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Abrechnungsseite

Aktualisiert

Als Administrator ermöglicht Ihnen die Abrechnungsseite, Einzahlungen auf das Einlösekonto per Kreditkarte oder ACH vorzunehmen, um rechtzeitige Einlösungen durch Mitarbeiter sicherzustellen. Diese Anleitung behandelt die Navigation auf der Abrechnungsseite, das Hinzufügen und Verifizieren von Zahlungsmethoden, das Tätigen von Einzahlungen, den Umgang mit Rechnungen und das Festlegen von Benutzerzugriffen. Um die Abrechnungsseite in Ihrem Admin-Portal zu aktivieren, wenden Sie sich an Ihren Awardco-Ansprechpartner.

 

  1. Zur Abrechnungsseite navigieren
  2. Hinzufügen einer Zahlungsmethode
  3. Verifizieren einer Zahlungsmethode
  4. Einzahlung per Debit-/Kreditkarte vornehmen
  5. Einzahlung per ACH-Zahlung vornehmen
  6. Rechnung anfordern
  7. Generierte Rechnungen anzeigen
  8. Bestimmen, wer Zugriff auf die Abrechnungsseite hat
  9. FAQ

 

Zur Abrechnungsseite navigieren

Folgen Sie diesen Schritten, um die Abrechnungsseite zu öffnen:

  1. Melden Sie sich in Ihrem Konto an.
  2. Wählen Sie auf der Startseite die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü.
  3. Wählen Sie „Finanzen“ und dann „Abrechnung“ im linken Navigationsmenü aus.

 

 

Hinzufügen einer Zahlungsmethode

So fügen Sie eine Zahlungsmethode hinzu:

  1. Gehen Sie zum Tab „Zahlungsmethoden“ und klicken Sie auf „Zahlungsmethode hinzufügen“.

 

 

Für Debit-/Kreditkarte:

  • Geben Sie die Kartennummer, das Ablaufdatum, die CVC-Nummer, das Abrechnungsland und die Postleitzahl ein.
  • Aktivieren Sie das Zustimmungsfeld und klicken Sie auf „Zahlungsmethode speichern“.

 

 

Für ACH (Bankkonto)-Zahlungen:

  • Wechseln Sie zu „Bankkonto“.
  • Geben Sie den vollständigen Namen des Kontoinhabers, den Kontotyp (Firma oder Privat), die E-Mail-Adresse sowie Routing- und Kontonummer ein.
  • Aktivieren Sie die Zustimmungsfelder und klicken Sie auf „Zahlungsmethode speichern“.

 

 

Verifizieren einer Zahlungsmethode

Nach dem Hinzufügen einer Zahlungsmethode muss diese von Ihrer Bank oder Kredit-/Debitkartengesellschaft verifiziert werden. So verifizieren Sie sie:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Zahlungsmethode und wählen Sie „Verifizieren“.
     

     
     

  2. Ihr Konto wird über eine der zwei Methoden verifiziert:
    • Mikroeinzahlungen: Bestätigen Sie die Beträge von zwei kleinen Einzahlungen auf Ihr Konto.

    • Verifizierungscode: Bestätigen Sie einen Code, der in der Beschreibung einer $0,01-Einzahlung auf Ihr Konto zu finden ist.



       

  3. Nachdem Sie die Verifizierungsinformationen eingegeben haben, klicken Sie auf „Konto verifizieren“.

 

Einzahlung per Debit-/Kreditkarte vornehmen

So zahlen Sie Geld mit einer Debit- oder Kreditkarte ein:

  1. Klicken Sie auf „Geld hinzufügen“ und geben Sie den Einzahlungsbetrag ein.
     


     

  2. Wählen Sie „Karte“ als Zahlungsmethode.
  3. Geben Sie eine E-Mail-Adresse für die Bestätigung der Einzahlung ein und fügen Sie eine Notiz mit dem Grund der Einzahlung hinzu.
  4. Überprüfen Sie die Zahlungsübersicht. Einzahlungen per Debit-/Kreditkarte beinhalten eine variable Bearbeitungsgebühr
    • 0–499,99 $ = 5 % Gebühr
    • 500–999,99 $ = 4 % Gebühr
    • 1.000 $+ = 3 % Gebühr

  5. Klicken Sie auf „Weiter“.
     


     

  6. Bestätigen Sie den CVC Ihrer Karte und wählen Sie „Zahlung verarbeiten“.
     

 

Die Zahlungsübermittlung wird unter dem Tab „Verarbeitet“ auf der Abrechnungsseite angezeigt.

 

Einzahlung per ACH-Zahlung vornehmen

So tätigen Sie eine Einzahlung per ACH (Bankzahlung):

  1. Klicken Sie auf „Geld hinzufügen“ und geben Sie den Einzahlungsbetrag ein.
  2. Wählen Sie „Bankkonto“ als Zahlungsmethode.
  3. Geben Sie eine E-Mail-Adresse für die Bestätigung an und fügen Sie eine Notiz mit dem Zweck der Einzahlung hinzu.
  4. Überprüfen Sie die Zahlungsübersicht und klicken Sie auf „Zahlung verarbeiten“.

 

 

Die Zahlungsübermittlung wird unter dem Tab „Ausstehend“ auf der Abrechnungsseite angezeigt. ACH-Zahlungen benötigen 3 bis 5 Werktage zur Bearbeitung.

 

 

Rechnung anfordern

Um zusätzliche Mittel auf Ihr Einlösekonto einzuzahlen oder ein großes Programm vorzufinanzieren, verwenden Sie die Funktion „Rechnung anfordern“ auf der Abrechnungsseite. Folgen Sie diesen Schritten, um eine Rechnung anzufordern:

  1. Navigieren Sie zum Tab „Rechnungen“ und klicken Sie auf „Rechnung anfordern“.

     

     

  2. Geben Sie den gewünschten Rechnungsbetrag ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  3. Geben Sie an, ob die Rechnung zur Vorfinanzierung eines Programms/Budgets/Metadaten-Gruppen dient:
    • Falls ja, wählen Sie die Kriterien für das Programm/Budget/Metadaten aus, die Sie vorfinanzieren möchten.
  4. Geben Sie die erforderlichen Details an:
    • E-Mail-Adresse: An diese wird die Rechnungsbestätigung gesendet.
    • Bestellnummer (PO-Nummer): Dies ist üblicherweise eine interne oder eindeutige Kennung Ihrer Organisation.
    • Notiz: Fügen Sie relevante Informationen oder den Grund für die Rechnungsanforderung hinzu.
  5. Überprüfen Sie die Zahlungsübersicht und klicken Sie auf „Anfrage absenden“. Eine Bestätigung wird angezeigt, die Sie darüber informiert, dass Ihre Anfrage erfolgreich übermittelt wurde. Angeforderte Rechnungen werden innerhalb von 24–48 Werktunden nach Einreichung versendet. 

 

 

Generierte Rechnungen anzeigen

So zeigen Sie frühere Rechnungen an:

  1. Gehen Sie zum Tab „Rechnungen“, um alle zuvor generierten Rechnungen mit Datum der Anforderung, Typ, Betrag und Status zu sehen.
  2. Klicken Sie auf den Rechnungsnamen, um sie als PDF herunterzuladen.
  3. Um weitere Details anzuzeigen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Rechnung und wählen Sie „Rechnung anzeigen“.
  4. Wenn Sie eine Rechnung per Debit-/Kreditkarte oder ACH bezahlen möchten, klicken Sie auf „Rechnung bezahlen“. 

 

Bestimmen, wer Zugriff auf die Abrechnungsseite hat

Verwalten Sie den Zugriff und die Bearbeitung der Abrechnungsseite über die Funktion Rollen und Berechtigungen:

  • Super-Admins: Standardmäßig haben Super-Admins vollen Zugriff auf alle Plattformberechtigungen.
  • Andere Benutzer: Wenn bestimmte Benutzer (z. B. aus der Finanzabteilung) Zugriff auf die Abrechnungsseite erhalten sollen, wird empfohlen, eine separate Rolle zu erstellen. Weisen Sie diese Rolle in den Rolleneinstellungen zu und gewähren Sie folgende Berechtigungen in den Berechtigungseinstellungen:
    • Abrechnung
    • Finanzübersicht anzeigen
    • Punkteübersicht anzeigen 

 

 

FAQ

  • Was ist ein Einlösekonto? Wie wird es verbucht?
    • Dieses nicht verzinsliche Konto hält Kundengelder für Mitarbeitereinlösungen. Awardco verbucht diese Gelder als Verbindlichkeiten bis zur Einlösung. Kunden sollten Einzahlungen als vorausbezahlte Vermögenswerte behandeln und sie bei Einlösung als Aufwand verbuchen. Verwenden Sie die Berichte „Ausgegebene Gelder“ und „Einlösekonto“ zur Abstimmung. Details finden Sie unter Ihr Konto finanzieren.
  • Was sind Finanzierungsanfrage-Rechnungen?
    • Dies sind periodische Empfehlungen, keine Rechnungen, die die geschätzten Mittel für zukünftige Einlösungen vorschlagen, um Unterbrechungen zu vermeiden. Obwohl sie für einige Kunden als „Rechnungen“ bezeichnet werden, um deren Zahlungspräferenzen zu entsprechen, sind sie keine Zahlungsaufforderungen. Es wird empfohlen, stets ein positives Guthaben auf dem Einlösekonto zu halten, um reibungslose Einlösungen zu gewährleisten. Kunden können auch ohne Rechnungseinreichung Gelder einzahlen.
  • Wie zahle ich Geld auf mein Einlösekonto ein?
    • Administratoren können per Kreditkarte oder ACH auf der Abrechnungsseite ( Admin → Finanzen → Abrechnung) einzahlen. Zuerst müssen Sie eine Zahlungsmethode hinzufügen und verifizieren.
  • Wie kann ich eine Rechnung anfordern, um Geld einzuzahlen?
    • Gehen Sie auf der Abrechnungsseite zum Tab „Rechnungen“ und klicken Sie auf „Rechnung anfordern“. Geben Sie den Betrag ein, geben Sie an, ob es sich um eine Vorfinanzierung handelt (und wählen Sie die Kriterien aus), geben Sie Ihre E-Mail und ggf. die PO-Nummer ein, fügen Sie Notizen hinzu und senden Sie die Anfrage ab. Rechnungen werden in der Regel innerhalb von 24–48 Werktunden versendet.

 

 

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.