Hochladen einer CSV-Datei für die Geburtstagsauszeichnungs-Automatisierung – Awardco Hilfe-Center

Dieser Artikel führt Sie durch die Automatisierung der Geburtstagsauszeichnungen Ihrer Organisation mithilfe einer CSV-Datei. Bevor Sie mit dieser Methode fortfahren, sollten Sie in Erwägung ziehen, Geburtstagsauszeichnungen mit dem Birthday Awards Automation Builder zu konfigurieren.

Formatierung Ihrer Benutzerdatei

Um Geburtstagsauszeichnungen zu verarbeiten, muss Ihre Plattform-Benutzerdatei für jeden Benutzer ein Geburtsdatum enthalten. Nachfolgend sind akzeptierte Datumsformate aufgeführt.

Wichtig: Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, wenden Sie sich bitte vor der Änderung Ihrer Benutzerdatei an Ihren Awardco-Ansprechpartner, um Unterstützung zu erhalten. Die Bereitstellung von Kontextinformationen zu den übermittelten Daten hilft unserem Team, den besten Support zu bieten.

Erstellen der Automatisierung

Voraussetzung: Stellen Sie sicher, dass für alle Benutzer in der Plattform-Benutzerdatei Geburtsdaten geladen sind.

Schritte:

Melden Sie sich bei der Plattform an.
Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
Wählen Sie im linken Navigationsmenü „Recognition“, dann „Programs“ und anschließend „Birthday Awards“ aus.
Klicken Sie auf „Upload CSV“ und laden Sie die Vorlage birthdays.csv herunter.
Öffnen Sie die CSV-Datei und befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen.

Erklärung der Felder für Geburtstagsauszeichnungen

Um Sie bei der Erstellung dieser Datei besser zu unterstützen, beziehen Sie sich bitte auf die Beispiel-.CSV-Vorlage, die Sie heruntergeladen haben.

Ländercode - Geburtstagsprogramme werden nach Ländern organisiert, daher füllt jedes teilnehmende Land seine eigene Zeile aus. Beginnen Sie mit der Eingabe des zweistelligen Ländercodes für jedes teilnehmende Land. Zum Beispiel ist Kanada CA, das Vereinigte Königreich GB, die Vereinigten Staaten US, Mexiko MX, Deutschland DE usw. Die zweistelligen Ländercodes finden Sie auf World Atlas oder einer ähnlichen Webseite. Einige Länder mit zweistelligen Codes können unterschiedlich dargestellt werden. Wenn Sie unsicher sind, welchen Code Sie hier verwenden sollen, wenden Sie sich bitte an Ihren Hauptansprechpartner bei Awardco.

Von Vorgesetztem - Die Spalte „From Supervisor“ muss mit dem Wert „True“ oder „False“ ausgefüllt werden. Wenn Sie „True“ eingeben, greift das System auf die in Ihrer Benutzerdatei festgelegte Hierarchie zu und verwendet den direkten Vorgesetzten des Geburtstagskinds als „Von“-Wert für die Anerkennung. Die Anerkennung in der Plattform und jede Bezugnahme auf einen „Von“-Benutzer in der E-Mail beziehen sich auf den direkten Vorgesetzten des Benutzers. Wenn Sie „False“ eingeben, müssen Sie einen Wert in der Spalte „From User“ eingeben.

Von Benutzer - Wenn Sie in der Spalte „From Supervisor“ „True“ eingeben, lassen Sie dieses Feld leer. Wenn Sie in der Spalte „From Supervisor“ „False“ eingeben, geben Sie die Mitarbeiter-ID des Benutzers ein, von dem die Anerkennung gesendet werden soll.

Hinweis - Hier geben Sie den Text ein, der zusammen mit der Anerkennung in der Plattform angezeigt wird. Die beste Vorgehensweise ist, diese Nachricht recht kurz zu halten. Eine längere Geburtstagsnachricht kann in die in Spalte H ausgewählte E-Mail-Vorlage eingebaut werden.

Betrag - Der hier angegebene Betrag ist der Betrag, den Sie dem Empfänger der Geburtstagsauszeichnung zuweisen. Wenn Sie eine nicht-monetäre Auszeichnung verarbeiten möchten, geben Sie „0“ ein. Es ist wichtig zu beachten, dass der Betrag in der Währung vergeben wird, in der die Plattform erstellt wurde. Wenn Ihre Plattform USD verwendet, bedeutet die Eingabe von 15, dass 15 USD vergeben werden.

Budget - Wenn Sie mit dieser Geburtstagsauszeichnung einen Betrag größer als Null vergeben, müssen Sie das Budget angeben, aus dem die Mittel stammen. Damit die Automatisierung korrekt funktioniert, muss der hier eingegebene Budgetname genau mit dem Namen des Budgets in der Plattform übereinstimmen. Wenn Sie beispielsweise aus dem Budget „Birthday“ entnehmen möchten und hier „Birthdays“ eingeben, kann die Plattform die Mittel nicht aus dem richtigen Budget entnehmen.

Öffentlich - Dieses Feld ist eine „True“- oder „False“-Angabe. Wenn Sie „True“ eingeben, wird die Anerkennung öffentlich im Feed der Plattform angezeigt. Wenn Sie „False“ eingeben, wird die Anerkennung privat verarbeitet und nicht im öffentlichen Feed angezeigt.

E-Mail-Vorlage für Benutzer - Geben Sie in diesem Feld den Namen der Vorlage ein, die an den Mitarbeiter gesendet werden soll, der Geburtstag hat. Der hier eingegebene Wert muss genau mit dem Namen der Vorlage übereinstimmen. Obwohl dieses Feld nicht zwingend erforderlich ist, empfehlen wir die Zusammenarbeit mit dem Awardco-Team, um eine E-Mail zu erstellen und zu verwenden, die Ihren Mitarbeiter feiert.

E-Mail-Vorlage für Vorgesetzte - Geben Sie in diesem Feld den Namen der Vorlage ein, die an den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters gesendet werden soll. Der hier eingegebene Wert muss genau mit dem Namen der Vorlage übereinstimmen. Wie bei der E-Mail-Vorlage für Benutzer ist dieses Feld nicht zwingend erforderlich, aber empfohlen. Wir empfehlen, spezifische Richtlinien für Vorgesetzte bereitzustellen, wenn sie über die Geburtstage ihrer Mitarbeiter informiert werden, da einige Mitarbeiter öffentliche Anerkennung am Arbeitsplatz möglicherweise nicht schätzen. Die Bereitstellung von Richtlinien für Vorgesetzte stellt sicher, dass diese darauf achten, wie sie ihre Mitarbeiter feiern.

Stunde - Die Stunde muss im 24-Stunden-Format eingegeben werden. Wenn die Anerkennung beispielsweise um 15:00 Uhr verarbeitet werden soll, geben Sie „15“ ein. Da das System Anerkennungen nur zur vollen Stunde verarbeitet, sollte kein Minutenwert angegeben werden.

Zeitzone - Geben Sie die Zeitzone vollständig ausgeschrieben ein. Zum Beispiel wird die Ostküstenzeit in den USA als Eastern Standard Time eingegeben. Es ist nicht notwendig, die Sommerzeit anzupassen, da das System die Anpassung automatisch entsprechend der Jahreszeit vornimmt. Sie können diesen Wikipedia-Artikel zur Bestimmung Ihrer lokalen Zeitzone nutzen.

Vorgesetzten-Versatz - Das Feld „Supervisor Offset“ ermöglicht es Ihnen, die Benachrichtigungs-E-Mail für den Vorgesetzten an die Tage vor dem Geburtstag des Mitarbeiters anzupassen. Der hier eingegebene Wert muss zwischen -21 und 0 liegen. Wenn Sie „-3“ eingeben, wird die Benachrichtigungs-E-Mail für den Vorgesetzten drei Tage vor dem Geburtstag des Mitarbeiters gesendet. Wenn die Benachrichtigung für den Vorgesetzten gleichzeitig mit der E-Mail an den Mitarbeiter gesendet werden soll, geben Sie „0“ ein.

Metadaten - Um diese Option zu nutzen, müssen Sie Metadaten in Ihre Benutzerdatei aufnehmen. Geben Sie Daten in den Zellen unter dieser Spalte im folgenden Format ein: {"#Metadata Header":["Metadata Value"]}. Zum Beispiel: {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Achten Sie darauf, das „#“-Zeichen vor „Department“ und „Clearance“ im Metadaten-Header wegzulassen, da die Daten sonst hochgeladen, aber nicht in der Automatisierung ausgefüllt werden. Wenn Sie diese Option verwenden, denken Sie daran, eine „birthday“-Zeile in der Benutzerdatei zu konfigurieren, um zwischen Benutzern, die in der Metadaten-Gruppe aufgeführt sind, und Benutzern, die nicht Teil der Metadaten-Gruppe sind, zu unterscheiden. Wenn Sie beispielsweise Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter unterschiedlich belohnen möchten, erstellen Sie eine neue Zeile, in der im Feld „FT“ für Vollzeitmitarbeiter und „PT“ für Teilzeitmitarbeiter eingetragen wird.

Hochladen der .CSV-Datei

Nachdem Sie Ihre CSV-Datei vorbereitet haben:

Melden Sie sich bei der Plattform an.
Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
Wählen Sie im linken Navigationsmenü „Recognition“, dann „Programs“ und anschließend „Birthday Awards“ aus.
Klicken Sie auf „Upload CSV“ und wählen Sie Ihre vorbereitete Datei aus.
Klicken Sie auf „Upload“.
Überprüfen und beheben Sie etwaige Fehlermeldungen und laden Sie die Datei anschließend erneut hoch.

Sobald die Datei erfolgreich hochgeladen wurde, wird sie in der Tabelle unter den Überschriften auf der Seite „Birthday Awards“ angezeigt.

Verknüpfung des Geburtstagsprogramms mit Smart Award Networks

Das Feld „Recognition Program“ ermöglicht es Ihnen, Ihre Automatisierung für Geburtstagsauszeichnungen mit einem Smart Award Network zu verbinden. Diese Funktion erlaubt es Ihnen, für Empfänger von Geburtstagsauszeichnungen andere Einlösemöglichkeiten anzubieten als für Ihr Standard-Auszeichnungsnetzwerk.

Beispielsweise möchten Sie möglicherweise die Verwendung von Geburtstags-Punkten nur auf Geschenkkarten beschränken oder Geschenkkarten nur für Empfänger von Geburtstagsauszeichnungen verfügbar machen, während sie in Ihren anderen Anerkennungsprogrammen nicht angeboten werden. Um solche Einschränkungen umzusetzen, verwenden Sie diese Funktion, um ein spezifisches Auszeichnungsnetzwerk zu erstellen.

Wenn Sie möchten, dass Empfänger von Geburtstagsauszeichnungen Zugriff auf dasselbe Standard-Auszeichnungsnetzwerk wie andere Benutzer haben, lassen Sie das Feld „Recognition Program“ einfach leer. Wenn Sie daran interessiert sind, ein Smart Award Network für Geburtstagsauszeichnungen einzurichten, wenden Sie sich bitte an Ihren Awardco Client Success Manager. Weitere detaillierte Informationen zu den Möglichkeiten dieser Funktion finden Sie auch im Artikel Managing Award Networks.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.

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