El siguiente artículo explica cómo se pueden establecer grupos de presupuesto utilizando metadatos de empleados en el archivo de usuarios. La estructura de un grupo de presupuesto es similar a un árbol genealógico: el Grupo de Presupuesto (presupuesto principal) es el tronco, y los subpresupuestos (presupuestos secundarios) son las ramas. Los subpresupuestos pueden dividirse aún más en subgrupos, creando niveles adicionales, al igual que ramitas más pequeñas que nacen de una rama. Esta función ayuda a los gerentes y a quienes tienen acceso al presupuesto a mantener la flexibilidad en medio de cambios organizacionales. Consulte el artículo y el video a continuación para aprender cómo agregar un grupo de presupuesto, gestionar presupuestos secundarios, crear subgrupos y aprovechar los grupos de presupuesto en programas de reconocimiento. Por favor, hable con su contacto de Awardco para habilitar esta función.
- Agregar un Grupo de Presupuesto
- Gestionar Grupos de Presupuesto
- Aprovechar los Grupos de Presupuesto en Programas de Reconocimiento
Agregar un Grupo de Presupuesto
Para navegar a Presupuestos como administrador de Awardco:
- Inicie sesión.
- Haga clic en ‘Admin’ para acceder a la configuración de administrador.
- Seleccione ‘Presupuestos’.
Esta página mostrará todos los presupuestos existentes, sus saldos y quién tiene acceso al presupuesto. Seleccione ‘Crear Grupo’ para comenzar a crear un Grupo de Presupuesto. Nombre el grupo, seleccione el centro de costos del presupuesto (si su organización utiliza centros de costos en la presupuestación) y designe el presupuesto como sujeto a impuestos o no sujeto a impuestos (esta designación es solo para fines de reporte y no afecta el funcionamiento del presupuesto). El estado fiscal establecido se aplicará a todos los subpresupuestos bajo este grupo de presupuesto.
A continuación, determine el tipo de grupo de presupuesto. Las siguientes secciones explicarán cada tipo de grupo de presupuesto en profundidad y sus casos de uso específicos.
Metadatos
El tipo de grupo de presupuesto Metadatos crea presupuestos basados en metadatos especificados en las cargas del archivo de usuarios. Cuando se selecciona este tipo, se genera automáticamente un presupuesto para cada valor único en el campo de metadatos elegido. Por ejemplo, si se selecciona '#Departamento' como campo de metadatos, cada departamento listado recibirá un presupuesto, y los usuarios en esos departamentos tendrán acceso a él. Los usuarios sin un valor de metadatos correspondiente serán ubicados en una categoría de 'Presupuesto indefinido' dentro de cada grupo y subgrupo.
Especifique el campo de metadatos que determinará los grupos y el acceso al presupuesto usando el menú desplegable de campos de metadatos.
Jerarquía
Nota: Esta estructura de presupuesto solo está disponible para clientes que ya la usaban antes del 26/2/25 y no puede implementarse de nuevo.
El tipo de grupo de presupuesto Jerarquía crea una estructura presupuestaria basada en los IDs de Supervisor proporcionados en el archivo de usuarios. Este tipo de grupo de presupuesto es útil para organizar presupuestos en alineación con las jerarquías organizacionales.
Después de cambiar el tipo a ‘Jerarquía’, designe al usuario de Nivel Superior, o el usuario que iniciará la estructura presupuestaria jerárquica, en el campo de texto libre de Nivel Superior.
Gerente
El tipo de presupuesto Gerente asigna un presupuesto a cada individuo con al menos un reporte directo, determinado por el 'ID de Supervisor' en el archivo de usuarios. Esta opción agiliza el proceso asignando automáticamente presupuestos a todos los gerentes en su organización, eliminando la necesidad de crear presupuestos manualmente para cada uno.
También puede limitar qué gerentes reciben presupuestos seleccionando metadatos específicos en el archivo de usuarios. Ejemplo: Solo quiero que los gerentes tengan presupuesto donde Nivel = Ejecutivo, VP o Director.
Conceder Acceso al Presupuesto: Otorgante o Receptor
El interruptor ‘Basado en’ determina cómo se concede el acceso al presupuesto a los usuarios. Las opciones son Receptor u Otorgante. Seleccionar ‘Otorgante’ concede acceso basado en el usuario que otorga los fondos, mientras que ‘Receptor’ concede acceso al presupuesto basado en la persona que recibe los puntos. A continuación se muestra la compatibilidad de las configuraciones de acceso al presupuesto con los tipos de grupo de presupuesto disponibles:
- Metadatos: Otorgante y Receptor
- Jerarquía: Otorgante y Receptor
- Gerente: Otorgante
Recarga Automática del Presupuesto
Si desea que los puntos se recarguen automáticamente de forma regular, active esta opción. Luego, seleccione una regla de recarga automática del presupuesto en el menú desplegable. Si no ha creado una regla de recarga automática, siga los pasos a continuación:
- Haga clic en la pestaña ‘Reglas de Recarga Automática’ encima del interruptor Activo-Archivado en la página de Presupuestos.
- Haga clic en ‘Agregar Regla’ para comenzar el proceso de configuración de la regla.
- Determine la cadencia de recarga, la cantidad de puntos a recargar y los presupuestos que la regla afectará. Revise el resumen de configuraciones de la regla y seleccione ‘Agregar Regla’.
Consulte el artículo de soporte sobre Recarga Automática del Presupuesto para más información sobre cada configuración en el proceso de configuración y las particularidades de la recarga automática del presupuesto.
Después de hacer clic en ‘Guardar’, el grupo de presupuesto recién creado aparecerá en la pestaña Presupuestos.
Gestionar Grupos de Presupuesto
Para editar el nombre del grupo de presupuesto, cambiar la información fiscal, agregar puntos a un presupuesto o transferir puntos, seleccione los tres puntos a la derecha del presupuesto. Los campos de Centro de Costos y Metadatos no pueden editarse. Seleccionar los tres puntos en un presupuesto principal también proporcionará la opción de archivar el Grupo de Presupuesto. Los Grupos de Presupuesto solo pueden archivarse de esta manera, no mediante una carga CSV.
Para grupos de presupuesto de Gerente, el destino de los puntos una vez archivado el presupuesto está controlado por el interruptor "Los Presupuestos de Gerente Archivados Retienen Fondos" en la Configuración Avanzada de la Plataforma.
- Cuando este interruptor está apagado (predeterminado), archivar un presupuesto de Gerente devuelve los puntos restantes a la Cuenta de la Compañía y oculta el presupuesto de la página de Presupuestos.
- Cuando este interruptor está encendido, los presupuestos de Gerente archivados se mueven a la pestaña Archivados, mantienen su saldo restante y aún pueden usarse como fuente al transferir puntos a otros presupuestos. Los administradores y propietarios de presupuesto con acceso al presupuesto de Gerente archivado pueden transferir puntos desde ese presupuesto archivado a otros presupuestos según sea necesario.
Editar Grupos de Presupuesto por Metadatos
El símbolo de candado en cada valor de metadatos en los campos individuales de acceso a presupuestos secundarios en un grupo de presupuesto por Metadatos indica que los valores de metadatos de los presupuestos secundarios no pueden ajustarse. Por defecto, todos los tipos de rol en el valor de Metadatos tienen permitido el acceso al presupuesto. Si se desea limitar el acceso a Metadatos a roles específicos, haga clic en el campo de búsqueda del presupuesto y agregue el nombre del rol a los parámetros de acceso al presupuesto. Busque y agregue otras personas o Grupos de Gerentes que desee asignar. Se pueden agregar metadatos al acceso del presupuesto del subpresupuesto siempre que no sea el metadato utilizado por el presupuesto principal.
Haga clic en el icono de los tres puntos a la derecha del presupuesto secundario para editar el nombre del presupuesto, el Centro de Costos y los Propietarios del Presupuesto. Además, tiene la opción de agregar/quitar puntos y transferir puntos a cualquier otro presupuesto o presupuesto secundario. El menú también presenta la opción de ‘Crear Nuevo Subgrupo’, que le permite definir aún más el acceso al presupuesto utilizando otro valor de metadatos basado en el campo de metadatos designado del Grupo de Presupuesto.
Crear Subgrupos
Después de seleccionar la opción para crear presupuestos de subgrupo, se le llevará a una página que le permitirá nombrar el subgrupo, seleccionar un centro de costos (si aplica) y seleccionar un nuevo campo de metadatos que definirá el acceso al presupuesto. Al crear presupuestos de subgrupo, cualquier punto existente en el presupuesto secundario será devuelto a la cuenta de la empresa y deberá reasignarse a cualquier presupuesto secundario y presupuestos de subgrupo.
En este ejemplo, estoy creando presupuestos de subgrupo dentro del presupuesto secundario de Éxito del Cliente. Estoy asignando este subgrupo al Centro de Costos 1 y utilizando el campo de metadatos #Nivel de Trabajo. Haga clic en ‘Guardar’.
Se crearon tres nuevos presupuestos de subgrupo para empleados de Éxito del Cliente de Nivel de Trabajo 1, 2 y 3. Los puntos que estaban en el presupuesto de Éxito del Cliente fueron devueltos a la Cuenta de la Compañía, y ahora se deberán agregar puntos a estos dos presupuestos de subgrupo.
Editar Grupos de Presupuesto por Jerarquía y Gerente
Haga clic en el icono de los tres puntos a la derecha de cualquier presupuesto principal en un grupo de presupuesto para editar el nombre del grupo de presupuesto, la información fiscal o agregar reglas de recarga automática. Además, puede archivar el grupo, buscar la lista de usuarios que tienen acceso al presupuesto en el grupo de presupuesto o agregar presupuestos secundarios.
En cualquier presupuesto principal, haga clic en el icono de los tres puntos para editar lo siguiente:
Presupuesto Principal Jerarquía
- Nombre
- Información fiscal
- Regla de Recarga Automática
Presupuesto Principal Gerente
- Nombre
- Información fiscal
- ¿Qué gerentes deben incluirse? (Todos, Limitar)
- Limite qué gerentes deben incluirse seleccionando metadatos del menú desplegable.
- Regla de Recarga Automática
En cualquier presupuesto secundario, haga clic en el icono de los tres puntos para editar lo siguiente:
Presupuestos Secundarios Jerarquía
- Centro de Costos (si aplica)
- Propietarios del Presupuesto
- Regla de Recarga Automática
Presupuestos Secundarios Gerente
- Nombre
- Centro de Costos (si aplica)
- Información fiscal
- ¿Qué gerentes deben incluirse? (Todos, Limitar)
- Incluya a todos los gerentes si tienen 1+ reportes directos, o limite gerentes mediante metadatos.
- Propietarios del Presupuesto
- Regla de Recarga Automática
Aprovechar los Grupos de Presupuesto en Programas de Reconocimiento
Los Grupos de Presupuesto pueden utilizarse en la configuración del presupuesto de Programas de Reconocimiento (Admin > Configuración > Programas de Reconocimiento > seleccione el nombre del programa > Reglas). En la sección de Presupuesto de la configuración del Programa de Reconocimiento, active la configuración de Acceso al Presupuesto a ‘Presupuestos con Acceso Permitido’ o ‘Grupo de Presupuesto Base del Receptor’ (los programas basados en receptor deben correlacionar con grupos de presupuesto basados en receptor). El acceso al Presupuesto Central permite que cualquier persona elegible para reconocer en el programa tenga acceso al programa seleccionado, incluso si el acceso no fue establecido en la pestaña Presupuestos. Escriba el nombre del presupuesto principal en la barra de búsqueda.
Nota: Antes de salir de la configuración del programa de reconocimiento, asegúrese de que la opción Permitir que el Nominador Sugiera la Cantidad esté activada en la sección de Financiamiento.
Ahora, cualquier persona con acceso al presupuesto en el grupo de presupuesto del Departamento elegible para reconocer en este programa verá la opción de seleccionar su presupuesto dedicado en el formulario de reconocimiento. Además, cualquier persona con acceso al presupuesto en el grupo de presupuesto del Departamento que apruebe podrá financiar el reconocimiento que requiera su aprobación desde su presupuesto.
Arriba se muestra un empleado a tiempo completo en el departamento de Éxito del Cliente reconociendo desde el presupuesto del subgrupo de Tiempo Completo.
En la cola de aprobaciones, este aprobador puede otorgar puntos desde el presupuesto secundario de Ventas.
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