Metadatos son datos adicionales sobre sus empleados que proporcionan información más allá de lo que Awardco ha almacenado en su plataforma. Las ofertas de productos de Awardco tienen la capacidad de adaptar sus programas de reconocimiento exactamente a lo que su organización necesita; ahí es donde los metadatos son extremadamente útiles. Si bien requerimos que se carguen datos específicos de los empleados en el archivo de usuario de su organización, se pueden agregar metadatos al archivo para definir aún más los parámetros del programa y el acceso al presupuesto. Si su sistema HRIS no tiene todos los metadatos de empleados que necesita para administrar eficazmente su plataforma, tenemos una solución. El Creador de Metadatos es una herramienta alojada en la configuración de Admin para ayudarle a crear metadatos basados en metadatos. Este concepto puede parecer abstracto, pero este artículo lo desglosará para usted. Explicaremos el valor de esta herramienta, la mecánica básica de crear metadatos a través del Creador de Metadatos y ejemplos de dónde esta herramienta ha sido más útil.
- Valor del Creador de Metadatos
- Configuración General de la Herramienta
- Reglas de Metadatos
- Configuración de Reglas
- Confirmación y Ejecución de Reglas
- Ejemplos
Valor del Creador de Metadatos
Cargar datos de empleados es clave para operar su plataforma Awardco. Los datos cargados en el archivo de usuario permitirán a los empleados dar y recibir puntos por su aniversario de servicio o por un trabajo bien hecho. Mientras tenemos campos requeridos y recomendados para completar en el archivo de usuario, se pueden agregar metadatos, o información adicional, para crear aún más elegibilidad para programas, elegibilidad para presupuestos, etc.
Al crear un programa de reconocimiento, podría encontrar limitaciones al establecer acceso a ciertos roles y permisos. Esto podría deberse a que los datos HRIS proporcionados en la carga del archivo de usuario no ofrecen los metadatos suficientes para establecer los parámetros deseados. El Creador de Metadatos le permite crear los metadatos que necesita y que no están disponibles. Al crear reglas y condiciones basadas en el Id de empleado, código de país y otros metadatos existentes, puede configurar su plataforma exactamente según sus necesidades. A su vez, sus programas funcionan exactamente como desea, se reduce el tiempo que debe dedicar como administrador y puede llevar a cabo eficazmente una cultura de reconocimiento en su organización.
Configuración General de la Herramienta
Para encontrar el Creador de Metadatos:
- Haga clic en el botón Admin en la página principal
- Seleccione la pestaña Configuración en la parte superior de la página
- Busque y haga clic en Creador de Metadatos en el lado izquierdo de la página
La primera vista de la herramienta Creador de Metadatos le mostrará una lista de todos los campos de metadatos creados, los valores que se muestran en la columna de metadatos creada y el estado del campo de metadatos. Si está activo, el metadato estará disponible para su uso en la plataforma (presupuestos, elegibilidad de programas, etc.). Una vez creado el campo de metadatos, puede acceder y editar su configuración en cualquier momento haciendo clic en el nombre, valores o estado del metadato. Seleccionar el icono “...” a la derecha del valor del metadato ofrece la opción de eliminar el valor del metadato o duplicarlo. Una vez eliminado, el conjunto de reglas de metadatos y todos los metadatos creados con ese conjunto no pueden recuperarse. Duplicar una regla puede ser útil si está creando múltiples metadatos con configuraciones de conjunto de reglas similares.
Seleccionar “Agregar Campo” le llevará a la página donde comienza a crear valores de metadatos. Vamos a repasar cada configuración:
- Nombre del Campo: Este es el nombre que se registrará como encabezado de metadatos en su archivo de usuario. Al igual que Id de Empleado, Nombre y Apellido, este nombre es un encabezado de columna con un “#” delante. No es necesario que ingrese el “#” usted mismo; una vez que realice pruebas verá que la plataforma colocará un “#” delante del encabezado por usted.
- Estado: Este interruptor le permite activar la regla. Querrá dejar la regla como “Inactiva” hasta que haya creado las reglas y ejecutado las pruebas. Una vez que todo esté a su gusto y funcionando correctamente, cambie a “Activo.”
- Ejecución de Reglas: Una vez que haya creado reglas para metadatos, puede ejecutar una prueba para ver si la regla funciona como se espera. Al hacer clic en “Ejecutar Prueba” se descargará un archivo .csv llamado “test.csv”. Sus metadatos de prueba tendrán dos asteriscos a cada lado del Nombre del Campo (por ejemplo, **Eligible**). Esta función le permite ejecutar tantas pruebas como necesite para lograr la configuración deseada de reglas.
- Ejecución Manual: Si descubre que sus conjuntos de reglas funcionan exactamente como se esperaba, ha cambiado el estado de los metadatos a activo y desea que los metadatos estén disponibles para uso inmediato, seleccione “Ejecutar Regla Manualmente.” Esto es útil si desea que sus metadatos creados estén activos inmediatamente sin tener que esperar la próxima carga del archivo de usuario. Esta configuración solo funcionará una vez que haya confirmado los cambios en el conjunto de reglas al crear reglas; esto se discutirá en la sección Reglas de Metadatos de este artículo.
Reglas de Metadatos
Para asignar valores de metadatos producidos por el creador de metadatos, necesitaremos establecer reglas y lógica basadas en la información existente en el archivo de usuario. Si está familiarizado con las fórmulas de Excel, estas reglas son esencialmente declaraciones if-then. Puede basar las reglas en Id de Empleado, Código de País y cualquier otro metadato listado en el archivo de usuario. Nota: no puede crear reglas basadas en metadatos construidos en el Creador de Metadatos.
Cada valor individual y sus condiciones de regla acompañantes están separados en cuadros como el que se muestra arriba. Si hay múltiples valores, el Creador de Metadatos priorizará los valores y condiciones de regla en orden descendente. La siguiente lista explicará qué significa cada icono en el cuadro de regla anterior.
- Este icono permite arrastrar el cuadro hacia arriba o abajo si hay múltiples cuadros de reglas. El Creador de Metadatos priorizará las reglas en orden descendente, así que utilizar esta herramienta ayuda a ordenar las reglas.
- Los puntos suspensivos en la esquina superior derecha del cuadro le dan la opción de eliminar o duplicar el valor y las condiciones de regla.
- La flecha tipo “carrot” a la izquierda de “1 Condición” colapsa todas las reglas y grupos de reglas asociados, mostrando solo el nombre del nuevo valor.
- Los puntos suspensivos a la derecha de la primera condición de regla ofrecen la opción de eliminar o duplicar la regla. Además, puede convertir la regla en un “Grupo de Reglas”, que es un concepto que explicaremos más adelante en el artículo.
- Al hacer clic en “Agregar una regla” podrá añadir una nueva regla o grupo de reglas.
Configuración de Reglas
Al seleccionar “Agregar Regla” se le dirigirá a un formulario donde configurará las reglas. El valor ingresado en el campo a la derecha de “Si se encuentra coincidencia:” es el valor que aparecerá en su nueva columna de metadatos en la línea de datos de un empleado. Por ejemplo, si desea determinar la elegibilidad de un destinatario para un programa de reconocimiento, podría querer que este valor diga “Elegible.”
Nuestra primera condición de regla tiene dos menús desplegables: uno le permite seleccionar Id de Empleado, Código de País y cualquier otro valor de metadatos existente en su archivo de usuario. Nota: Los metadatos creados en otro conjunto de reglas no pueden usarse en otro conjunto. El segundo desplegable ofrece las siguientes opciones:
- Es
- No es
- Está vacío
- No está vacío
- Contiene
- No contiene
El campo a la derecha de estos dos menús desplegables permite ingresar su información existente (Id de Empleado, Código de País o metadatos). Conocer lo que significan estos componentes de la regla le permite construir una condición de regla. Revisaremos un ejemplo de cada opción condicional para ilustrar casos de uso aplicables.
Es & No es
Si quisiéramos determinar la elegibilidad para un programa de reconocimiento para empleados franceses, crearíamos una condición que designe la elegibilidad para destinatarios del programa de reconocimiento para empleados en Francia. Esta condición podría establecerse como “Donde Código de País es FR.”
Para asegurar que la elegibilidad se limite solo a empleados franceses, podemos crear una regla que designe la inelegibilidad para todos los demás países en nuestro archivo de usuario. En este caso, el nuevo valor sería “No elegible” y la condición se configuraría como “Donde Código de País no es FR.”
Nota: Las opciones “Es” y “No es” son sensibles a mayúsculas y minúsculas. Si se usa, asegúrese de ingresar el valor de datos exactamente como aparece en el archivo de usuario. Además, no es necesario usar estas condiciones juntas.
Está vacío & No está vacío
Muchas veces, las empresas con miles de empleados o trabajadores temporales no tienen metadatos para cada usuario. Para crear una etiqueta de metadatos que identifique a trabajadores temporales, podemos establecer un nuevo Nombre de Valor como “Temporal” y establecer la condición “Donde Departamento está vacío.” Para esta condición, no se necesita especificar datos existentes.
Identificar trabajadores a tiempo completo funcionaría de manera similar. Un nuevo nombre de valor podría ser “Tiempo completo” y la condición podría ser “Donde Departamento no está vacío.” Esta condición no requeriría especificar datos existentes como las otras reglas disponibles.
Contiene & No contiene
Crear un programa de Manager a Compañero es un gran uso de Awardco. Designar la elegibilidad para el programa podría ser complicado, pero podríamos crear metadatos basados en una columna de metadatos existente llamada #Título. En este ejemplo, crearemos un nuevo valor que diga “Elegible” y una condición de regla que indique “Donde Título contiene Manager.” Esto captaría cualquier título que contenga “Manager” y colocaría el valor “Elegible” en su línea de datos en el archivo de usuario.
Inversamente, puede designar la inelegibilidad para el programa Manager a Compañero estableciendo el nuevo valor como “No elegible” y la condición de regla como “Donde Título no contiene Manager.” Cualquier otro título que no contenga “Manager” tendría el valor “No elegible” en su línea de datos.
Seleccionar esta opción en la condición de regla es una solución “captura todo” ya que no es sensible a mayúsculas/minúsculas. Esto es conveniente en caso de que haya títulos variados relacionados con el uso de mayúsculas en sus datos HRIS.
Agrupación de Reglas
Crear un grupo de reglas permite agregar múltiples condiciones a un conjunto de reglas. Esto es útil cuando desea que un valor de metadatos cumpla múltiples criterios. Para ilustrar la agrupación de reglas, a continuación se muestra un ejemplo de creación de metadatos para empleados que tienen subordinados directos.
Arriba tenemos dos grupos de reglas: uno que requiere que los títulos de trabajo del empleado contengan “manager” y que el nivel de trabajo no sea “1”, y otro que requiere que el título contenga “supervisor” o “team lead.” Esto significa que el valor “Verdadero” se ingresará en la línea de datos del empleado si es un manager y no tiene nivel de trabajo 1, o si es Supervisor o Líder de Equipo.
Cuando se crean múltiples reglas y grupos de reglas, aparecen menús desplegables a la izquierda ofreciendo la opción de “y” y “o.” “Y” significa que se deben cumplir múltiples condiciones, mientras que “o” significa que al menos una de las condiciones debe aplicarse para que el valor de metadatos se registre en el archivo de usuario. Esto acomoda posibles complejidades en los datos de empleados o programas de reconocimiento de su organización. Esta potente herramienta puede satisfacer sus necesidades pero, para mejores prácticas, recomendamos no más de 4 condiciones por valor.
Confirmación y Ejecución de Reglas
Una vez que haya terminado de configurar sus reglas, seleccione “Confirmar Todos los Cambios.” Como indica el aviso arriba, puede ejecutar pruebas con cambios no confirmados. Hacer clic en “Descartar Todos los Cambios” eliminará todas las reglas creadas.
Puede probar sus metadatos recién creados antes de activarlos en su archivo de usuario haciendo clic en “Ejecutar Prueba.” Esta opción descarga un archivo .csv de muestra para mostrar cómo aparecerían las reglas creadas en una importación en vivo del archivo de usuario. Revise el .csv y evalúe si todas las reglas están configuradas correctamente. El encabezado de columna de metadatos de muestra estará rodeado por dos asteriscos a cada lado del título. Si encuentra errores, ajuste las reglas, confirme los cambios y ejecute la prueba nuevamente. Una vez que las reglas funcionen a su gusto, cambie el estado a “Activo.”
Ahora que sus metadatos están activos, pueden ser usados libremente en toda la plataforma en programas de reconocimiento, ganancia y automatizados. Por favor, tenga cuidado al cambiar y eliminar reglas después de implementar metadatos creados. Eliminar un conjunto de reglas borrará inmediatamente los metadatos asociados a ese conjunto. Establecer una regla en estado “Inactivo” eliminará los metadatos asociados a ese conjunto la próxima vez que se ejecute la importación o la ejecución del conjunto de reglas. Ambos escenarios pueden causar interrupciones en toda su plataforma. Por favor, consulte con su Gerente de Éxito del Cliente antes de hacer alteraciones.
Ejemplos
Ahora, repasaremos algunos ejemplos aplicables de metadatos creados usando el Creador de Metadatos. Cada ejemplo cubrirá la creación del campo, configuración de condiciones, ejecución de reglas y cómo se pueden implementar los metadatos creados en un programa.
Elegibilidad para Programas Monetarios
Una empresa está desarrollando un programa de reconocimiento monetario para empleados a tiempo completo en EE. UU. Quieren usar sus datos de empleados existentes (Código de País y #Grupo de Trabajo) para designar la elegibilidad del programa en la configuración del programa de reconocimiento. Tras seleccionar “Agregar Campo” en la página del Creador de Metadatos, establecen el Nombre del Campo, o nombre del encabezado de Metadatos, como “Elegibilidad para Programas Monetarios.”
Luego agregaron los 2 valores: “Falso” y “Verdadero.” Para el conjunto de reglas “Falso”, se creó un grupo de reglas que dice “Donde Grupo de Trabajo es Medio tiempo o Grupo de Trabajo es Pasante” y una condición de regla separada que dice “o Código de País no es US.” Para el valor “Verdadero”, el conjunto de reglas tiene dos condiciones construidas como “Donde Grupo de Trabajo es Tiempo completo y Código de País es US.”
Se selecciona “Confirmar Todos los Cambios” y se ejecuta una prueba. Las reglas se reflejan correctamente en el archivo .csv de prueba.
El estado se cambia a Activo y luego se selecciona “Ejecutar Regla Manualmente.” La regla se ejecutó manualmente en el archivo de usuario y continuará ejecutándose en cada carga del archivo de usuario. Ahora, la elegibilidad de Nominadores y Destinatarios del programa puede configurarse usando los metadatos recién creados, y los empleados a tiempo completo en EE. UU. tienen plena utilización del programa.
Exclusión de Automatización de Cumpleaños
Un pequeño grupo de empleados en una empresa prefiere no ser reconocido en su cumpleaños. Para excluirlos de la automatización de cumpleaños pueden utilizar los campos de Id de empleado y código de país en el archivo de usuario para especificar quién debe y quién no debe recibir un reconocimiento de cumpleaños. Tras seleccionar “Agregar Campo” en la página del Creador de Metadatos, establecen el Nombre del Campo, o nombre del encabezado de Metadatos, como “Destinatarios de Cumpleaños.”
Luego agregaron los 2 valores: “Opt In” y “Opt Out.” Para el conjunto de reglas “Opt Out”, se creó una condición de regla que dice “Donde Id de Empleado es 54890.” Se añadieron algunas condiciones similares con diferentes Ids de empleados que no desean reconocimiento de cumpleaños con la condición “o.” Para el valor “Opt In”, el conjunto de reglas tiene siete condiciones construidas como “Donde Código de País es CA”, “Donde Código de País es CN”, “Donde Código de País es DE”, “Donde Código de País es FR”, “Donde Código de País es GB”, “Donde Código de País es JP” y “Donde Código de País es US.”
Se selecciona “Confirmar Todos los Cambios” y se ejecuta una prueba. Las reglas se reflejan correctamente en el archivo .csv de prueba.
El estado se cambia a Activo y luego se selecciona “Ejecutar Regla Manualmente.” La regla se ejecutó manualmente en el archivo de usuario y continuará ejecutándose en cada carga del archivo de usuario. Ahora, los metadatos recién creados pueden utilizarse en la automatización de cumpleaños, y el pequeño grupo de empleados que desea no ser reconocido en su cumpleaños será excluido.
Nota: Para que estos metadatos tengan éxito, el conjunto de reglas “Opt Out” deberá editarse cada vez que un nuevo empleado quiera optar por no recibir reconocimientos de cumpleaños. Añada la condición, confirme los cambios, ejecute una prueba para asegurar que los metadatos del empleado se actualicen y, opcionalmente, ejecute la regla.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.