Hochladen von Benutzerdaten mit dem Bulk User Upload (Legacy)

Bulk User Upload ist ein leistungsstarkes Tool, das die Benutzerverwaltung vereinfacht und optimiert. In diesem Support-Artikel führen wir Sie durch den Zugriff auf das Tool, die Verwaltung des Benutzerzugriffs, das Herunterladen aktiver Benutzerdaten und die Konfiguration der Einstellungen für ein reibungsloses Hochladen. Darüber hinaus geben wir Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Hochladen von Benutzerdaten, zur Überprüfung von Änderungen und zur Korrektur von Konfigurationsfehlern. Verwalten Sie Ihre administrativen Aufgaben nahtlos und steigern Sie die Effizienz mit Bulk User Upload.

Warnung: Wenn Sie bereits Mitarbeiterdaten auf Ihrer Plattform haben, stellen Sie bitte sicher, dass die Mitarbeiter-IDs, die Sie in Ihrem neuen Datenfeed verwenden, mit Ihren aktuellen Benutzerdaten übereinstimmen. Wenn dies nicht beachtet wird, kann es zu Duplikaten von Benutzern, Erkennungsfehlern und einem Verlust der Datenintegrität kommen.

1. Zugriff auf das Bulk User Upload Tool
   1. Feststellen, wer Zugriff hat
2. Herunterladen der aktiven Benutzerdatei
3. Dateikonfigurationseinstellungen
   1. Archiv
   2. Vorhandene Daten überschreiben
4. Erweiterte Einstellungen
5. Hochladen einer Benutzerdatei
6. Korrektur von Konfigurationsfehlern

Zugriff auf das Bulk User Upload Tool

So navigieren Sie zum Bulk User Upload Tool:

1. Klicken Sie auf der Startseite auf die Schaltfläche „Admin“.
2. Wählen Sie die Registerkarte „Benutzer“ oben auf der Seite.
3. Klicken Sie auf „Benutzer verwalten“.
4. Wählen Sie „Bulk User Upload“.

Wenn Sie diese Option nicht sehen, navigieren Sie zu Erweiterte Einstellungen im Admin-Portal, um diese Funktion per Umschalter zu aktivieren.
 

Feststellen, wer Zugriff hat

Die Rolle des Super Admin hat von Haus aus Zugriff auf dieses Tool. Wenn Sie möchten, dass weitere Rollen Benutzer hochladen können, bearbeiten Sie die Berechtigungen einer bestimmten Rolle im Tool „Rollen und Berechtigungen“. Beachten Sie, dass durch die Aktivierung dieser Funktion diese Benutzer vollen Zugriff auf alle Benutzer und deren Daten erhalten.

Herunterladen der aktiven Benutzerdatei

Um eine .csv-Datei mit den aktuellen Benutzern auf der Plattform herunterzuladen, klicken Sie unter dem Abschnitt „Aktive Benutzer“ auf „Herunterladen“.

Dateikonfigurationseinstellungen

Bevor Sie eine Benutzerdatei mit Aktualisierungen oder Änderungen hochladen, sollten Sie die Dateikonfigurationseinstellungen überprüfen, die bestimmen, wie Ihre Datei auf der Plattform verarbeitet wird.
 

Archiv

Wenn der Umschalter „Archiv“ aktiviert ist, werden Personen, die zuvor auf der Plattform enthalten waren, aber in nachfolgenden Benutzerdatei-Uploads fehlen, automatisch von der Plattform entfernt. Wenn Sie bestimmte Mitarbeiter davon ausschließen möchten, jemals archiviert zu werden, geben Sie deren Mitarbeiter-IDs in das dafür vorgesehene Feld ein. Wir empfehlen generell, die Archiv-Einstellung bei allen Uploads aktiviert zu lassen. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, sobald der Umschalter eingeschaltet ist.
 

Vorhandene Daten überschreiben

Wenn „Vorhandene Daten überschreiben“ aktiviert ist, werden bestehende Mitarbeiterdaten, die in nachfolgenden Benutzerdatei-Uploads geändert werden, überschrieben. Die Benutzerdaten, die überschrieben werden können, sind: Sprache, E-Mail, Einstellungsdatum und Passwort. Sie müssen das Kästchen neben dem jeweiligen Datenpunkt aktivieren, damit dieser Wert überschrieben wird (die Passwortüberschreibung kann entweder für alle Benutzer oder nur für jene angewendet werden, die sich noch nie in ihrem Awardco-Konto angemeldet haben). In den meisten Fällen empfehlen wir, die Optionen zum Überschreiben von E-Mail, Einstellungsdatum und Passwort auszuwählen. Für Passwortüberschreibungen ist es ratsam, dies nur auf Benutzer anzuwenden, die sich noch nie angemeldet haben. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, sobald der Umschalter aktiviert ist.

Erweiterte Einstellungen

Es ist möglich, dass Ihr HRIS-System nicht alle in dem Support-Artikel „Benutzerdateien formatieren“ beschriebenen Benutzerdateiformate unterstützt (z. B. können Dateikopfzeilen oder akzeptierte Länder- und Sprachcodes ohne manuelle Anpassung nicht geändert werden). Nachfolgend finden Sie erweiterte Einstellungen, mit denen wir steuern können, wie Daten aus der hochgeladenen Datei unabhängig davon, was Ihr HRIS herunterlädt, auf die Plattform übertragen werden. Wir empfehlen, diese Einstellungen nur sparsam zu nutzen und das technische CSM-Team einzubeziehen.

• Header-Mappings: Ordnen Sie Ihre Kopfzeilenwerte den Kopfzeilen zu, die wir erwarten zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass die Liste durch Kommas getrennt ist.
  • Beispiel 1 – „EID“ ist die Spaltenüberschrift, die Ihr HRIS-System zuweist. Awardco akzeptiert nur „Employee Id“ als Kopfzeilentitel. Um sicherzustellen, dass der Benutzerdatei-Upload akzeptiert wird, geben Sie im Feld „Header Mappings“ „EID:Employee Id“ ein.
  • Beispiel 2 – „Email Address“ ist die Spaltenüberschrift, die Ihr HRIS-System zuweist. Awardco akzeptiert nur „Email“ als Kopfzeilentitel. Um sicherzustellen, dass der Benutzerdatei-Upload akzeptiert wird, geben Sie im Feld „Header Mappings“ „Email Address:Email“ ein.
• Wertzuordnungen: Wandeln Sie ungültige Ländercodes oder Sprach-IDs in gültige um. Stellen Sie sicher, dass die Liste durch Kommas getrennt ist. Hinweis – Länder- und Sprachcodes sind die einzigen Werte, die zugeordnet werden können.
  • Beispiel 1 – „United States of America“ ist der Wert, den Ihr HRIS-System für das Land eines Benutzers zuweist. Awardco akzeptiert nur den ISO 2-Buchstaben-Ländercode „us“ im Feld Ländercode. Um sicherzustellen, dass der Benutzerdatei-Upload akzeptiert wird, geben Sie „United States of America:us“ ein.
  • Beispiel 2 – „Spanish“ ist der Wert, den Ihr HRIS-System für die Sprache eines Benutzers zuweist. Awardco akzeptiert nur den ISO 639-1-Code „es“ im Sprachfeld. Um sicherzustellen, dass die Benutzerdatei akzeptiert wird, geben Sie „Spanish:es“ ein.
• Metadaten-Kopfzeilen: Listen Sie alle Metadaten-Kopfzeilen ohne ein „#“-Präfix auf. Stellen Sie sicher, dass die Liste durch Kommas getrennt ist.
  • Beispiel – Die heruntergeladene Datei Ihres HRIS-Systems fügt das erforderliche „#“ vor Metadaten nicht hinzu. Stellen Sie sicher, dass die Benutzerdatei akzeptiert wird, indem Sie die Metadaten-Spaltenüberschriften genau so, wie sie in der Datei erscheinen, in das Feld „Metadaten-Kopfzeilen“ eingeben (z. B. Location, Region, Job Title).
• Assoziierte Metadaten-Kopfzeilen: Listen Sie alle assoziierten Metadaten (siehe Benutzerdateien formatieren) mit einem „@“-Präfix auf. Stellen Sie sicher, dass die Liste durch Kommas getrennt ist.
  • Beispiel – Die heruntergeladene Datei Ihres HRIS-Systems fügt das erforderliche „@“ vor assoziierten Metadaten nicht hinzu. Stellen Sie sicher, dass die Benutzerdatei akzeptiert wird, indem Sie die assoziierten Metadaten-Spaltenüberschriften genau so, wie sie in der Datei erscheinen, in das Feld „Assoziierte Metadaten-Kopfzeilen“ eingeben (z. B. HR Admin, Executive Sponsor, Nomination Approver Id).
• Metadaten-Filter: Dieser Filter gilt nur für Organisationen, die mehrere Benutzerdateien aus verschiedenen Quellen/Systemen erhalten. Bitte sprechen Sie mit dem technischen CSM-Team, um weitere Informationen zu erhalten.
• Pluszeichen zu Telefonnummern hinzufügen: Ein „+“ ist erforderlich, wenn Telefonnummern in einer Benutzerdatei hochgeladen werden. Aktivieren Sie das Kästchen, um allen Telefonnummern ein „+“ als Präfix hinzuzufügen, falls die Datei, die Sie hochladen, dies nicht unterstützt.

Klicken Sie nach Aktualisierungen in einem der Felder der erweiterten Einstellungen auf „Änderungen speichern“.

Hochladen einer Benutzerdatei

1. Um mit dem Hochladen Ihrer Benutzerdatei zu beginnen, ziehen Sie Ihre Benutzerdatei in das graue Feld oben auf der Seite oder klicken Sie auf den roten Link, um die Datei zu durchsuchen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Richtlinien im Artikel „Benutzerdateien formatieren“ vor dem Absenden einhalten. Es werden nur .csv (empfohlen) und .psv Dateiformate akzeptiert.

2. Klicken Sie auf „Vorschau & Hochladen“. Überprüfen Sie neue Benutzer auf der Registerkarte „Neu“, Benutzer mit aktualisierten Informationen auf der Registerkarte „Aktualisiert“, Benutzer, die archiviert werden, auf der Registerkarte „Archiviert“ und mögliche wiederhergestellte Benutzer (zuvor archivierte Benutzer, die jetzt aktiv sein sollten) auf der Registerkarte „Wiederhergestellt“.

3. Klicken Sie auf „Fertigstellen & Hochladen“. Die Verarbeitung der Benutzerdatei kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach erfolgreicher Verarbeitung erhält der hinterlegte Kontakt eine Bestätigungs-E-Mail. Wenn Sie nicht sicher sind, wer dieser Kontakt ist, wenden Sie sich an das technische CSM-Team.

Korrektur von Benutzerdateifehlern

Manchmal kann der Import aufgrund von Fehlern in der Benutzerdatei nicht verarbeitet werden. Konfigurationsfehler werden erkannt, sobald die Schaltfläche „Vorschau & Hochladen“ ausgewählt wird. Siehe den Artikel „Benutzerdatei-Importfehler“ für Hilfe bei der Korrektur dieser Fehler. Laden Sie die Datei erneut hoch, sobald die Fehler behoben sind.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.