Berichte bieten wertvolle Einblicke in das organisationsweite Engagement bei Anerkennungen. Wenn Sie regelmäßig denselben Bericht exportieren, können Sie diesen Vorgang nun automatisieren, indem Sie den Bericht so planen, dass er Ihnen in festgelegten Abständen zugesendet wird. Dieser Artikel erklärt, wie Sie die Funktion für geplante Berichte konfigurieren. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion für Legacy-Berichte nicht verfügbar ist.
Schritte zur Konfiguration geplanter Berichte
- Melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
- Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
- Wählen Sie „Insights“, „Berichte“ und dann den gewünschten Bericht aus dem linken Navigationsmenü aus.
- Erstellen Sie eine gespeicherte Ansicht: Bevor Sie einen geplanten Bericht einrichten, müssen Sie zuerst eine gespeicherte Ansicht erstellen. Konfigurieren Sie Ihre gewünschten Filter, klicken Sie dann auf „Ansicht speichern“ und „Speichern unter“.
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Benennen Sie die gespeicherte Ansicht und klicken Sie auf „Fertig“.
- Klicken Sie oben rechts auf „Zeitpläne“. Dort werden vorhandene Zeitpläne zur Ansicht oder Bearbeitung angezeigt und die Option zur Erstellung eines neuen Zeitplans angeboten.
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Klicken Sie auf „Zeitplan hinzufügen“.
- Füllen Sie die Abschnitte Details, Häufigkeit, Freigegeben für und Zusammenfassung aus.
- Wählen Sie im Abschnitt Details den Berichtstyp und den Namen Ihrer gespeicherten Ansicht aus den Dropdown-Menüs aus. Benennen Sie dann Ihren geplanten Bericht.
- Legen Sie anschließend die Häufigkeit als wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich fest. Sie können auch eine wiederkehrende Frequenz angeben (z. B. alle zwei Wochen) und den genauen Tag für die Berichtszustellung bestimmen (z. B. jeden Freitag).
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Hinweis: Wenn im Abschnitt Details eine gespeicherte Ansicht ausgewählt ist, werden die in dieser gespeicherten Ansicht angewendeten Datumsfilter durch die hier festgelegten Häufigkeitseinstellungen überschrieben.
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- Geben Sie im Abschnitt „Freigegeben für“ die Namen weiterer Personen ein, die den Bericht per E-Mail erhalten sollen. Nur Benutzer mit Berechtigung zur Ansicht des Berichts werden in den Suchergebnissen angezeigt. Der Ersteller des Zeitplans wird automatisch als Eigentümer festgelegt. Um den Eigentümer zu ändern, müssen Sie zuerst den neuen Eigentümer zum Zeitplan hinzufügen und die Einstellungen speichern. Bearbeiten Sie dann den Zeitplan erneut, um den neuen Eigentümer zuzuweisen. Eine Bestätigungsnachricht erscheint, wenn Sie die Eigentümerschaft ändern, und fordert Sie auf, die Änderung zu bestätigen. Sie können auch wählen, ob Sie weiterhin E-Mails für diesen Bericht erhalten möchten.
- Wählen Sie im Abschnitt Zusammenfassung Ihr Erstes Ausführungsdatum. Dies ist das Datum, an dem der erste Bericht generiert und versendet wird. Die Zusammenfassung zeigt außerdem die Ausführungsfrequenz des Berichts und den abgedeckten Datumsbereich an.
- Nachdem Sie alle Einstellungen überprüft haben, klicken Sie auf „Speichern“.
Verwaltung geplanter Berichte
- Klicken Sie auf der Berichtsseite auf die Registerkarte „Geplant“, um Berichte anzuzeigen, die Sie geplant haben, sowie Berichte, die mit Ihnen geteilt wurden. Sie können schnell sehen, mit wem jeder Bericht geteilt wird und wer der Eigentümer ist.
- Auf dieser Seite können Sie die erstellten und geteilten geplanten Berichte suchen und filtern. Außerdem können Sie von hier aus neue geplante Berichte erstellen.
- Wenn Sie auf das Caret-Symbol (^) neben dem Namen eines geplanten Berichts klicken, werden dessen Zeitplandetails sowie eine Liste zuvor generierter Berichte angezeigt, die zum Download bereitstehen. Bitte beachten Sie, dass Berichte nur zwei Wochen lang zum Download verfügbar sind.
- Wenn Sie auf „Jetzt ausführen“ klicken, wird der Bericht sofort generiert und steht anschließend zum Download bereit.
Berichtszustellung
Wenn ein neuer Bericht generiert wird, erhält der Ersteller des Zeitplans sowie alle Personen, mit denen der Bericht geteilt wurde, eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem direkten Download-Link. Aus Sicherheitsgründen können nur Benutzer, deren E-Mail-Adresse in der Awardco-Plattform registriert ist, den Bericht über den E-Mail-Link herunterladen.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.