Die Abrechnungsseite ermöglicht es Ihnen als Administrator, Einzahlungen auf das Einlösekonto per Kreditkarte oder ACH-Zahlung vorzunehmen. Durch die Verwaltung dieses Prozesses können Sie sicherstellen, dass die Einlösungen der Mitarbeiter ohne Verzögerung erfolgen. Dieser Artikel führt Sie durch die Navigation auf der Abrechnungsseite, das Hinzufügen und Verifizieren von Zahlungsmethoden, das Tätigen von Einzahlungen, das Anfordern und Anzeigen von Rechnungen sowie die Einschränkung des Zugriffs für bestimmte Benutzer. Wenn Sie die Abrechnungsseite in Ihrem Admin-Portal aktiviert haben möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Awardco-Ansprechpartner.
- Zur Abrechnungsseite navigieren
- Hinzufügen einer Zahlungsmethode
- Verifizieren einer Zahlungsmethode
- Einzahlung per Debit-/Kreditkarte tätigen
- Einzahlung per ACH-Zahlung tätigen
- Anfordern einer Rechnung
- Anzeigen erstellter Rechnungen
- Festlegen, wer Zugriff auf die Abrechnungsseite hat
Zur Abrechnungsseite navigieren
Folgen Sie diesen Schritten, um auf die Abrechnungsseite zuzugreifen:
- Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Admin, um das Admin-Portal zu öffnen.
- Wählen Sie den Reiter Abrechnung oben auf dem Bildschirm aus.
Hinzufügen einer Zahlungsmethode
So fügen Sie eine Zahlungsmethode hinzu:
- Gehen Sie zum Reiter Zahlungsmethoden und klicken Sie auf Zahlungsmethode hinzufügen.
Für Debit-/Kreditkarte:
- Geben Sie die Kartennummer, das Ablaufdatum, die CVC-Nummer, das Abrechnungsland und die Postleitzahl ein.
- Setzen Sie das Häkchen im Zustimmungsfeld und klicken Sie auf Zahlungsmethode speichern.
Für ACH- (Bankkonto-) Zahlungen:
- Wechseln Sie zu Bankkonto.
- Geben Sie den vollständigen Namen des Kontoinhabers, den Kontotyp (Unternehmen oder Privat), die E-Mail-Adresse sowie Routing- und Kontonummern an.
- Setzen Sie die Häkchen in den Zustimmungsfeldern und klicken Sie auf Zahlungsmethode speichern.
Verifizieren einer Zahlungsmethode
Nach dem Hinzufügen einer Zahlungsmethode muss diese von Ihrer Bank oder dem Debit-/Kreditkartenunternehmen verifiziert werden. So verifizieren Sie sie:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Zahlungsmethode und wählen Sie Verifizieren.
- Ihr Konto wird auf eine der folgenden zwei Arten verifiziert:
- Mikroeinzahlungen: Bestätigen Sie die Beträge von zwei kleinen Einzahlungen auf Ihr Konto.
-
Verifizierungscode: Bestätigen Sie einen Code, der in der Beschreibung einer Einzahlung von $0,01 auf Ihr Konto zu finden ist.
- Nachdem Sie die Verifizierungsinformationen eingegeben haben, klicken Sie auf Konto verifizieren.
Einzahlung per Debit-/Kreditkarte tätigen
Um Geld mit einer Debit- oder Kreditkarte einzuzahlen:
- Klicken Sie auf Geld hinzufügen und geben Sie den Einzahlungsbetrag ein.
- Wählen Sie Karte als Zahlungsmethode.
- Geben Sie eine E-Mail-Adresse für die Einzahlungsbestätigung ein und fügen Sie eine Notiz mit dem Grund der Einzahlung hinzu.
- Überprüfen Sie die Zahlungsübersicht. Einzahlungen mit Debit-/Kreditkarte beinhalten eine variable Bearbeitungsgebühr
- 0–499,99 $ = 5 % Gebühr
- 500–999,99 $ = 4 % Gebühr
- 1.000 $ und mehr = 3 % Gebühr
- Klicken Sie auf Weiter.
- Bestätigen Sie den CVC Ihrer Karte und wählen Sie Zahlung verarbeiten.
Die Zahlung wird unter dem Reiter Verarbeitet auf der Abrechnungsseite angezeigt.
Einzahlung per ACH-Zahlung tätigen
Um eine Einzahlung per ACH- (Bank-) Zahlung vorzunehmen:
- Klicken Sie auf Geld hinzufügen und geben Sie den Einzahlungsbetrag ein.
- Wählen Sie Bankkonto als Zahlungsmethode.
- Geben Sie eine E-Mail-Adresse für die Bestätigung an und fügen Sie eine Notiz zum Zweck der Einzahlung hinzu.
- Überprüfen Sie die Zahlungsübersicht und klicken Sie auf Zahlung verarbeiten.
Die Zahlung wird unter dem Reiter Ausstehend auf der Abrechnungsseite angezeigt. ACH-Zahlungen benötigen 3 bis 5 Werktage zur Verarbeitung.
Anfordern einer Rechnung
Um zusätzliche Mittel auf Ihr Einlösekonto einzuzahlen oder ein großes Programm vorzufinanzieren, verwenden Sie die Funktion „Rechnung anfordern“ auf der Abrechnungsseite. Folgen Sie diesen Schritten, um eine Rechnung anzufordern:
- Navigieren Sie zum Reiter Rechnungen und klicken Sie auf Rechnung anfordern.
- Geben Sie den gewünschten Rechnungsbetrag ein und klicken Sie auf Weiter.
- Geben Sie an, ob die Rechnung zur Vorfinanzierung eines Programms/Budgets/Metadaten-Gruppen dient:
- Falls ja, wählen Sie die Kriterien des Programms/Budgets/der Metadaten aus, die Sie vorfinanzieren möchten.
- Geben Sie die erforderlichen Details an:
- E-Mail-Adresse: An diese wird die Rechnungsbestätigung gesendet.
- Bestellnummer (PO-Nummer): Dies ist üblicherweise eine interne oder eindeutige Kennung Ihrer Organisation.
- Notiz: Fügen Sie relevante Informationen oder den Grund für die Rechnungsanforderung hinzu.
- Überprüfen Sie die Zahlungsübersicht und klicken Sie auf Anfrage absenden. Eine Bestätigungsmeldung erscheint, die Sie darüber informiert, dass Ihre Anfrage erfolgreich übermittelt wurde. Angeforderte Rechnungen werden innerhalb von 24–48 Werktunden nach Einreichung versendet.
Anzeigen erstellter Rechnungen
So zeigen Sie frühere Rechnungen an:
- Gehen Sie zum Reiter Rechnungen, um alle zuvor erstellten Rechnungen einschließlich des Anforderungsdatums, Typs, Betrags und Status zu sehen.
- Klicken Sie auf den Rechnungsnamen, um sie als PDF herunterzuladen.
- Um weitere Details zu sehen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Rechnung und wählen Sie Rechnung anzeigen.
- Wenn Sie eine Rechnung per Debit-/Kreditkarte oder ACH bezahlen möchten, klicken Sie auf Rechnung bezahlen.
Festlegen, wer Zugriff auf die Abrechnungsseite hat
Steuern Sie, wer Zugriff auf die Abrechnungsseite hat und sie bearbeiten kann, über die Funktion Rollen und Berechtigungen:
- Super-Administratoren: Standardmäßig haben Super-Administratoren vollen Zugriff auf alle Plattformberechtigungen.
-
Andere Benutzer: Wenn bestimmte Benutzer (z. B. aus der Finanzabteilung) Zugriff auf die Abrechnungsseite erhalten sollen, wird empfohlen, eine separate Rolle zu erstellen. Weisen Sie diese Rolle in den Rollen-Einstellungen zu und vergeben Sie folgende Berechtigungen in den Berechtigungs-Einstellungen:
- Abrechnung
- Finanzierungsübersicht anzeigen
- Punkteübersicht anzeigen
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.