Konfigurieren Sie die Workday Anytime Feedback-Integration, um einen nahtlosen Fluss von Anerkennungsdaten zwischen Awardco und Workday sicherzustellen. Durch das Abschließen dieser Schritte wird der administrative Aufwand reduziert und gewährleistet, dass wirkungsvolle Anerkennungen genau und sicher in Workday erfasst werden. Diese Ressource dient als Ihr endgültiger Leitfaden, um die Lücke zwischen täglicher Anerkennung und formellem Leistungsmanagement zu schließen.
Was bewirkt die Integration?
Anerkennungen werden automatisch von Awardco an Workday gesendet und als Mitarbeiter-"Feedback" protokolliert, um in Manager-1:1-Gesprächen, Leistungsbeurteilungen usw. verwendet zu werden.
Einrichtung der Integration
Erstellen eines Integration System Users (ISU)
Sie benötigen einen ISU, um den Bericht zu besitzen und auszuführen:
- Gehen Sie zur Workday-Suchleiste und geben Sie „Integration System User erstellen“ ein, klicken Sie dann auf die Aufgabe.
- Erstellen Sie einen Benutzernamen.
- Es ist ratsam, den ISU-Benutzernamen mit „ISU_“ zu beginnen (zum Beispiel ISU_Awardco).
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Passwort stark ist und den Best Practices von Workday entspricht. (Sie können es später bei Bedarf ändern.) Um das Passwort zu ändern:
- Suchen Sie Ihren ISU in der Suchleiste.
- Stellen Sie sicher, dass die Suchkategorie „Gesamtes Workday“ ist.
- Klicken Sie auf Ihren ISU, und auf der Seite „Workday-Konto anzeigen“ gehen Sie zu „Verwandte Aktionen“, fahren Sie mit der Maus über „Sicherheitsprofil“ und klicken Sie auf „Workday-Konto bearbeiten“.
- Aktivieren Sie das Kästchen „Keine UI-Sitzungen zulassen“ (dies verhindert, dass sich jemand mit den ISU-Anmeldedaten bei Workday anmeldet, aber der ISU kann weiterhin Webservices und Integrationen verwenden).
- Klicken Sie auf „OK“.
Erstellen einer Sicherheitsgruppe für ISU-/Berichtszugriff
Als nächstes erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe, der Sie den ISU zuweisen:
- Geben Sie in der Suchleiste „Sicherheitsgruppe erstellen“ ein und klicken Sie auf die Aufgabe.
- Wählen Sie bei „Typ der mandantenfähigen Sicherheitsgruppe“ „Integration System Security Group (Unconstrained)“ aus.
- Benennen Sie die Sicherheitsgruppe. Es ist bewährte Praxis, „ISSG“ im Namen zu verwenden (zum Beispiel ISSG_Awardco).
- Klicken Sie auf „OK“.
- Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm unter „Integration System Users“ den gerade erstellten ISU aus und klicken Sie auf „OK“.
Zuweisen von Domänen zur Sicherheitsgruppe
- Führen Sie die Aufgabe „Berechtigungen für Sicherheitsgruppe verwalten“ aus und suchen Sie die gerade erstellte Sicherheitsgruppe.
- Klicken Sie im Tab „Domain Security Policy Permissions“ auf das Pluszeichen, um eine Domain Security Policy Permission hinzuzufügen. Fügen Sie im Abschnitt „View/Modify Access“ „View and Modify Access“ hinzu. Im Abschnitt „Domain Security Policy“ fügen Sie „Worker Data: Anytime Feedback“ hinzu. Dies erlaubt Awardco den Zugriff auf Anytime Feedback. Siehe Screenshot unten:
- Drücken Sie „OK“ und dann „Fertig“, um Ihre Änderungen an der Richtlinie zu bestätigen.
- Fügen Sie die Sicherheitsgruppe der Business Process Security Policy hinzu:
- Gehen Sie zur Suchleiste und suchen Sie „Business Process Security Policy bearbeiten“.
- Wählen Sie „Feedback geben“ aus.
- Fügen Sie unter „Initiierende Aktion: Feedback geben (Web Service)“ und „Alle anzeigen“ Ihre neu erstellte Sicherheitsgruppe zu „Sicherheitsgruppen“ hinzu.
- Fügen Sie unter „Wer Aktionen am gesamten Geschäftsprozess ausführen kann“ Ihre neu erstellte Sicherheitsgruppe zu „Sicherheitsgruppen“ hinzu.
- Klicken Sie auf „OK“ und dann „Fertig“, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
- Aktivieren Sie ausstehende Sicherheitsrichtlinien-Updates:
- Suchen Sie in der Suchleiste nach „Ausstehende Sicherheitsrichtlinienänderungen aktivieren“.
- Fügen Sie Ihren Kommentar zur Änderung hinzu.
- Wählen Sie „OK“.
- Aktivieren Sie das Bestätigungsfeld und wählen Sie „OK“.
- Führen Sie die Aufgabe „API-Client für Integrationen registrieren“ im Workday-Mandanten mit folgenden Feldern aus:
- Client-Name: Awardco_Feedback
- Nicht ablaufende Refresh Tokens: aktiviert.
- Umfang: Mitarbeiterprofil und Fähigkeiten, Leistungsförderung
- Notieren Sie sich folgende Werte:
- Client-ID
- Client-Geheimnis
- Diese Werte werden später in der Awardco-Plattform eingegeben.
- Ermitteln Sie den SOAP API-Endpunkt:
- Führen Sie die Aufgabe „Öffentliche Webservices“ aus
- Suchen Sie in der Liste nach „Talent (Öffentlich)“ (Strg/Cmd+F)
- Wählen Sie im Ellipsenmenü „Web Service“ und dann „WSDL anzeigen“
- Suchen Sie mit Strg/Cmd+F nach „soapbind:address location“; die URL steht nach dem Gleichheitszeichen in Anführungszeichen
- Führen Sie die Aufgabe „API-Clients anzeigen“ in Workday aus.
- Notieren Sie sich den „Token-Endpunkt“ oben auf der Seite.
- Gehen Sie zum Tab „API-Client für Integrationen“.
- Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü neben Ihrem API-Client, wählen Sie „API-Client“ und dann „Refresh Tokens für Integration verwalten“.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Workday-Konto“ Ihren zuvor erstellten ISU aus.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Neues Refresh Token generieren“ und klicken Sie dann auf „OK“.
- Notieren Sie das generierte Refresh Token und kopieren Sie es in Awardco.
Erstellen eines Abzeichens für Awardco Feedback
In Workday kann ein spezielles Abzeichen erstellt werden, das Awardco verwendet, damit Sie erkennen können, welche Feedback-Elemente aus Anerkennungen stammen.
Abzeichen finden und erstellen
Führen Sie die Aufgabe „Feedback-Abzeichen anzeigen“ in Workday aus.
Hier sehen Sie eine Liste aller vorhandenen Feedback-Abzeichen.
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Abzeichen für Awardco erstellen möchten, führen Sie die Aufgabe „Feedback-Abzeichen verwalten“ aus.
Klicken Sie oben links auf das „+“-Symbol, geben Sie einen Namen ein und wählen Sie ein Symbol aus.
Ihr Abzeichen wird dann in der Liste angezeigt!
Um die Abzeichen-ID zu erhalten, die Sie in Awardco eingeben, klicken Sie unter dem Abzeichennamen auf die drei Punkte, dann auf „Integrations-IDs“ und anschließend auf „IDs anzeigen“.
Die ID, die Sie Awardco bereitstellen, ist die Feedback_Badge_ID in der ID-Spalte, NICHT die Workday-ID.
Workday-Registrierung in Awardco
Jetzt können Sie den Registrierungsprozess innerhalb der Awardco-Plattform abschließen.
- Melden Sie sich bei Ihrem Awardco-Konto an.
- Klicken Sie unten im linken Navigationsmenü auf die Schaltfläche „Admin“.
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü „Plattform“, „Integrationen“ und „Integrationsbibliothek“ aus.
- Suchen und wählen Sie „Workday Feedback“ aus.
- Klicken Sie auf „Einrichtung beginnen“.
- Falls noch nicht geschehen, folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt „Erstellen eines Integration System User (ISU)-Kontos“, um ein spezifisches ISU-Konto für Awardco zu erstellen. Falls bereits vorhanden, klicken Sie auf „Weiter“.
- Falls Awardco noch nicht als API-Client für Integration in Workday registriert ist, folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt „Registrierung von Awardco als API-Client in Workday“. Falls bereits registriert, klicken Sie auf „Weiter“.
- Geben Sie die Client-ID und das Client-Geheimnis in die entsprechenden Felder ein. Diese Informationen wurden von Workday bereitgestellt und befinden sich unten auf der Seite „API-Client für Integrationen registrieren“. Klicken Sie auf „Weiter“.
- Hinweis: Wenn die Client-ID oder das Geheimnis falsch eingegeben wurden, müssen Sie ein neues Client-Geheimnis generieren. Siehe FAQ-Bereich dieses Dokuments, falls Sie ein neues Client-Geheimnis generieren müssen.
- Falls noch nicht geschehen, folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt „SOAP API-Endpunkt ermitteln“, um Ihren SOAP API-Endpunkt zu finden. Falls bereits geschehen, klicken Sie auf „Weiter“.
- Falls noch nicht geschehen, finden Sie Ihren Token-Endpunkt, indem Sie die Aufgabe „API-Clients anzeigen“ in Workday ausführen und den Token-Endpunkt oben auf der Seite notieren. Falls bereits geschehen, klicken Sie auf „Weiter“.
- Geben Sie das Refresh Token ein. Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie diesen Wert finden, siehe den Schritt „Refresh Tokens für Integration verwalten“ in diesem Support-Artikel. Klicken Sie auf „Weiter“.
- Klicken Sie auf dem Bildschirm „Verbindung erfolgreich“ auf „Weiter“.
- Geben Sie die Workday-Abzeichen-ID ein. Dieser Schritt ist optional. Wenn Sie diesen Schritt überspringen und später ein Abzeichen hinzufügen möchten, können Sie nach der Einrichtung zur Seite mit den allgemeinen Einstellungen der Integration zurückkehren, um die Abzeichen-ID einzugeben. Um Ihre Abzeichen-ID zu finden, siehe den Abschnitt „Erstellen eines Abzeichens für Awardco Feedback“ in diesem Support-Artikel. Klicken Sie auf „Weiter“.
- Wählen Sie das gewünschte(n) Programm(e) aus. Das Dropdown-Menü zeigt Ihre Anerkennungsprogramme und deren Programm-IDs an. Nur Anerkennungen aus den ausgewählten Programmen werden an Workday gesendet. Sie können dies später auf der Seite mit den allgemeinen Einstellungen der Integration anpassen. Klicken Sie auf „Einrichtung abschließen“.
- Hinweis: Automatisierte Programme für Dienstjubiläen, Geburtstage und Onboarding können nicht über diese Integration als Feedback gesendet werden.
Seite mit allgemeinen Einstellungen
Nachdem die Workday Feedback-Integration eingerichtet ist, haben Sie Zugriff auf die „Allgemeinen Einstellungen“ der Integration.
- Exporte pausieren: Stoppt alle Exporte. Setzen Sie die Exporte durch erneutes Klicken der Schaltfläche fort.
- Workday-Abzeichen-ID (optional): Dieses Abzeichen wird in Workday mit den von Awardco gesendeten Feedback-Elementen verknüpft.
- Eingeschlossene Programme: Das Dropdown-Menü zeigt Ihre Anerkennungsprogramme und deren Programm-IDs an. Die Integration sendet nur Anerkennungen aus den ausgewählten Programmen an Workday.
- Schlüsselwortausschlüsse: Geben Sie Wörter durch Komma getrennt ein. Wenn eines dieser Wörter in einer Anerkennung enthalten ist, wird die Anerkennung nicht an Workday gesendet.
- API-Client aktualisieren: Wenn Sie Zugangsdaten aktualisieren müssen, die Sie während der Einrichtung eingegeben haben, führt Sie diese Schaltfläche zurück durch den Einrichtungsprozess.
- Löschen: Löscht Ihre Integrationsverbindung. Sie können die Verbindung jederzeit wiederherstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Einrichtung beginnen“ klicken.
FAQ
F: Wie lange dauert es, bis Anerkennungen als Feedback in Workday angezeigt werden?
- A: Die Integration führt täglich gegen 4 Uhr MST eine Synchronisierung durch.
F: Was ist der Vorteil einer Workday Certified Native Integration?
- A: Die Workday Certified-Auszeichnung wird durch einen strengen Prozess erreicht, der Sicherheitsprüfungen, Compliance-Audits und Kundeninterviews umfasst. Dieser Status zeigt, dass Awardco konform und sicher ist, was Sicherheits- und IT-Prüfungen beschleunigt, da Workday die Integration bereits genehmigt hat. Außerdem legitimiert es Awardco als wichtigen Partner von Workday.
F: Was ist der Unterschied zwischen der alten Workday Feedback-Integration und dieser neuen?
- A: Die neue Workday Feedback-Integration ist eine Workday Certified Native Integration, was ein großes Upgrade darstellt. Die wichtigsten Unterschiede sind:
- Zertifizierter Status: Von Workday auf Sicherheit und Compliance getestet und zertifiziert.
- Geschwindigkeit & Kosten: Diese Integration ist kostenlos, self-service und dauert nur 10-30 Minuten zur Bereitstellung. Die alte Version war nicht self-service und mit Gebühren verbunden.
F: Ich habe bereits einen ISU für die Workday-Benutzerdatenimport-Integration erstellt. Muss ich einen weiteren für die Workday Feedback-Integration erstellen?
- A: Die ISU-Berechtigungen zwischen den Integrationen sind ähnlich, aber es gibt einige Unterschiede. Sie können denselben ISU verwenden, indem Sie die Berechtigungen anpassen, wir empfehlen jedoch, von Grund auf neu zu beginnen und einen komplett neuen ISU für diese Integration zu erstellen, um keine Einrichtungsschritte zu verpassen.
F: Ich habe das Client-Geheimnis während der Registrierung falsch kopiert. Was soll ich tun?
- A: Das Client-Geheimnis kann nach der Erstellung nur einmal eingesehen werden. Wenn Sie es falsch kopiert haben, müssen Sie ein neues Client-Geheimnis generieren, das das vorherige ungültig macht. Um ein neues Geheimnis zu generieren:
- Führen Sie die Aufgabe „API-Clients anzeigen“ in Workday aus.
- Wechseln Sie zum Tab „API-Clients für Integrationen“.
- Suchen Sie Ihren Client in der Liste und fahren Sie mit der Maus über die Ellipse.
- Wählen Sie die Option „Neues Client-Geheimnis generieren“.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Bestätigen“ und klicken Sie auf „OK“.
- Das neue Client-Geheimnis wird auf dem folgenden Bildschirm angezeigt.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.