Como administrador de la plataforma, configurar la automatización de premios de cumpleaños es una de las formas más sencillas de eliminar una tarea recurrente de su lista. Ya sea que otorgue un premio monetario por los cumpleaños o simplemente envíe un correo electrónico de celebración, la automatización se encargará de ello por usted. Como parte de la automatización, puede programar una notificación para el gerente que se enviará en o antes del cumpleaños del empleado para asegurar que el gerente del empleado esté al tanto del evento próximo.
Nota: Si hay empleados que desean no ser reconocidos por su cumpleaños, deberán seguir las instrucciones indicadas en el artículo Optar por No Recibir Reconocimientos de Cumpleaños. Una vez que un empleado opta por no recibir reconocimientos de cumpleaños, los administradores y gerentes no podrán ver la fecha de nacimiento del empleado en su cuenta. Esta acción es reversible si el empleado así lo desea.
- Creación de un Programa de Reconocimiento de Premios de Cumpleaños
- Acceso a la Automatización de Premios de Cumpleaños
- Configuraciones Predeterminadas
- Agregar/Editar Reglas
- Lanzamiento de la Automatización de Premios de Cumpleaños
- Subir CSV
Creación de un Programa de Reconocimiento de Premios de Cumpleaños
Antes de comenzar, cree un programa de reconocimiento “temporal”. Esto asegurará un reporte limpio que refleje con precisión los reconocimientos enviados a través de la automatización de premios de cumpleaños. Para configurar un programa de reconocimiento de cumpleaños:
- Haga clic en el botón Admin en la parte superior derecha de la página principal.
- Vaya a la pestaña Configuraciones.
- Seleccione Crear Programa Automatizado en la página de configuraciones del Programa de Reconocimiento.
- Ingrese el nombre del programa (por ejemplo, Cumpleaños), tipo de programa (Cumpleaños) y Red de Premios (la red de opciones de canje disponibles para puntos ganados a través de los cumpleaños).
- Haga clic en Crear Programa.
¡Eso es todo! Ahora está listo para configurar la automatización de cumpleaños.
Acceso a la Automatización de Premios de Cumpleaños
Para acceder a las configuraciones de la Automatización de Premios de Cumpleaños:
- Seleccione el botón Admin en la parte superior derecha de la página principal
- Haga clic en la pestaña Configuraciones
- Haga clic en Premios de Cumpleaños en el lado izquierdo de la página
Configuraciones Predeterminadas
Antes de agregar nuevas reglas, debe ajustar las configuraciones predeterminadas. Comience a configurar las configuraciones predeterminadas haciendo clic en el botón Configuraciones Predeterminadas. Siga los pasos a continuación para completar la configuración. Tenga en cuenta que estas configuraciones se aplicarán a todas las reglas de premios de cumpleaños a menos que sean anuladas por la función de carga CSV.
General
- De - Seleccione el usuario desde el cual vendrá el reconocimiento (este usuario suele ser una cuenta general de reconocimiento) o marque la opción “De Supervisor” para que el reconocimiento provenga del supervisor directo de cada destinatario del premio.
- Nota - Ingrese un mensaje que se mostrará con el reconocimiento en la tarifa de reconocimiento. Dependiendo de la configuración de su plantilla de correo electrónico adjunta, esta nota puede enviarse directamente a la bandeja de entrada del empleado. Estas notas suelen ser breves, pero es posible incluir un mensaje extenso en esta celda. Este mensaje tiene un límite de 1000 caracteres.
- Visibilidad - Haga que este reconocimiento sea visible en el feed social o privado usando este menú desplegable. Recomendamos mantener los reconocimientos públicos para que todos los cumpleaños puedan ser reconocidos por otros en el feed social.
- Nombre del Programa - Designe el programa bajo el cual se está enviando el premio usando este menú desplegable. Seleccionar un programa es opcional, pero le permite mantener consistencia en sus reportes y puede ayudar a restringir los premios a ciertas redes de premios. Para crear un programa de reconocimiento automatizado:
- Vaya a Configuraciones del Programa de Reconocimiento
- Haga clic en Agregar Programa Automatizado
- Nombre el programa, seleccione el tipo de programa y la Red de Premios, y haga clic en Enviar.
- Presupuesto - Seleccione un presupuesto en el menú desplegable del cual provendrán los puntos.
Haga clic en Guardar.
Notificaciones
- Hora de Envío de Notificación - Seleccione la hora en que se enviará la notificación de cumpleaños al destinatario. La zona horaria para cada empleado se basará en el código de país asociado en el archivo de usuario; consulte esta hoja de cálculo para conocer la zona horaria asociada con cada código de país. Marque la casilla si desea que las notificaciones se envíen los sábados y domingos. Si esta opción está marcada y la fecha de cumpleaños cae en fin de semana, la notificación se enviará el día hábil anterior al evento.
- Enviar Según - Enviar el premio en el cumpleaños del usuario, el lunes antes del cumpleaños o el primer día del mes del cumpleaños.
- Enviar Notificación al Empleado - Active esta opción si desea que se envíe una notificación al destinatario del premio de cumpleaños. Luego, designe qué plantilla de correo electrónico se usará para notificar al destinatario del reconocimiento seleccionando un nombre de plantilla de correo electrónico en el menú desplegable. Verifique la plantilla de correo electrónico que desea usar en la pestaña Plantillas de Correo en Configuraciones de Admin.
- Enviar Notificación al Gerente - Active esta opción si desea que se envíe una notificación al gerente del destinatario del premio de cumpleaños. Luego, designe qué plantilla de correo electrónico se usará para notificar al gerente seleccionando un nombre de plantilla de correo electrónico en el menú desplegable. Verifique la plantilla de correo electrónico que desea usar en la pestaña Plantillas de Correo en Configuraciones de Admin. A continuación, establezca la fecha en que el gerente será notificado sobre el próximo cumpleaños de su reporte directo con el campo de Tiempo de Notificación. Ingresar “0” enviará el correo de notificación al gerente el mismo día del cumpleaños del destinatario.
Haga clic en Guardar.
Exclusiones
Active la configuración de Exclusiones Encendido para hacer que ciertos grupos o personas sean inelegibles para recibir premios de cumpleaños. Luego, ingrese individuos o valores de metadatos que no sean elegibles para premios de cumpleaños.
Haga clic en Guardar.
Agregar/Editar Reglas
Para agregar una regla de premio de cumpleaños, haga clic en el botón Agregar Regla. Ingrese la cantidad a otorgar. Si corresponde, ingrese un valor de metadato en el campo Metadato Elegible para determinar quién es elegible para el premio de cumpleaños. Haga clic en Guardar.
Su regla guardada aparecerá en la página de automatización de Premios de Cumpleaños. Haga clic en el ícono de lápiz para editar la regla. Seleccione el ícono de páginas para copiar la regla. Haga clic en el ícono de bote de basura para eliminar la regla.
Lanzamiento de la Automatización de Premios de Cumpleaños
Para lanzar la automatización de Premios de Cumpleaños, haga clic en el botón Lanzar Ahora. Si desea que el lanzamiento se programe en el futuro, haga clic en el enlace Programar Lanzamiento y seleccione una fecha de inicio.
En cualquier momento que desee desactivar la automatización de Premios de Cumpleaños, haga clic en Mostrar Configuraciones Avanzadas en la página de automatización de Premios de Cumpleaños y luego seleccione Desactivar Premios de Cumpleaños.
Subir CSV
La automatización de premios de cumpleaños puede configurarse usando un archivo CSV. Para ello, haga clic en Subir CSV y descargue la plantilla proporcionada. Consulte este artículo de soporte para ayudarle a completar y subir el archivo.
Configurar la automatización de premios de cumpleaños con un archivo CSV es especialmente útil si desea que las configuraciones en Configuraciones Predeterminadas varíen para cada reconocimiento de cumpleaños. Por ejemplo, puede asignar un remitente diferente para distintos grupos de metadatos, personalizar mensajes, ajustar visibilidad, establecer presupuestos únicos y más.
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