Una parte importante del mantenimiento de su plataforma Awardco es asegurarse de que el archivo de usuarios esté actualizado. Esto es crucial por dos razones principales:
- Reconocimiento: Garantiza que todos los premios programados para empleados activos se entreguen a tiempo y que los puntos y presupuestos se gestionen con precisión.
- Engage (Encuestas): Asegura que todos los usuarios elegibles puedan participar en encuestas y que los datos de participación estén vinculados con precisión a los empleados activos para su análisis.
Los cambios organizacionales ocurren con la salida o terminación de empleados, y estos cambios deben reflejarse en su plataforma Awardco para que los premios no se otorguen erróneamente y los datos de encuestas se mantengan limpios. Este artículo discutirá cómo gestionar las salidas y terminaciones de empleados en su plataforma.
- Cargas de archivo de usuarios (aplica para Reconocimiento y Engage)
- Reactivación de empleados (aplica para Reconocimiento y Engage)
- Monitoreo de cola (específico de Reconocimiento)
- ¿A dónde van los puntos de empleados archivados? (específico de Reconocimiento)
Cargas de archivo de usuarios
Cuando se trata de cargas de archivos de usuarios y de asegurarse de que solo los empleados activos estén listados en la plataforma, el proceso es el mismo para todos los clientes de Awardco:
- Automatice sus transferencias de archivos de usuarios: Awardco ofrece opciones seguras y automatizadas (SFTP, API, integraciones HRIS) para transferir regularmente su archivo de usuarios desde su HRIS, reduciendo el trabajo manual y los errores. Recomendamos un programa de transferencia frecuente (diario, semanal o quincenal).
- Habilite la configuración "Archivar": “Archivar” debe estar habilitado en la configuración de Importar Usuario. Activar esta configuración archivará automáticamente a cualquier empleado que no esté incluido en el archivo de usuarios; esta configuración funciona con cualquier método de transferencia de usuarios. Por favor, consulte con su contacto de Awardco para configurar esto.
Para asegurar que los exempleados sean archivados, actualice regularmente el archivo de usuarios con la información actual de los empleados y habilite “Archivar” en la configuración de Importar Usuario. El archivado manual es posible para equipos pequeños, pero no se recomienda, ya que los procesos automatizados reducen la carga administrativa. Tenga en cuenta que las cargas de archivos de usuarios sobrescribirán cualquier cambio manual realizado en la plataforma.
Reactivación de empleados
Una vez que un empleado está archivado, ya sea mediante una carga de archivo de usuarios o manualmente, su información sigue siendo accesible en la pestaña “Usuarios” en la configuración de Administración.
Puede reactivar al empleado manualmente seleccionando el ícono de los tres puntos a la derecha de su nombre y eligiendo “Restaurar usuario”, pero este método no se recomienda, ya que los procesos manuales dejan mayor margen de error.
Para fines de automatización, la mejor práctica es incluir la información del empleado que desea reactivar en su próxima carga de archivo de usuarios. Asegúrese de que su ID de empleado sea el mismo que antes; de lo contrario, se creará una nueva cuenta para ese usuario. Para circunstancias excepcionales, comuníquese con su Gerente de Éxito del Cliente para asistencia con problemas relacionados con cuentas archivadas.
Monitoreo de cola (específico de Reconocimiento)
Los premios automáticos para empleados (Premio por Servicio, MemoryBooks, Cumpleaños, Incorporación) y reconocimientos masivos aparecen en la pestaña Colas de la configuración de Administración. Los premios se programan con 35 días de anticipación y se muestran en la pestaña “Pendientes” hasta que se envían en la fecha del reconocimiento. Una vez enviados, se mueven a la pestaña “Completados”. Problemas como empleados archivados o bajo presupuesto colocan los premios en la pestaña “Errores”.
Si los empleados están archivados y tienen un premio pendiente, puede seleccionar la casilla a la izquierda del reconocimiento y hacer clic en “Eliminar”. Si este paso no se completa, no es motivo de preocupación. Los premios aparecerán en la pestaña “Errores” con el error “Usuario está archivado”.
¿A dónde van los puntos de empleados archivados? (específico de Reconocimiento)
Si los empleados archivados aún tienen saldo en su billetera y la función “Archivar puntos de usuario” está habilitada, los puntos restantes regresarán a la Cuenta de la Compañía; verá esta cantidad reflejada en el Resumen de Puntos en la pestaña “Presupuestos”.
- Retención de puntos: Hable con su representante de Awardco si desea habilitar la función Archivar puntos de usuario, que puede permitir que los puntos del empleado permanezcan en la billetera del empleado por un cierto número de días después de ser archivado.
- Redención de puntos: Consulte nuestra función Redención automática de puntos para otorgar a los empleados archivados su saldo restante como una Tarjeta Prepaga Virtual.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.