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Verwaltung von Budgets über CSV-Datei

Aktualisiert

Dieser Artikel zeigt, wie mehrere Budgets gleichzeitig mit einer CSV-Datei verwaltet werden können, anstatt jedes einzeln zu bearbeiten. Eine Beispiel-CSV-Datei befindet sich hier als Referenz.

Hinweis: Budget-Gruppen können nicht über CSV verwaltet werden.

 

  1. Herunterladen der Budget-CSV-Vorlage
  2. Erklärung der Spalten in der Datei
  3. Hochladen der Budget-CSV
  4. Wichtige Hinweise

 

Herunterladen der Budget-CSV-Vorlage 

  1. Melden Sie sich auf der Plattform an.
  2. Wählen Sie auf der Startseite die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
  3. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Finanzen“ und dann auf „Budgets“.
  4. Klicken Sie auf „Budgets verwalten“ und anschließend auf „Mit CSV-Upload bearbeiten“.
  5. Klicken Sie auf budgets.csv, um eine Vorlage der Datei herunterzuladen. Diese Datei enthält alle aktiven Budgets und deren aktuelle Salden. Die Datei wird im Download-Ordner unter dem Namen „budgets.csv“ gespeichert.

 

Sobald die Datei geöffnet ist, können Sie Budgetsalden anpassen, Benutzer bestimmten Budgets zuweisen und neue Budgets erstellen.
 


 

 

Erklärung der Spalten in der Datei

  • Id: Die Identifikationsnummer in Spalte A wird automatisch von der Awardco-Plattform vergeben. Fügen Sie diese ID-Nummer nicht hinzu oder ändern Sie sie nicht.
  • Name: Dies ist der festgelegte Name des Budgets.
  • Budget-Gruppe: Diese Spalte zeigt den Namen der Budget-Gruppe an, die mit den entsprechenden Benutzerdaten verknüpft ist. Budget-Gruppen können nur innerhalb des Budgets-Tabs konfiguriert werden und können nicht über CSV archiviert werden. Das Archivieren muss im Budgets-Tab erfolgen.
  • Übergeordnetes Budget: Diese Spalte zeigt den Namen des übergeordneten Budgets an, das mit den Benutzerdaten in dieser Zeile verknüpft ist. Nur der Name eines übergeordneten Budgets kann über den CSV-Upload geändert werden.
  • Id des übergeordneten Budgets: Die Identifikationsnummer in Spalte E wird automatisch von der Awardco-Plattform vergeben. Fügen Sie diese ID-Nummer nicht hinzu oder ändern Sie sie nicht.
  • Saldo: Diese Zelle zeigt den aktuellen Saldo des Budgets an. Berücksichtigen Sie bitte den Kontostand des Unternehmenskontos bei Anpassungen. Wenn der eingegebene Betrag niedriger als der aktuelle Saldo ist, wird die Differenz auf das Unternehmenskonto zurückgebucht.
  • Metadaten: Wenn der Budgetzugang durch Metadaten bestimmt wird, werden die Informationen im Format angezeigt: {"Metadata Column Header":["Metadata Value"]}. Um mehrere Metadatenwerte aus derselben Spalte einzubeziehen oder um den Budgetzugang mithilfe von Metadatenwerten aus verschiedenen Spalten festzulegen, trennen Sie die Einträge durch Kommas.
    • Hinweis: Metadatenwerte von Budget-Gruppen können nicht geändert werden.
  • Gruppen: Um einer gesamten Gruppe Zugang zu einem Budget zu gewähren, geben Sie den Gruppennamen in dieser Spalte ein. Für mehrere Gruppen trennen Sie die Namen mit einem Semikolon (;). Zum Beispiel: "Founding Fathers;Admins" gewährt Zugang sowohl für die Gruppen "Founding Fathers" als auch "Admins".
  • Benutzer: Sie können einzelnen Benutzern oder ganzen Gruppen Budgetzugang gewähren. Um einem einzelnen Benutzer Zugang zu gewähren, geben Sie dessen ID-Nummer in dieser Spalte ein. Für mehrere Benutzer trennen Sie die ID-Nummern mit einem Semikolon (;). Zum Beispiel: "1;16" gewährt Zugang für Benutzer mit den IDs 1 und 16.
    • Hinweis: Wenn sowohl die Spalten Gruppen als auch Benutzer leer bleiben, hat niemand Zugang zum Budget.
  • Kostenstelle: Geben Sie den Namen oder die ID aus der Kostenstellen-Tabelle Ihres Unternehmens ein. Dies ist je nach Unternehmenseinstellung optional oder erforderlich.
  • Steuerpflichtig: Geben Sie „Ja“ oder „Nein“ ein. Diese Einstellung beeinflusst nicht die Funktion des Budgets und dient nur zu Berichtszwecken.
    • Hinweis: Die steuerliche Einstellung einer Budget-Gruppe kann nicht über den CSV-Upload geändert werden. Um diese Einstellung für eine gesamte Gruppe zu aktualisieren, wählen Sie die Option „...“ rechts neben der Budget-Gruppe im Budgets-Tab.
  • Eigentümer: Um einen Budget-Eigentümer zu bestimmen, geben Sie die Mitarbeiter-ID des Eigentümers in diese Spalte ein. Trennen Sie mehrere Eigentümer-IDs mit einem Semikolon (;).
    • Hinweis: Das Hinzufügen von Budget-Eigentümern erstellt einen eigenen Budget-Tab für diese Manager, der es ihnen ermöglicht, Unterbudgets zu erstellen. Wenn Sie nicht möchten, dass Manager diese Möglichkeit haben, beschränken Sie sie auf „Benutzer“.
  • Rollen: Standardmäßig haben alle Rollentypen (Admin, Executive Manager, Gruppenmanager und Mitarbeiter) Zugang zu einem Budget, wenn eine Gruppe oder ein Metadatenwert in den Spalten Gruppen oder Metadaten zugewiesen wurde. Um den Zugang über Metadaten/Gruppen auf bestimmte Rollen zu beschränken, fügen Sie die Rollennamen in der Spalte Rollen zu den Zugangsparametern hinzu. Zulässige Werte sind „Mitarbeiter“, „Gruppenmanager“, „Executive Manager“ und „Admin“. Bei mehreren Rollen trennen Sie die Werte mit einem Semikolon (;).
  • ReloadRuleId: Geben Sie die ID der Auto-Auflade-Regel für das Budget ein. Diese finden Sie auf der Seite Auto-Reload-Regeln.
  • ReloadRuleName: Geben Sie den Namen der Auto-Auflade-Regel für das Budget ein. Diese finden Sie auf der Seite Auto-Reload-Regeln.

 

Hochladen der Budget-CSV

Nachdem Sie die notwendigen Anpassungen in der .csv-Datei vorgenommen haben, speichern Sie diese. Sie können die Datei dann in Ihre Awardco-Plattform importieren, um alle Ihre Budgets auf einmal zu aktualisieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Wechseln Sie zurück zum Tab „Budgets“.
  2. Klicken Sie auf „Budgets verwalten“ und anschließend auf „Mit CSV-Upload bearbeiten“.
  3. Wenn Sie Budgets archivieren möchten, die nicht in der hochgeladenen Datei enthalten sind, setzen Sie die Option „Archivieren“ auf Ja.
  4. Wählen Sie Ihre gespeicherte Datei aus.
  5. Klicken Sie auf „Absenden“, um den Upload zu starten.

 

Ihre neuen Budget-Updates werden sofort im System angewendet.

 

Hinweis: Dies ist ein Alles-oder-Nichts-Uploadprozess. Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie eine Benachrichtigung und es werden keine Änderungen hochgeladen, wenn das System einen Fehler in den Daten erkennt, den es nicht interpretieren kann. Dies stellt sicher, dass keine Mittel fälschlicherweise auf oder von Budgets gebucht werden, bevor Fehler erkannt und behoben sind. 

 

Wichtige Hinweise

  • Normale Budgets können über CSV-Upload angepasst werden.
  • Budget-Gruppen können nicht über CSV-Upload archiviert werden.
  • Nur der Name von übergeordneten Budgets kann über CSV-Upload geändert werden.
  • Die steuerliche Einstellung einer Budget-Gruppe kann nicht über CSV-Upload geändert werden. Verwenden Sie die Option „Budget bearbeiten“ (zugänglich über „...“ rechts neben der Budget-Gruppe im Budgets-Tab), um die steuerliche Einstellung für die gesamte Gruppe zu aktualisieren.
  • Metadatenwerte von Unterbudgets können nicht über CSV-Upload angepasst werden.
  • Budgets mit Fehlern sind schreibgeschützt und können nicht geändert werden.

 

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.

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