Finanzierung Ihres Kontos

Jede Organisation wird mit einem Einlösekonto eingerichtet. Organisationen finanzieren dieses Konto, bevor sie Punkte zum Kauf von Produkten verwenden. Ähnlich wie eine Bank, die verlangt, dass ein Scheck durch Bargeld gedeckt ist, müssen Punkte auf der Awardco-Plattform durch ausreichend Bargeld gedeckt sein, um alle Produkteinlösungen zu erfüllen. Awardco übernimmt nicht die Kosten für die Artikel oder Einkäufe Ihres Unternehmens vorab. Jede Organisation ist dafür verantwortlich, ihre eigenen Einlösungen auf der Awardco-Plattform zu finanzieren. Nicht finanzierte Bestellungen werden nicht bearbeitet und bleiben ausstehend, bis die Zahlung eingegangen ist.

Das Einlösekonto Ihrer Organisation ist ein zinsloses Geschäftskonto, das von Awardco geführt wird. Gelder, die auf dieses Konto eingezahlt werden, werden verwendet, um Einlösungen zu verarbeiten und zu bezahlen, die von Ihren autorisierten Nutzern auf der Awardco-Plattform vorgenommen werden. Man kann es sich als eine Art Verwahrungskonto für die Mittel Ihres Unternehmens vorstellen, die für die Erfüllung von Mitarbeiterbelohnungen bestimmt sind. Diese Mittel werden von Awardco als Verbindlichkeit behandelt, da sie Ihr Eigentum bleiben, bis sie für Einlösungen verwendet werden.

Das Einlösekonto wird nach den US-GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) geführt, was bedeutet, dass Awardco Überweisungen auf das Einlösekonto als vorausbezahlte Vermögenswerte verbucht, wobei die Beträge erst dann als Aufwand erfasst werden, wenn Einlösungen stattfinden. Sie können den Kontostand und die Transaktionen Ihres Einlösekontos über die Berichte „Ausgegebene Gelder“ und „Geldkonto“ auf der Plattform überwachen. Wichtig ist, dass das Einlösekonto getrennt von den operativen Konten von Awardco geführt wird und Ihre Mittel darin ausschließlich für die Einlösungen Ihrer Organisation verwendet werden.

Wie sollte das Einlösekonto buchhalterisch behandelt werden?

Im Einklang mit den US-GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) und dem Matching-Prinzip empfiehlt Awardco, dass Kunden Überweisungen auf das Einlösekonto als vorausbezahlte Vermögenswerte verbuchen. Die Beträge werden erst dann als Aufwand erfasst, wenn tatsächlich Einlösungen stattfinden.

Um Ihnen bei der Abstimmung Ihres vorausbezahlten Vermögenskontos zu helfen, können Sie zwei Berichte auf der Awardco-Plattform nutzen:

• Der Bericht „Ausgegebene Gelder“ verfolgt Einlösungen.
• Der Bericht „Einlösekonto“ zeigt sowohl Einzahlungen als auch Einlösungen auf Ihrem Konto.

Finanzierungsmethoden

Es gibt zwei Methoden, mit denen Organisationen ihre Punkte finanzieren können:

1) Kundenverwaltete Rechnungsstellung: Administratoren können Punkte zu ihrer Plattform hinzufügen, indem sie zunächst Mittel einzahlen, um diese Punkte über die Abrechnungsseite zu hinterlegen. Es gibt drei Möglichkeiten, Mittel hinzuzufügen:

1. Kreditkarte – Administratoren können Mittel auf der Plattform mit ihrer Kreditkarte einzahlen. Bitte beachten Sie, dass die Kreditkartenverarbeitung über Stripe auf der Abrechnungsseite (Mittel hinzufügen/Rechnungen bezahlen/usw.) derzeit nur für Organisationen auf unserer US-Instanz mit USD-Währung verfügbar ist. Die Gebühren für die Kartenverarbeitung variieren je nach Zahlungsbetrag:
   • 0–499,99 $ = 5 % Gebühr
   • 500–999,99 $ = 4 % Gebühr
   • 1000 $+ = 3 % Gebühr
2. ACH – Administratoren können ihre Bankdaten hochladen, um ACH-Zahlungen direkt auf der Plattform zu initiieren. Keine Gebühr. Punkte sind verfügbar, wenn die Mittel empfangen und auf das Einlösekonto eingezahlt wurden, was in der Regel 3–5 Werktage dauert.
3. Rechnung anfordern – Administratoren können eine Rechnung anfordern, die innerhalb von 1–2 Werktagen nach der Anforderung versandt wird. Sobald die Zahlung eingegangen und auf das Einlösekonto eingezahlt wurde, sind die Punkte zur Nutzung verfügbar. Für Organisationen, die nicht auf unserer US-Instanz sind oder andere Währungen als USD verwenden, ist dies die primäre Methode zur Finanzierung Ihres Kontos.

2) Monatlich ausgestellte Rechnung für verliehene Punkte*: In Ihrem Admin-Portal auf der Awardco-Plattform können Sie Punkte wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich oder nach Bedarf hinzufügen. Am ersten Tag eines jeden Monats erhalten Organisationen eine Rechnung für die im vorherigen Monat verliehenen Punkte. Da zu Beginn keine Mittel auf dem Einlösekonto vorhanden sind, erfordert diese Option eine Voraus-Sicherheitsleistung. Die Sicherheitsleistung dient auch als Überziehungsschutz gegen Punkte, die während des Monats zwischen den Rechnungen hinzugefügt, verliehen oder eingelöst werden. Dies soll sicherstellen, dass Einlösungen während des Monats reibungslos ablaufen. Awardco empfiehlt eine Sicherheitsleistung von 20 % des geschätzten Jahresbudgets der Organisation, dies kann jedoch mit Ihrem Account Manager besprochen werden. Wenn nicht genügend Mittel auf dem Einlösekonto vorhanden sind, werden Bestellungen nicht bearbeitet und bleiben ausstehend, bis die Zahlung eingegangen ist.

            Verliehene Punkte plus Gutschrift-Rechnungsstellung – Wenn Ihre Organisation intern erfüllte Artikel anzeigt, die zur Einlösung auf Ihrer Awardco-Plattform bereitstehen, wird diese Abrechnungsmethode für verliehene Punkte in Rechnung stellen und alle vom Kunden erfüllten Einlösungen vom Gesamtbetrag gutschreiben (subtrahieren). Ein CSV-Bericht kann auf Anfrage bereitgestellt werden, der die im Vormonat verliehenen Punkte mit einer Gutschrift am Ende zeigt, die den Wert der für interne Artikel eingelösten Punkte darstellt. 

HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass dies kein „Use-it-or-lose-it“-Modell ist. Zurück zur Bank-Analogie: Dies ist Ihr Geld. Der Zweck des Einlösekontos besteht lediglich darin, Ihre Punkte zu finanzieren und sicherzustellen, dass Bestellungen erfolgreich durchgeführt werden.

*Bei Verwendung von PPP wird der in Rechnung gestellte Betrag durch den Basiswert der verliehenen Punkte bestimmt, nicht unbedingt durch die Anzahl der verliehenen Punkte. Der Wert der Punkte bei der Einlösung kann aufgrund möglicher Änderungen der PPP-Werte von der Ausgabezeit bis zur Einlösungszeit von dem in Rechnung gestellten Betrag abweichen. Es wird eine Ankündigung gemacht, wenn aktualisierte PPP-Werte verfügbar sind, jedoch bevor Änderungen vorgenommen werden, sodass die Möglichkeit besteht, die Aktualisierung der PPP-Werte abzulehnen.

Finanzierungsanforderungsrechnungen

Sie erhalten möglicherweise gelegentlich „Finanzierungsanforderungsrechnungen“ von Awardco. Dabei handelt es sich um Empfehlungen für geschätzte Mittel, die zur Erfüllung zukünftiger Einlösungen erforderlich sind, und sie sollen Ihnen helfen, einen positiven Kontostand auf Ihrem Einlösekonto aufrechtzuerhalten, ähnlich einem Einlagenkonto bei einer Bank.

Es ist wichtig zu verstehen, dass diese Anfragen (oft mit Dateinamen wie „SO#####“ gekennzeichnet) keine tatsächlichen Rechnungen sind und keine Zahlungsverpflichtung gegenüber Awardco darstellen. Sie sind reine Vorschläge, um eine unterbrechungsfreie Einlösungsverarbeitung für Ihre Mitarbeiter sicherzustellen. Obwohl Sie nicht vertraglich verpflichtet sind, diese zu bezahlen, wird empfohlen, einen ausreichenden Kontostand zu halten, um eine reibungslose Nutzung der Plattform zu gewährleisten. Sie können auch proaktiv Mittel einzahlen, ohne eine Finanzierungsanforderungsrechnung zu erhalten.

Wie Sie Gelder auf Ihr Einlösekonto einzahlen

Die Überweisungsinformationen für die Einzahlung von Mitteln finden Sie auf jeder Ihrer Rechnungen oder Finanzierungsanforderungsrechnungen. Derzeit akzeptiert Awardco folgende Zahlungsmethoden:

• ACH
• Überweisung
• Scheck
• Kreditkarte: Sie können Finanzierungsanforderungsrechnungen auch mit einer Kreditkarte über die Abrechnungsseite in Ihrer Plattform bezahlen. (Bitte beachten Sie, dass Kreditkarten derzeit nicht für direkte Rechnungszahlungen für Abonnements, professionelle Dienstleistungen oder Firmenpräsente akzeptiert werden).

Wichtiger Hinweis: Obwohl Awardco dasselbe Bankkonto verwendet, um sowohl Zahlungen für Finanzierungsanforderungsrechnungen als auch andere Rechnungszahlungen zu empfangen, werden die Gelder täglich überprüft und den jeweiligen Konten zugeordnet (d. h. dem Einlösekonto für Finanzierungsanforderungsrechnungszahlungen und dem Betriebskonto von Awardco für andere Rechnungszahlungen).