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Gruppen erstellen und verwalten

Aktualisiert

Verwenden Sie Gruppen, um Personen in Awardco zu organisieren, damit Sie Sichtbarkeit, Mitgliedschaft und gruppenbasierte Kommunikation einfacher verwalten können.

 

Hinweis: Awardco Connection befindet sich derzeit im Early Access und ist noch nicht allgemein verfügbar. Wenn Sie frühzeitigen Zugang zu Gruppen wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren Awardco-Ansprechpartner. Eine breitere Verfügbarkeit ist für später geplant.

 

 

 

  1. Warum Gruppen verwenden?
  2. Bevor Sie beginnen
  3. Navigation zu Gruppen
    1. Gruppen-Tab
    2. Gruppeneinstellungen
  4. Eine neue Gruppe erstellen
    1. Einstellungen-Tab
    2. Mitglieder-Tab
  5. Gruppeneinstellungen auf der Gruppenseite verwalten
  6. Das „Meine Seiten“-Widget auf der Startseite hinzufügen
  7. Was Personen mit Gruppen sehen und tun können
  8. Auswirkungen und Dinge, die zu beachten sind
  9. FAQ

 

Warum Gruppen verwenden?

Gruppen helfen Ihnen, Mitarbeiter nach Team, Abteilung, Standort oder anderen von Ihnen gewählten Kriterien zu organisieren. Sie können auch Mitarbeitern helfen, sich um gemeinsame Interessen oder Gemeinschaften zu versammeln, wie z. B. eine Women ERG, Pickleball-Club oder Buchclub. Gruppen können auch eigene Gruppenseiten haben. Weitere Informationen zu Gruppenseiten finden Sie im Artikel „Erstellen und Verwalten von Gruppenseiten“. 

 

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie eine Gruppe erstellen, ist es hilfreich, einige wichtige Einstellungen zu kennen:

  • Gruppen können öffentlich oder privat sein, mit offener oder verwalteter Mitgliedschaft.
  • Sie können Mitglieder direkt hinzufügen, Metadaten-Regeln verwenden, um eine Gruppe automatisch zu erstellen, oder eine CSV-Datei im Bulk-Upload hochladen.
  • Sie können auch bestimmte Personen von einer Gruppe ausschließen.
  • Sie können Gruppenbesitzer zuweisen, die bei der Verwaltung der Gruppe helfen.
  • Sie können wählen, ob Besitzer Ankündigungen an die Gruppe senden dürfen.
  • Sie können wählen, ob Mitglieder die Gruppe verlassen dürfen.

 

Navigation zu Gruppen

So navigieren Sie zu Gruppen:

  1. Melden Sie sich bei Ihrer Awardco-Plattform an.
  2. Wählen Sie auf der Startseite die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü.
  3. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Benutzer“ und dann auf „Gruppen“.

 

Gruppen-Tab

In diesem Haupt-Tab sehen Sie die erstellten Gruppen, deren Namen, wer sie erstellt hat und das Erstellungsdatum. Gruppen können in diesem Tab auch bearbeitet und gelöscht werden. 

 

Gruppeneinstellungen

In diesem Einstellungs-Tab sehen Sie folgende Einstellungen:

Connection-Seite:

  • Das Aktivieren dieser Einstellung fügt die Connection-Seite zur Benutzernavigation hinzu, auf der Benutzer Gruppenseiten in der gesamten Organisation durchsuchen können. Das Deaktivieren blendet die Seite und den Navigationspunkt aus.

Bezeichnungen:

  • Die Bezeichnung „Gruppenseiten“ steuert den Überschriftsnamen im Homepage-Widget und auf der Connection-Seite.

Private Gruppen:

  • Das Aktivieren dieser Einstellung erlaubt allen Benutzern, private Gruppen für Anerkennungen zu erstellen. Das Deaktivieren verhindert die Erstellung weiterer Gruppen, wirkt sich jedoch nicht auf bestehende Gruppen aus.

 

Eine neue Gruppe erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Gruppe zu erstellen, abhängig von Ihren Berechtigungen.

Für Administratoren mit Berechtigungen:

So erstellen Sie eine Gruppe:

  1. Melden Sie sich bei Ihrer Awardco-Plattform an.
  2. Wählen Sie auf der Startseite die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü.
  3. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Benutzer“ und dann auf „Gruppen“.
  4. Wählen Sie „+ Gruppe erstellen“.
  5. Geben Sie den Gruppennamen ein.

Für Benutzer, die private Gruppen erstellen:

Wenn Ihr Unternehmen private Gruppen aktiviert hat, können Benutzer ihre eigenen privaten Gruppen im Connections-Tab ihres Profils erstellen. Dieser Ablauf verwendet eine vereinfachte Version des Gruppenerstellungsprozesses.

 

Einstellungen-Tab

In diesem Einstellungs-Tab sehen Sie folgende Einstellungen:

Anzeige:

  • Gruppenname
  • Bild: Die besten Ergebnisse erzielen Sie mit quadratischen Bildern.

Konfiguration: 

  • Sichtbarkeit: Wer die Gruppe sehen kann. Privat erlaubt nur Mitgliedern, diese Gruppe zu sehen. Öffentlich erlaubt jedem, diese Gruppe anzusehen.
  • Mitgliedschaft: Wer der Gruppe beitreten kann. Verwaltet bedeutet eingeschränkte Mitgliedschaft. Offen erlaubt jedem, dieser Gruppe beizutreten.
  • Mitgliedern erlauben, die Gruppe zu verlassen: Wenn diese Option aktiviert ist, können Mitglieder die Gruppe verlassen, wenn sie möchten.
  • Besitzern erlauben, Ankündigungen zu senden: Wenn diese Option aktiviert ist, darf jeder Besitzer – nicht nur der Super-Admin, der die Gruppe erstellt hat – eine Gruppenankündigung senden. 

Besitzer:

  • Benutzer zur Einbeziehung auswählen: Dies teilt die Gruppenverwaltung, sodass Einzelpersonen Gruppenmitglieder, Besitzer und Anzeigeeinstellungen verwalten können.

Seite:

  • Das Aktivieren dieser Funktion ermöglicht eine spezifische Seite für diese Gruppe. Weitere Informationen zu Gruppenseiten finden Sie im Artikel „Erstellen und Verwalten von Gruppenseiten“.
  • Bitte beachten Sie, dass nur Gruppen, die von Super-Admins erstellt wurden, Seiten haben können. Von Benutzern erstellte Gruppen können keine Seiten haben.

 

Mitglieder-Tab

Mitglieder:

  • Wählen Sie „Alle Mitglieder anzeigen“, um zu sehen, wer Teil der Gruppe ist.

Benutzer zur Einbeziehung auswählen: 

  • Benutzer können einzeln mit „Einzelner Benutzer“ hinzugefügt werden.
  • Benutzer können anhand von Metadaten hinzugefügt werden.
    • Hinweis: Es wird „und“ statt „oder“ Logik verwendet. Wenn Sie also das Büro NY und die HR-Abteilung auswählen, sind dies die Benutzer in der HR-Abteilung im Büro NY, nicht alle Benutzer in HR und im Büro NY. 
  • Kann per Bulk (Mitarbeiter-ID oder E-Mail) mit CSV-Datei-Upload hinzugefügt werden.
  • Hinweis: Gruppenersteller und Besitzer sind nicht automatisch Mitglieder. Sie müssen der Gruppe noch hinzugefügt werden. 

Benutzer zum Ausschließen auswählen:

  • Fügen Sie Benutzer hinzu, die von der Gruppe ausgeschlossen werden sollen. Ausgeschlossene Benutzer werden immer ausgeschlossen, auch wenn sie einer Einschlussregel entsprechen.
    • Personen, die sich selbst ausschließen, werden ebenso in dieser Liste angezeigt wie manuell ausgeschlossene Personen.
  • Kann per Bulk (Mitarbeiter-ID oder E-Mail) mit CSV-Datei-Upload ausgeschlossen werden.

 

Gruppeneinstellungen auf der Gruppenseite verwalten

Sie können Gruppeneinstellungen jederzeit auf der Gruppenseite anpassen. Gehen Sie auf der Startseite zum „Meine Seiten“-Widget und wählen Sie die Gruppe aus, der Sie angehören. Informationen zum Hinzufügen des „Meine Seiten“-Widgets auf der Startseite finden Sie unter „Das „Meine Seiten“-Widget auf der Startseite hinzufügen“. Wählen Sie dort die Schaltfläche „Gruppe verwalten“. 

Verwaltbare Gruppeneinstellungen umfassen:

  • Anzeigeeinstellungen mit Namen und Bild.
  • Benutzer in der Gruppe.
  • Besitzer der Gruppe.

 

Das „Meine Seiten“-Widget auf der Startseite hinzufügen

Das „Meine Seiten“-Widget erscheint als eigenes Widget auf der Startseite für maximale Sichtbarkeit. Mitarbeiter können über das Widget schnell auf die Seiten der Gruppen zugreifen, denen sie angehören.

So richten Sie das „Meine Seiten“-Widget ein:

  1. Wählen Sie auf der Startseite die Schaltfläche „Admin“ unten im linken Navigationsmenü.
  2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Anpassen“ und dann auf „Homepage-Editor“.
  3. Klicken Sie im Homepage-Editor auf der linken oder rechten Seite auf „Inhalt hinzufügen“ und fügen Sie „Meine Seiten“ hinzu.
  4. Fügen Sie das „Meine Seiten“-Widget auch zum mobilen Homepage-Layout hinzu und stellen Sie sicher, dass es sichtbar und leicht zugänglich ist.

HINWEIS: Es wird empfohlen, dieses Widget weiter oben auf Ihrer Startseite zu platzieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Platzierung des Widgets auch auf der mobilen Startseite in der Vorschau ansehen.

Für detailliertere Anweisungen zur Anpassung Ihres Layouts lesen Sie bitte unseren Support-Artikel zum Homepage-Editor.

 

Was Personen mit Gruppen sehen und tun können

Gruppen können in den Benutzerprofilen der Mitarbeiter angezeigt werden, was hilft, die Gruppenzugehörigkeit einer Person sichtbar zu machen. Gruppen können auch in Ankündigungen verwendet werden, was sie für gezielte Kommunikation nützlich macht. Wenn Ihr Unternehmen die Einstellung aktiviert, können Benutzer eigene private Gruppen erstellen. Gruppen sind außerdem für Anerkennungen berechtigt, sodass eine Person alle Mitglieder einer öffentlichen Gruppe anerkennen kann. 

 

Auswirkungen und Dinge, die zu beachten sind

Beachten Sie bei der Planung und Pflege Ihrer Gruppen folgende Punkte:

  • Entscheiden Sie frühzeitig, ob die Gruppe öffentlich oder privat sein soll und wie die Mitgliedschaft geregelt wird, da dies beeinflusst, wer die Gruppe sehen und beitreten kann.
  • Planen Sie, wie Sie die Mitgliedschaft im Laufe der Zeit verwalten. Sie können einzelne Benutzer hinzufügen oder entfernen, metadatenbasierte Regeln aktualisieren und Personen ausschließen, die trotz Regelübereinstimmung nicht in der Gruppe sein sollen.
  • Wenn Sie Mitgliedern erlauben, eine Gruppe zu verlassen, rechnen Sie damit, dass die Ausschlussliste im Laufe der Zeit wächst.
  • Weisen Sie einen oder mehrere Besitzer zu, wenn Sie die Gruppenverwaltung teilen möchten, und klären Sie vor dem Start, ob Besitzer Ankündigungen senden dürfen.
  • Gruppen werden derzeit in Awardco-Berichten nicht unterstützt.
  • Um Gruppen und Seiten zu testen, fügen Sie Mitglieder erst hinzu, wenn Sie bereit sind, die Gruppe zu starten.
  • Sie können Gruppen für Anerkennungen mit bis zu 25.000 Mitgliedern verwenden. Private Gruppen sind für Gruppenanerkennungen nicht berechtigt.

 

FAQ

Kann eine Gruppe öffentlich oder privat sein?

Ja. Gruppen können auf öffentlich oder privat eingestellt werden.

Können Gruppenbesitzer bei der Verwaltung einer Gruppe helfen?

Ja. Administratoren können Gruppenbesitzer zuweisen, um die Verwaltung der Gruppe zu delegieren.

Wie verwalten Besitzer die Gruppenmitglieder ohne Super-Admin-Zugriff?

Wenn die Gruppe eine Seite hat, kann jeder Gruppenbesitzer diese bearbeiten. Gruppenbesitzer können auch Gruppeneinstellungen wie Anzeige, Mitglieder und Besitzer auf dieser Seite aktualisieren.

Können Mitglieder eine Gruppe verlassen?

Ja, wenn diese Einstellung für die Gruppe aktiviert ist.

Können Benutzer eigene Gruppen erstellen?

Sie können eigene private Gruppen erstellen, wenn Ihr Unternehmen diese Einstellung aktiviert hat.

Wo erscheinen Gruppen für Mitarbeiter?

Gruppenseiten können in Benutzerprofilen, im „Meine Seiten“-Widget auf der Startseite und auf der Connection-Seite angezeigt werden.

 

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.

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