Metadaten fügen zusätzliche Details über Mitarbeiter hinzu, die über die Basisdaten in Ihrer Awardco-Plattform hinausgehen. Sie helfen dabei, Anerkennungsprogramme und Engagement-Umfragen an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anzupassen. Während Awardco Kernmitarbeiterdaten in Ihrer Benutzerdaten-Datei verlangt, erweitern Metadaten diese, indem sie Programmeinstellungen, Budgetzugriffe und Umfragelisten definieren. Wenn Ihre HRIS nicht über die benötigten Metadaten verfügt, kann der Metadaten-Generator helfen.
Dieses Tool befindet sich in den Admin-Einstellungen und ermöglicht es Ihnen, neue Metadaten basierend auf den bereits in Ihrer Benutzerdaten-Datei vorhandenen Informationen zu erstellen. Obwohl das Konzept anfangs abstrakt erscheinen mag, bietet dieser Artikel eine klare Aufschlüsselung. Wir erklären die Vorteile dieses Tools, den grundlegenden Prozess der Metadatengenerierung mit dem Metadaten-Generator und veranschaulichen seine praktische Anwendung anhand von Beispielen aus der Praxis.
- Wert des Metadaten-Generators
- Allgemeine Tool-Einstellungen
- Metadatenwerte & Regeln
- Wertkonfiguration
- Speichern & Anwenden von Regeln
- Beispiel
Wert des Metadaten-Generators
Das Hochladen umfassender Mitarbeiterdaten ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb Ihrer Awardco-Plattform. Die Daten in Ihrer Benutzerdaten-Datei befähigen Mitarbeiter und ermöglichen eine genaue Konfiguration und Analyse sowohl in den Recognition- als auch Engage-Produkten. Während wir erforderliche und empfohlene Felder für Ihre Benutzerdaten-Datei angeben, können Metadaten oder zusätzliche Informationen integriert werden, um die Programmberechtigung, Budgetzuweisung und Teilnehmerlisten von Umfragen zu verfeinern.
Wenn vorhandene HRIS-Daten in Ihrer Benutzerdaten-Datei nicht die notwendigen Metadaten enthalten, um Ihre gewünschten Parameter zu definieren, schließt der Metadaten-Generator diese Lücke, indem er Ihnen ermöglicht, die fehlenden Metadaten zu erstellen.
Recognition
Der Metadaten-Generator ermöglicht es Ihnen, präzise, zielgerichtete Regeln für Ihre Anerkennungsprogramme zu erstellen. Durch das Festlegen von Regeln und Bedingungen basierend auf vorhandenen Daten (z. B. Ländercode, #Jobgruppe) können Sie Ihre Plattform anpassen, um:
- Berechtigung definieren: Erstellen Sie ein #Program Eligibility Metadaten-Tag, das sicherstellt, dass nur bestimmte Gruppen (z. B. „Vollzeit, US-Ingenieure“) für ein bestimmtes Programm nominieren oder Auszeichnungen erhalten können.
- Budgets zuweisen: Weisen Sie Anerkennungsbudgets präzise Teams zu, die in Ihren vorhandenen HR-Daten keinen gemeinsamen direkten Manager oder keine gemeinsame Abteilung teilen.
- Berichterstattung vereinfachen: Erstellen Sie konsolidierte Metadatenfelder, die Mitarbeiter so gruppieren, dass sie mit Ihrer internen Berichtsstruktur übereinstimmen und die administrative Belastung reduzieren.
Engage
Für Kunden, die Awardco Engage verwenden, ist der Metadaten-Generator essentiell für die Einrichtung und Analyse Ihrer Mitarbeiter-Engagement-Umfragen. Dieses Tool ermöglicht es Ihnen:
- Teilnahme gezielt anzusprechen: Erstellen Sie sehr spezifische Metadaten-Tags (z. B. #Q4 Survey Group), um sicherzustellen, dass Umfragen nur an die beabsichtigte Zielgruppe gesendet werden, wie eine bestimmte Geschäftseinheit oder Mitarbeiter mit einer bestimmten Betriebszugehörigkeit.
- Ergebnisse segmentieren: Generieren Sie Metadaten, um Mitarbeiter auf eine Weise zu kategorisieren, die in Ihrem HRIS nicht vorhanden ist, sodass Sie Umfrageergebnisse filtern und detailliert analysieren können (z. B. Stimmungsanalyse nach #Tier 1 vs. #Tier 2 Standort).
Allgemeine Tool-Einstellungen
So greifen Sie auf den Metadaten-Generator zu:
- Wählen Sie auf der Startseite die Schaltfläche Admin unten im linken Navigationsmenü aus.
- Wählen Sie „Benutzer“ und dann „Metadaten-Generator“ im linken Navigationsmenü.
Die Anfangsansicht des Metadaten-Generator-Tools zeigt eine Liste aller zuvor erstellten Metadaten-Regelsätze, die entsprechenden Werte in der Metadatenspalte und den Status jedes Regelsatzes. Ein aktiver Status zeigt an, dass die Metadaten innerhalb der Plattform für Funktionen wie Budgets und Programmberechtigungen verfügbar sind. Sobald ein Metadaten-Regelsatz generiert wurde, können Sie ihn jederzeit durch Klicken auf das „...“-Symbol rechts neben dem Metadatenstatus öffnen und „Bearbeiten“ im Dropdown-Menü auswählen. Das Dropdown-Menü bietet auch Optionen zum „Duplizieren“ oder „Löschen“ des Regelsatzes. Das Löschen eines Regelsatzes entfernt ihn und alle zugehörigen Metadatenwerte dauerhaft. Das Duplizieren eines Regelsatzes ist vorteilhaft, wenn mehrere Regelsätze mit ähnlichen Konfigurationen erstellt werden sollen.
Durch Auswahl von „Regelsatz hinzufügen“ öffnet sich ein Modal-Fenster, in dem Sie Ihren Regelsatz benennen können. Nach dem Speichern werden Sie zur Konfigurationsseite weitergeleitet, auf der Sie mit der Definition von Regeln zur Generierung von Metadatenwerten beginnen können. Lassen Sie uns jede Einstellung betrachten:
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Metadatenname: Dieser Name dient als Spaltenüberschrift für Metadaten in Berichten und ist in der gesamten Plattform sichtbar, ähnlich wie Metadatenüberschriften, die über Ihre Benutzerdaten-Datei importiert wurden. Die Plattform fügt diesem Metadatenname automatisch ein „#“ voran. Sie müssen das „#“ beim Eingeben des Namens nicht manuell hinzufügen; es erscheint, sobald Sie Tests durchführen.
- Empfehlung: Vermeiden Sie es, den Metadatenname zu ändern, nachdem er auf Benutzer angewendet wurde. Eine Namensänderung entspricht dem Erstellen einer neuen Metadatenspalte. Datenwerte, die bei der Erstellung erfasst wurden (z. B. Anerkennungen, Bestellungen), behalten den ursprünglichen Metadatenname und Wert für Berichtszecke bei.
- Status: Dieses Feld zeigt an, ob der Metadaten-Regelsatz Inaktiv oder Aktiv ist. Um einen Regelsatz zu aktivieren, müssen Sie Werte und Regeln konfigurieren und dann auf die Schaltfläche Speichern unten rechts klicken.
- Vorschau Ergebnisse: Bevor Sie Änderungen an Ihrem Regelsatz speichern und anwenden, können Sie durch Auswahl von „Vorschau Ergebnisse“ überprüfen, ob Werte korrekt zugewiesen werden. Durch Klicken auf „Vorschau Ergebnisse“ wird eine .csv-Datei mit dem Namen des Metadaten-Namens heruntergeladen. Diese Datei enthält eine Stichprobe Ihrer Benutzer zusammen mit dem Metadaten-Regelsatz, den Sie gerade prüfen. Die Spaltenüberschrift des Metadaten-Regelsatzes ist mit doppelten Sternchen eingeschlossen (z. B. Eligible). Diese Funktion ermöglicht unbegrenzte Tests zur Sicherstellung der korrekten Zuordnung vor dem Speichern.
- Regelsätze speichern: Sobald Sie bestätigt haben, dass Ihr Regelsatz wie gewünscht funktioniert und die Metadaten sofort verfügbar sein sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unten rechts auf Ihrem Bildschirm.
Metadatenwerte & Regeln
Um Metadatenwerte mit dem Metadaten-Generator zuzuweisen, müssen Sie Regeln und Logik basierend auf vorhandenen Informationen in Ihrer Benutzerdaten-Datei festlegen. Wenn Sie mit Excel-Formeln vertraut sind, funktionieren diese Regeln ähnlich wie Wenn-Dann-Anweisungen. Sie können Regeln basierend auf Mitarbeiter-ID, Ländercode und allen anderen Metadaten in Ihrer Benutzerdaten-Datei erstellen. Hinweis: Sie können keine Regeln auf Basis von Metadaten erstellen, die innerhalb des Metadaten-Generators selbst generiert wurden.
Jeder einzelne Wert und die entsprechenden Regelbedingungen sind in Kacheln organisiert. Wenn mehrere Werte vorhanden sind, priorisiert der Metadaten-Generator diese und ihre Regelbedingungen in absteigender Reihenfolge. Folgendes erklärt die Funktion jedes Symbols auf einer Wert-Kachel:
- Drag-Symbol: Dieses Symbol ermöglicht es Ihnen, die Kachel durch Ziehen nach oben oder unten zu verschieben, was nützlich für die Reihenfolge der Werte und Regeln ist, da der Metadaten-Generator sie von oben nach unten anwendet.
- Ellipsen (oben rechts): Durch Klicken auf diese Ellipsen erhalten Sie Optionen zum Entfernen oder Duplizieren des Werts und der zugehörigen Regelbedingungen.
- Caret-Pfeil: Rechts neben „[Anzahl] Regel(n) ausblenden“ befindet sich dieser Pfeil, der alle verknüpften Regeln und Regelgruppen einklappt und nur den neuen Wertnamen anzeigt.
- Ellipsen (Regelbedingung): Die Ellipsen rechts neben der ersten Regelbedingung bieten Optionen zum Entfernen oder Duplizieren der Regel. Außerdem können Sie die Regel in eine „Regelgruppe“ umwandeln, ein Konzept, das später in diesem Artikel erklärt wird.
- Links hinzufügen: Diese Links ermöglichen es Ihnen, eine neue Regel oder eine Regelgruppe hinzuzufügen.
Jede Wert-Kachel zeigt Ihnen die Anzahl der „zugewiesenen Benutzer“ oder die Anzahl der Benutzer, auf die der Wert angewendet wird. Diese Zahl wird erst generiert, wenn Sie die Regel anwenden und auf „Änderungen speichern“ klicken.
Wertkonfiguration
Durch Auswahl von „Wert hinzufügen“ öffnet sich ein Formular, in dem Sie die Regeln konfigurieren können. Der Wert, der im Feld neben „Wenn Übereinstimmung gefunden:“ eingegeben wird, ist der Wert, der für einen Mitarbeiter in der neu erstellten Metadatenspalte eingetragen wird. Wenn Sie beispielsweise die Berechtigung für ein Anerkennungsprogramm bestimmen, möchten Sie diesen Wert möglicherweise „Eligible“ (Berechtigt) nennen.
Unsere erste Regelbedingung verfügt über zwei Dropdown-Menüs. Das erste ermöglicht die Auswahl zwischen Mitarbeiter-ID, Ländercode und allen anderen vorhandenen Metadatenwerten in Ihrer Benutzerdaten-Datei.
Hinweis: In einem Regelsatz generierte Metadaten können in einem anderen Regelsatz nicht verwendet werden.
Das zweite Dropdown-Menü bietet folgende bedingte Operatoren:
- Ist
- Ist nicht
- Ist leer
- Ist nicht leer
- Enthält
- Enthält nicht
Das Feld rechts neben diesen Dropdown-Menüs ist der Bereich, in dem Sie Ihre vorhandenen Daten (Mitarbeiter-ID, Ländercode oder Metadatenwert) eingeben. Das Verständnis der Bedeutung dieser Regelkomponenten ermöglicht es Ihnen, effektive Regelbedingungen zu erstellen. Lassen Sie uns anhand von Beispielen für jede bedingte Option praktische Anwendungsfälle erläutern.
Ist & Ist nicht
Um Mitarbeiter in Frankreich für ein Anerkennungsprogramm zu identifizieren, würden Sie eine Bedingung wie „Wo Ländercode ist FR“ erstellen. Diese Regel würde den angegebenen Wert (z. B. „Eligible“) allen Mitarbeitern zuweisen, die „FR“ im Feld Ländercode haben.
Umgekehrt, wenn Sie eine bestimmte Gruppe ausschließen müssen, wie z. B. „Teilzeit“-Mitarbeiter, ist die „Ist nicht“-Logik nützlich. Die Bedingung könnte lauten „Wo Jobgruppe ist nicht Teilzeit.“
Hinweis: Die Optionen „Ist“ und „Ist nicht“ sind Groß-/Kleinschreibungssensitiv. Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen eingegebene Datenwert genau mit der Groß- und Kleinschreibung in Ihrer Benutzerdaten-Datei übereinstimmt. Außerdem müssen diese Bedingungen nicht zusammen verwendet werden.
Ist leer & Ist nicht leer
Unternehmen mit großen Belegschaften oder Saisonmitarbeitern haben oft unvollständige Metadaten für alle Benutzer. Um Saisonarbeiter zu kennzeichnen, können Sie einen neuen Wertnamen wie „Seasonal“ (Saisonarbeiter) erstellen und die Bedingung „Wo Abteilung leer ist“ festlegen. Diese Bedingung erfordert keine Angabe vorhandener Daten.
Ähnlich könnten Sie zur Identifizierung von Vollzeitmitarbeitern einen Wertnamen „Full-time“ (Vollzeit) und die Bedingung „Wo Abteilung nicht leer ist“ erstellen. Auch diese Bedingung benötigt keine Angabe vorhandener Daten.
Enthält & Enthält nicht
Die Erstellung eines Anerkennungsprogramms von Manager zu Kollegen ist eine großartige Anwendung von Awardco. Die Bestimmung der Berechtigung kann durch die Erstellung von Metadaten basierend auf einer vorhandenen #Title-Metadatenspalte vereinfacht werden. Sie könnten beispielsweise einen neuen Wert namens „Eligible“ mit der Regelbedingung „Wo Titel ‚Manager‘ enthält“ erstellen. Dies würde jeden Titel identifizieren, der das Wort „Manager“ enthält, und den Wert „Eligible“ auf die Daten dieses Mitarbeiters anwenden.
Die Logik „Enthält nicht“ ist ebenfalls wertvoll, um die Programmberechtigung zu spezifizieren. Zum Beispiel könnten Sie ein Programm auf Mitarbeiter beschränken, die nicht im oberen Management sind, mit der Bedingung „Wo Jobtitel ‚Vice President‘ nicht enthält.“
Die Auswahl dieser Option macht die Regelbedingung groß-/kleinschreibungsunabhängig, was hilfreich ist, wenn es Variationen in der Groß- und Kleinschreibung in Ihren HRIS-Daten gibt.
Regelgruppierung
Die Erstellung einer Regelgruppe ermöglicht es Ihnen, mehrere Bedingungen innerhalb einer einzigen Regel zu kombinieren. Dies ist nützlich, wenn ein Metadatenwert mehrere Kriterien erfüllen muss, die unterschiedliche Kombinationen von „und“/„oder“-Logik beinhalten. Um die Regelgruppierung zu veranschaulichen, betrachten wir ein Beispiel zur Generierung von Metadaten für Mitarbeiter mit direkten Untergebenen.
Im obigen Beispiel gibt es zwei Regelgruppen: eine, die erfordert, dass der Jobtitel des Mitarbeiters „manager“ enthält und die Jobebene nicht „1“ ist, und eine andere, die erfordert, dass der Jobtitel entweder „supervisor“ oder „team lead“ enthält. Diese Konfiguration bedeutet, dass der Wert „True“ in den Daten eines Mitarbeiters eingetragen wird, wenn er Manager ist und nicht auf Jobebene 1, oder wenn sein Titel Supervisor oder Team Lead ist.
Wenn Sie mehrere Regeln und Regelgruppen erstellen, erscheinen links Dropdown-Menüs mit den Bezeichnungen „und“ und „oder“. Die Auswahl von „und“ bedeutet, dass alle Bedingungen innerhalb dieser Gruppierung erfüllt sein müssen, während „oder“ bedeutet, dass mindestens eine Bedingung erfüllt sein muss. Diese Flexibilität berücksichtigt mögliche Komplexitäten in den Mitarbeiterdaten oder Anerkennungsprogrammen Ihrer Organisation.
Wenn keine Übereinstimmung
Um alle Benutzer zu erfassen, die keine der definierten Regelbedingungen erfüllen, können Sie die Option „Wenn keine Übereinstimmung“ verwenden. Wenn keine der vorherigen Bedingungen erfüllt ist, wird allen verbleibenden Benutzern der Wert zugewiesen, der unter dem Schalter angegeben ist.
Speichern & Anwenden von Regeln
Nachdem Sie Ihre Werte und Regeln konfiguriert haben, können Sie die Ergebnisse im Entwurfszustand durch Klicken auf „Vorschau Ergebnisse“ überprüfen. Diese Aktion lädt eine Beispiel-.csv-Datei herunter, die zeigt, wie die erstellten Regeln bei einem Live-Import der Benutzerdaten-Datei aussehen würden. Überprüfen Sie die .csv-Datei, um sicherzustellen, dass alle Regeln korrekt konfiguriert sind. Die Beispiel-Metadatenspalte ist jeweils auf beiden Seiten des Titels mit doppelten Sternchen eingeschlossen. Wenn Sie Fehler feststellen, passen Sie die Regeln an, speichern die Änderungen und führen den Test erneut aus. Wenn die Regeln zu Ihrer Zufriedenheit funktionieren, klicken Sie auf „Änderungen speichern“ und dann auf „Speichern & Änderungen anwenden“.
Wichtig: Durch Klicken auf „Speichern & Änderungen anwenden“ werden alle Benutzer, die mit diesen Metadaten verknüpft sind, betroffen. Folgendes geschieht:
- Bestehende Zuordnungen werden archiviert (gelöscht).
- Alle bestehenden Konfigurationen, die auf den ursprünglichen Werten basieren, können beeinflusst werden.
Mit aktiven Metadaten können diese in der gesamten Plattform in Anerkennungs-, Verdien- und automatisierten Programmen verwendet werden. Bitte seien Sie vorsichtig bei Änderungen oder Löschungen von Regeln, nachdem Metadaten erstellt wurden. Das Löschen eines Regelsatzes entfernt sofort die zugehörigen Metadaten. Das Setzen eines Regelsatzes auf „Inaktiv“ löscht die zugehörigen Metadaten beim nächsten Import oder bei der nächsten Ausführung des Regelsatzes. Beide Szenarien können Ihre Plattform stören. Wir empfehlen dringend, vor Änderungen Ihren Awardco-Ansprechpartner zu konsultieren.
Beispiele
Lassen Sie uns praktische Beispiele für die Metadatenerstellung mit dem Metadaten-Generator durchgehen. Das erste Beispiel behandelt die Felderstellung, Bedingungskonfiguration und Regelanwendung und zeigt, wie die resultierenden Metadaten zur Einrichtung eines Anerkennungsprogramms verwendet werden können. Das zweite Beispiel zeigt, wie dieselben Metadaten zur Einrichtung einer Mitarbeiter-Engagement-Umfrage genutzt werden können.
Recognition
Ein Unternehmen entwickelt ein monetäres Anerkennungsprogramm speziell für Vollzeitmitarbeiter in den Vereinigten Staaten. Sie möchten ihre vorhandenen Mitarbeiterdaten (Ländercode und #Jobgruppe) nutzen, um die Programmberechtigung innerhalb der Anerkennungsprogrammeinstellungen zu definieren.
- Nach Auswahl von „Regelsatz hinzufügen“ auf der Seite des Metadaten-Generators benennen sie den Regelsatz, der auch die Metadatenüberschrift sein wird, als „Eligibility for Monetary Programs“ (Berechtigung für monetäre Programme).
- Als nächstes fügen sie einen Wert hinzu: „True“. Für diesen Wert „True“ legen sie zwei Bedingungen fest: „Wo Jobgruppe ist Vollzeit und Ländercode ist US.“
- Dann aktivieren sie die Option „Wenn keine Übereinstimmung“ und geben den Wert „False“ ein.
Nach dem Klicken auf „Vorschau Ergebnisse“ bestätigt die heruntergeladene .csv-Datei, dass die Regeln die vorgesehenen Mitarbeiter korrekt identifizieren.
Schließlich klicken sie auf „Änderungen speichern“ und dann auf „Speichern & Änderungen anwenden“. Nun steht bei der Konfiguration der Nominierungs- und Empfängerberechtigung für das monetäre Programm die neu erstellte Metadaten „Eligibility for Monetary Programs“ zur Verfügung, mit der der Programmzugang auf Vollzeitmitarbeiter in den USA beschränkt werden kann.
Engage
Dasselbe Unternehmen möchte nun eine Mitarbeiter-Engagement-Umfrage starten, jedoch nur für Vollzeitmitarbeiter in den USA. Anstatt einen neuen Regelsatz zu erstellen, können sie die zuvor erstellten Metadaten „Eligibility for Monetary Programs“ wiederverwenden.
Da der Metadaten-Regelsatz bereits existiert und aktiv ist, können sie direkt zu den Umfrageeinstellungen übergehen.
- Bei der Konfiguration der Teilnehmer für die neue Umfrage in Awardco Engage wählen die Administratoren das Metadatenfeld „Eligibility for Monetary Programs“ aus.
- Sie geben an, dass nur Benutzer, bei denen der Wert „True“ ist, die Umfrageeinladung erhalten sollen.
Dies zeigt, wie ein einziges, leistungsstarkes Metadatenfeld, das mit dem Tool generiert wurde, sofort in mehreren Bereichen der Awardco-Plattform angewendet werden kann, um sowohl den Zugriff auf Anerkennungsprogramme als auch die Verteilung von Umfragen effizient zu steuern.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.