Integration mit Workday HRIS (Legacy)

„Integration“ mag wie ein weiteres Schlagwort klingen, aber in diesem Fall geht es darum, Ihre Effizienz zu steigern, indem Ihre Benutzerdaten automatisch an Awardco übertragen werden. Stellen Sie sich vor, Sie gewinnen Zeit zurück, indem Sie administrative Aufgaben reduzieren!

Wenn Workday Ihr HRIS ist und Sie einen Drittanbieter-Integrationsdienstleister haben, ist dieser eine gute erste Anlaufstelle für Unterstützung.

Siehe auch unsere Integration mit Workday (Payroll).

Wichtig: Wenn Sie bereits Mitarbeiterdaten in Awardco haben, überprüfen Sie bitte sorgfältig, dass die Mitarbeiter-IDs in Ihrem neuen Datenfeed genau mit Ihren aktuellen Benutzerdaten übereinstimmen. Wenn nicht, könnten doppelte Benutzerprofile, Fehler bei Anerkennungen und ein Durcheinander Ihrer Daten entstehen.
 

1. Benutzerdefinierten Bericht erstellen
2. Berichtsfelder hinzufügen
3. Integration System User (ISU) erstellen
4. Sicherheitsgruppe für ISU-/Berichtszugriff erstellen
5. Domänen der Sicherheitsgruppe zuweisen
6. Bericht freigeben
7. Berichtsbesitz übertragen
8. ISU-Zugangsdaten und Bericht-URL an Awardco senden
9. Workday-Integration auf der Awardco-Plattform abschließen
10. Verbindungseinstellungen
11. Erweiterte Einstellungen

Benutzerdefinierten Bericht erstellen

1. Melden Sie sich in Ihrem Workday HRIS an.
2. Klicken Sie auf „Benutzerdefinierten Bericht erstellen“.
3. Geben Sie Ihrem Bericht einen Namen.
4. Wählen Sie „Erweitert“ als Berichtstyp.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Als Webdienst aktivieren“.
6. Deaktivieren Sie „Für Leistung optimiert“ (dies ist erforderlich, um die richtige Datenquelle auszuwählen).
7. Wählen Sie „Alle aktiven Mitarbeiter“ als Datenquelle.
8. Klicken Sie auf „OK“.

Berichtsfelder hinzufügen

1. Klicken Sie auf das „+“-Symbol, um Felder hinzuzufügen.
2. Geben Sie in der Spalte „Feld“ Schlüsselwörter ein, um die benötigten Felder zu finden. Awardco benötigt diese, um Benutzerinformationen hochzuladen. Ihr Awardco-Implementierungsbeauftragter oder Customer Success Manager (CSM) informiert Sie über weitere Standarddaten und Metadaten, die Sie möglicherweise einbeziehen möchten:
   • Vorname
   • Nachname
   • Arbeits-E-Mail-Adresse
   • Ländercode (zweistellige Abkürzung)
3. Spaltenüberschrift überschreiben: Richten Sie dies jetzt nicht ein. Sobald Ihre Datei geteilt wurde, überschreiben Sie die Überschrifteninformationen in den Admin-Einstellungen der Awardco-Plattform.
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4. Spaltenüberschrift überschreiben XML-Alias: Workday füllt dies automatisch aus. Sie müssen es nicht anpassen.

Nachdem Sie fertig sind, sollte es ungefähr so aussehen: (Absichtlich leer gelassen, da im Originaltext keine visuelle Darstellung vorhanden ist)
 

Integration System User (ISU) erstellen

Sie benötigen einen ISU, der den Bericht besitzt und ausführt:

1. Geben Sie in der Workday-Suchleiste „Integration System User erstellen“ ein und klicken Sie auf die Aufgabe.
2. Erstellen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort (diese geben Sie an Awardco weiter, also bewahren Sie sie gut auf!).
3. Es ist ratsam, den ISU-Benutzernamen mit „ISU_“ zu beginnen (z. B. ISU_Awardco).
4. Stellen Sie sicher, dass Ihr Passwort stark ist und den Best Practices von Workday entspricht. (Es kann später bei Bedarf geändert werden.) So ändern Sie das Passwort:
   • Suchen Sie Ihren ISU in der Suchleiste.
   • Stellen Sie sicher, dass die Suchkategorie auf „Gesamtes Workday“ eingestellt ist.
   • Klicken Sie auf Ihren ISU, und gehen Sie auf der Seite „Workday-Konto anzeigen“ zu „Verwandte Aktionen“, fahren Sie mit der Maus über „Sicherheitsprofil“ und klicken Sie auf „Workday-Konto bearbeiten“.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Keine UI-Sitzungen zulassen“ (dies verhindert, dass sich jemand mit den ISU-Zugangsdaten in Workday anmeldet, aber der ISU kann weiterhin Webdienste und Integrationen nutzen).
6. Klicken Sie auf „OK“.

Sicherheitsgruppe für ISU-/Berichtszugriff erstellen

Als nächstes erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe, der Sie den ISU zuweisen:

1. Geben Sie in der Suchleiste „Sicherheitsgruppe erstellen“ ein und klicken Sie auf die Aufgabe.
2. Wählen Sie bei „Typ der mandantenfähigen Sicherheitsgruppe“ „Integration System Security Group (Unconstrained)“ aus.
3. Benennen Sie die Sicherheitsgruppe. Es ist gute Praxis, „ISSG“ im Namen zu verwenden (z. B. ISSG_Awardco).
4. Klicken Sie auf „OK“.
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5. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm unter „Integration System Users“ den soeben erstellten ISU aus und klicken Sie auf „OK“.

Domänen der Sicherheitsgruppe zuweisen

So weisen Sie die erforderlichen Sicherheitsdomänen Ihrer neuen Gruppe zu:

1. Führen Sie in der Suchleiste die Aufgabe Berechtigungen für Sicherheitsgruppe verwalten aus.
2. Stellen Sie im Abschnitt Operation sicher, dass Verwalten ausgewählt ist.
3. Wählen Sie im Abschnitt Quell-Sicherheitsgruppe Ihre neu erstellte Sicherheitsgruppe aus.
4. Wählen Sie OK.
5. Klicken Sie im Bereich Domain Security Policy Permissions auf die Schaltfläche „+“, um neue Zeilen hinzuzufügen.
6. Fügen Sie folgende Berechtigungen hinzu:
   • „Anzeigen und Ändern“-Zugriff für:
     • Verwalten: Alle benutzerdefinierten Berichte
     • Erstellung benutzerdefinierter Berichte
     • Verwaltung benutzerdefinierter Berichte
   • „Nur Abrufen“-Zugriff für:
     • Personendaten: Private Kontaktinformationen
     • Personendaten: Arbeitskontaktinformationen
     • Mitarbeiterdaten: Aktive Mitarbeiter
     • Mitarbeiterdaten: Aktuelle Personalinformationen
     • Mitarbeiterdaten: Mitarbeiter-ID
   • Hinweis: Falls Sie die richtigen Informationen für die Integrationsberechtigungen nicht finden können, sollten Sie der ISSG möglicherweise zunächst die Berechtigung für die übergeordnete Domäne geben, bevor Sie die Details auswählen können.
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7. Wählen Sie OK und dann Fertig.
8. Führen Sie in der Suchleiste die Aufgabe Ausstehende Änderungen der Sicherheitsrichtlinie aktivieren aus.
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9. Geben Sie einen Kommentar ein und wählen Sie OK.
10. Wählen Sie Bestätigen und dann OK.
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Bericht freigeben

1. Gehen Sie zurück zu Ihrem Bericht. Unter dem Tab „Freigeben“ können Sie festlegen, wer Zugriff erhält.
2. Hinweis: Wenn Sie die Berichtdefinition nicht mit jemandem (einschließlich sich selbst) teilen und dann den Besitz an den ISU übertragen (nächster Schritt), müssen Sie später die Aufgabe „Benutzerdefinierten Bericht anzeigen“ verwenden, um ihn zu finden. Es wird dringend empfohlen, ihn mit sich selbst zu teilen!
3. Beim Freigeben haben Sie folgende Optionen: (Im Originaltext werden hier keine konkreten Optionen genannt, daher wurde dies allgemein gehalten) 

Berichtsbesitz übertragen

1. Navigieren Sie zu Ihrem Bericht. Unter „Verwandte Aktionen“ fahren Sie mit der Maus über „Benutzerdefinierter Bericht“ und klicken auf „Besitz übertragen“.
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2. Wählen Sie den erstellten ISU als neuen Besitzer aus und klicken Sie auf „OK“.
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ISU-Zugangsdaten und Bericht-URL an Awardco senden

1. Damit Awardco auf die Daten zugreifen kann, benötigen sie die ISU-Zugangsdaten und die Bericht-URL:
2. Benutzer: ISU_Awardco (oder wie auch immer Sie Ihren Integration System User benannt haben)
3. Passwort: Das Passwort, das Sie bei der Erstellung des ISU festgelegt haben
4. Um die Bericht-URL zu finden, gehen Sie zu Ihrem Bericht, öffnen Sie „Verwandte Aktionen“, fahren Sie mit der Maus über „Webdienst“ und klicken Sie auf „URLs anzeigen“.
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5. Sie sehen einige Ausgabeoptionen, aber unser System erfordert, dass Sie “.csv” als Dateiformat auswählen. Finden Sie den richtigen Abschnitt und klicken Sie auf das Kästchen-Symbol, um die Ausgabe-URL zu öffnen.
6. Kopieren Sie diese URL und senden Sie sie an Ihren CSM oder Implementierungsberater. Ein Anmeldefenster könnte erscheinen, aber Sie müssen sich nicht anmelden, um die URL zu erhalten. Sie können hier jedoch die ISU-Zugangsdaten testen, um zu sehen, ob die Daten geladen werden.
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Wenn Sie die URL nicht sehen können, folgt sie diesem Muster:

https://<workday-url>/<tenant>/<username>/<report_name>?<prompt_1>=<prompt_1_value>&<prompt_2>=<prompt_2_value>&format=csv

Beispiel-URL:

https://www.myworkday.com/gms/lmcneil/Organization_Headcount?Organization%21WID=cb550da820584750aae8f807882fa79&Include_Subordinate_Organizations=1&format=csv

Workday-Integration auf der Awardco-Plattform abschließen

1. Melden Sie sich bei Ihrem Awardco-Konto an.
2. Klicken Sie unten im linken Navigationsmenü auf die Schaltfläche „Admin“.
3. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Integrationen“ und dann auf „Integrationsbibliothek“.
4. Suchen Sie „Workday (HRIS)“ und klicken Sie darauf.
5. Klicken Sie auf „Setup starten“.
6. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort für den ISU sowie die Bericht-URL ein. Klicken Sie auf „Weiter“.
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7. Ordnen Sie die Bezeichnungen aus Ihrer .csv-Datei den entsprechenden Feldern in Awardco zu.
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8. Sie können auch weitere Bezeichnungen als Metadaten hinzufügen, indem Sie die Schaltfläche „Metadaten hinzufügen“ unten auf der Seite verwenden. Bezeichnungen, die Sie zuvor verwendet haben, können ebenfalls als Metadatenfelder hinzugefügt werden.
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9. Klicken Sie auf „Speichern“.
10. Schließen Sie die Konfiguration ab.

Integrationsstatus: Solange dieser als „verbunden“ angezeigt wird, wird der Import ausgeführt. Klicken Sie auf „Trennen“, wenn Sie zukünftige Importe stoppen möchten.

Manueller Import: Klicken Sie hier, um den Import auszuführen und die Datei sofort zu verarbeiten.

CSV-Einstellungen: Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um zum Bildschirm zurückzukehren, auf dem Sie Bezeichnungen zuordnen oder Metadaten hinzufügen können.

Verbindungseinstellungen

Hier können Sie Benutzername, Passwort und Bericht-URL bearbeiten, falls sich diese Informationen ändern.

Frequenz: Wählen Sie aus, wie oft der Import stattfinden soll. Er wird in der Nacht nach der Einstellung der Frequenz ausgeführt und folgt diesem Zeitplan. Wenn Sie z. B. an einem Montag einrichten und wöchentlich wählen, läuft der Import jeden Montagabend/frühen Dienstagmorgen (je nach Zeitzone).

Erweiterte Einstellungen

Bitte wenden Sie sich an Ihren Implementierungsberater oder Customer Success Manager, um Unterstützung bei diesen Einstellungen zu erhalten:

• Archivieren: Wenn Sie dies auf „Ja“ setzen, werden Benutzer in Awardco archiviert, die nicht in der importierten Datei enthalten sind.
• E-Mail-Überschreibung: Wenn auf „Ja“ gesetzt, ersetzt dies die E-Mail-Adressen der Benutzer in Awardco durch die E-Mail-Adressen aus der .csv-Datei.
• Sprachüberschreibung: Wenn auf „Ja“ gesetzt, ersetzt dies die Sprachen der Benutzer in Awardco durch die Sprache aus der .csv-Datei.
• Passwortüberschreibung: Damit können Sie Benutzerpasswörter ersetzen. „Alle“ überschreibt alle Benutzerpasswörter. „Noch nicht angemeldet“ überschreibt nur Passwörter von Benutzern, die sich noch nie angemeldet haben.
• Nicht archivieren: Hier können Sie Mitarbeiter-IDs von Benutzern auflisten, die immer aktiv in Awardco bleiben sollen, auch wenn sie nicht in der .csv-Datei enthalten sind.
• Genehmiger-Zuordnungen: Dies wird verwendet, um Genehmigungsüberschreibungen für Anerkennungsprogramme zu aktualisieren. Kontaktieren Sie Ihren Implementierungsberater oder Customer Success Manager, um dies einzurichten.

Vergleich der Workday HRIS-Integrationen

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.