Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt und in Ihrer Awardco-Plattform archiviert wird, verliert er die Möglichkeit, seine Punkte einzulösen. Für Organisationen, die Mitarbeiter auf die vergebenen Punkte besteuern, oder auch für diejenigen, die dies nicht tun, besteht oft die Verpflichtung, den Wert der verbleibenden Punkte an den Mitarbeiter auszuzahlen. Die Funktion „Automatische Punkte-Einlösung“ für archivierte Benutzer kann dabei helfen, diesen Wert zu liefern. Dieser Artikel beschreibt, was diese Funktion ist, wie sie funktioniert, wie man sie einrichtet und enthält am Ende einen allgemeinen FAQ-Bereich.
Automatische Punkte-Einlösung
Wenn ein Mitarbeiter für die vorab festgelegte Zeit archiviert ist, werden seine verbleibenden berechtigten Punkte automatisch für eine virtuelle Prepaid-Karte eingelöst und an die sekundäre E-Mail-Adresse gesendet, die mit seinem Konto verknüpft ist. Punkte können nur dann automatisch eingelöst werden, wenn:
- Eine sekundäre E-Mail-Adresse angegeben wurde
- Punkte für eine Prepaid-Karte einlösbar sind
- Sie alle Mindest- und Höchsteinlöseanforderungen der Karte erfüllen
Wenn eine der oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllt ist, können die Punkte entweder im Benutzerkonto verbleiben oder auf das Unternehmenskonto zurückgebucht werden.
Erfassung von sekundären E-Mail-Adressen
Sekundäre E-Mail-Adressen müssen eine persönliche E-Mail-Adresse enthalten, da der Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf seine Arbeits-E-Mail hat. Awardco empfiehlt dringend, sekundäre E-Mail-Adressen über die Benutzerdatei in einer Spalte „Sekundäre E-Mail“ zu übermitteln. Wenn nicht für alle Mitarbeiter sekundäre E-Mails bekannt sind, empfehlen wir, alle bekannten Adressen zu senden. Diejenigen, für die keine sekundäre E-Mail-Adresse in der Benutzerdatei enthalten ist, werden beim ersten Login nach Aktivierung der Funktion aufgefordert, eine anzugeben.
Berechtigung zur Einlösung für eine Prepaid-Karte
Derzeit ist die einzige Einlösemöglichkeit, für die verbleibende Punkte eines archivierten Benutzers eingelöst werden können, eine Prepaid-Karte. Wenn Ihre Organisation keine Prepaid-Karten als Einlösemöglichkeit anbietet, können Benutzer die Punkte archivierter Benutzer nicht einlösen. Die Funktion „Automatische Punkte-Einlösung“ gilt nur für Punkte, die für Prepaid-Karten ausgegeben werden können, und für Punkte, die die Mindest-/Höchst-Einlöseanforderungen für Prepaid-Karten erfüllen. Wenn der archivierte Benutzer ein Punktguthaben unterhalb der Mindestanforderung oder oberhalb des Höchstlimits für das im Konto angegebene Land hat, wird die automatische Punkte-Einlösung nicht ausgelöst, da die gesamte Punkteanzahl nicht eingelöst werden kann, und die Punkte bleiben im Konto des archivierten Benutzers. Nachfolgend sind die täglichen Prepaid-Karten-Limits für jedes Land gemäß dem im Konto des archivierten Benutzers angegebenen Land aufgeführt. Wenn ein Benutzer mehr Punkte hat, als an einem Tag eingelöst werden können, erfolgen weitere Einlösungen bis zum täglichen Maximum an den folgenden Tagen, bis alle Punkte eingelöst sind oder die verbleibenden Punkte unter dem Schwellenwert liegen.
- USA (1-1.000 USD)
- Japan (500-100.000 JPY)
- Indien (500-10.000 INR)
- ALLE anderen Länder (5-1.000 USD)
Wenn ein Benutzer zuvor archiviert wurde und alle Anforderungen erfüllt, das Auslöse-Datum jedoch verstrichen ist, werden seine Punkte automatisch am nächsten Abend eingelöst, sobald die Funktion aktiviert wird, sofern die Benutzer innerhalb von 30 Tagen archiviert wurden. Wenn die Benutzer mehr als 30 Tage vor dem Auslöse-Datum archiviert wurden und die Funktion aktiviert wird, verbleiben die Punkte in den Konten der archivierten Benutzer.
Wenn die Punkte automatisch für eine Prepaid-Karte eingelöst werden, erhält der archivierte Benutzer eine E-Mail im Posteingang seiner sekundären E-Mail-Adresse. Die E-Mail ist eine transaktionale E-Mail-Vorlage, die genau der E-Mail entspricht, die Benutzer erhalten, wenn sie Punkte manuell für eine Prepaid-Karte einlösen.
Einrichtungsprozess
Um diese Funktion einzurichten, müssen wir die Anzahl der Tage wissen, nach denen die automatische Einlösung der Punkte eines Benutzers ausgelöst wird, nachdem dieser archiviert wurde. Wir empfehlen dringend, einige Tage zur Häufigkeit hinzuzufügen, mit der Sie Ihre Benutzerdatei übermitteln (z. B. wenn Sie Ihre Benutzerdatei wöchentlich bereitstellen, sollte diese Funktion acht oder mehr Tage nach der Archivierung des Mitarbeiters ausgelöst werden). So kann ein versehentlich archivierter Mitarbeiter durch eine neue Datei korrigiert werden, bevor seine Punkte automatisch eingelöst werden. Punkte werden am Auslöse-Datum eingelöst und eine Prepaid-Karte versendet, unabhängig davon, ob dieser Tag auf einen Feiertag oder ein Wochenende fällt.
FAQ
1. Kann eine sekundäre E-Mail-Adresse, sobald sie erfasst wurde, geändert werden?
Mitarbeiter können ihre persönliche E-Mail-Adresse jederzeit in ihrem Profil unter dem Abschnitt „Mein Profil“ ändern.
2. Wo kann ich sekundäre E-Mail-Adressen einsehen?
Sekundäre E-Mail-Adressen können eingesehen werden, indem Sie auf der Admin-Seite auf die Schaltfläche „Admin betreten“ klicken, im linken Navigationsmenü „Berichte“ auswählen und den Bericht „Benutzer“ öffnen. Dieser Bericht zeigt sowohl primäre als auch sekundäre E-Mail-Adressen an, die in der Plattform hinterlegt sind. Wenn für einen Benutzer keine sekundäre E-Mail-Adresse angezeigt wird, ist keine mit seinem Konto verbunden, und seine Punkte werden bei Beendigung nicht automatisch eingelöst.
3. Werden alle Mitarbeiter aufgefordert, eine persönliche sekundäre E-Mail-Adresse anzugeben?
Mitarbeiter werden nur dann aufgefordert, eine sekundäre E-Mail-Adresse anzugeben, wenn ihre Organisation die Funktion „Automatische Punkte-Einlösung“ verwendet und sie noch keine eigene Adresse angegeben haben oder keine über die Benutzerdatei übermittelt wurde.
4. Müssen Mitarbeiter eine sekundäre E-Mail-Adresse angeben?
Wenn die Funktion „Automatische Punkte-Einlösung“ aktiviert ist, müssen alle Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse mit einem „@“-Symbol und einer Endung wie „.com/gov/etc.“ eingeben, sofern nicht bereits eine Adresse über die Benutzerdatei bereitgestellt wurde.
5. Können primäre und sekundäre E-Mail-Adresse übereinstimmen?
Primäre und sekundäre E-Mail-Adressen können identisch sein. Nicht alle Mitarbeiter in einer Organisation erhalten eine Arbeits-E-Mail. Das bedeutet, dass oft sowohl die primäre als auch die sekundäre E-Mail dieselbe sind. Die sekundäre E-Mail darf jedoch KEINE Arbeits-E-Mail sein. Wenn dies der Fall ist, werden die Punkte automatisch für eine Prepaid-Karte eingelöst und an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet, unabhängig davon, ob diese aktiv ist und der Benutzer Zugriff auf den Posteingang hat.
6. Wann erhalten Mitarbeiter ihre virtuelle Prepaid-Karte?
Die Funktion „Automatische Punkte-Einlösung“ kann so eingestellt werden, dass Punkte für archivierte Benutzer bereits zwei Tage nach der Archivierung eingelöst werden. Sobald die Punkte eingelöst sind, sollte die virtuelle Prepaid-Karte am selben Tag im E-Mail-Posteingang des Benutzers eintreffen.
7. Wie erscheinen automatisch eingelöste Bestellungen in der Plattform?
Virtuelle Prepaid-Karten, die automatisch über die Funktion „Automatische Punkte-Einlösung“ eingelöst werden, erscheinen in Berichten und im Bestellverlauf des Einzelnen genauso, als hätten sie die Karte selbst gekauft.
8. Wenn ein Mitarbeiter eine falsche E-Mail-Adresse angibt oder seine Arbeitsadresse als sekundäre E-Mail-Adresse dupliziert, verbleiben die Punkte dann im Konto?
Punkte werden automatisch eingelöst und eine virtuelle Prepaid-Karte wird an die sekundäre E-Mail-Adresse gesendet, die mit dem Konto des archivierten Benutzers verknüpft ist. Es liegt in der Verantwortung des Mitarbeiters, eine korrekte E-Mail-Adresse anzugeben oder die Adresse bei Bedarf zu aktualisieren.
9. Wie viele Tage nach der Archivierung eines Benutzers sind für die automatische Punkte-Einlösung am besten geeignet bzw. empfohlen?
Best Practice ist es, die Anzahl der Tage, nach denen Punkte automatisch eingelöst werden, so festzulegen, dass sie einen Tag länger ist als der Zeitraum, in dem Ihre Benutzerdatei übermittelt wird. Zum Beispiel: Wenn Ihre Benutzerdatei alle zwei Wochen gesendet wird, stellen Sie die automatische Punkte-Einlösung auf alle 15 Tage ein. Die Mindestanzahl an Tagen, nach der Punkte automatisch eingelöst werden können, beträgt 2 Tage.
10. Wie viele Tage nach der Archivierung eines Benutzers sind für das Archivieren von Punkten (Rückführung auf das Unternehmenskonto) empfohlen, falls die Punkte nicht für die automatische Einlösung qualifizieren?
Best Practice ist es, die Anzahl der Tage, nach denen Punkte archiviert (oder auf das Unternehmenskonto zurückgeführt) werden, mindestens zwei Tage nach dem Auslösetag der Funktion „Automatische Punkte-Einlösung“ festzulegen. Wenn beispielsweise die Punkte archivierter Benutzer 15 Tage nach der Archivierung automatisch eingelöst werden, sollte die Funktion zum Archivieren von Benutzerpunkten so eingestellt werden, dass Punkte, die nicht für die automatische Einlösung qualifizieren, mindestens 17 Tage nach der Archivierung auf das Unternehmenskonto zurückgeführt werden. Die Mindestanzahl an Tagen, nach der Punkte archiviert (oder zurückgeführt) werden können, beträgt 7 Tage.
11. Länder ohne automatische Punkte-Einlösung: Was passiert, wenn die automatische Punkte-Einlösung aktiviert ist, aber das Land des Mitarbeiters keine Prepaid-Karten-Einlösemöglichkeit bietet?
Die Punkte werden nicht automatisch eingelöst und verbleiben entweder im Konto oder werden auf das Unternehmenskonto zurückgebucht, wenn die Funktion zum Archivieren von Benutzerpunkten aktiviert ist.
12. Was passiert, wenn keine sekundäre E-Mail-Adresse vorhanden ist?
Es passiert nichts. Die Punkte bleiben im Guthaben und es wird keine virtuelle Prepaid-Karte versendet, da das Feld für die sekundäre E-Mail leer ist. Punkte verbleiben in den Konten der Mitarbeiter, wenn keine sekundäre E-Mail-Adresse angegeben ist, normalerweise bis zur nächsten häufigeren Automatisierung (z. B. Archivierungslöschung).
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.