Native Integration mit Workday HRIS

Awardco ist ein Workday Top-Tier Partner mit einer von Workday zertifizierten nativen HRIS-Integration. Diese robuste Self-Service-Integration ist für alle Kunden allgemein verfügbar und kostenlos einsetzbar, wodurch die Einrichtung einfach, schnell und sicher ist.

Die Integration Ihres Workday HRIS mit Awardco ist eine leistungsstarke Möglichkeit, die Benutzerverwaltung zu automatisieren und Ihre Mitarbeiterdaten synchron zu halten. Diese API-basierte Integration ist Workday-zertifiziert, kostenlos und self-service, wodurch der Prozess vereinfacht und manuelle Dateiübertragungen überflüssig werden. Sie stellt sicher, dass Ihre Anerkennungsprogramme stets die genauesten Informationen erhalten und unterstützt mehr Sprachen als konkurrierende Integrationen.

Dieser Artikel führt Sie durch den gesamten Einrichtungsprozess, der in der Regel nur 10-15 Minuten dauert – von der Erstellung eines dedizierten Benutzers in Workday bis zur Konfiguration der Verbindung innerhalb von Awardco. Es ist wichtig, die Schritte beim ersten Einrichten der Integration in der richtigen Reihenfolge zu befolgen, um eine erfolgreiche Verbindung sicherzustellen. Nach der Erstkonfiguration können Sie jederzeit zu bestimmten Abschnitten dieses Artikels zurückkehren, um Ihre Einstellungen zu verwalten.

1. Erstellung des Integrierten Systembenutzers (ISU)
   • Erstellen eines ISU-Kontos
   • Erstellen einer Sicherheitsgruppe für ISU-/Berichtszugriff
   • Zuweisen von Domains zur Sicherheitsgruppe
2. Registrierung von Awardco als API-Client in Workday
   • Auffinden der Client-ID und des Client-Geheimnisses
   • Auffinden der API- und Token-Endpunkte
   • Auffinden des Refresh-Tokens
3. Workday-Registrierung in Awardco
4. Zuordnung der Mitarbeiterdatenfelder aus Workday
   • Zuordnungseinstellungen
5. Konfiguration der Import- und allgemeinen Einstellungen
6. FAQ

Erstellung des Integrierten Systembenutzers (ISU)

Bevor Sie mit dem Einrichtungsprozess beginnen, müssen Sie ein spezielles ISU-Konto für Awardco erstellen. Dieser Benutzer fungiert als dedizierter Verbindungspunkt zwischen Workday und Awardco. Folgen Sie den untenstehenden Anweisungen, um einen ISU zu erstellen und mit den richtigen Berechtigungen einzurichten.

Erstellen eines ISU-Kontos

Um zu beginnen, müssen Sie einen Integration System User (ISU) erstellen, der die Integrationsaufgaben besitzt und ausführt.

1. Geben Sie in der Workday-Suchleiste „Create Integration System User“ ein und klicken Sie auf die Aufgabe.
2. Erstellen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort. Diese müssen Sie mit Awardco teilen, also speichern Sie sie an einem sicheren Ort.
3. Es ist bewährte Praxis, den ISU-Benutzernamen mit „ISU_“ zu beginnen (z. B. ISU_Awardco).
4. Stellen Sie sicher, dass Ihr Passwort stark ist und den Best Practices von Workday entspricht. Sie können es später bei Bedarf aktualisieren.
5. Aktivieren Sie das Kästchen „Do Not Allow UI Sessions“. Dies verhindert, dass sich jemand mit diesen Anmeldedaten in die Workday-Benutzeroberfläche einloggt, aber der ISU kann weiterhin für Webservices und Integrationen verwendet werden.

6. Klicken Sie auf OK.
   
    

   

7. Nachdem das Konto erstellt wurde, suchen Sie in der Workday-Suchleiste nach dem neuen ISU. Stellen Sie sicher, dass die Suchkategorie auf „All of Workday“ eingestellt ist.

Erstellen einer Sicherheitsgruppe für ISU-/Berichtszugriff

Als nächstes erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe, der Sie den ISU zuweisen, um die erforderlichen Berechtigungen zu gewähren.

1. Geben Sie in der Workday-Suchleiste „Create Security Group“ ein und klicken Sie auf die Aufgabe.
2. Wählen Sie bei „Type of Tenanted Security Group“ die Option „Integration System Security Group (Unconstrained)“ aus.
3. Benennen Sie die Sicherheitsgruppe. Es ist bewährte Praxis, „ISSG“ im Namen zu verwenden (z. B. ISSG_Awardco).
   
    
    
4. Klicken Sie auf OK.
5. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm unter „Integration System Users“ den gerade erstellten ISU aus und klicken Sie auf OK.

Zuweisen von Domains zur Sicherheitsgruppe

Zum Schluss weisen Sie Ihrer neuen Gruppe die erforderlichen Sicherheitsdomänen zu, damit die Integration auf die benötigten Daten zugreifen kann.

1. Suchen Sie die gerade erstellte Sicherheitsgruppe. Wenn Sie sie nicht sehen, suchen Sie nach dem Namen und stellen Sie sicher, dass die Suchoption auf „All of Workday“ eingestellt ist.
2. Klicken Sie beim Symbol „Related Actions“ der Sicherheitsgruppe auf „Security Group“, fahren Sie mit der Maus über „Security Group“ und klicken Sie auf „Maintain Domain Permissions for Security Group“.
   
    
    
3. Fügen Sie sowohl unter „Domain Security Policies permitting Modify access“ als auch unter „Domain Security Policies permitting Get access“ die folgenden Berechtigungen hinzu. Diese entsprechen den Datenfeldern, die Sie aus Workday abrufen werden. Es ist nur „View Only“-Zugriff erforderlich, kein „Modify“-Zugriff.
   • Personendaten: Arbeitsadresse
   • Personendaten: Kontaktinformationen Zuhause
   • Personendaten: Name
   • Personendaten: Geburtsdatum
   • Personendaten: Arbeitskontaktinformationen
   • Personendaten: Wohnadresse
   • Personendaten: Persönliche Informationen
   • Arbeiterdaten: Aktuelle Personalinformationen
   • Arbeiterdaten: Dienstzeiten
   • Arbeiterdaten: Organisationsinformationen
   • Arbeiterdaten: Aktive und beendete Mitarbeiter
   • Arbeiterdaten: Alle Positionen
   • Arbeiterdaten: Beschäftigungsdaten
   • Arbeiterposition: Ansicht
   • Arbeiterdaten: Jobdetails
   • Arbeiterdaten: Öffentliche Mitarbeiterberichte
   • Arbeiterdaten: Mitarbeiter
   • Arbeiterdaten: System-ID
   • Arbeiterdaten: Mitarbeiter-ID
   • Arbeiterdaten: Geschäftstitel im Mitarbeiterprofil
   • Workday Query Language
      
4. Falls Sie eine bestimmte Domain nicht finden können, müssen Sie möglicherweise zuerst die Berechtigung für die übergeordnete Domain erteilen.
5. Nachdem Sie die Domains hinzugefügt haben, geben Sie in der Suchleiste „Activate Pending Security Policy Changes“ ein und klicken Sie auf die Aufgabe.
   
   
    
    
6. Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie eine Übersicht der Sicherheitsdomänen, die Sie aktivieren. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Confirm“ und klicken Sie auf OK. 
   
    

Dies sind die erforderlichen Berechtigungen für die Integration. Wenn Sie jedoch zusätzliche Daten benötigen, können Sie hier weitere Berechtigungen hinzufügen.

Registrierung von Awardco als API-Client in Workday

Jetzt registrieren Sie Awardco als sicheren API-Client in Ihrer Workday-Instanz.

1. Navigieren Sie zu Workday und melden Sie sich mit Ihrem Admin-Konto an.
2. Führen Sie die Aufgabe „Register API Client for Integrations“ in der Suchleiste aus.
   
   
    
3. Geben Sie die folgenden Werte in das Formular ein:
   1. Client-Name: Awardco
   2. Non-Expiring Refresh Tokens: Aktivieren Sie dieses Kästchen.
   3. Scope: Organizations and Roles, Staffing, Personal Data, Contact Information, System
4. Klicken Sie auf OK.

Auffinden der Client-ID und des Client-Geheimnisses

Nachdem Awardco als API-Client registriert und auf OK geklickt wurde, finden Sie die folgenden Werte am unteren Rand der Registrierungsseite.

• Client-ID
• Client-Geheimnis (wird nur einmal angezeigt)

Notieren Sie sich diese Werte. Sie benötigen sie während des Einrichtungsprozesses in Awardco.

Wichtig: Das Client-Geheimnis kann nur einmal eingesehen werden. Wenn Sie es nicht korrekt kopieren, müssen Sie ein neues generieren. Siehe den FAQ-Abschnitt dieses Dokuments, falls Sie ein neues Client-Geheimnis generieren müssen.

Auffinden der API- und Token-Endpunkte

1. Führen Sie in Workday die Aufgabe „View API Clients“ in der Suchleiste aus.
2. Notieren Sie sich die folgenden Werte oben auf der Seite. Sie benötigen diese während der Integrationseinrichtung auf der Awardco-Plattform.
   • Workday REST API Endpoint
   • Token Endpoint

Auffinden des Refresh-Tokens

1. Navigieren Sie in Workday zum Tab „API Clients for Integrations“ auf dem gleichen Bildschirm „View API Clients“.
2. Suchen Sie den gerade erstellten API-Client.
3. Fahren Sie neben dem Namen mit der Maus über das Drei-Punkte-Menü (Related Actions) und wählen Sie API Client > Manage Refresh Tokens for Integrations.
   
    
    
4. Wählen Sie Ihren zu Beginn erstellten ISU aus. Klicken Sie auf „OK“.
   
    
    
5. Aktivieren Sie das Kästchen „Generate New Refresh Token“.
6. Notieren Sie sich das Refresh-Token. Sie benötigen es während der Integrationseinrichtung auf der Awardco-Plattform.

Workday-Registrierung in Awardco

Jetzt können Sie den Registrierungsprozess innerhalb der Awardco-Plattform abschließen.

1. Melden Sie sich in Ihrem Awardco-Konto an.
2. Klicken Sie unten im linken Navigationsmenü auf die Schaltfläche „Admin“.
3. Klicken Sie auf „Plattform“, dann „Integrationen“ und anschließend „Integrationsbibliothek“ im linken Navigationsmenü.
4. Suchen und wählen Sie „Workday (HRIS)“ aus.
5. Klicken Sie auf „Setup starten“.
   
    
    
6. Falls noch nicht geschehen, folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt „Erstellen eines integrierten Systembenutzer (ISU)-Kontos“, um ein spezifisches ISU-Konto für Awardco zu erstellen. Falls bereits geschehen, klicken Sie auf „Weiter“.
7. Falls Awardco noch nicht als API-Client für Integrationen in Workday registriert ist, folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt „Registrierung von Awardco als API-Client in Workday“. Falls bereits registriert, klicken Sie auf „Weiter“.
   
    
    
8. Geben Sie die Client-ID und das Client-Geheimnis in die entsprechenden Felder ein. Diese Informationen erhalten Sie von Workday und finden sie am unteren Rand der Seite „Register API Client for Integrations“. Klicken Sie auf „Weiter“.
9. Hinweis: Wenn Client-ID oder Geheimnis falsch eingegeben wurden, müssen Sie ein neues Client-Geheimnis generieren. Siehe den FAQ-Abschnitt dieses Dokuments, falls Sie ein neues Client-Geheimnis generieren müssen.
   
    
    
10. Geben Sie den Workday REST API Endpoint und den Token Endpoint ein. Klicken Sie auf „Weiter“. 
11. Hinweis: Wenn Sie nicht wissen, wo Sie diese Werte finden, lesen Sie den Abschnitt „Auffinden der API- und Token-Endpunkte“ in diesem Support-Artikel.
    
     
     
12. Geben Sie das Refresh-Token ein. Klicken Sie auf „Weiter“.
    • Hinweis: Wenn Sie nicht wissen, wo Sie diesen Wert finden, lesen Sie den Abschnitt „Auffinden der API- und Token-Endpunkte“ in diesem Support-Artikel. 
      
       
       
13. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung, dass der API-Client erfolgreich registriert wurde. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Konfiguration fortzusetzen.
14. Um Mitarbeiter, die in Workday als „inaktiv“ gelistet sind, in Awardco zu archivieren, aktivieren Sie auf dieser Seite die Option „Mitarbeiter archivieren“. Dies wird empfohlen. 
    
     
     
15. Wenn Sie möchten, dass die primäre E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters in Workday jede primäre E-Mail-Adresse überschreibt, die er in Awardco eingibt, wählen Sie die Option „Awardco-E-Mails überschreiben“.
    • Hinweis: Diese zertifizierte Integration unterstützt erweiterte Metadaten-Typen, einschließlich assoziierter (@) und Corporate-Gifting (^) Metadaten.
      
       
       
16. Nach Abschluss der Erstkonfiguration klicken Sie auf „Mapping-Einstellungen anzeigen“, um Ihre Feldzuordnung zu konfigurieren.

Zuordnung der Mitarbeiterdatenfelder aus Workday

Zuordnungseinstellungen

Konfigurieren Sie, wie Benutzerdaten zwischen Workday und Awardco zugeordnet werden. Beim Auswählen der Felder aus den Dropdown-Menüs sehen Sie sowohl den Feldnamen als auch einen Beispielwert aus Ihren Workday-Daten, was Ihnen die korrekte Zuordnung erleichtert.

Standardfelder

Unten sind die Kernfelder aufgeführt, die von der Integration akzeptiert werden. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Felder in der Spalte Workday ausgewählt sind und zu den Aufforderungen des Awardco-Feldes passen.

1. Mitarbeiter-ID
2. Vorname
3. Nachname
4. Bevorzugter Vorname
5. E-Mail
6. Sekundäre E-Mail
7. Telefonnummer
8. Benutzername
9. Passwort
10. Einstellungsdatum
11. Geburtsdatum
12. Ländercode
13. Sprache
14. Vorgesetzten-ID

Benutzerdefinierte Metadaten

Sie können zusätzliche Benutzerdaten importieren, die in der Plattform angezeigt oder zur Konfiguration erweiterter Einstellungen verwendet werden können. Jedes importierte Feld muss auf dem Worker-Objekt in Workday basieren.

1. Klicken Sie auf „Metadatenfeld hinzufügen“ 
   
    
    
2. Geben Sie links ein, wie der Feldwert in Awardco erscheinen soll.
3. Wählen Sie rechts aus dem Dropdown-Menü den gewünschten Metadatenwert aus.
4. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Wert, um entweder den Metadatentyp zu ändern oder das Metadatenfeld zu löschen.
5. Siehe den Support-Artikel zur Konfiguration von Benutzerdatei-Metadaten, um mehr über die verfügbaren Metadatentypen zu erfahren. 

Nachdem Sie die Felder zugeordnet haben, klicken Sie auf „Speichern“ und wechseln Sie zum Tab „Allgemeine Einstellungen“, um die Import-Einstellungen zu konfigurieren.

Konfiguration der Import- und allgemeinen Einstellungen

Nach der Zuordnung der Mitarbeiterdatenfelder nehmen Sie Anpassungen vor, wie Benutzerdaten im Tab „Allgemeine Einstellungen“ importiert werden.

• Import-Einstellungen: Dieser Abschnitt zeigt, wann der letzte erfolgreiche Import stattfand, wie viele Benutzer erstellt, aktualisiert, archiviert und wiederhergestellt wurden.
• Automatische Importfrequenz: Wählen Sie aus, wie häufig Sie Ihre Mitarbeiterdaten automatisch aus Workday importieren möchten (täglich, wöchentlich oder monatlich).
• Automatische Importe pausieren: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um alle automatischen Importe zu stoppen, bis Sie sie wieder aufnehmen.
• Manueller Import: Durch Klicken auf „Manuellen Import starten“ beginnt der sofortige Import Ihrer Mitarbeiterdaten.
• Vorschau der Benutzerdatei: Klicken Sie auf „Vorschau herunterladen“, um eine .csv-Datei Ihrer Organisations-Benutzerdatei zu erhalten und die Daten auf Genauigkeit zu prüfen.

Für Ihre erstmalige Einrichtung empfehlen wir folgende Reihenfolge:

1. Laden Sie eine Vorschau der Benutzerdatei herunter und prüfen Sie die CSV-Datei auf Korrektheit.
2. Führen Sie einen manuellen Import durch, um die Mitarbeiterdaten zu aktualisieren.
3. Wählen Sie eine automatische Importfrequenz aus.

Erweiterte Einstellungen

Erweiterte Einstellungen bieten mehr Kontrolle darüber, wie Daten aus Workday importiert werden.

• Mitarbeiter archivieren: Entfernt automatisch Mitarbeiter aus Awardco, die nicht mehr in den Datenimporten enthalten sind (empfohlen).
• Nicht archivieren: Geben Sie eine Liste von Mitarbeiter-IDs ein, die niemals archiviert werden sollen.
• E-Mails überschreiben: Überschreibt Mitarbeiter-E-Mail-Adressen in Awardco mit aktualisierten Daten aus Workday bei jedem Import.
• Einstellungsdatum überschreiben: Ersetzt das bestehende Einstellungsdatum in Awardco mit dem Einstellungsdatum aus Workday.
• API-Client aktualisieren: Wenn Sie einen neuen API-Client erstellt haben, können Sie hier dessen Informationen aktualisieren.
• Verbindung löschen: Trennt die Workday-Integration und entfernt alle Einstellungen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Nach Änderungen klicken Sie auf „Speichern“.

 

FAQ

• F: Was ist der Vorteil einer Workday Certified Native Integration?
  • A: Die Workday Certified-Auszeichnung wird durch einen strengen Prozess erreicht, der Sicherheitsprüfungen, Compliance-Audits und Kundeninterviews umfasst. Dieser Status zeigt, dass Awardco konform und sicher ist, was hilft, Sicherheits- und IT-Prüfungen zu beschleunigen, da Workday die Integration bereits genehmigt hat. Außerdem legitimiert es Awardco als wichtigen Partner von Workday.
• F: Was ist der Unterschied zwischen der alten Workday-Integration und dieser neuen?
  • A: Die neue Integration ist eine Workday Certified Native Integration, ein großer Fortschritt. Die wichtigsten Unterschiede sind:
    • Zertifizierter Status: Von Workday auf Sicherheit und Compliance getestet und zertifiziert.
    • Geschwindigkeit & Kosten: Kostenlos, Self-Service und in nur 10-15 Minuten einsatzbereit. Die Vorgängerversion war komplexer.
    • Funktionalität: Unterstützt erweiterte Datenfelder wie assoziierte (@) und Corporate-Gifting (^) Metadaten.
    • Sprachunterstützung: Unterstützt 49 Sprachen und ist damit die flexibelste Integration auf dem Markt.
• F: Was, wenn ich eine bestimmte Sicherheitsdomäne oder Berechtigung nicht finde?
  • A: Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine bestimmte Berechtigung zu finden, müssen Sie möglicherweise zuerst dem ISU die Berechtigung für die übergeordnete Domain erteilen. Wenn Sie weiterhin Probleme haben, wenden Sie sich an Ihren Workday-Administrator oder das Awardco Technical CSM Team zur Unterstützung. 
• F: Ich habe das Client-Geheimnis bei der Registrierung falsch kopiert. Was soll ich tun?
  • A: Das Client-Geheimnis kann nach der Erstellung nur einmal eingesehen werden. Wenn Sie es falsch kopiert haben, müssen Sie ein neues Client-Geheimnis generieren, das das alte ungültig macht. Um ein neues Geheimnis zu generieren:
    • Führen Sie die Aufgabe „View API Clients“ in Workday aus.
    • Wechseln Sie zum Tab „API Clients for Integrations“.
    • Suchen Sie Ihren Client in der Liste und fahren Sie mit der Maus über die Auslassungspunkte.
    • Wählen Sie die Option „Generate New Client Secret“.
      
       
       
    • Aktivieren Sie das Kästchen „Confirm“ und klicken Sie auf „OK“.
    • Das neue Client-Geheimnis wird auf dem folgenden Bildschirm angezeigt.
• F: Kann ich meine Zuordnung oder Einstellungen später noch bearbeiten?
  • A: Ja! Sie können jederzeit zur Seite „Mapping Employee Data Fields“ oder „Configuring Import and General Settings“ der Workday HRIS Integration in Awardco zurückkehren. Diese Bereiche sind für die fortlaufende Verwaltung ausgelegt und jederzeit nach der Erstkonfiguration zugänglich.

Vergleich der Workday HRIS Integration

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Awardco Admin Support.