El nuevo marco de Roles y Permisos permite la creación de roles únicos con visibilidad de datos y acceso a funciones especificadas dentro de la plataforma Awardco. Al establecer los permisos para un rol, la herramienta permite a los administradores especificar quién califica para el rol, qué datos pueden ver y qué funciones pueden usar. Consulte el artículo a continuación para obtener instrucciones sobre cómo agregar un rol, modificar el acceso y las capacidades del rol, y realizar pruebas para asegurar que la configuración sea correcta. Además, explicamos los lugares específicos en la plataforma donde se pueden aplicar los roles recién creados.
Navegación a Permisos
Para navegar a la función que establece nuevos roles y permisos:
- Haga clic en el botón Admin en la página principal.
- Seleccione la pestaña Configuración.
- Seleccione Permisos bajo Configuración de la Compañía.
Contamos con tres ‘roles estándar’ que son visibles cuando se crea una cuenta por primera vez: 'Super Admin', ‘Todos los Reportes’ y ‘Manager’.
Agregar/Editar un Rol
Seleccione el ícono “...” a la derecha de cualquier rol para editar la configuración, visibilidad y permisos del rol. Para crear un nuevo rol, haga clic en Agregar Rol en la parte superior derecha de la página.
Configuración del Rol
Proporcione el nombre deseado para el rol.
Luego, seleccione del menú desplegable los metadatos que corresponden a este rol. Múltiples valores dentro de la misma entrada de metadatos asumirán una lógica “o” (por ejemplo, los usuarios con los valores “Client Success” o “Product” o “Sales” bajo #Department tendrán permisos bajo este rol), y varios metadatos seleccionados asumirán una lógica “y” (por ejemplo, los usuarios con el valor “Client Success” bajo #Department y “Full-time” bajo #Job Group tienen permisos bajo este rol).
Si es necesario, también se pueden agregar usuarios específicos individualmente seleccionando Usuarios en el menú desplegable, buscando el/los usuario(s) que desea agregar y luego seleccionándolos. Los usuarios individuales agregados al rol anularán esta configuración y recibirán permisos. Es una buena práctica utilizar metadatos en el campo Miembros.
Active “Sí” o “No” para limitar la configuración del rol a incluir solo supervisores (usuarios con reportes directos) dentro de los metadatos seleccionados. Si no se selecciona ningún metadato, la configuración del rol debe establecerse para todos los supervisores, o usuarios con reportes directos.
Haga clic en Siguiente.
Visibilidad de Datos
En el menú desplegable, determine de quiénes puede ver los datos el rol. Los datos seleccionados aquí se incluirán en el Panel de Administración, la pestaña Usuarios, Reportes y la cola de MemoryBook.
Las opciones para la visibilidad de datos incluyen: Nadie (nadie en su jerarquía), Todos (todos los usuarios en la organización), Todos los Reportes (todos los reportes debajo del visualizador en la jerarquía), Reportes Directos (solo los reportes directos del visualizador) y Pares (aquellos con el mismo gerente que el usuario).
Además de la visibilidad jerárquica establecida arriba, puede usar nombres de usuarios o metadatos para ampliar la visibilidad de datos para los miembros del rol. Si se selecciona cualquier opción de visibilidad distinta de “Todos”, puede ampliar la visibilidad de datos para los miembros del rol por metadatos/usuarios. Al igual que con la configuración del rol, múltiples valores dentro de la misma entrada de metadatos asumirán una lógica “o” (por ejemplo, los usuarios con los valores “Client Success” o “Product” o “Sales” bajo #Department tendrán sus datos visibles para este rol), y varios metadatos seleccionados asumirán una lógica “y” (por ejemplo, los usuarios con el valor “Client Success” bajo #Department y “Full-time” bajo #Job Group tendrán sus datos visibles para este rol).
Seleccione Siguiente.
Permisos
Usando las casillas de verificación, seleccione las herramientas a las que desea que los miembros dentro del rol creado tengan acceso:
- Administración de Presupuesto: Concede acceso completo para ver y editar todos los presupuestos en la pestaña Presupuestos dentro del portal de Administración.
-
Usuarios: Permite ver, editar, suplantar y ajustar saldos de puntos en la pestaña Usuarios del portal de Administración. Haga clic en el ícono de caret para ver todas las opciones de permisos de usuario disponibles:
- Puede Ver Otros
- Puede Editar Otros
- Puede Editar Sí Mismo
- Carga Masiva de Usuarios
- Puede Suplantar
- Ajustar Saldo
-
Todas las Aprobaciones Pendientes: Permite ver todas las aprobaciones pendientes en toda la organización.
- Super Aprobar: El rol puede aprobar directamente una nominación sin importar la cadena de aprobación.
- Editar Aprobadores: El rol puede agregar o eliminar aprobadores de aprobaciones pendientes.
- Reconocimiento Masivo: Proporciona acceso a la pestaña Colas en el portal de Administración y la capacidad de enviar Reconocimientos Masivos.
-
MemoryBook
- Gestión de Cola de MemoryBook: Permite ver la cola de MemoryBook en la pestaña Colas, incluyendo detalles de participación y reenvío de invitaciones por correo electrónico de MemoryBook.
- Creación Única de MemoryBook: Concede la capacidad de crear MemoryBooks puntuales.
-
Reportes: Permite ver todos o algunos reportes en la pestaña Reportes dentro del portal de Administración. Haga clic en el ícono de caret para ver todos los grupos de reportes disponibles:
- Reportes de Dinero
- Reporte de Cuenta de Dinero
- Reporte de Dinero Gastado
- Reporte de Dinero Depositado
- Reporte de Conciliación de Fondos
- Reportes de Reconocimiento
- Reporte de Detalles de Reconocimiento
- Reporte de Estado de Reconocimiento
- Reporte de Programa de Reconocimiento
- Reportes de Puntos
- Reporte de Puntos Canjeados
- Reporte de Transacciones de Puntos
- Reporte de Presupuestos de Puntos
- Reporte de Saldo de Puntos de Usuario
- Reporte de Puntuación de Canje de Puntos (FIFO)
- Usuarios y Participación
- Reporte de Usuarios
- Reporte de Inicio de Sesión y Participación
- Reporte de Puntuación de Participación (consulte el artículo del Widget de Participación del Equipo para más información)
- Reportes de Cumplimiento
- Reporte de Cumplimiento del Cliente
- Reportes Legados
- Reportes de Dinero
- Configuración de Admin: Proporciona acceso completo para ver y editar todas las opciones dentro de la pestaña Configuración en el portal de Administración, incluyendo todas las configuraciones.
- Configuraciones Avanzadas: Permite modificar configuraciones en la pestaña Configuraciones Avanzadas dentro del portal de Administración. Nota: También debe estar seleccionado el permiso Configuración de Admin.
- Contenido Marcado por Admin: Envía notificaciones por correo electrónico a la bandeja de entrada del usuario notificando sobre contenido marcado en el feed social.
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Integraciones de Admin
- Configuración de API: Los usuarios pueden configurar claves API, lo que puede otorgar acceso a otras áreas de la plataforma a través de la API.
- Integraciones: Otorga acceso a la Biblioteca de Integraciones y la capacidad de iniciar cualquier integración ofrecida por Awardco.
- Importación de Historial de Usuarios: Permite ver y descargar datos del Historial de Importación de Usuarios. Se requiere al menos un permiso de "Usuarios" para que esta opción sea visible.
- Hoja de Ruta del Producto: Proporciona acceso a la pestaña Hoja de Ruta en el portal de Administración, mostrando actualizaciones/lanzamientos en consideración, en progreso, en pruebas beta y lanzados.
- Facturación: Permite acceso a la página de Facturación en el portal de Administración y la capacidad de realizar depósitos en la cuenta de redención.
- Ver Resumen de Fondos: Concede la capacidad de ver todos los detalles del Resumen de Fondos en la pestaña Presupuestos en el portal de Administración.
- Gestión de Puntos: Permite agregar puntos a la Cuenta de la Compañía a través de la página de Gestión de Puntos.
- Ver Resumen de Puntos: Permite ver todos los detalles dentro del Resumen de Puntos en la pestaña Presupuestos en el portal de Administración.
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Gestión del Feed
- Omitir filtro del feed, eliminar destinatario, editar y eliminar reconocimientos
- Imprimir reconocimientos
- Filtrar Feed por Todos los Programas: Permite filtrar el feed por cualquier programa en la plataforma, no solo aquellos en los que el rol está involucrado.
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Puede Recibir Notificación Privada Para: Permite recibir notificaciones privadas de reconocimiento para los siguientes usuarios:
- Reportes Directos: Usuarios dentro del equipo del rol según la jerarquía establecida por el archivo de usuario.
- Metadatos: Usuarios con etiquetas de metadatos específicas.
- Todos
- Revisiones de Reconocimientos Externos: El rol podrá ver la pestaña 'Reconocimientos Externos' en la Cola de Aprobación y aprobar reconocimientos externos.
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Encuestas
- Editar Encuestas: Permite la creación y edición de todas las encuestas.
- Resultados de Encuestas: Permite ver todos los resultados de las encuestas.
Nota: Todos los permisos son obligatorios para el rol de Super Admin y no pueden ser modificados.
Una vez que todos los permisos estén configurados, haga clic en “Guardar y Aplicar.” Un rol no puede ser eliminado ni quedar sin usuarios/grupos asignados una vez creado.
Los roles creados con esta herramienta se actualizarán automáticamente en la próxima importación de usuarios, o los cambios pueden aplicarse manualmente. Haga clic en "Descargar" para descargar un archivo CSV de usuarios con roles para ver qué roles específicos se les han asignado.
Utilización del Rol
Los roles creados con esta herramienta pueden ser utilizados en las siguientes áreas de la plataforma:
- Asignación de acceso a presupuesto
- Establecimiento de límites de nominación en la configuración del programa de Reconocimiento
- Notificaciones de Metadatos de Mi Cuenta
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.