Dienstjubiläen sind ein wesentlicher Bestandteil der Mitarbeiteranerkennung. Jedes Jubiläum ist eine Gelegenheit, Erfolge zu feiern und zu weiterem Erfolg zu inspirieren. Mit MemoryBooks können Kollegen, Freunde und Vorgesetzte Nachrichten, Fotos und Erinnerungen teilen, um jeden Meilenstein eines Mitarbeiters zu würdigen.
Um MemoryBooks zu nutzen, stellen Sie sicher, dass die Automatisierung der Dienstjubiläen in Ihrer Plattform aktiviert ist. MemoryBooks kann zunächst in Ihren Einstellungen als „deaktiviert“ erscheinen, was bedeutet, dass es noch nicht vollständig aktiviert, aber dennoch anpassbar ist.
Hinweis: Sie können mit der Anpassung von MemoryBooks beginnen, während es in den Einstellungen deaktiviert ist. Aktivieren und bearbeiten Sie es separat in den Erweiterten Einstellungen. Für detaillierte Unterstützung kontaktieren Sie bitte das Technical Client Success Manager (TCSM) Team.
Dieser Artikel erklärt das digitale MemoryBook. Ihre Organisation kann auch ein gedrucktes MemoryBook als physisches Andenken anbieten. Wenden Sie sich für Details an Ihren Awardco-Ansprechpartner.
MemoryBooks
Überblick
MemoryBooks bietet eine digitale Plattform, auf der Mitarbeiter über die Funktion „Teammate Participation“ Glückwünsche von Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern zu ihren Jubiläen ansehen können. Dieses moderne, elegante Design ermöglicht es den Mitarbeitern, Glückwünsche und geteilte Erinnerungen einfach erneut zu erleben. Administratoren können über den Admin-Bereich auf die Einstellungen zugreifen.
Benutzererlebnis
An ihrem Jubiläum sehen Mitarbeiter nach dem Einloggen in ihr Konto einen Beitrag in ihrem Feed, der ihnen zu ihrem Dienst gratuliert und die von ihren Kollegen eingereichten Kommentare anzeigt. Der Mitarbeiter kann den vollständigen Inhalt durch Klicken auf „MemoryBook ansehen“ öffnen.
MemoryBooks fasst die Kommentare der Teammitglieder zu einem personalisierten digitalen Erlebnis zusammen, das das Jubiläum des Ausgezeichneten feiert. Im Rahmen von MemoryBooks können Sie Standardseiten gestalten, die in jedes individuelle MemoryBook eines Mitarbeiters aufgenommen werden. Diese Standardseiten könnten Nachrichten der Unternehmensleitung, Unternehmenswerte, die Geschichte Ihrer Organisation und mehr enthalten. Die untenstehenden Screenshots zeigen eine Beispiel-Titelseite, eine Beispiel-Glückwunschbotschaft des CEO und einen Beispielkommentar eines Teammitglieds. Jede dieser Seiten ist anpassbar und kann auf das Branding Ihrer Organisation abgestimmt, Unternehmenswerte hervorgehoben und Ihre Programmziele betont werden. Nutzer haben außerdem die Möglichkeit, ihr MemoryBook als PDF zu exportieren.
Design und Einrichtung
Aktivieren Sie die Automatisierung der Dienstjubiläen, um fortzufahren. So starten Sie:
- Melden Sie sich bei Ihrem Awardco-Konto an.
- Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü.
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü „Anerkennung“, dann „Programme“ und anschließend „MemoryBook-Einstellungen“.
- Schalten Sie die Option „MemoryBook“ auf „Ein“.
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Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Programme“ und dann auf „MemoryBook-Einstellungen“.
Die Einrichtung von MemoryBooks gliedert sich in drei Schritte:
- Konfiguration der allgemeinen Einstellungen wie Branding und der Vorlagen, die für die Anzeige der Teamkommentare verwendet werden.
- Konfiguration der Bücher selbst.
- Anpassung des Benachrichtigungsplans.
Um mit Schritt eins zu beginnen, klicken Sie auf „Einstellungen“, um die Konfigurationsseite zu öffnen. Das System übernimmt automatisch Ihr allgemeines Plattform-Branding und erstellt einen benutzerdefinierten Hintergrund basierend auf den in Ihrem Branding-Tab definierten Farben. Sie haben jedoch die Möglichkeit, alternative Branding-Farben auszuwählen, ein Logo hochzuladen, das nur im MemoryBook erscheint, und ein benutzerdefiniertes Hintergrundbild hochzuladen.
Als nächstes folgt auf dieser Seite der Bereich „Memory-Vorlagen“. Hier können Sie individuell auswählen, welche Vorlagentypen innerhalb des MemoryBook-Erlebnisses angezeigt werden. Diese Vorlagen werden vom System verwendet, um die Kommentare und Bilder, die von den Teammitgliedern des Empfängers hochgeladen wurden, in das digitale Erlebnis zu integrieren. Einige Vorlagen sind nur Text, während andere Bilder unterstützen. Auf dieser Seite können Sie auch benutzerdefinierte Hintergrundbilder für die Vorlagen hochladen. Dies hilft Ihnen, ein konsistentes Thema in Ihren MemoryBooks zu etablieren und das Aussehen und Gefühl des Erlebnisses an Ihre spezifische Organisation anzupassen.
Klicken Sie auf den Reiter „Medien“, um zu entscheiden, ob Benutzer Medien wie Bilder und Videos in ihre MemoryBook-Kommentare hochladen dürfen.
Nun sind Sie bereit, mit Schritt zwei zu beginnen und die einzelnen Bucherlebnisse anzupassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Buch hinzufügen“. Geben Sie einen Namen für den MemoryBook-Titel ein und klicken Sie auf „Speichern“. Überprüfen Sie anschließend den Reiter „Einstellungen“. Der Vorlagenname wird in den Einstellungen angezeigt; machen Sie ihn beschreibend, um verschiedene MemoryBook-Typen leicht unterscheiden zu können. Der Anzeigename ist das, was Mitarbeiter auf der Kommentarseite und im Feed sehen. Für Dienstjubiläen mit angehängtem MemoryBook zeigt das Widget „Bevorstehende Meilensteine“ das Dienstjubiläumsetikett, z. B. „15-jähriges Jubiläum“, anstelle des MemoryBook-Titels an. Einmalige MemoryBooks zeigen im Widget weiterhin den MemoryBook-Titel an. Legen Sie fest, ob dieses MemoryBook auch eine Geldprämie enthalten soll. Wählen Sie den Prämienbetrag, das Budget und das Prämiennetzwerk aus. Alle Empfänger, die ein MemoryBook mit dieser Vorlage erhalten, erhalten denselben Prämienbetrag.
Welche Dienstjubiläumsjahre im Widget „Bevorstehende Meilensteine“ angezeigt werden, wird in den Feed-Einstellungen gesteuert, nicht in der MemoryBook-Einrichtung.
Überprüfen Sie als Nächstes die Einstellungen im Reiter „Ereignisse“. Wenn das MemoryBook mit Dienstjubiläen verknüpft ist, hängen Sie hier die relevanten Ereignisse an. Die Automatisierungsregeln für Dienstjubiläen überschreiben alle zuvor gezeigten Prämieneinstellungen. Wenn das MemoryBook für einmalige Feiern gedacht ist, lassen Sie diese Seite leer.
Im Reiter „Seiten“ können Sie Ihre Kopf- und Fußseiten gestalten. Dies sind die Seiten, die am Anfang und Ende jedes MemoryBooks erscheinen. Das Design der Kommentarseiten wird in den allgemeinen Einstellungen festgelegt.
Schalten Sie die Option „Vergangene Anerkennungen hinzufügen“ im Abschnitt „Benutzerkommentare“ ein, um es Nutzern zu erlauben, bei der Abgabe von Kommentaren zu einem MemoryBook auch vergangene Anerkennungen einzubeziehen.
Logik zur Einbeziehung vergangener Anerkennungen
Wenn diese Funktion aktiviert ist, zieht das System die vergangenen Anerkennungen eines Empfängers heran, unabhängig davon, wie viele neue Kommentare eingereicht wurden (z. B. ob es null neue Kommentare oder 99 neue Kommentare sind). Das System ist darauf ausgelegt, bis zu 20 vergangene Anerkennungen einzubeziehen, aber nur solche, die die folgenden Kriterien erfüllen:
- Länge der Anerkennung: Die Anerkennungsnotiz darf nicht länger als 598 Zeichen sein.
- Inhaltsausschluss: Die Anerkennungsnotiz darf das Wort „Geburtstag“ nicht enthalten.
- Datenschutzabgleich: Die Datenschutzeinstellung der Anerkennung muss mit der Datenschutzeinstellung der Dienstjubiläums-Auszeichnung übereinstimmen oder inklusiver sein:
- Wenn die Dienstjubiläums-Auszeichnung öffentlich ist, werden nur öffentliche Anerkennungen einbezogen.
- Wenn die Dienstjubiläums-Auszeichnung privat ist, werden sowohl öffentliche als auch private Anerkennungen einbezogen.
- Zeitraum: Die Anerkennung muss zwischen dem aktuellen Datum und dem Datum des letzten MemoryBooks des Empfängers erfolgt sein.
- Reihenfolge: Die Anerkennungen, die alle anderen Kriterien erfüllen, werden von der längsten bis zur kürzesten Notiz sortiert, bevor die Top 20 ausgewählt werden.
Im Reiter „Benachrichtigungen“ können Sie steuern, wann Vorgesetzte, Kollegen und direkte Mitarbeiter benachrichtigt werden und welche E-Mail-Vorlage sie bezüglich MemoryBook-Beiträgen erhalten.
Sie haben folgende Optionen für Benachrichtigungen an Kollegen:
- Kollegen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Einladungsemails an Mitarbeiter zu senden, die denselben Vorgesetzten wie der Ausgezeichnete haben.
- Direkte Mitarbeiter: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Einladungsemails an Mitarbeiter zu senden, die direkt an den Ausgezeichneten berichten.
Sie können eine, beide oder keine dieser Optionen auswählen, um anzupassen, welche Kollegen des Empfängers zur Teilnahme eingeladen werden.
Sie können zudem eine Erinnerungsbenachrichtigung konfigurieren, die an diejenigen gesendet wird, die ihre Kommentare noch nicht abgegeben haben. Außerdem können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung aktivieren, die an den Ausgezeichneten gesendet wird, um ihn über sein MemoryBook zu informieren.
Hinweis: Wenn Benachrichtigungen an Kollegen (sowohl Kollegen als auch direkte Mitarbeiter) deaktiviert sind, senden Einmalige MemoryBooks keine automatischen Einladungsemails an Kollegen zum Kommentieren. Mindestens eine dieser Optionen muss aktiviert sein, wenn Sie automatische Kollegen-Einladungen für Einmalige MemoryBooks wünschen.
Schließlich können Sie entscheiden, ob diejenigen, die zur Kommentierung eingeladen wurden, weitere Personen einladen dürfen, um zum MemoryBook beizutragen.
Zeitplanung
Überblick
Diese Funktion ermöglicht es Vorgesetzten, Kollegen und Arbeitskollegen, Kommentare zum Jubiläum eines Mitarbeiters einzureichen. In den meisten Dienstjubiläumsprogrammen ist das Zertifikat oder Schreiben, das an den ausgezeichneten Mitarbeiter gesendet wird, allgemein für alle Mitarbeiter gleich. Wenn die Teammate Participation aktiviert ist, nutzt das System die in Ihrer Plattform über Ihre Benutzerdatei geladene Organisationshierarchie und lädt automatisch Teammitglieder ein, Kommentare für den Ausgezeichneten einzureichen. Während das MemoryBooks-Erlebnis weiterhin standardisierte Nachrichten der Führungsebene Ihrer Organisation enthält, verleiht die Teammate Participation der Auszeichnung eine persönliche Note und individuelle Wertschätzung für Ihren engagierten Mitarbeiter.
Mitarbeitererlebnis
Wenn aktiviert, lädt diese Funktion automatisch das Team des Ausgezeichneten ein, Kommentare und Bilder zu ihrem Jubiläum einzureichen. Das Team umfasst den Vorgesetzten des Empfängers, Kollegen mit demselben Vorgesetzten, direkte Mitarbeiter und alle in dem My Circle des Empfängers. Einige Tage vor dem Jubiläum erhalten diese Nutzer eine Einladung per E-Mail, um beizutragen. Sie können in den Plattform-Einstellungen festlegen, wie früh diese E-Mail gesendet wird.
Nach Klicken des Buttons „Anerkennen“ in der E-Mail wird der Nutzer zur Anmeldeseite Ihrer Plattform weitergeleitet. Nach dem Einloggen sieht er ein Formular mit drei Schritten.
- Im ersten Schritt muss der Nutzer einen Kommentar im Textfeld eingeben. Der Kommentar ist auf 600 Zeichen begrenzt und ein Pflichtfeld.
- Im zweiten Schritt kann optional ein Erinnerungsbild hochgeladen werden. Wenn der Nutzer ein Bild hinzufügen möchte, prüft das System, ob das Bild die Größenanforderungen (800 px x 800 px) erfüllt. Nach Auswahl eines Fotos wird der Nutzer im Interface aufgefordert, das Bild quadratisch zuzuschneiden.
- Nach Ausfüllen des Formulars klickt der Nutzer auf „Absenden“. Das System plant die Veröffentlichung des Kommentars und der bereitgestellten Bilder im Feed des Empfängers am Jubiläumsdatum.
Nach dem Absenden des Kommentars wird der Nutzer auf eine Bestätigungsseite geleitet. Dort kann er seinen Kommentar ansehen, zum Formular zurückkehren, um Änderungen vorzunehmen, und andere zur Teilnahme an der Jubiläumsfeier einladen. Diese Funktion „Andere einladen“ kann in den Einstellungen deaktiviert werden, wir empfehlen jedoch, sie zu aktivieren, damit auch Arbeitskollegen, die nicht direkt zum Team des Empfängers gehören, kommentieren und an der Feier teilnehmen können. Von dieser Seite aus kann der Nutzer die Bestätigungsseite durch Klicken auf „Zurück zum Feed“ oder über die Tabs oben auf der Seite verlassen.
MemoryBooks und Slack
Wir haben diese Funktion integriert, um die Sichtbarkeit der Feiern Ihrer Teammitglieder zu erhöhen. Wenn Ihre Dienstjubiläen auf öffentlich eingestellt sind und Ihre Slack-Integration abgeschlossen ist, erscheinen MemoryBooks automatisch im vorgesehenen Slack-Kanal. Sind Ihre Dienstjubiläen nicht öffentlich, erscheinen sie nicht im Slack-Kanal.
Obwohl dieser Artikel viele Informationen enthält, ist die Konfiguration von Benachrichtigungen und MemoryBooks recht einfach, besonders mit Unterstützung Ihres Awardco-Teams. Kontaktieren Sie das Team, um noch heute zu starten.
Einmalige MemoryBooks
Super-Admins und Nutzer mit der Berechtigung zur Erstellung einmaliger MemoryBooks können einmalige MemoryBooks über die Schaltfläche auf der MemoryBook-Warteschlangenseite erstellen.
Wählen Sie den Empfänger des MemoryBooks, die gewünschte Vorlage, das Datum, an dem das Buch übergeben werden soll, und die Sichtbarkeitseinstellungen. Wenn die Vorlaufzeit für die Einladung von Teammitgliedern bereits verstrichen ist, werden die Einladungsemails zur nächsten vollen Stunde versendet.
Nach Klicken auf „Weiter“ wird eine Zusammenfassung mit den Details des konfigurierten MemoryBooks angezeigt.
Nach Erstellung eines MemoryBooks kann der Ersteller den Link teilen, damit andere Kommentare abgeben können. Hinweis: Wenn MemoryBook-Benachrichtigungen deaktiviert sind, werden einmalige MemoryBooks keine automatischen Einladungen an Teammitglieder senden. Um automatische Einladungen zu aktivieren, schalten Sie die Benachrichtigungen in den Einstellungen des MemoryBooks unter dem Reiter „Benachrichtigungen“ ein.
Das einmalige MemoryBook funktioniert nun wie jedes andere MemoryBook. Es erscheint in den Warteschlangen und im Widget „Bevorstehende Meilensteine“. Der Name des einmaligen MemoryBooks wird im Widget angezeigt.
Zusätzliche Anhänge
MemoryBooks sind so einfach wie 1-2-3
MemoryBook-Anleitung
Wichtige Funktionen von MemoryBook
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.