Verwaltung der Einstellungen für Benutzerprofile

Benutzerprofile bieten einen zentralen Ort, an dem Mitarbeiter ihre Präsenz personalisieren und sich innerhalb der Plattform vernetzen können. Als Awardco-Administrator verfügen Sie über wichtige Steuerungsmöglichkeiten, um dieses Erlebnis zu gestalten, sodass es den Richtlinien Ihres Unternehmens entspricht und Engagement fördert. Durch die effektive Verwaltung der Einstellungen und Widgets in der Administration der Benutzerprofile können Sie eine wertvolle und ansprechende Erfahrung für Ihre Mitarbeiter schaffen, die Verbindung und ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl innerhalb Ihrer Organisation fördert. Dieser Artikel führt Sie durch die verfügbaren Einstellungen zur Verwaltung von Benutzerprofilen.

Siehe den Support-Artikel „Ihr Leitfaden zu Benutzerprofilen“ für Informationen zu den benutzerseitigen Ansichten von Benutzerprofilen.

1. Zugriff auf die Einstellungen für Benutzerprofile
2. Der Reiter Einstellungen
   • Profilfelder
   • Identifizierende Benutzerinformationen
3. Der Reiter Widgets
   • Über mich
     • Abschnitte hinzufügen
     • Felder hinzufügen
     • Verwaltung von Abschnitten und Feldern
     • Veröffentlichen und Verbergen des Widgets „Über mich“
     • Änderungen speichern und verwerfen
   • Erfolgsabzeichen
   • Anerkennungen
4. Beste Praktiken und Überlegungen

Zugriff auf die Einstellungen für Benutzerprofile

So greifen Sie auf die Verwaltungseinstellungen für Benutzerprofile zu:

1. Melden Sie sich in Ihrem Konto an.
2. Wählen Sie auf der Startseite die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
3. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Benutzer“ und dann auf „Profile“.

Sie sehen nun zwei Reiter: Einstellungen und Widgets.

Der Reiter Einstellungen

Profilfelder

Dieser Abschnitt im Reiter Einstellungen innerhalb der Benutzerprofil-Administration ist der Ort, an dem Sie die Benutzer-Richtlinie verwalten. Auf dieser Seite steuern Sie, welche persönlichen Informationsfelder für Mitarbeiter in ihren Profilen sichtbar und/oder bearbeitbar sind. Hier können Sie:

• Standard-Sichtbarkeit festlegen: Bestimmen Sie, ob ein Feld standardmäßig für alle Benutzer öffentlich oder privat ist.
• Benutzerbearbeitbarkeit erlauben: Ermöglichen Sie Mitarbeitern, den Wert bestimmter persönlicher Informationsfelder (z. B. Telefonnummer, sekundäre E-Mail) zu bearbeiten.
• Benutzersichtbarkeitskontrolle aktivieren: Ermöglichen Sie Benutzern, die Sichtbarkeit ihrer Informationen zwischen öffentlich und privat zu ändern.

Hinweis: Einige Bearbeitungs- und Sichtbarkeitseinstellungen werden systemseitig gesteuert und können nicht geändert werden.

Wichtiger Hinweis zur Sichtbarkeit von E-Mails: Das Sperren der Sichtbarkeit einer primären oder sekundären E-Mail auf „nicht anzeigen“ gilt nur für Benutzerprofile. Wenn Ihr Unternehmen sich entschieden hat, E-Mails in anderen Bereichen der Plattform anzuzeigen (z. B. Metadaten-Suche oder Manager-Berichte), werden diese Einstellungen nicht beeinflusst.

Wichtige Überlegungen:

• Berücksichtigen Sie die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens bei der Festlegung der Bearbeitbarkeit und Standard-Sichtbarkeit persönlicher Informationen.
• Änderungen hier wirken sich darauf aus, welche Informationen Mitarbeiter im Persönliche Informationen-Widget auf ihrem „Über“-Tab sehen und möglicherweise bearbeiten können.

Identifizierende Benutzerinformationen

Wählen Sie die Informationen aus, die unter dem Namen eines Benutzers in Profilen und Suchergebnissen angezeigt werden. Dies erleichtert die Identifizierung von Personen in der Plattform. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs für Metadaten, um Metadatenwerte (wie Abteilung oder Standort) auszuwählen, die neben den Mitarbeiternamen in den Suchergebnissen der Plattform angezeigt werden. Dies hilft Benutzern, den richtigen Empfänger anhand relevanter Informationen aus der Benutzerdatei zu identifizieren. Stellen Sie sicher, dass Metadaten in der Benutzerdatei enthalten sind, um diese Funktion nutzen zu können.

Der Reiter Widgets

Im Reiter Widgets verwalten Sie die verschiedenen Widgets, die in Benutzerprofilen angezeigt werden.

Über mich

Hinweis: Das Widget „Über mich“ ist standardmäßig nicht aktiviert oder veröffentlicht. Dieser Abschnitt führt Sie durch das Hinzufügen und Bearbeiten von Profilfeldern innerhalb des Widgets „Über mich“. Der Abschnitt „Veröffentlichen und Verbergen des Widgets ‚Über mich‘“ zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Änderungen live schalten.

Um mit der Bearbeitung der Elemente im Bereich „Über mich“ zu beginnen, klicken Sie auf den Namen „Über mich“. Auf der Verwaltungsseite „Über mich“ können Sie die Abschnitte und Felder anpassen, die Mitarbeiter auf ihrem „Über“-Tab ausfüllen können.

Abschnitte hinzufügen

Abschnitte helfen dabei, die Felder im Bereich „Über mich“ zu organisieren, was es Mitarbeitern erleichtert, die Kategorien der Informationen zu navigieren und zu verstehen. Um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf „Abschnitt hinzufügen“.
2. Geben Sie einen Namen für den Abschnitt ein (maximal 100 Zeichen).
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
4. Sie können in diesem Fenster Felder zu diesem Abschnitt hinzufügen (siehe Abschnitt „Felder hinzufügen“ in diesem Artikel) oder auf „Fertig“ klicken.

Felder hinzufügen

Felder sind die einzelnen Eingabeaufforderungen oder Fragen innerhalb jedes Abschnitts, die Mitarbeiter beantworten können. Es gibt zwei Arten von Feldern, die Sie hinzufügen können:

Standardfelder

Dies sind vordefinierte Felder, die von Awardco erstellt wurden. Sie sind für häufige Informationen vorgesehen, die in zukünftigen Plattform-Verbesserungen verwendet werden können (z. B. Anerkennungsabläufe, Empfehlungen für Punkteverwendung, Community-Gruppen). Die Namen der Standardfelder können nicht bearbeitet werden und sind durch ein Schloss-Symbol gekennzeichnet. Um ein Standardfeld hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Felder hinzufügen“ innerhalb eines Abschnitts (oder das + Symbol oben im Abschnitt).
2. Suchen Sie im Pop-up-Fenster das gewünschte Standardfeld.
3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
4. Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Standardfeldern fertig sind, wählen Sie „Fertig“.

Benutzerdefinierte Felder

Dies sind Felder, die Sie selbst erstellen. Derzeit sind benutzerdefinierte Felder auf Texteingaben mit einer maximalen Antwortlänge von 150 Zeichen beschränkt. Dies fördert prägnante, einwortige oder begrenzte Antworten. Um ein benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Felder hinzufügen“.
2. Scrollen Sie im Modal-Fenster nach unten und klicken Sie auf „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“.
3. Geben Sie im neuen Pop-up einen Namen für Ihr benutzerdefiniertes Feld ein (maximal 100 Zeichen).
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Verwaltung von Abschnitten und Feldern

• Neuordnung: Sie können Felder innerhalb eines Abschnitts neu anordnen, indem Sie das sechs-Punkte-Symbol neben dem Feldnamen anklicken und ziehen. Abschnitte können Sie neu anordnen, indem Sie das sechs-Punkte-Symbol neben dem Abschnittsnamen anklicken und ziehen.
• Bearbeitung: Um den Namen eines nicht-standardmäßigen Felds oder eines Abschnitts zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol daneben. Standardfelder können nicht bearbeitet werden.
• Löschen: Um ein Feld oder einen Abschnitt zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
  • Wichtig: Das Löschen eines Felds oder Abschnitts entfernt dauerhaft alle Daten, die Mitarbeiter zuvor in diesen Feldern eingegeben haben. Ein Warnfenster erscheint zur Bestätigung dieser Aktion.

Veröffentlichen und Verbergen des Widgets „Über mich“

Sobald Sie mit der Formatierung des Widgets „Über mich“ zufrieden sind, klicken Sie oben auf der Verwaltungsseite auf „Veröffentlichen“. Wenn Sie das Widget „Über mich“ verbergen möchten, klicken Sie auf „Widget verbergen“.

• Wenn das Widget veröffentlicht ist, wird eine Anzeige „Ein“ und eine Schaltfläche „Widget verbergen“ angezeigt.
• Wenn das Widget verborgen ist, wird eine Anzeige „Aus“ und eine Schaltfläche „Widget veröffentlichen“ angezeigt.

Änderungen speichern und verwerfen

Alle Änderungen, die Sie am Widget „Über mich“ vornehmen, sind erst live, wenn Sie unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“ klicken. Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn ungespeicherte Änderungen vorliegen.

Wenn Sie ungespeicherte Änderungen rückgängig machen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Änderungen verwerfen“, um das Widget auf den zuletzt gespeicherten Zustand zurückzusetzen.

Erfolgsabzeichen

Um Ihnen zu helfen, Meilensteine von Mitarbeitern zu feiern, bietet die Plattform zwei verschiedene Arten von Abzeichen an: Programm- und Plattform-Abzeichen. Obwohl beide auf Benutzerprofilen angezeigt werden, werden sie unterschiedlich verwaltet und durch verschiedene Verhaltensweisen ausgelöst.

Die Steuerungen für Erfolgsabzeichen finden Sie unter Admin > Benutzer > Benutzerprofile, im Reiter Widgets, im Abschnitt „Erfolgsabzeichen“. Die Abzeichen, die Sie auf dieser Seite konfigurieren können, sind:

• Erste gesendete Anerkennung:
  • Benutzer erhalten dieses Abzeichen automatisch, nachdem sie ihre erste Anerkennung gesendet haben.
  • Es wird kein „Leerzustand“ angezeigt, bevor es verdient wurde, und es wird keine Benachrichtigung gesendet, wenn es erreicht wird. Benutzer erhalten es einfach beim Senden ihrer ersten Anerkennung.
• Gesamtanzahl gesendeter Anerkennungen:
  • Benutzer erhalten Stufen dieses Abzeichens, wenn sie Anerkennungsmeilensteine erreichen.
  • Die Stufen sind:
    • Bronze: 10 Anerkennungen
    • Silber: 25 Anerkennungen
    • Gold: 50 Anerkennungen
    • Platin: 100 Anerkennungen
    • Diamant: 250 Anerkennungen
  • Wie Anerkennungen gezählt werden: Die Zählung für dieses Abzeichen basiert auf einzigartigen Anerkennungen, das heißt:
    • Gruppenanerkennungen (die an mehrere Personen gesendet werden, ob öffentlich, privat oder gemischt) zählen als 1 Anerkennung, unabhängig davon, wie viele Personen eingeschlossen sind.
    • Geplante Anerkennungen und Encores zählen ebenfalls als 1 Anerkennung, gemäß derselben Regel für einzigartige Anerkennungen.
    • Warteschlangen-Anerkennungen (z. B. jene, die in den Bereich Warteschlangen hochgeladen wurden, Memorybook-Kommentare oder automatisierte Anerkennungen) zählen nicht für dieses Abzeichen.

Sie können leicht nachverfolgen, wann Abzeichen von Benutzern verdient werden, durch den neuen Bericht „Verdiente Abzeichen“, der unter Admin > Berichte > Verdiente Abzeichen zu finden ist. Dieser Bericht zeigt die persönlichen Informationen der Person, die das Abzeichen verdient hat, welches Abzeichen sie erhalten hat und das Datum/Uhrzeit der Vergabe. Er umfasst Standardberichtsfunktionen wie Filterung und Spaltenanzeige.

Klarstellungen zu Abzeichen

• Begriffserklärung: „Programm-Erfolgsabzeichen“ beziehen sich auf Abzeichen, die durch Anerkennungs- und Verdienstprogramme verdient werden. „Plattform-Erfolgsabzeichen“ beziehen sich speziell auf die Abzeichen „Erste gesendete Anerkennung“ und „Gesamtanzahl gesendeter Anerkennungen“, die Anerkennungsstufen nachverfolgen.
• Deaktivierung von Abzeichen:
  • Wenn Erfolgsabzeichen deaktiviert werden, erscheinen sie nicht mehr auf Benutzerprofilen.
  • Wenn ein Programm, das ein Programm-Abzeichen hatte, archiviert wird, bleibt das Programm-Abzeichen im Profil erhalten.
  • Wenn ein Abzeichen aus einem Programm entfernt wird, wird das zugehörige Programm-Abzeichen von den Benutzerprofilen entfernt.
• Ablauf von Abzeichen: Abzeichen verfallen nicht. Erfolgsabzeichen bleiben erhalten, solange die jeweiligen Schalter aktiviert sind. Programm-Abzeichen bleiben, solange das zugehörige Programm aktiv oder archiviert ist.
• Automatische Einführung (Awardco 2.0-Nutzer): Für Awardco 2.0-Nutzer werden Erfolgsabzeichen automatisch live geschaltet. Ein Nachfüllprozess findet statt, was bedeutet, dass Benutzer, die bereits die Kriterien für Gesamtanzahl gesendeter Anerkennungen (z. B. 10 Anerkennungen gesendet) erfüllt haben, automatisch das entsprechende Abzeichen (z. B. Bronze) erhalten. Ebenso erhalten diejenigen, die ihre erste Anerkennung gesendet haben, das Abzeichen „Erste gesendete Anerkennung“.
• Datum der Vergabe für bestehende Abzeichen: Wenn die Funktion Erfolgsabzeichen erstmals aktiviert wird, spiegelt das „Datum der Vergabe“ für zuvor verdiente Abzeichen das Datum wider, an dem die Funktion eingeschaltet wurde. Danach sind alle neuen „Datum der Vergabe“-Einträge korrekt.
• Abzeichen für frühere Anerkenner: Derzeit gibt es keine Möglichkeit zu verhindern, dass Benutzer, die in der Vergangenheit Anerkennungen ausgesprochen haben, automatisch das Abzeichen „Erste gesendete Anerkennung“ erhalten, sobald die Funktion aktiviert wird. Falls dies gewünscht ist, sollte dies in Pendo zur Prüfung eingetragen werden.

Anerkennungen

• Anerkennungen herunterladen: Ermöglichen Sie Benutzern, eine CSV-Datei mit Anerkennungen, die sie gegeben oder erhalten haben, herunterzuladen. Diese Option erscheint im Reiter „Anerkennungen“ im Profil eines Benutzers oberhalb des Anerkennungs-Feeds.

Beste Praktiken und Überlegungen

• Fördern Sie die Nutzung von Standardfeldern: Die Verwendung von Standardfeldern ermöglicht potenzielle zukünftige Erweiterungen und Integrationen innerhalb der Plattform.
• Planen Sie Ihre Abschnitte und Felder sorgfältig: Überlegen Sie, welche Informationen Sie sammeln möchten und wie diese am besten für Mitarbeiter organisiert werden können.
• Beachten Sie die Benutzererfahrung: Vermeiden Sie eine überwältigende Anzahl von Feldern oder Felder, die als zu persönlich empfunden werden könnten, da dies Mitarbeiter davon abhalten könnte, ihre Profile auszufüllen.
• Kommunizieren Sie Änderungen: Informieren Sie Mitarbeiter über neu hinzugefügte Abschnitte oder Felder im Widget „Über mich“.
• Verstehen Sie die Auswirkungen des Löschens von Feldern: Stellen Sie sicher, dass Sie die Folgen des Löschens von Feldern verstehen, da dies zum Verlust von durch Benutzer bereitgestellten Daten führt.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.