Wir empfehlen dringend, Genehmigungen nur dann zu verwenden, wenn es unbedingt notwendig ist. Mehr Genehmigungen und Genehmigungsebenen können den Anerkennungsprozess verlangsamen, und eine zeitnahe Anerkennung ist am effektivsten. Nachfolgend finden Sie umfassende Informationen zur Einrichtung und Verwaltung von Genehmigungskonfigurationen.
Einstellungen
Das System erlaubt bis zu vier Genehmigungsebenen, wobei jede Ebene potenziell an eine monetäre Schwelle gebunden sein kann. Genehmigungen können mit einer von fünf Optionen zur Genehmigungszuweisung konfiguriert werden: Vorgesetzte, Metadaten, zugeordnete Metadaten, bestimmte Benutzer oder benutzerspezifische Zuweisung (manuelle Überschreibung).
Ebenen
Sie können bis zu vier Genehmigungsebenen konfigurieren. Zum Beispiel könnten Sie jede Ebene basierend auf einem Geldbetrag festlegen (z. B. $0-$50 geht an Ebene 1; $50+ geht an Ebene 2). Es ist auch möglich, dass mehrere Personen dieselbe Auszeichnung auf einer Ebene überprüfen, indem mehrere Genehmiger für denselben Geldbetrag aufgeführt werden. In solchen Fällen können zwar mehrere Personen die Auszeichnung überprüfen, aber nur eine Genehmigung ist erforderlich, damit die Anerkennung zur nächsten Ebene weitergeleitet wird.
Wenn mehrere Genehmigungsebenen konfiguriert sind, durchläuft die Anerkennung jede Ebene nacheinander, beginnend mit Ebene 1. Die erste Genehmigungsebene kann entweder auf dem Nominator oder dem Empfänger basieren. Nachfolgende Ebenen (zweite, dritte und vierte) können auf dem Nominator, Empfänger oder dem letzten Genehmiger der vorherigen Ebene basieren. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen gestuften Genehmigungsprozess, der die verschiedenen verfügbaren Konfigurationsoptionen veranschaulicht. Beachten Sie, dass gestufte Genehmigungsebenen als separate Regeln gespeichert werden müssen.
Genehmiger
Vorgesetztenbasierte Genehmigungen
Genehmiger werden durch den Vorgesetzten bestimmt, der der Person in der Benutzerdaten-Datei zugewiesen ist.
Beispiel: Ein Programm hat zwei Genehmigungsebenen. Die erste Ebene basiert auf dem Vorgesetzten des Empfängers, und die zweite basiert auf dem Vorgesetzten des letzten Genehmigers. Wenn Jordan anerkannt wird, geht die erste Genehmigungsanfrage an Jordans Vorgesetzten Adam. Nach der Genehmigung geht die Anfrage der zweiten Ebene an Adams Vorgesetzten Michael. (Dies basiert auf der in Ihrer Benutzerdaten-Datei definierten Organisationshierarchie.)
Metadatenbasierte Genehmigungen
Genehmiger werden anhand eines bestimmten Metadatenwerts definiert, der in der Benutzerdaten-Datei enthalten ist. Ausgehend vom Nominator, Empfänger oder letzten Genehmiger sucht das System die Organisationshierarchie nach jemandem ab, dessen Metadaten mit dem angegebenen Wert übereinstimmen. Wenn niemand in der Hierarchie diesen Wert hat, wird die Nominierung zur Genehmigung an alle Administratoren gesendet.
Beispiel: Ein Programm verlangt, dass jede Anerkennung von einem Vizepräsidenten (VP) genehmigt wird, und die Genehmigungshierarchie basiert auf dem Empfänger. Wenn Mason anerkannt wird, prüft das System zuerst Johns Datensatz, ob er VP ist, dann Carlys und schließlich Sarahs. Wenn das System bestätigt, dass Sarahs Metadaten anzeigen, dass sie VP ist, wird die Nominierung zur Genehmigung an Sarah gesendet. Wenn kein VP in Masons aufsteigender Hierarchie gefunden wird, wird die Nominierung an alle Administratoren zur Genehmigung gesendet.
Genehmigung basierend auf zugeordneten Metadaten
Diese Einstellung ermöglicht Genehmigungen durch Benutzer, die nicht direkte Vorgesetzte des Nominators oder Empfängers sind. Um diesen Genehmigungsablauf zu verwenden, muss der Benutzerdaten-Datei eine „Spalte für zugeordnete Metadaten“ hinzugefügt werden (siehe den Artikel "Formatierung von Benutzerdaten-Dateien"). Wenn „Zuordnung“ als Genehmigungsregel ausgewählt ist, erscheinen im Dropdown-Menü des Metadatenfelds nur Werte aus der Spalte „Zugeordnete Metadaten“.
Genehmigung basierend auf einem bestimmten Benutzer
Bestimmte Einzelpersonen werden als Genehmiger festgelegt. Diese zugewiesenen Benutzer können auf jeder Genehmigungsebene unterschiedlich sein.
Beispiel: Der erste Genehmiger ist Jake, der zweite Sarah und der dritte entweder Michael oder Karl. Wenn Nathan nominiert wird, ist Jake der erste Genehmiger. Nach Jakes Genehmigung ist Sarah der zweite Genehmiger. Für die finale Genehmigung geht die Anfrage an Michael und Karl, und nur einer von beiden muss sie genehmigen.
Genehmigung basierend auf benutzerspezifischer Zuweisung oder „manueller Überschreibung“
Bitte wenden Sie sich bei spezifischen Fragen zu manuellen Überschreibungen an Ihren Implementierungsberater oder Client Success Manager.
Genehmiger werden für jeden Benutzer angegeben. Für die erste Genehmigungsebene kann der Genehmiger auf dem Empfänger oder dem Nominator basieren. Für die zweite, dritte oder vierte Ebene kann der Genehmiger auf dem Empfänger, dem Nominator oder dem letzten Genehmiger der vorherigen Ebene basieren. Sie können sich in der Benutzerdaten-Datei nicht selbst als Genehmiger zuweisen. Wenn das Genehmigerfeld für einen Benutzer leer bleibt, wird die Genehmigungsanfrage an den Vorgesetzten dieser Person weitergeleitet. Wenn die Person im System keinen Vorgesetzten hat, geht die Genehmigung an alle Administratoren.
Beispiel: Die erste Genehmigungsebene basiert auf dem Empfänger, die zweite auf dem letzten Genehmiger. Beide Ebenen sind der gleichen „Genehmiger-Mitarbeiter-ID“-Spalte in der Benutzerdaten-Datei zugeordnet. Wenn Suzanne (Mitarbeiter-ID 8746, Michael) nominiert wird, ist Michael der erste Genehmiger. Sobald Michael genehmigt hat, ist der nächste und letzte Genehmiger Mitarbeiter-ID 4953, Karl.
Beispiel: Die erste Genehmigungsebene basiert auf dem Empfänger, die zweite auf dem letzten Genehmiger. Beide Ebenen sind der gleichen „Genehmiger-Mitarbeiter-ID“-Spalte zugeordnet. Wenn Suzanne nominiert wird, ist Mitarbeiter-ID 8746, Michael, der erste Genehmiger (siehe oben). Sobald Michael genehmigt hat, ist der nächste und letzte Genehmiger Mitarbeiter-ID 4953, Karl (siehe oben).
FAQs zu Genehmigungen
Genehmigungsglocke & Benachrichtigungen
- Die Genehmigungsglocke kann bis zu einer Stunde benötigen, um nach der Aktivierung von Programmen erstmals zu erscheinen.
- Genehmigungen für „Recognition Classic“-Programme werden nicht in die Glocke migriert oder in der Glocke für Anerkennungsprogramme angezeigt.
- Wenn aktiviert, werden Genehmigungserinnerungen jeden Montagmorgen versendet.
Genehmigungsebenen
- Wenn eine Genehmigungsanfrage an mehrere Personen auf derselben Genehmigungsebene weitergeleitet wird, muss nur eine Person genehmigen, damit die Anerkennung fortschreiten kann.
Überspringen von Genehmigungen
- In der Regel können Sie keine Nominierung genehmigen, die Sie selbst eingereicht haben oder bei der Sie die anerkannte Person sind.
- Wenn Sie und andere als Genehmiger (bestimmte Benutzer) festgelegt sind, wird die Genehmigungsanfrage an alle anderen auf der Liste außer Ihnen gesendet.
- Wenn Sie der einzige festgelegte Genehmiger für eine Nominierung sind, die Sie eingereicht haben oder erhalten, wird die Anfrage an Ihren Vorgesetzten weitergeleitet. Wenn Sie im System keinen Vorgesetzten haben, wird die Genehmigung an alle Administratoren gesendet. Wenn Sie Administrator sind, können Sie technisch gesehen Ihre eigene Einreichung genehmigen.
- Sie können eine Anerkennung mehrfach genehmigen, wenn Sie als Genehmiger auf verschiedenen Ebenen festgelegt sind (z. B. wenn dieselbe Anerkennung Genehmigungen von Person A auf Ebene 1 und erneut auf Ebene 2 erfordert).
Archivierte Benutzer
- Ausstehende Genehmigungsnominierungen werden nicht automatisch umgeleitet, unabhängig davon, ob ein Genehmiger archiviert wurde oder Änderungen an der Benutzerdaten-Datei vorgenommen wurden.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Awardco Admin Support.