Budgets in Awardco sind der Schlüssel zur Finanzierung Ihrer Anerkennungsprogramme und fungieren als dedizierte virtuelle Geldbörsen für bestimmte Zwecke oder Teams. Sie ermöglichen es Ihnen, Mittel effektiv zuzuweisen und zu verfolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Anerkennungsinitiativen innerhalb der finanziellen Richtlinien bleiben. Dieser Artikel führt Sie durch die grundlegenden Aspekte der Verwaltung dieser Ressourcen. Wir erläutern, wie Sie neue Budgets erstellen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, wie Sie diese verwalten, indem Sie Mittel anpassen und Zugänge zuweisen, und schließlich, wie Sie inaktive Budgets archivieren, um eine organisierte Plattform zu erhalten.
- Zugriff auf Budgets
- Erstellen eines Budgets
- Anpassen von Budgetwerten
- Zuweisen von Budgetzugängen
- Budgetgruppen
- Automatisches Aufladen von Budgets
- Anpassen der Budgeteinstellungen
- Suche nach Budget/Gruppe/Benutzer/Metadaten
- Aktualisierung von Budgets über CSV-Datei
Zugriff auf Budgets
- Melden Sie sich auf der Plattform an.
- Wählen Sie auf der Startseite unten im linken Navigationsmenü die Schaltfläche „Admin“ aus.
- Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Finanzen“ und dann auf „Budgets“.
Hier sehen Sie eine Liste aller aktuellen Budgets Ihres Unternehmens und wem diese zugewiesen sind.
Erstellen eines Budgets
Sie können ein neues Budget erstellen, indem Sie auf „Budgets verwalten“ und dann auf „+ Budget hinzufügen“ klicken.
Im erscheinenden Fenster können Sie die Details des neuen Budgets eingeben. Das Feld „Name“ bestimmt, wie das Budget im Reiter „Budgets“ für Administratoren identifiziert wird und wie es den Benutzern auf der Benutzeroberfläche angezeigt wird. Das Feld „Kostenstelle“ ermöglicht es Ihnen, das Budget einer bestimmten Kostenstelle zuzuordnen. Beachten Sie, dass die gewünschte Kostenstelle vor der Zuweisung zu einem Budget erstellt sein muss. Kostenstellen werden typischerweise von größeren Organisationen verwendet, die viele Budgets über verschiedene Geschäftseinheiten hinweg verfolgen müssen. Für die Einrichtung von Kostenstellen in Ihrer Organisation wenden Sie sich bitte an Ihren Client Success Manager.
Anschließend geben Sie an, ob das Budget steuerpflichtig oder steuerfrei ist – dies dient nur der Berichterstattung und beeinflusst nicht die Funktion. Sie können auch Budgetverantwortliche zuweisen, was diesen jedoch keinen Zugriff auf das Budget gewährt. Weitere Details finden Sie im Artikel zu Budgetverantwortlichen. Benutzer, die Zugriff auf das Budget benötigen, müssen nach der Erstellung hinzugefügt werden (siehe „Zuweisen von Budgetzugängen“ weiter unten). Sowohl Budgetverantwortliche als auch Kostenstellen sind optional. Wenn Sie eine Kostenstelle verpflichtend machen möchten, wenden Sie sich an Ihren Awardco-Ansprechpartner.
Geben Sie den Budgetnamen ein, weisen Sie gegebenenfalls eine Kostenstelle zu, wählen Sie den Steuerstatus aus und klicken Sie auf „OK“.
Ihr neu erstelltes Budget erscheint nun in Ihrer Liste der aktuellen Budgets.
Sobald ein Budget eingerichtet ist, müssen Sie dessen Anfangssaldo festlegen und bestimmen, welche Benutzer Zugriff haben, um es für monetäre Anerkennungen zu verwenden.
Anpassen von Budgetwerten
Um Mittel zu einem Budget hinzuzufügen oder zu entfernen, suchen Sie das Budget in der Budgetliste Ihrer Plattform. Klicken Sie auf das Kreissymbol ganz rechts neben dem Budgeteintrag und wählen Sie „Punkte hinzufügen/entfernen“. Alternativ können Sie das Pop-up „Punkte hinzufügen/entfernen“ schnell öffnen, indem Sie direkt auf den aktuellen Kontostand des Budgets klicken.
Dadurch öffnet sich das Fenster „Punkte hinzufügen/entfernen“, in dem Sie den Kontostand des Budgets anpassen können. Um die Mittel zu erhöhen, geben Sie eine positive Zahl in das Feld „Punkte“ oder „Mittel“ ein. Wenn Ihre Plattform mit einem Verhältnis von 1:1 Punkten zu Dollar arbeitet, sind die Werte in diesen Feldern identisch. Das genaue Verhältnis Ihrer Plattform wird direkt unter diesen Feldern angezeigt. Um das Budget zu verringern, geben Sie eine negative Zahl ein (z. B. -200, um 200 Punkte zu entfernen). Nachdem Sie den gewünschten Wert eingegeben haben, klicken Sie auf „Saldo aktualisieren“.
Der Fehler „Betrag ungültig“ bedeutet, dass Ihr Unternehmenskonto nicht genügend Punkte hat. Siehe diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie Punkte hinzufügen können.
Sie können auch Mittel direkt von einem Budget auf ein anderes übertragen. Klicken Sie dazu erneut auf das Kreissymbol ganz rechts neben dem Budget und wählen Sie „Punkte übertragen“.
Dadurch öffnet sich das Fenster „Punkte übertragen von [Budgetname]“. Geben Sie das Zielbudget durch Eingabe seines Namens an und geben Sie dann den Betrag ein, den Sie übertragen möchten. Klicken Sie auf „Übertragen“, um die Aktion abzuschließen. Wenn eine Fehlermeldung „unzureichende Mittel“ erscheint, bedeutet dies, dass das Ausgangsbudget nicht genügend Punkte für die Übertragung hat.
HINWEIS: Alle Änderungen am Budgetsaldo erfolgen sofort. Es gibt keine Verzögerung bei der Übertragung von Mitteln, egal ob vom Unternehmenskonto oder von einem anderen Budget.
Zuweisen von Budgetzugängen
Der Budgetzugang wird gewährt, indem ein Benutzer, eine Gruppe, Metadaten oder eine Rolle im Feld „Budgetzugang“ eingetragen werden. Standardmäßig haben alle Rollentypen (Admin, Executive Manager, Gruppenleiter und Mitarbeiter) Zugriff auf ein Budget, wenn eine Gruppe oder ein Metadatenwert zugewiesen ist. Wenn Sie den Zugriff auf Metadaten/Gruppen auf bestimmte Rollen beschränken möchten, fügen Sie einfach den Rollennamen innerhalb der Budgetzugangsparameter hinzu. Klicken Sie in das Suchfeld des Budgets, um nach der gewünschten Person, Gruppe, Metadaten und/oder Rolle zu suchen, die Sie zuweisen möchten.
Im Beispiel oben beim Budget „Geburtstage“ wurden der Benutzer „Dan Anderson“, die Gruppe „Margaret Johnson“ und die Metadaten-Untergruppe „Vertrieb“ zugewiesen. Das bedeutet, dass Dan Anderson, jeder Benutzer in Margarets Johnsons Gruppe und jeder Benutzer in der Vertriebsabteilung nun Zugriff auf das Geburtstagsbudget hat. Betrachten wir die Zuweisung der Rolle „Admin“ und der Metadaten-Untergruppe „Job Level: 1“ zum Budget „Cyber Security“. Dazu würden wir neben dem Cyber Security-Budget klicken und „Admins“ in das Suchfeld eingeben. Sobald „Admins“ im Dropdown-Menü erscheint, wählen Sie es aus, um die Rolle dem Budgetzugang hinzuzufügen.
Denselben Vorgang können wir für „Job Level: 1“ durchführen. Um nach Metadaten zu suchen, geben Sie den Datenwert „1“ ein.
Jetzt haben alle Admins, die auch zur Jobgruppe Level 1 gehören, Zugriff auf das Cyber Security-Budget.
Wenn mehrere Metadatenfelder im Zugangsbereich eines einzelnen Budgets hinzugefügt werden, funktioniert dies als UND-Verknüpfung. Zum Beispiel, wenn „Abteilung: Vertrieb“ und „Rolle: Gruppenleiter“ hinzugefügt wurden, haben nur Benutzer, die in der Vertriebsabteilung sind und Gruppenleiter sind, Zugriff auf das Budget. Werden hingegen mehrere Metadatenwerte innerhalb desselben Feldes hinzugefügt, funktioniert der Budgetzugang als ODER-Verknüpfung. Wenn die Metadatenwerte „Abteilung: Vertrieb“ und „Abteilung: Marketing“ hinzugefügt wurden, haben Benutzer entweder in der Vertriebs- oder in der Marketingabteilung Zugriff auf das Budget.
Budgetgruppen
Budgetgruppen verwalten den Zugriff, indem sie Budgets basierend auf einem Metadatenfeld gruppieren. Benutzer, die mit einem Metadatenwert verknüpft sind, erhalten automatisch Zugriff auf das entsprechende Budget, selbst wenn sich die Organisationsstruktur ändert. Details zur Einrichtung finden Sie in diesem Artikel.
Automatisches Aufladen von Budgets
Das automatische Aufladen von Budgets füllt Budgetsalden nach einem festgelegten Zeitplan automatisch auf, spart Zeit und stellt sicher, dass Mittel für Anerkennungen stets verfügbar sind. Sie können Regeln für die Aufladefrequenz (wöchentlich, monatlich), die Punktmenge (fest oder pro Kopf) und Zielbudgets oder -gruppen festlegen. So laufen Ihre Anerkennungsprogramme reibungslos ohne Budgetengpässe. Für Einrichtung und Verwaltung siehe den Support-Artikel zum automatischen Aufladen von Budgets.
Anpassen der Budgeteinstellungen
Um den Namen, die Kostenstelle, den Steuerstatus oder den zugewiesenen Eigentümer eines Budgets zu ändern, klicken Sie auf das „...“-Symbol rechts neben dem Budgeteintrag und wählen Sie „Budget bearbeiten“. Dadurch öffnet sich das Fenster „Budget bearbeiten“, das dieselben Felder wie das Fenster „Budget erstellen“ enthält. Sie haben auch die Möglichkeit, eine Budgetaufladeregel hinzuzufügen. Nehmen Sie Ihre gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf „Speichern“. In diesem Fenster können Sie das Budget auch archivieren. Alternativ können Sie ein Budget archivieren, indem Sie auf das Kreissymbol klicken und „Budget archivieren“ auswählen. Es erscheint dann eine Bestätigungsaufforderung, in der Sie die Archivierung bestätigen müssen.
Hinweis: Wenn Sie die Eigentümer einer Manager-Budgetgruppe bearbeiten, ändert die auf Gruppenebene vorgenommene Eigentümeränderung die Eigentümer aller Budgets unter dieser Gruppe und spiegelt dieselben Eigentümer wider. Wenn Sie unterschiedliche Eigentümer für verschiedene Budgets innerhalb der Budgetgruppe wünschen, bearbeiten Sie die Eigentümer auf der Ebene der einzelnen Budgets.
Wenn Sie ein Budget archivieren und später reaktivieren möchten, navigieren Sie zur Registerkarte „Inaktiv“ oben auf der Budgetseite. Suchen Sie das gewünschte Budget, klicken Sie auf das „...“-Symbol rechts davon und wählen Sie „Budget aktivieren“.
Suche nach Budget/Gruppe/Benutzer/Metadaten
Wenn Sie Informationen zu einem bestimmten Budget finden, sehen möchten, welche Gruppen oder Benutzer Zugriff auf bestimmte Budgets haben, oder herausfinden wollen, welche Budgets einen bestimmten Metadatenwert für die Zugriffskontrolle verwenden, nutzen Sie einfach die Suchleiste oberhalb der Liste der aktiven Budgets. Geben Sie Ihre Suchbegriffe ein und drücken Sie die Eingabetaste, um die Suche zu starten.
Die Suche nach einem Benutzernamen zeigt alle Budgets an, mit denen dieser Benutzer derzeit verknüpft ist. Ebenso zeigt die Suche nach einem Gruppennamen alle Budgets, auf die diese Gruppe Zugriff hat. Die Suche nach einem Budgetnamen zeigt alle Gruppen und Benutzer, die diesem Budget zugewiesen sind. Die Suche nach einem Metadatenwert listet alle Budgets auf, die diesen bestimmten Metadatenwert als Teil ihrer Budgetzugangsparameter verwenden.
Aktualisierung von Budgets über CSV-Datei
Um alle Ihre Budgets anzuzeigen oder Massenbearbeitungen vorzunehmen, laden Sie die aktuelle Budgetliste als .csv-Datei herunter. Nach der Bearbeitung laden Sie diese wieder hoch, um die Änderungen anzuwenden (siehe unseren Artikel zur Verwaltung von Budgets via CSV-Datei für Details). Klicken Sie oben rechts auf der Budgetseite auf „CSV hochladen“ und wählen Sie dann „budgets.csv“ zum Herunterladen aus.
Wenn Sie die heruntergeladene Datei öffnen, ist es ratsam, sie mit dem Download-Datum zu speichern, um die Aufzeichnungen zu behalten. Die Datei enthält wichtige Informationen wie die Liste Ihrer Budgets, den aktuellen Geldsaldo jedes Budgets und Details darüber, wer Zugriff auf das Budget hat. Alle Änderungen, die Sie an dieser Datei vornehmen, können auf Ihre aktiven Budgets angewendet werden, wenn Sie sie wieder in das System hochladen.
Hinweis: Es ist wichtig, dass Sie die Werte in den Spalten „Id“ oder „Parent Budget Ids“ NICHT ändern. Diese sind eindeutige, automatisch generierte Kennungen, die unser System verwendet, um zwischen verschiedenen Budgets zu unterscheiden, insbesondere solchen, die denselben Namen in verschiedenen Unternehmen haben (zum Beispiel ist „Service Awards“ ein häufiger Budgetname).
Sie können den Namen eines Budgets ganz einfach ändern, indem Sie den neuen Namen direkt in die entsprechende Zelle der Spalte „Name“ eingeben.
Die Spalte „Saldo“ ermöglicht es Ihnen, den Geldbetrag innerhalb jedes Budgets anzupassen. Wenn Sie die bearbeitete Datei hochladen, wird der Saldo jedes Budgets auf den genauen Wert zurückgesetzt, den Sie in der jeweiligen Zelle dieser Spalte eingetragen haben. Um zum bestehenden Saldo hinzuzufügen oder davon abzuziehen, geben Sie entweder ein „+“ oder „-“ vor der Zahl in der Saldo-Spalte ein.
Hinweis: Um sicherzustellen, dass die „+“- und „-“-Zeichen in den Zellen erhalten bleiben, müssen Sie die Saldo-Spalte in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm als Textzellen formatieren.
Die Spalte „Gruppen“ ermöglicht es Ihnen, die verschiedenen Gruppen zu ändern, die Zugriff auf jedes Budget haben. Die Spalte „Benutzer“ zeigt an, welche einzelnen Benutzer derzeit Zugriff auf ein bestimmtes Budget haben.
Fügen Sie die Automatisch-Auflade-Regel eines Budgets hinzu, indem Sie dessen ID in der Spalte „ReloadRuleId“ oder den Namen in der Spalte „ReloadRuleName“ eingeben. Diese finden Sie auf der Registerkarte „Auto-Reload Rules“.
Sie können auch ein komplett neues Budget zu Ihrem System hinzufügen, indem Sie der Datei eine neue Zeile hinzufügen. Lassen Sie in diesem Fall die Zelle „Id“ leer; unser System weist automatisch eine eindeutige ID zu, wenn das neue Budget beim Hochladen erstellt wird. Nachdem Sie Ihre Änderungen sorgfältig überprüft und deren Richtigkeit bestätigt haben, klicken Sie auf „CSV hochladen“, wählen Ihre bearbeitete Datei aus und klicken auf „OK“. Wenn Sie Budgets archivieren möchten, die nicht in der hochgeladenen CSV-Datei enthalten sind, aktivieren Sie die Option „Archivieren“, bevor Sie auf „OK“ klicken.
Ihre Liste der aktiven Budgets wird dann aktualisiert, um alle Informationen widerzuspiegeln, die Sie in die .csv-Datei eingegeben haben.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Awardco Admin Support.