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Automatische Aktualisierung der Teilnehmerlisten für Umfragen

Aktualisiert

Erfahren Sie, wie Sie die Einstellung „Teilnehmerliste automatisch aktualisieren“ verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Umfragedaten stets genau Ihrer Organisationsstruktur entsprechen und gleichzeitig neue Mitarbeiter nahtlos in Ihre Ergebnisse einbezogen werden.

 

  1. Was die automatische Aktualisierung bewirkt
  2. Wann die automatische Aktualisierung verwendet werden sollte
  3. Wie man die Einstellungen für die automatische Aktualisierung ändert
  4. Was passiert, wenn die automatische Aktualisierung deaktiviert ist
  5. Was passiert, wenn die automatische Aktualisierung aktiviert ist
  6. Auswirkungen und „Fallstricke“ der automatischen Aktualisierung
  7. FAQ

 

Was die automatische Aktualisierung bewirkt

Die Einstellung „Teilnehmerliste automatisch aktualisieren“ steuert, ob Ihre Umfrageteilnehmerliste während der laufenden Umfrage gesperrt bleibt oder automatisch aktualisiert wird.

  • Wenn die Liste gesperrt ist, werden nur die Personen und Metadaten (Manager, Abteilung usw.) vom Startzeitpunkt in Ihren Ergebnissen verwendet.
  • Wenn die Liste automatisch aktualisiert wird, können neue Personen, die zu Ihrer Benutzerdatei hinzugefügt werden (oder durch Ihre Regeln Zugriff erhalten), die Umfrage sehen und daran teilnehmen, während sie noch geöffnet ist.

Dies gilt für:

Standardmäßig sind Teilnehmerlisten bei Umfragestart gesperrt. Dies stellt sicher, dass die Metadaten und die Hierarchie während des gesamten Umfragezeitraums unverändert bleiben. Für ein Engagement-Programm bedeutet dies, dass selbst wenn Sie die Abteilung wechseln oder den Manager ändern, die Ergebnisse stets die Hierarchie zum Startdatum widerspiegeln.

 

Wann die automatische Aktualisierung verwendet werden sollte

Verwenden Sie eine gesperrte Liste (automatische Aktualisierung aus), wenn:

  • Sie möchten, dass die Ergebnisse genau der Organisationsstruktur am Starttag entsprechen.
    • Zum Beispiel große jährliche Engagement-Umfragen

Verwenden Sie eine automatisch aktualisierte Liste (automatische Aktualisierung ein), wenn:

  • Neueinstellungen oder neu berechtigte Mitarbeiter während der Laufzeit der Umfrage teilnehmen sollen.
  • Ihre Umfrage eher „immer aktiv“ ist und Sie weniger Wert auf eine einzelne eingefrorene Momentaufnahme legen.
    • Zum Beispiel eine immer aktive anonyme HR-Feedback-Umfrage („Teilen Sie Feedback mit HR“).

 

Wie man die Einstellungen für die automatische Aktualisierung ändert

Folgen Sie diesen Schritten, um die Einstellung „Teilnehmerliste automatisch aktualisieren“ für eine Umfrage zu finden und anzupassen:

  1. Melden Sie sich bei Ihrer Anerkennungsplattform an.
  2. Wählen Sie im linken Navigationsmenü unter „Engagement“ den Punkt „Umfragen“ aus.

 

 

  1. Klicken Sie bei der gewünschten Umfrage auf „Bearbeiten“.
  2. Gehen Sie zum Tab „Teilnehmer & Belohnung“.
  3. Scrollen Sie nach unten zu den „Erweiterten Einstellungen“.
  4. Aktivieren Sie „Teilnehmerliste automatisch aktualisieren“, um den Umfragezugang automatisch zu aktualisieren, wenn neue oder bestehende Benutzer zur Teilnehmer-Metadatengruppe hinzugefügt oder daraus entfernt werden – auch nach der Veröffentlichung.
  5. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, wenn Sie fertig sind.

 

 

Was passiert, wenn die automatische Aktualisierung deaktiviert ist

Wenn die automatische Aktualisierung der Teilnehmerliste deaktiviert ist, wird die Teilnehmerliste standardmäßig beim Start gesperrt.

Das bedeutet:

  • Die Personen auf der Liste ändern sich während der Umfrage nicht.
  • Die Manager- und Abteilungsinformationen in Ihren Umfrageergebnissen bleiben an die Struktur zum Startdatum gebunden, auch wenn jemand während der Umfrage das Team wechselt oder einen neuen Manager bekommt.

 

Besondere Fälle, wenn die automatische Aktualisierung deaktiviert ist

Für Umfragen ohne Enddatum:

  • Die Hierarchie (wer wem berichtet, in welcher Abteilung Personen sind) wird zu Beginn jedes Monats zurückgesetzt.
  • Zu Beginn des Monats:
    • Wird die Hierarchie für diese Gruppe erneut gesperrt.
    • Neue berechtigte Personen können ab diesem Monat die Umfrage sehen.

Für fortlaufende Pulse-Umfragen:

  • Die Hierarchie wird zu Beginn jedes neuen Pulse-Zyklus zurückgesetzt.
  • Zum Beispiel, wenn Sie alle zwei Monate vier Fragen versenden, gilt nach Ablauf dieses Zyklus:
    • Die Hierarchie wird zurückgesetzt.
    • Neu berechtigte Personen können zu Beginn des nächsten Zyklus Zugriff erhalten.

 

Was passiert, wenn die automatische Aktualisierung aktiviert ist

Wenn die automatische Aktualisierung der Teilnehmerliste aktiviert ist, verhält sich die Umfrage wie folgt:

  • Wenn Ihr Umfrageteilnehmerkreis auf Metadaten basiert (wie Abteilung, Standort oder Manager) oder für „alle“ offen ist:
    • Können neu qualifizierte Personen (z. B. Neueinstellungen oder neue Abteilungen) während der offenen Umfrage Zugriff erhalten.
  • Diese neuen Personen können die Umfrage sehen und daran teilnehmen, sobald ihre Benutzerinformationen aktualisiert sind.

 

Wichtiges Verhalten bei vertraulichen oder nicht anonymen Umfragen

Bei vertraulichen und nicht anonymen Umfragen:

  • Wenn eine Person während des laufenden Umfragezeitraums Zugriff erhält und antwortet:
    • Werden ihre Antworten nur in den unternehmensweiten aggregierten Ergebnissen berücksichtigt.
    • Ihre Antworten erscheinen nicht in Manageransichten oder gefilterten Auswertungen (z. B. nach Abteilung oder Standort).

Dies schützt sensible Daten, wenn nur wenige neue Antworten einer Gruppe zugeordnet sind.

 

Auswirkungen und „Fallstricke“ der automatischen Aktualisierung

Wenn die automatische Aktualisierung deaktiviert ist

  • Gut für: saubere Vergleiche über die Zeit (gleiche Struktur von Start bis Ende).
  • Achten Sie auf:
    • Personen, die während der Umfrage das Team oder den Manager wechseln, erscheinen in den Ergebnissen weiterhin unter ihrem alten Team.
    • Neueinstellungen während der Umfrage können die Umfrage erst sehen, wenn:
      • Der nächste Monat beginnt (bei Umfragen ohne Enddatum), oder
      • Der nächste Pulse-Zyklus startet (bei Pulse-Umfragen).

 

Wenn die automatische Aktualisierung aktiviert ist

  • Gut für: möglichst viele Personen in die Umfrage einzubeziehen, einschließlich neuer Mitarbeiter.
  • Achten Sie auf:
    • Bei vertraulichen und nicht anonymen Umfragen erscheinen neu hinzugefügte Personen während der Umfrage:
      • Nur in den unternehmensweiten Ergebnissen.
      • Nicht in kleineren Gruppenauswertungen (nach Manager, Abteilung usw.).

 

FAQ

  • F: Ändert das Aktivieren der automatischen Aktualisierung frühere Ergebnisse?
    • A: Im Allgemeinen nicht. Es beeinflusst hauptsächlich, wer während der laufenden Umfrage teilnehmen kann und wie Ergebnisse gruppiert werden. Bei offenen Umfragen können sich Textantworten einer Person, deren Metadaten (wie Manager oder Abteilung) sich später ändern, unter der neuen Gruppe anzeigen lassen, wenn nach diesem Feld gefiltert wird.
  • F: Ich möchte „saubere“ Engagement-Umfragedaten über die Jahre hinweg. Welche Einstellung soll ich verwenden?
    • A: Lassen Sie die automatische Aktualisierung aus, damit Ihre Teilnehmerliste und Hierarchie an das Startdatum gebunden bleiben. Das sorgt für eine stabile Struktur bei Berichten und Vergleichen.
  • F: Ich möchte, dass neue Mitarbeiter eine lang laufende Umfrage sofort nach Eintritt beantworten. Was soll ich tun?
    • A: Schalten Sie die automatische Aktualisierung ein, damit neue berechtigte Benutzer die Umfrage sehen und beantworten können, ohne auf den nächsten Monat oder Zyklus warten zu müssen.
  • F: Warum erscheinen manche neue Teilnehmer nicht in den Ansichten für Manager oder Abteilungen?
    • A: Bei vertraulichen und nicht anonymen Umfragen mit aktivierter automatischer Aktualisierung werden neu hinzukommende Personen nur in den unternehmensweiten Gesamtergebnissen gezählt, nicht in gefilterten oder Manager-Ebenen-Ansichten.





 

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