Hochladen einer Onboarding-Automatisierungs-CSV-Datei – Awardco Hilfe-Center

Dieser Artikel führt Sie durch die Automatisierung des Onboarding-Prozesses Ihrer Organisation mithilfe einer CSV-Datei. Bitte erwägen Sie zunächst die Konfiguration von Onboarding-Auszeichnungen über unseren Onboarding Automation Builder, bevor Sie diese Option verfolgen. Eine Beispiel-Onboarding-.csv-Vorlage finden Sie hier.

Formatierung Ihrer Benutzerdatei

Damit die Automatisierung Auszeichnungen erfolgreich verarbeiten kann, muss die Plattform-Benutzerdatei, die an die Awardco-Server gesendet wird, für jeden Benutzer ein Einstellungsdatum enthalten. Das Einstellungsdatum kann in einem der folgenden Formate vorliegen

Bitte kontaktieren Sie Ihren Awardco-Ansprechpartner, bevor Sie Änderungen an Ihrer Benutzerdatei vornehmen. Je mehr Informationen unser Team über die von Ihnen gesendeten Daten hat, desto besser können wir Sie unterstützen.

Wir empfehlen dringend, die Hinzufügung dieser Funktion zu Ihrer Plattform mit Ihrem Client Success Manager zu besprechen. Da das System Auszeichnungen basierend auf einer bestimmten Anzahl von Tagen oder Monaten nach dem Einstellungsdatum neuer Mitarbeiter plant, kann die Aktualisierungshäufigkeit der Plattform-Benutzerdatei erheblichen Einfluss darauf haben, wie das System Anerkennungen verarbeitet. Um sicherzustellen, dass Ihre Aktualisierungshäufigkeit mit dieser Automatisierung kompatibel ist, besprechen Sie diese Funktion bitte mit Ihrem Awardco-Ansprechpartner.

Erstellung der Automatisierung

Auffinden des Onboarding-Programms in den Einstellungen

Voraussetzung: Stellen Sie sicher, dass für alle Benutzer in der Plattform-Benutzerdatei Einstellungsdaten geladen sind.

Schritte:

Melden Sie sich auf der Plattform an.
Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü.
Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Recognition“, „Programs“ und dann auf „Onboarding“.
Klicken Sie auf „CSV hochladen“ und laden Sie die Vorlage onboarding.csv herunter.

Öffnen Sie die CSV-Datei und folgen Sie den untenstehenden Anweisungen.

Erklärung der .CSV-Dateifelder

Um Ihnen bei der Erstellung dieser Datei besser zu helfen, beziehen Sie sich bitte auf die am Ende dieses Artikels angehängte Beispieldatei.

Ländercode - Onboarding-Programme sind nach Ländern organisiert, daher füllt jedes Land, das ein Onboarding-Programm durchführt, seine eigene Zeile aus. Beginnen Sie mit der Eingabe des zweibuchstabigen Ländercodes für jedes teilnehmende Land. Zum Beispiel ist Kanada CA, das Vereinigte Königreich GB, die Vereinigten Staaten US, Mexiko MX, Deutschland DE usw. Zwei-Buchstaben-Ländercodes finden Sie auf World Atlas oder einer ähnlichen Seite. Einige Länder haben zwei Buchstaben umfassende Codes, die auf unterschiedliche Weise dargestellt werden können. Wenn Sie unsicher sind, welchen Code Sie hier verwenden sollten, kontaktieren Sie uns bitte.

Eine Anmerkung: Es ist möglich, dass ein Ländercode in mehreren Zeilen verwendet wird, vorausgesetzt, der Tag oder Monat unterscheidet sich von der anderen Verwendung. Dies bietet eine Möglichkeit, mehrere E-Mails an Ihre neuen Mitarbeiter zu senden. Eine häufige Anwendung ist, wenn neue Mitarbeiter Standard-Schulungsprogramme durchlaufen. Zum Beispiel wird am Tag 5 die E-Mail „General Welcome“ gesendet, am Tag 15 die E-Mail „Two Weeks in the Bag“ und am Tag 40 die E-Mail und Auszeichnung „Innovation Training Completion“. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um kreativ zu sein, wie Sie Ihre Mitarbeiter willkommen heißen!

Monat - Die Anzahl der Monate nach dem Einstellungsdatum, an dem die Anerkennung und alle zugehörigen E-Mails gesendet werden. Wenn Sie zum Beispiel „3“ eingeben und das Einstellungsdatum des Benutzers der 15. Januar ist, wird die Anerkennung am 15. April verarbeitet.

Tag - Die Anzahl der Tage nach dem Einstellungsdatum des Mitarbeiters, an dem die Anerkennung und alle zugehörigen E-Mails gesendet werden. Wenn Sie beispielsweise 8 eingeben, wird die Anerkennung 8 Tage nach dem Einstellungsdatum des Mitarbeiters gesendet. Stellen Sie sicher, dass Sie die Tagesanzahl auf eine Zahl größer als 2 setzen. Die Benutzerdatei muss vor 20 Uhr MST am Tag vor der Vergabe hochgeladen werden.

Von Vorgesetztem - Die Spalte „Von Vorgesetztem“ muss mit einem Wert „True“ oder „False“ ausgefüllt werden. Wenn Sie „True“ eingeben, greift das System auf die in Ihrer Benutzerdatei festgelegte Hierarchie zu und verwendet den direkten Manager des Anerkennungsempfängers als „Von“-Wert für die Anerkennung. Die Anerkennung in der Plattform und jede Bezugnahme auf einen „Von“-Benutzer in der E-Mail beziehen sich auf den direkten Manager des Benutzers. Wenn Sie „False“ eingeben, müssen Sie einen Wert in der Spalte „Von Benutzer“ eingeben.

Von Benutzer - Wenn Sie in der Spalte „Von Vorgesetztem“ „True“ eingeben, lassen Sie dieses Feld leer. Wenn Sie „False“ eingeben, geben Sie die Mitarbeiter-ID des Benutzers ein, von dem die Anerkennung gesendet werden soll.

Hinweis - Dies ist der Text, der an die Anerkennung im Plattform-Feed angehängt wird. Sie können hier eingeben, was Sie möchten, wir empfehlen jedoch, diese Nachricht eher kurz zu halten. Wenn Sie eine Willkommensnachricht vom CEO, Nutzungsbedingungen für die Plattform oder eine andere längere Nachricht kommunizieren möchten, empfehlen wir, diese in der E-Mail an den Benutzer zu integrieren.

Betrag - Dieser Wert ist der Betrag, der an die Anerkennung angehängt wird. Wenn Sie diesen Anerkennungen keinen Geldbetrag zuweisen, geben Sie in dieser Zelle Null ein.

Budget - Wenn Sie einen Betrag größer als Null vergeben, müssen Sie das Budget angeben, aus dem die Mittel stammen. Damit die Automatisierung korrekt funktioniert, muss der hier eingegebene Budgetname genau mit dem Namen des Budgets in der Plattform übereinstimmen. Wenn Sie beispielsweise aus dem Budget „New Employee“ Mittel entnehmen möchten und hier „Welcome New Employees“ eingeben, kann die Plattform die Mittel nicht aus dem richtigen Budget ziehen.

Öffentlich - Dieses Feld ist eine „True“- oder „False“-Angabe. Wenn Sie „True“ eingeben, wird die Anerkennung öffentlich im Plattform-Feed angezeigt. Wenn Sie „False“ eingeben, wird die Anerkennung privat verarbeitet und nicht im öffentlichen Feed angezeigt.

Benutzer-E-Mail-Vorlage - Geben Sie in diesem Feld den Namen der Vorlage ein, die Sie an den neuen Mitarbeiter senden möchten. Der hier eingegebene Wert muss genau mit dem Namen der Vorlage übereinstimmen. Obwohl dieses Feld nicht zwingend erforderlich ist, empfehlen wir die Zusammenarbeit mit dem Awardco-Team, um eine E-Mail zu erstellen und zu verwenden, die Ihre Mitarbeiter feiert.

Vorgesetzten-E-Mail-Vorlage - Geben Sie in diesem Feld den Namen der Vorlage ein, die an den direkten Manager des Mitarbeiters gesendet werden soll. Der eingegebene Wert muss genau mit dem Namen der Vorlage übereinstimmen. Wie bei der Benutzer-E-Mail-Vorlage ist dieses Feld nicht verpflichtend, wird jedoch empfohlen. Die Vorgesetzten-E-Mail kann nur gleichzeitig mit der Benutzer-E-Mail gesendet werden. Es ist derzeit nicht möglich, die Manager-E-Mail vor der Benutzer-E-Mail zu senden.

Stunde - Die Stunde muss im 24-Stunden-Format eingegeben werden. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass die Anerkennung um 15:00 Uhr verarbeitet wird, geben Sie „15“ ein. Da das System Anerkennungen nur stündlich verarbeitet, sollte kein Minutenwert angegeben werden.

Zeitzone - Geben Sie die Zeitzone vollständig ausgeschrieben ein. Zum Beispiel wird die US-Ostküstenzeit als „eastern standard time“ eingegeben. Eine Anpassung an die Sommerzeit ist nicht erforderlich, da das System die Anpassung automatisch basierend auf der Jahreszeit vornimmt. Sie können diesen Wikipedia-Artikel zur Orientierung für Ihre lokale Zeitzone verwenden.

Metadaten - Mithilfe der Spalte für Metadatenregeln ist es möglich, Ihre Onboarding-Automatisierung auf bestimmte Untergruppen Ihrer Organisation zuzuschneiden. Um diese Option zu nutzen, müssen Sie Metadaten in Ihrer Benutzerdatei einschließen. Geben Sie Daten in Zellen unter dieser Spalte im folgenden Format ein: {"#Metadata Header":["Metadata Value"]}. Zum Beispiel: {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Achten Sie darauf, das „#“-Zeichen vor „Department“ und „Clearance“ im Metadaten-Header wegzulassen, da die Daten zwar hochgeladen werden, die Automatisierung aber nicht ausgefüllt wird, wenn das „#“ im Header verbleibt. Wenn Sie diese Option verwenden, denken Sie daran, eine Zeile für Benutzer in der aufgelisteten Metadaten-Gruppe und eine weitere Zeile für Benutzer, die nicht Teil der Metadaten-Gruppe sind, zu konfigurieren. Wenn Sie beispielsweise eine Zeile für Mitarbeiter in den USA erstellen, die im Vertrieb sind, müssen Sie, sofern Sie keine zweite Zeile für US-Mitarbeiter außerhalb des Vertriebs hinzufügen, sicherstellen, dass keine anderen Mitarbeiter eine Onboarding-Auszeichnung erhalten.

Hochladen der .CSV-Datei und abschließende Konfiguration der Einstellungen

Nachdem Sie Ihre CSV-Datei vorbereitet haben:

Melden Sie sich auf der Plattform an.
Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü.
Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Recognition“, „Programs“ und dann „Onboarding“.
Klicken Sie auf „CSV hochladen“ und wählen Sie Ihre vorbereitete Datei aus.
Klicken Sie auf „Hochladen“.
Überprüfen Sie etwaige Fehlermeldungen und beheben Sie diese, bevor Sie die Datei erneut hochladen.
Sobald die Datei erfolgreich geladen wurde, wird sie in der Tabelle unter den Überschriften auf der Onboarding-Seite angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass diese Automatisierung keine rückwirkenden Auszeichnungen vergibt. Das System verwendet die geladenen Regeln, um einmal täglich die Plattform zu durchsuchen und bevorstehende Auszeichnungen in der Funktion „Bulk Recognition“ zu planen. Sie können diese ausstehenden Auszeichnungen anzeigen und löschen, indem Sie im Admin-Bereich auf den Tab „Queues“ gehen und „Bulk Recognition“ klicken.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.

Verknüpfung mit