Als Plattformadministrator ist das Einrichten der automatischen Vergabe von Onboarding-Auszeichnungen eine einfache Möglichkeit, eine wiederkehrende Aufgabe zu automatisieren. Dieser Artikel erklärt die Informationen, die zum Einrichten der Onboarding-Automatisierung benötigt werden.
- Erstellen eines Onboarding-Anerkennungsprogramms
- Zugriff auf die Onboarding-Automatisierung
- Standardeinstellungen
- Regeln hinzufügen/bearbeiten
- Starten der Onboarding-Automatisierung
- CSV hochladen
Erstellen eines Onboarding-Anerkennungsprogramms
Bevor Sie beginnen, erstellen Sie ein „Platzhalter“-Anerkennungsprogramm. Dies sorgt für genaue Berichte, die Anerkennungen widerspiegeln, die über die Onboarding-Automatisierung gesendet wurden. Um ein Onboarding-Anerkennungsprogramm einzurichten:
- Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü „Anerkennung“, „Programme“ und dann „Anerkennungsprogramme“ aus.
- Wählen Sie auf der Seite der Einstellungen für Anerkennungsprogramme „Automatisiertes Programm erstellen“ aus.
- Geben Sie den Programmnamen ein (z. B. „Onboarding“), den Programmtyp („Onboarding“) und das Award-Netzwerk (das Netzwerk der Einlösemöglichkeiten für Punkte, die durch Onboarding-Auszeichnungen verdient wurden).
- Klicken Sie auf „Programm erstellen“.
Sie sind nun bereit, die Onboarding-Automatisierung einzurichten.
Zugriff auf die Onboarding-Automatisierung
Um auf die Einstellungen der Onboarding-Automatisierung zuzugreifen:
- Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü „Anerkennung“, „Programme“ und dann „Onboarding“ aus.
Standardeinstellungen
Bevor Sie neue Regeln hinzufügen, passen Sie die Standardeinstellungen an. Um die Standardeinstellungen zu konfigurieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Standardeinstellungen“. Diese Einstellungen gelten für alle Onboarding-Regeln, sofern sie nicht durch die CSV-Upload-Funktion überschrieben werden.
Allgemein
- Absender: Wählen Sie den Benutzer aus, von dem die Anerkennung ausgeht (in der Regel ein allgemeines Anerkennungskonto), oder aktivieren Sie die Option „Vom Vorgesetzten“, damit die Anerkennung vom direkten Vorgesetzten des Ausgezeichneten kommt.
- Sichtbarkeit: Wählen Sie über dieses Dropdown-Menü, ob die Anerkennung im Social Feed sichtbar oder privat ist.
- Programmname: Legen Sie das Programm fest, unter dem die Auszeichnung eingereicht wird, indem Sie dieses Dropdown-Menü verwenden. Die Auswahl eines Programms ist optional, bietet aber konsistente Berichte und kann Auszeichnungen auf bestimmte Award-Netzwerke beschränken. Um ein automatisiertes Anerkennungsprogramm zu erstellen:
- Gehen Sie zu den Einstellungen für Anerkennungsprogramme.
- Klicken Sie auf „Automatisiertes Programm hinzufügen“.
- Benennen Sie das Programm, wählen Sie den Programmtyp und das Award-Netzwerk aus und klicken Sie auf „Absenden“.
- Budget: Wählen Sie das Budget aus, aus dem die Punkte entnommen werden, über das Dropdown-Menü.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Benachrichtigungen
- Zeitpunkt der Benachrichtigung: Wählen Sie die Uhrzeit aus, zu der die Onboarding-Benachrichtigung an den Empfänger gesendet wird. Die Zeitzone jedes Mitarbeiters basiert auf dem zugehörigen Ländercode in der Benutzerdatei. Siehe die Ländercode-Tabelle, um die passende Zeitzone zu bestimmen. Aktivieren Sie das Kästchen, wenn Benachrichtigungen auch samstags und sonntags gesendet werden sollen. Falls ausgewählt und das Onboarding-Datum auf ein Wochenende fällt, wird die Benachrichtigung am vorhergehenden Werktag gesendet.
- Mitarbeiterbenachrichtigung senden: Aktivieren Sie diese Option, um dem Onboarding-Empfänger eine Benachrichtigung zu senden. Wählen Sie dann die E-Mail-Vorlage aus dem Dropdown-Menü aus, die verwendet wird, um den Empfänger zu benachrichtigen. Überprüfen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage, indem Sie die Option „E-Mail-Vorlagen verwalten“ auswählen.
- Managerbenachrichtigung senden: Aktivieren Sie diese Option, um dem Manager des Onboarding-Empfängers eine Benachrichtigung zu senden. Wählen Sie dann die E-Mail-Vorlage aus dem Dropdown-Menü aus, die verwendet wird, um den Manager zu benachrichtigen. Überprüfen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage, indem Sie die Option „E-Mail-Vorlagen verwalten“ auswählen.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Ausnahmen
Aktivieren Sie die Einstellung „Ausnahmen“, um bestimmte Gruppen oder Einzelpersonen von Onboarding-Benachrichtigungen auszuschließen. Geben Sie anschließend die Personen oder Metadatenwerte ein, die ausgeschlossen werden sollen.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Regeln hinzufügen/bearbeiten
Um eine Onboarding-Regel hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Regel hinzufügen“.
- Hinweis: Geben Sie eine Nachricht ein, die zusammen mit der Anerkennung im Anerkennungsfeed angezeigt wird. Je nach Konfiguration Ihrer E-Mail-Vorlage kann diese Notiz direkt an das Postfach des Mitarbeiters gesendet werden. Obwohl Notizen normalerweise kurz sind, können Sie eine längere Nachricht (bis zu 1000 Zeichen) einschließen. Die Nachricht ist auf 1000 Zeichen begrenzt.
- Versand am Tag: Geben Sie die Anzahl der Tage nach dem Einstellungsdatum ein, an dem die Auszeichnung gesendet wird.
- Betrag: Geben Sie den Auszeichnungsbetrag ein, den jede Person erhält.
- Berechtigte Metadaten: Falls zutreffend, geben Sie im Feld „Berechtigte Metadaten“ einen Metadatenwert ein, um festzulegen, wer für die Onboarding-Auszeichnung berechtigt ist.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Die gespeicherte Regel erscheint auf der Seite der Onboarding-Automatisierung. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Regel zu bearbeiten, auf das Seiten-Symbol, um die Regel zu kopieren, und auf das Papierkorb-Symbol, um die Regel zu löschen.
Starten der Onboarding-Automatisierung
Um die Onboarding-Automatisierung zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt starten“. Um den Start für ein zukünftiges Datum zu planen, klicken Sie auf den Link „Start planen“ und wählen Sie ein Startdatum aus.
Um die Onboarding-Automatisierung zu deaktivieren, klicken Sie auf der Seite der Onboarding-Automatisierung auf „Erweiterte Einstellungen anzeigen“ und wählen Sie „Onboarding deaktivieren“ aus.
CSV hochladen
Sie können die Onboarding-Automatisierung mit einer CSV-Datei konfigurieren. Klicken Sie dazu auf „CSV hochladen“ und laden Sie die bereitgestellte Vorlage herunter. Weitere Hinweise zum Ausfüllen und Hochladen der Datei finden Sie in diesem Support-Artikel .
Die Konfiguration der Onboarding-Automatisierung mit einer CSV-Datei ist hilfreich, wenn sich die Standardeinstellungen für verschiedene Onboarding-Anerkennungen unterscheiden sollen. Beispielsweise können Sie an mehreren Punkten im Onboarding-Prozess Anerkennungen vergeben, Nachrichten anpassen, die Sichtbarkeit ändern und für jede Anerkennung individuelle Budgets festlegen.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.