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Automatisches Budget-Aufladen

Aktualisiert

Automatisches Budget-Aufladen ist eine Funktion, die entwickelt wurde, um Budgetpunkte automatisch nach einem wiederkehrenden Zeitplan aufzufüllen. Dieses Tool gewährleistet eine konstante Budgetfinanzierung ohne manuelles Eingreifen, spart Zeit und vereinfacht die Verwaltung der Anerkennungsplattform. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie auf das Tool für automatisches Budget-Aufladen zugreifen, dessen Einstellungen konfigurieren, Regeln erstellen und verwalten sowie häufige Probleme beheben können.

 

  1. Hinzufügen einer Regel
  2. Verwalten von Regeln
  3. Fehler
  4. FAQs

 

Hinzufügen einer Regel

  1. Wählen Sie auf der Startseite die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü aus.
  2. Klicken Sie auf „Finanzen“ und dann auf „Budgets“.
  3. Klicken Sie auf den Tab „Auto-Reload-Regeln“ oberhalb des Umschalters Aktiv-Archiv. Hier sehen Sie eine Liste aller erstellten Auto-Reload-Regeln mit deren IDs.
  4. Klicken Sie auf „Regel hinzufügen“, um den Einrichtungsprozess der Regel zu starten.

 

 

Rhythmus

Konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen im Abschnitt Rhythmus:

  • Benennen Sie die Auto-Reload-Regel. Wählen Sie einen beschreibenden Namen für eine einfache Identifikation.
  • Wählen Sie die Häufigkeit des Aufladens. Optionen sind wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich.
  • Wählen Sie das Startdatum für das erste Budget-Aufladen. Das voraussichtliche Datum für das nächste automatische Aufladen wird neben dem Datumsauswahlfeld angezeigt.
  • Wählen Sie die Uhrzeit und die Zeitzone für das Aufladen aus.
  • Klicken Sie auf „Weiter“.

  

 

Punkte

Passen Sie die folgenden Einstellungen im Abschnitt Punkte an:

  • Wählen Sie eine Auflademethode:
    • Fester Betrag: Bei jedem Aufladen wird eine feste Anzahl von Punkten hinzugefügt.
    • Kopfzahl: Punkte werden basierend auf der Anzahl der Personen berechnet, die mit einem Budget verbunden sind, und zwar mit einer der folgenden Methoden:
      • Manager-Budgetgruppe: Punkte werden basierend auf der Anzahl der direkten Untergebenen des Managers berechnet.
        • Beispiel: Bei einer Regel von 100 Punkten pro direktem Untergebenen pro Monat erhält ein Manager mit 3 direkten Untergebenen 300 Punkte pro Aufladung (100 Punkte×3 Untergebene=300 Punkte).
      • Hierarchie-Budgetgruppe: Punkte werden basierend auf der Anzahl der Personen berechnet, die Zugriff auf das Budget haben.
        • Beispiel: Bei einer Regel von 100 Punkten pro Person pro Monat erhält ein Hierarchie-Budget mit 5 Personen, die Zugriff haben, 500 Punkte pro Aufladung (100 Punkte×5 Personen=500 Punkte).
  • Entscheiden Sie, ob Punkte von Periode zu Periode übertragen werden sollen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, werden ungenutzte Punkte bei jeder Aufladung durch neue Punkte ergänzt, um den angegebenen Aufladebetrag zu erreichen.
  • Geben Sie die Anzahl der Punkte ein, die aufgeladen werden sollen:
    • Fester Betrag: Geben Sie die feste Anzahl der Punkte pro Aufladezyklus ein.
    • Kopfzahl: Geben Sie die Punkte pro Kopfzahl pro Aufladezyklus ein (nur anwendbar für Manager- und Hierarchie-Budgetgruppen).
  • Klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.

 

 

Budgets

Wählen Sie das/die Budget(s) oder die Budgetgruppe(n) aus, auf die die Regel angewendet werden soll:

  • Die Anwendung der Regel auf eine Budgetgruppe bewirkt, dass sie automatisch auf jedes Budget innerhalb dieser Gruppe angewendet wird.
  • Jedes ausgegraute Budget weist auf Folgendes hin:
    • Eine Regel ist bereits auf dieses Budget oder diese Gruppe angewendet (es kann nur eine Regel angewendet werden).
    • Das Budget kann den spezifischen Regeltyp nicht unterstützen. Beispielsweise können Kopfzahl-Aufladeregeln nicht auf reguläre Budgets oder Metadaten-Budgetgruppen angewendet werden.

Dieser Schritt ist optional. Sie können Regeln auch nach der Erstellung der Regel und der Budgets auf Budgets anwenden, entweder einzeln oder in großen Mengen über einen CSV-Upload. Klicken Sie dazu nach der Erstellung der Regel und der Budgets auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Budget und wählen Sie „Budget bearbeiten“, um die Regel anzuwenden.

 

 

Zusammenfassung

Überprüfen Sie die Zusammenfassung der betroffenen Budgets und Budgetgruppen. Wenn derzeit keine Regel angewendet wird, fahren Sie fort, indem Sie „Regel hinzufügen“ auswählen.
 

 

Um die Regel sofort anzuwenden, anstatt auf den nächsten geplanten Lauf zu warten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Regel sofort nach dem Hinzufügen ausführen“. Wenn Sie auf „Regel hinzufügen“ klicken, werden Punkte sofort zu allen Budgets hinzugefügt, die mit der neu erstellten Regel verbunden sind.
 

 

Verwalten von Regeln

Im Tab „Auto-Reload-Regeln“ können Sie alle erstellten Regeln einsehen, einschließlich der insgesamt zugewiesenen Punkte, der Aufladehäufigkeit (Rhythmus), des Datums des letzten Laufs, des Datums des nächsten geplanten Aufladens und der Budgets, die jede spezifische Regel verwenden. Die folgenden Abschnitte enthalten Anweisungen zum Bearbeiten oder Löschen von Regeln sowie zum Anwenden oder Entfernen von Regeln bei Budgets oder Budgetgruppen.
 

Bearbeiten/Löschen einer Regel

Suchen Sie die Regel, die Sie ändern oder löschen möchten, im Tab „Auto-Reload-Regeln“.

Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Regel.

Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

  • „Regel jetzt ausführen“: Um ein sofortiges Aufladen auszulösen.
  • „Bearbeiten“: Um die Einstellungen der Regel zu ändern.
  • „Löschen“: Um die Regel zu entfernen.

  

 

Anwenden einer Regel auf ein Budget/Budgetgruppe

Um eine bestehende Regel auf ein neu erstelltes Budget anzuwenden:

  1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem gewünschten Budget oder der Budgetgruppe im Tab „Budgets“.
  2. Wählen Sie „Budget bearbeiten“.
  3. Wählen Sie die zutreffende Regel aus dem Dropdown-Menü „Budget Auto-Reload-Regel“ aus.
    • Hinweis: Ausgegraute Regeln können nicht angewendet werden (z. B. Kopfzahl-Aufladeregeln bei regulären Budgets).
  4. Klicken Sie auf „Speichern“.
  5. Die Regel wird angewendet und das Budget beim nächsten geplanten Datum aufgeladen. Um ein sofortiges Aufladen auszulösen, wählen Sie im Tab „Auto-Reload-Regeln“ „Regel jetzt ausführen“.

 

Sie können eine Regel auch auf mehrere Budgets anwenden, indem Sie eine CSV-Datei hochladen, die für jedes Budget die ReloadRuleId oder ReloadRuleName enthält.

 

 

Entfernen einer Regel von einem Budget/Budgetgruppe

Um eine Regel von einem Budget oder einer Budgetgruppe zu ändern oder zu entfernen:

  1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Budget oder der Budgetgruppe im Tab „Budgets“.
  2. Wählen Sie „Budget bearbeiten“.
  3. Entfernen Sie die aktuell angewendete Regel, indem Sie auf das „x“-Symbol neben der ausgewählten Regel im Dropdown-Menü „Budget Auto-Reload-Regel“ klicken. Um eine andere Regel anzuwenden, wählen Sie diese stattdessen aus dem Dropdown-Menü aus. Um die Regel zu entfernen, ohne eine neue anzuwenden, lassen Sie das Dropdown-Menü leer.
  4. Klicken Sie auf „Speichern“.

 

 

Wenn Sie eine Regel auf eine gesamte Budgetgruppe angewendet haben, diese aber von einem bestimmten Budget innerhalb dieser Gruppe entfernen möchten:

  1. Klicken Sie auf den Namen der Budgetgruppe.
  2. Wählen Sie die drei Punkte neben dem spezifischen Budget.
  3. Wählen Sie „Budget bearbeiten“.
  4. Klicken Sie auf das „x“-Symbol neben der ausgewählten Regel im Dropdown-Menü „Budget Auto-Reload-Regel“.
  5. Klicken Sie auf „Speichern“.

 

 

Obwohl Sie verschiedenen Budgets innerhalb derselben Budgetgruppe unterschiedliche Regeln zuweisen können, empfehlen wir, innerhalb einer Gruppe einheitliche Regeln für eine einfachere Verwaltung beizubehalten.

 

Fehler

Wenn während eines automatischen Budget-Aufladens ein Fehler auftritt, erhalten Super-Admins eine E-Mail-Benachrichtigung. Fehler werden auch im Tab „Auto-Reload-Regeln“ angezeigt.

 

 

Häufige Ursachen für Fehler sind unzureichende Punktzahlen im Unternehmenskonto zur Zuweisung. Um dies zu beheben:

  1. Fügen Sie dem Unternehmenskonto Punkte hinzu (siehe den Artikel zum Hinzufügen von Punkten zu Ihrer Plattform).
  2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Regel im Tab „Auto-Reload-Regel“ und wählen Sie „Regel jetzt ausführen“. Eine Erfolgsmeldung wird angezeigt.

 

FAQs

  • Welche Einstellungen müssen in den Recognition- und Earn-Programmeinstellungen geändert werden, damit Auto-Reload-Regeln korrekt funktionieren?
    • Neue Benutzer werden automatisch basierend auf ihren Metadaten und der Vorgesetzten-ID ihrer zugewiesenen Metadaten-, Hierarchie- oder Manager-Budgetgruppe hinzugefügt. Budgets werden jedoch erst beim nächsten geplanten Auto-Reload-Datum aufgeladen.
  • Wenn Budgets bereits Auto-Reload-Regeln zugewiesen sind, welche Änderungen sind dann in den Recognition- und Earn-Programmeinstellungen erforderlich?
  • Der „Budgetzugriff“ im Recognition-Programm und im Earn-Programm muss auf „Erlaubter Zugriff“ eingestellt sein. Stellen Sie die erlaubten Budgets auf „Alle“ oder „Begrenzt“, um Benutzer auf die Vergabe von Punkten aus bestimmten Budgets zu beschränken. Wählen Sie dann die entsprechenden Budgets oder Budgetgruppen aus.

 

 

  • Gibt es Einschränkungen, welche Arten von Budgets Auto-Reload-Regeln zugewiesen werden können? Ja, es kann nur eine Auto-Reload-Regel pro Budget angewendet werden. Die verfügbaren Auto-Reload-Regeltypen für jede Budgetgruppe sind wie folgt:
    • Reguläre Budgets: Nur Auto-Reload-Regeln mit festem Betrag.
    • Metadaten-Budgets: Nur Auto-Reload-Regeln mit festem Betrag.
    • Hierarchie-Budgets: Auto-Reload-Regeln mit festem Betrag und Kopfzahl.
    • Manager-Budgets: Auto-Reload-Regeln mit festem Betrag und Kopfzahl.


 

 

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