ihre ursprüngliche Benutzerdatei zu ändern.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.