Automatische Budgetaufladung (Legacy)

Die automatische Budgetaufladung wurde entwickelt, um die regelmäßige Auffüllung von Budgetpunkten zu automatisieren. Dieses Tool stellt sicher, dass Budgets kontinuierlich finanziert werden, ohne manuelles Eingreifen, was Zeit spart und administrative Aufgaben auf der Anerkennungsplattform reduziert. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie auf das Tool zur automatischen Budgetaufladung zugreifen, dessen Einstellungen konfigurieren, Regeln erstellen und verwalten sowie häufige Probleme beheben.

1. Hinzufügen einer Regel
   • Rhythmus
   • Punkte
   • Budgets
   • Zusammenfassung
2. Verwalten von Regeln
   • Bearbeiten/Löschen einer Regel
   • Anwenden einer Regel auf ein Budget/eine Budgetgruppe
   • Entfernen einer Regel von einem Budget/einer Budgetgruppe
3. Fehler
4. FAQs

Hinzufügen einer Regel

1. Wählen Sie die Schaltfläche „Admin“ oben rechts auf der Startseite aus.
2. Klicken Sie auf den Reiter „Budgets“.
3. Klicken Sie auf den Reiter „Auto-Reload Rules“ oberhalb des Schalters Aktiv-Archiv.
4. Klicken Sie auf „Regel hinzufügen“, um den Einrichtungsprozess der Regel zu starten.

Rhythmus

Konfigurieren Sie die Einstellungen im Abschnitt Rhythmus:

1. Benennen Sie die automatische Auflade-Regel.
2. Wählen Sie die Aufladefrequenz (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich).
3. Wählen Sie das Startdatum für die erste Budgetaufladung. Das voraussichtliche Datum für die zweite automatische Aufladung wird neben dem Datumsauswahlfeld angezeigt.
4. Wählen Sie die Uhrzeit und Zeitzone für die Aufladung aus.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.

 
 

Punkte

Passen Sie die Einstellungen im Abschnitt Punkte an:

1. Wählen Sie eine Auflademethode:
   • Fester Betrag: Eine feste Anzahl von Punkten pro Aufladung.
   • Kopfzahl: Punkte werden basierend auf der Anzahl der mit einem Budget verbundenen Personen berechnet, und zwar mit einer der folgenden Methoden:

• Manager-Budgetgruppe: Punkte werden basierend auf der Anzahl der direkten Untergebenen des Managers berechnet.
  • Beispiel: Bei einer Regel von 100 Punkten pro direktem Untergebenen pro Monat erhält ein Manager mit 3 direkten Untergebenen 300 Punkte pro Aufladung (100 Punkte x 3 direkte Untergebene = 300 Punkte).
• Hierarchie-Budgetgruppe: Punkte werden basierend auf der Anzahl der Personen berechnet, die Zugriff auf das Budget haben.
  • Beispiel: Bei einer Regel von 100 Punkten pro Person pro Monat erhält ein Hierarchie-Budget mit 5 Personen, die Zugriff haben, 500 Punkte pro Aufladung (100 Punkte x 5 Personen = 500 Punkte).

2. Entscheiden Sie, ob Punkte von Periode zu Periode übertragen werden sollen. Wenn nicht angekreuzt, werden ungenutzte Punkte mit neuen Punkten ergänzt, um den angegebenen Aufladebetrag zu erreichen.
3. Geben Sie die Anzahl der aufzuladenden Punkte ein:
   • Fester Betrag: Geben Sie die Punkte pro Aufladezyklus ein.
   • Kopfzahl: Geben Sie die Punkte pro Kopf pro Aufladezyklus ein (nur für Manager- und Hierarchie-Budgetgruppen).
4. Klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.

Budgets

Wählen Sie das/die Budget(s) oder die Budgetgruppe(n) aus, auf die die Regel angewendet werden soll:

1. Wenden Sie die Regel auf eine Budgetgruppe an, um sie jedem Budget in der Gruppe hinzuzufügen.
2. Jedes ausgegraute Budget ist entweder:
   • Bereits mit einer Regel versehen (pro Budget/Gruppe ist nur eine Regel zulässig)
   • Kann eine bestimmte Regel nicht aufnehmen:
     • Regeln mit der Kopfzahl-Auflademethode können nicht auf reguläre Budgets oder Metadaten-Budgetgruppen angewendet werden.

Dieser Schritt ist optional, und Regeln können nach der Erstellung der Regel auf Budgets angewendet werden. Nachdem Sie die Regel und Budgets erstellt haben, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Budget und wählen Sie „Budget bearbeiten“, um die Regel anzuwenden.
 

Zusammenfassung

Überprüfen Sie die Zusammenfassung der betroffenen Budgets/Budgetgruppen. Wenn keine Regel angewendet wird, fahren Sie fort, indem Sie „Regel hinzufügen“ auswählen.
 

 
 

Um die Regel sofort anzuwenden, anstatt auf den nächsten geplanten Lauf zu warten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Regel sofort nach Hinzufügen ausführen“. Wenn Sie auf „Regel hinzufügen“ klicken, werden Punkte sofort zu allen Budgets hinzugefügt, die an die erstellte Regel gebunden sind.
 

Verwalten von Regeln

Auf dem Reiter „Auto-Reload Rules“ sehen Sie alle erstellten Regeln, einschließlich der aufgefüllten Punkte, des Rhythmus, des letzten Ausführungsdatums, des nächsten Auffülldatums und der Budgets, die bestimmte Regeln verwenden. Nachfolgend finden Sie Anweisungen zum Bearbeiten/Löschen von Regeln sowie zum Anwenden/Entfernen von Regeln bei Budgets/Gruppen.
 

Bearbeiten/Löschen einer Regel

Finden Sie die neu erstellte Regel im Reiter „Auto-Reload Rules“. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol, um:

1. Die Regel jetzt auszuführen.
2. Die Regleneinstellungen zu bearbeiten.
3. Die Regel zu löschen. 

Anwenden einer Regel auf ein Budget/eine Budgetgruppe

Um eine bestehende Regel auf ein neu erstelltes Budget anzuwenden:

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Budget/einer Budgetgruppe im Reiter „Budgets“.
2. Wählen Sie „Budget bearbeiten“.
3. Wählen Sie die anwendbare Regel aus dem Dropdown-Menü „Budget Auto-Reload Rule“ aus.
   • Ausgegraute Regeln können nicht angewendet werden (z. B. Kopfzahl-Aufladeregeln auf reguläre Budgets).
4. Klicken Sie auf „Speichern“.
5. Warten Sie auf die nächste automatische Aufladung oder führen Sie die Regel manuell aus, indem Sie im Reiter „Auto-Reload Rules“ „Regel jetzt ausführen“ wählen.

Entfernen einer Regel von einem Budget/einer Budgetgruppe

Um eine Regel zu ändern oder zu entfernen:

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Budget/einer Budgetgruppe im Reiter „Budgets“.
2. Wählen Sie „Budget bearbeiten“.
3. Entfernen Sie die Regel, indem Sie auf das „x“-Symbol neben der ausgewählten Regel im Dropdown-Menü „Budget Auto-Reload Rule“ klicken. Lassen Sie das Feld leer, um keine andere Regel anzuwenden, oder wählen Sie eine andere Regel aus.
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn Sie eine Regel auf eine Budgetgruppe angewendet haben, diese automatische Aufladeregel aber von einem bestimmten Budget entfernen möchten:

1. Klicken Sie auf die Budgetgruppe.
2. Wählen Sie die drei Punkte neben einem bestimmten Budget.
3. Wählen Sie „Budget bearbeiten“.
4. Klicken Sie auf das „x“-Symbol neben der ausgewählten Regel im Dropdown-Menü „Budget Auto-Reload Rule“.
5. Klicken Sie auf „Speichern“. 

Es ist möglich, unterschiedliche Regeln für verschiedene Budgets innerhalb derselben Budgetgruppe anzuwenden, jedoch empfehlen wir, alle Regeln innerhalb von Budgetgruppen zur Vereinfachung der Verwaltung konsistent zu halten.

Fehler

Wenn während einer automatischen Budgetaufladung ein Fehler auftritt, erhalten Super-Admins eine E-Mail-Benachrichtigung. Fehler werden auch im Reiter „Auto-Reload Rules“ angezeigt.

Wenn ein Fehler auftritt, liegt dies meist daran, dass nicht genügend Punkte im Firmenkonto vorhanden sind, um sie zuzuweisen. Zur Behebung:

1. Fügen Sie dem Firmenkonto Punkte hinzu (siehe den Artikel zum Hinzufügen von Punkten auf Ihrer Plattform). 
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Regel im Reiter „Auto-Reload Rule“ und wählen Sie „Regel jetzt ausführen“. Eine Erfolgsmeldung wird angezeigt.

FAQs

Welche Einstellungen müssen in den Recognition- und Earn-Programmeinstellungen für automatische Aufladeregeln geändert werden?

• Neue Benutzer werden basierend auf ihren Metadaten und der ID ihres Vorgesetzten zu ihrer Metadaten-, Hierarchie- oder Manager-Budgetgruppe hinzugefügt. Budgets werden erst zum nächsten geplanten Datum aufgeladen.

Wenn Budgets automatische Aufladeregeln haben, welche Änderungen sind in den Recognition- und Earn-Programmeinstellungen erforderlich?

• Der Abschnitt „Budgetzugriff“ unter den Einstellungen für Recognition Program und Earn Program in einem Programm muss auf „Zulässiger Zugriff“ eingestellt sein, und die Einstellung „Zugelassene Budgets“ muss auf „Alle“ oder „Begrenzt“ gesetzt werden, damit Benutzer mit Zugriff auf mehrere Budgets nur Punkte aus bestimmten Budgets über dieses Programm erhalten können; stellen Sie sicher, dass Sie die entsprechenden Budget(s)/Budgetgruppe(n) aus dem angezeigten Feld auswählen.

Gibt es Einschränkungen, für welche Budgets automatische Aufladeregeln gelten können?

• Ja, pro Budget kann nur eine automatische Aufladeregel angewendet werden. Die verfügbaren Arten von automatischen Aufladeregeln für jede Budgetgruppe sind wie folgt:
  • Reguläre Budgets: 
    • Automatische Aufladeregeln mit festem Betrag
  • Metadaten-Budgets: 
    • Automatische Aufladeregeln mit festem Betrag
  • Hierarchie-Budgets:
    • Automatische Aufladeregeln mit festem Betrag
    • Automatische Aufladeregeln basierend auf Kopfzahl
  • Manager-Budgets:
    • Automatische Aufladeregeln mit festem Betrag
    • Automatische Aufladeregeln basierend auf Kopfzahl

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