Nota: Este artículo se aplica únicamente a los clientes de Awardco Recognition. Si su organización utiliza Awardco Engage solo para encuestas, no utiliza presupuestos, puntos ni redenciones. Por lo tanto, los procesos financieros y de facturación descritos a continuación no se aplican a su plataforma.
Awardco es socio de muchas organizaciones globales y entendemos que existen consideraciones adicionales de impuestos y finanzas en los países en los que ofrecemos servicio. Queremos que sus programas de reconocimiento funcionen sin problemas y que tenga una comprensión completa de su configuración financiera con Awardco. Este artículo describe los 3 métodos mediante los cuales su organización puede ser facturada, detalla lo que Awardco hace internamente para tratar las redenciones y responde preguntas frecuentes sobre el tratamiento financiero internacional.
Nota: Este artículo solo tratará el impuesto transaccional y no el impuesto sobre la renta.
Facturación
Cada organización que firma con Awardco se configura con una cuenta de efectivo. Las organizaciones financian esa cuenta antes de usar puntos para comprar productos. Al igual que un banco que requiere que un cheque esté respaldado por fondos, los puntos en la plataforma Awardco deben estar respaldados con fondos suficientes para cubrir todas las redenciones de productos. En términos de facturación de esos fondos, se ofrecen los mismos métodos para clientes en todos los países: Pre-financiamiento, Puntos Otorgados y Financiamiento Gestionado por el Cliente.
- Pre-financiamiento: Este método permite a los clientes depositar todo su presupuesto anual en su cuenta de redención, y no se envían facturas regularmente.
- Puntos Otorgados: Los clientes que acuerdan ser facturados por Puntos Otorgados recibirán una factura mensual basada en el valor de los puntos emitidos del mes anterior. Este método requiere un depósito inicial del 20% del presupuesto anual.
- Financiamiento Gestionado por el Cliente: Este método permite a los clientes agregar fondos y puntos según sea necesario. Cuando se añaden puntos a la Cuenta de la Compañía, se genera una factura y se agregan puntos a la cuenta de la empresa.
El diagrama de flujo a continuación describe el movimiento de fondos y puntos a través de la plataforma. Los fondos ingresan a la Cuenta de Efectivo ya sea mediante un Depósito Inicial al inicio o mediante el pago de una factura. La flecha de Puntos Otorgados a Factura Generada muestra el proceso de facturación por Puntos Otorgados; se genera una factura, se envía y luego los fondos se trasladan a la Cuenta de Efectivo para cubrir los artículos redimidos.
Es importante notar que el efectivo y los puntos no son lo mismo. Cuando se realizan pedidos, el efectivo en su cuenta de redención se usa para pagar esas redenciones. Los puntos son la moneda dentro de la plataforma que el sistema utiliza para distribuir el poder de compra de su organización, a través de presupuestos, a sus empleados. Los puntos se mueven desde la carga inicial, a la Cuenta de la Compañía, a los Presupuestos, a las billeteras de los empleados, y luego se redimen. Los puntos se eliminan de la plataforma y se trasladan a la sección de redenciones del Resumen de Financiamiento. Cuando se pagan las facturas de la cuenta de redención, el monto pagado se refleja en la sección de depósitos del Resumen de Financiamiento.
Las facturas llegan a su equipo de nómina en la moneda base de la plataforma, no en monedas separadas. Si se le factura por pre-financiamiento o financiamiento gestionado por el cliente, puede esperar que la factura contenga la nota que se ingresó cuando se añadieron puntos a la Cuenta de la Compañía (por ejemplo, Premios para el T3 2022). Si se le factura por Puntos Otorgados, la nota de la factura dirá algo como: “Cuenta de Redención - Otorgado mayo 2022.” Se puede proporcionar una factura más detallada con un informe de Transacciones adjunto a solicitud.
Tratamiento Financiero Internacional
Todas las redenciones, sin importar la ubicación, deducirán el precio total del artículo en la moneda base de la plataforma (CAD, GBP, EUR, etc.) de la Cuenta de Efectivo. Cualquiera que sea el costo del artículo redimido, es lo que Awardco está descontando y retirando de la Cuenta de Efectivo de su organización.
El Impuesto al Valor Agregado (IVA) en las redenciones se detalla en los informes como el Dinero Gastado y Puntos Redimidos. Cuando los detalles del IVA son proporcionados por los proveedores de productos, esos montos se reflejan en los datos fuente de la plataforma. Hay pequeñas diferencias en cómo se aplica el IVA a diferentes opciones de redención:
- Artículos de Amazon: El costo real del artículo se deduce de la Cuenta de Efectivo. Si se aplica el Búfer Fiscal, solo se redimen los puntos necesarios para canjear el artículo (costo base en puntos + búfer). El IVA solo se aplica al efectivo redimido y no a los puntos otorgados. El precio se actualiza en los informes pero puede haber una disparidad entre los puntos y el efectivo redimido.
- Tarjetas de regalo electrónicas (eGift cards): Debido a que las tarjetas de regalo electrónicas no son vales o certificados para artículos específicos, no se aplica el IVA. El IVA se evalúa en el momento de la redención de la tarjeta o punto de venta.
- Tarjetas prepago virtuales: Debido a que las tarjetas prepago virtuales no son vales o certificados para artículos específicos, no se aplica el IVA. El IVA se evalúa en el momento de la redención de la tarjeta o punto de venta.
- Hoteles: Cuando un empleado redime sus puntos para un hotel, se aplica el IVA pero está incluido en el valor de la reserva del hotel. La reserva se realiza a nombre del empleado, y el empleado puede obtener un recibo del hotel que proporciona un desglose del IVA aplicado.
El gráfico a continuación ilustra el movimiento del efectivo y cómo se aplica el IVA. El cliente inicia su asociación con Awardco pagando una tarifa de licencia. Aquí es donde Awardco maneja el IVA. Al ingresar efectivo en la cuenta de redención, Awardco no aplicará IVA. Cuando los empleados redimen para Amazon, tarjetas de regalo electrónicas o tarjetas prepago virtuales, Awardco trabajará para ayudar a cumplir esos pedidos, y el cliente será responsable de reclamar el IVA de esos artículos.
Integración con Deloitte
Awardco ha formado una alianza con Deloitte para ayudar a asesorar a los clientes en el cumplimiento tributario. Con empleados en todo el mundo, puede ser difícil hacer seguimiento de todas las preocupaciones regulatorias fiscales en cada país. Consulte este artículo para descubrir en qué países está disponible este servicio y si esta opción es adecuada para su organización.
Preguntas Frecuentes
1. ¿Cómo maneja Awardco el Impuesto al Valor Agregado (IVA) en la Unión Europea?
Awardco no calcula, reporta, presenta ni remite el IVA para ninguna transacción comercial a través de su entidad en EE. UU. Cualquier obligación tributaria derivada de dicho comercio internacional es enteramente responsabilidad de la entidad gobernada por el IVA para autoevaluar y remitir a sus autoridades fiscales correspondientes. Dado que Awardco no calcula el IVA en la facturación, ni lo aborda en el Acuerdo de Servicios Maestros (MSA), la recuperabilidad de esos costos recae en el cliente.
Las redenciones son manejadas por los métodos de pago de Awardco. Sin embargo, Awardco retiene los fondos del cliente en custodia y los usa para pagar las redenciones. Se aplican impuestos de IVA a esos artículos y esos son recuperables por el cliente, si así lo desea, descargando los informes alojados en la plataforma Awardco que detallan esos desgloses fiscales. A qué autoridad fiscal deben reclamar la recuperación no se captura directamente en esos informes, pero probablemente pueda inferirse por el país de residencia del empleado siempre que esa información se proporcione al sistema.
Awardco no puede controlar cómo se evalúa el IVA por parte de los proveedores. Los proveedores que ofrecen opciones de redención a Awardco cumplen con sus propias obligaciones. Por ello, Awardco no está involucrado en esa cadena de tributación, ya que la transacción es entre el proveedor y el cliente.
2. ¿Awardco reclama los premios o redenciones de mi empresa en sus impuestos comerciales?
Awardco no reclama los premios o redenciones de los clientes en los impuestos de la empresa.
3. ¿El búfer fiscal se aplica a Hoteles y Entradas o a Tarjetas de regalo electrónicas?
No; el búfer fiscal solo se aplica a artículos de Amazon.
4. Una vez lanzado, ¿dónde puedo obtener documentos actuales para compartir con mi equipo financiero para nómina y los impuestos de mi empresa?
Nuestra función de Informes en la configuración de administrador permite el acceso a informes que desglosan datos relacionados con premios y redenciones de empleados. Los administradores de Awardco pueden acceder a informes, aplicar filtros de fecha y hora, y descargar hojas de cálculo para entregar exactamente lo que buscan las partes interesadas. Muchos equipos de nómina encuentran útiles los informes de Detalles de Reconocimiento, Puntos Redimidos y Redención FIFO.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.